Ausarbeitung und Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen („Kreativleistung“/„Kreativ-Agentur“) für den Konzern Deutsche Bahn

DB Mobility Logistics (Bukr 1B)

Die Deutsche Bahn AG (DB AG) sucht als Auftraggeber eine in Deutschland tätige Kreativ-Agentur als „360 Grad Lead-Agentur“ für nationale bzw. internationale Kampagnen des Geschäftsfeldes Fernverkehr. Zusätzlich und anlassbezogen sollen weitere medienwirksame Kommunikationsmaßnahmen (Imagekampagnen) für die Deutsche Bahn AG entwickelt und umgesetzt werden.
Schwerpunkte sind jeweils sowohl die Konzeption und Entwicklung von kreativen Kommunikationsmaßnahmen als auch deren effiziente Durchführung bzw. Umsetzung.
Die Entwicklung von integrierten, crossmedialen Werbekampagnen (jeweils als Paid-Owned-Earned-Shared Konzeptionen), mit einer optimalen Vernetzung aller Marketingkommunikationsdisziplinen im Sinne der weiteren positiven Entwicklung sowohl der Marke DB Bahn, als auch die Erreichung der Absatz- und Umsatzziele der Geschäftsfelder, sind für eine erfolgreiche Betreuung des Etats Voraussetzung. Der Auftragnehmer muss die Disziplinen Strategie bzw. strategische Beratung, Konzeption, Kreation, Produktion bzw. Steuerung und Produktion aller Werbemittel beherrschen, d. h.
— Offline (Above the Line und Below the Line),
— Online/Mobile (jeweils alle digitalen Formate).
Für den Part Offline sind umfangreiche Erfahrungen in der Betreuung von komplexen nationalen und internationalen Kampagnen in allen klassischen Disziplinen Voraussetzung.
Für den Online Bereich werden umfassende Erfahrungen in der Planung und Umsetzung von endgerätübergreifenden, digitalen Kampagnen sowie das Einbringen neuester Trends vorausgesetzt. Um das Zusammenspiel der beiden Disziplinen innovativ und im Sinne der ganzheitlichen Kampagnenziele bestmöglich und synergetisch sicherzustellen, besteht die Anforderung, interdisziplinäres Arbeiten innerhalb der Organisation des Auftragnehmers auch funktional bzw. organisatorisch darzustellen. (Aufstellung interdisziplinärer Teams/Matrix Organisation).
Eine kontinuierliche Beratung zum innovativen und effizienten Einsatz von Werbemitteln wird genauso erwartet, wie eine permanente Konkurrenzbeobachtung bzw. Bearbeitung und Kenntnis relevanter wirtschaftlicher Umfelder. Der Auftragnehmer verfügt zudem über ein tiefes Verständnis der Wirkungszusammenhänge der jeweils konzipierten Kampagnen bzw. der Wirkung der Einzelmaßnahmen auf Basis der gesetzten einzelnen Maßnahmenziele. Dies umschließt auch die Beratung des Kunden bzgl. der Messung der Zielerreichung (Kampagnen KPI).
Eigenschaften wie Innovationskraft/Innovationsfähigkeit, Termintreue, Flexibilität und Kostenbewusstsein sowie Kostentransparenz werden ebenso erwartet. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, Kampagnen kurzfristig und effizient vorzubereiten und termingerecht nach Kampagnenplan (innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens) umzusetzen. Voraussetzung ist hier auch die reibungslose und effiziente Zusammenarbeit mit der hauseigenen Mediagentur DB Media&Buch. Diese wird die strategische Beratung und Planung des Media-Einkaufs verantworten.
Im Einzelnen umfasst der Rahmenvertrag.
A) Entