Rahmenvertrag für Beschaffungs- und Administrationsdienstleistungen externer Nichtstrategischer Beratungsdienstleister

Zusätzliche Informationen

A. Formale Vorgaben an die Bewerbung:

1. Die Bewerbung ist schriftlich und unterschrieben in 1-facher Ausfertigung und zusätzlich in elektronischer Form auf CD-ROM einzureichen. Alle Nachweise zur Einhaltung der Teilnahmebedingungen sind zur leichteren Prüfung und Vergleichbarkeit in der Reihenfolge sortiert und hinter entsprechenden Buchstaben-Registerbögen in einem Ordner/Hefter abgeheftet abzugeben. Für die elektronische Abgabe auf CD sind entsprechende Unterverzeichnisse auf der CD anzulegen die ebenfalls mit Register A und fortlaufend bezeichnet sind. Das Einreichen der Bewerbung per Fax oder als E-Mail ist nicht ausreichend.

2. Die Bewerbung ist entsprechend der Nummerierung in Ziffer III.2) zu gliedern und hat die nachgefragten Informationen in den jeweiligen Rubriken zu enthalten. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht in den sachlich dafür vorgesehenen Rubriken enthaltene Informationen nicht zu berücksichtigen. Hinweise auf frühere Bewerbungen reichen zur Nachweisführung nicht aus.

3. Unter „Aktuell“ in Ziffer III.2) wird verstanden, dass das Ausstelldatum der jeweiligen Drittbescheinigung nicht älter als 12 Monate gerechnet vom Tag der Veröffentlichung im Amtsblatt der EU sein darf.

4. Die Verpflichtung zur Vorlage von Drittbescheinigungen entfällt, wenn und sofern ein vergleichbares Register nicht geführt wird bzw. eine Registrierung nicht erforderlich ist. Der Bewerber hat dies nachzuweisen und zu erläutern.

5. Im Sinne der vorherigen Ziffer 4 sind ausländische Bewerber angehalten, vergleichbare Drittbescheinigungen vorzulegen. Deren Gleichwertigkeit ist nachzuweisen. Es wird dahingehend eine erschöpfende Darstellung erwartet. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass die gesamte Bewerbung in deutscher Sprache zu fassen ist, also auch die jeweiligen Nachweise und Anlagen. Sollte ein amtliches Dokument oder Referenzangaben etc. nicht in deutscher Sprache gefasst sein, so muss eine wörtliche Übersetzung eines vereidigten Dolmetschers vorgelegt werden.

6 . Ein Bewerber kann sich – auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft – beim Nachweis seiner Eignung auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen beziehen: .

a) Bieter, die von der Eignungsleihe Gebrauch machen möchten (nicht möglich für die Zuverlässigkeit gemäß Ziffer III.2.1), müssen die Nachunternehmer, deren Eignung sie leihen, sofort benennen und haben die betreffenden Nachweise der Ziffern III.2.1) bis III.2.3) der Nachunternehmer mit dem Teilnahmeantrag einzureichen, wobei sich die Vorlagepflicht auf den Leistungsteil beschränkt, für den der Nachunternehmer einstehen soll. Der Nachunternehmer hat in diesem Fall nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel zur Verfügung gestellt werden.

b) Etwaige weitere Nachunternehmer (solche, die nicht zur Eignungsleihe genutzt werden) müssen im Teilnahmeantrag zunächst nicht namentlich benannt werden und die Nachweise gemäß Ziffern IIII.2.1) bis III.2.3) für die Nachunternehmer zunächst nicht eingereicht werden. Es muss nur der Fremdleistungsanteil angegeben werden.

Die Vergabestelle behält sich allerdings vor, die sonstigen Bewerber/Bieter, die in die engere Wahl zur Teilnahme am weiteren Verfahren kommen und den Einsatz von Nachunternehmern vorsehen, vor Abschluss des Teilnahmewettbewerbs oder während des gesamten, weiteren Verfahrens aufzufordern, diese Nachunternehmer namentlich zu benennen und für deren Leistungsanteil die vorstehenden Nachweise vorzulegen.

7. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und Nachweise (auch im Bereich der Mindestbedingungen) nachzufordern. Außerdem wird sich vorbehalten, eine persönliche Vorstellung eines Bewerbers oder eine Besichtigung des Unternehmens des Bewerbers oder eines Referenzprojekts zu fordern, z. B. um die Eigenerklärungen auf deren Stichhaltigkeit zu überprüfen. Ein Anspruch des Bewerbers auf eine Nachforderung oder eine persönliche Vorstellung besteht nicht.

8. Der Auftraggeber behält sich vor, Bewerbungen, die die Mindestbedingungen und/oder Ausschlussfristen nicht einhalten, ohne weitere Prüfung vom weiteren Verfahren auszuschließen.

9. Mit Abgabe des Teilnahmeantrags erklärt der Bewerber zugleich das Einverständnis mit einem Wechsel des Auftraggebers. Es ist nicht auszuschließen, dass im Laufe des Vergabeverfahrens ein anderes Unternehmen Auftraggeber wird.

10. Fragen sind ausschließlich per E-Mail bis 10 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist an die Kontaktstelle zu richten. Danach eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Die Vergabestelle wird sich bemühen, zeitnah zu antworten.

B) Abschichtung:

Ermittlung der Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen werden in einem dreistufigen Verfahren ermittelt:

1. Formale Prüfung.

2. Eignungsprüfung.

3. Abschichtung.

Für den Fall, dass die Anzahl an geeigneten Bewerbern die Zahl 7 überschreitet, erfolgt die Auswahl derjenigen 7 Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, nach folgendem Bewertungsschema:

Bewertet wird die Erfahrung der Bewerber mit der Erbringung von Leistungen vergleichbar mit den ausgeschriebenen Leistungen. Hierzu werden die gemäß dieser Bekanntmachung vorgelegten Referenzen gewertet.

a) Über Referenzen nachgewiesene Teilnahme am Standardsetzungs- und Meinungsbildungsprozess in Fragen der Weiterentwicklung und Optimierung in der Beschaffung von Beratungsdienstleistern.

(Gewichtung 50 %).

Bei (a) können maximal 3 Punkte erreicht werden.

— Mitarbeit in mindestens 2 Gremium und 4 Kommentierungen in den letzten 3 Jahren = 3 Punkte.

— Mitarbeit in mindestens einem Gremium und mindestens 3 Kommentierungen in den letzten 3 Jahren = 2 Punkte.

— kleiner 2 Kommentierungen in den letzten 4 Jahren = 1 Punkt.

(b) Vergleichbarkeit der Referenzen mit dem ausgeschriebenen Leistungsumfang in Bezug auf das Alter der angegebenen Referenzen

(Gewichtung 50 %):

Bei (b) können maximal 3 Punkte erreicht werden. Die chronologisch jüngste Referenz wird gewertet.

— 0 bis 1 Jahre = 3 Punkte,

— 1 bis 2 Jahre = 2 Punkte,

— 2 bis 5 Jahre = 1 Punkt,

— keine Angaben oder älter als 5 Jahre = 0 Punkte

Zunächst ermittelt die Vergabestelle anhand der vorstehenden Angaben die erreichten Punkte innerhalb jeder Kategorie (a, b). Anschließend werden die erreichten Punkte pro Kategorie wie angegeben gewichtet (a = 50 %, b = 50 %) Die maximal 7 Bewerber mit der so ermittelten höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Die Vergabestelle behält sich vor die Anzahl von 7 Bewerbern nach oben oder nach unten anzupassen, ohne jedoch hierzu verpflichtet zu sein.

C. Angebotsverfahren und Vorgaben an die Auftragsvergabe.

Die konkreten Verfahrensbestimmungen des Angebotsverfahrens ergeben sich aus der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Aus Gründen größtmöglicher Transparenz gibt die Vergabestelle gleichwohl vorab einige generelle Regelungen bekannt, auf deren Einhaltung allerdings kein Anspruch besteht und deshalb im Rahmen der Angebotsaufforderung durchaus Konkretisierungen und Änderungen erfolgen können:

1. Bei den später abzugebenden Angeboten, die sich – unter Zugrundelegung der Zuschlagskriterien – wirtschaftlich wesentlich schlechter als der Wettbewerb darstellen, kann sich der Auftraggeber bereits nach Angebotsabgabe dazu entschließen, den jeweiligen Bieter von weiteren Verhandlungen auszuschließen (Abschichtung).

2. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt der Zustimmung der Gremien auf Seiten des Auftraggebers.

3. Die Auftragsvergabe steht unter dem Vorbehalt einer von der Vergabestelle festzustellenden, wirtschaftlich vertretbaren Ausführung der Leistungen.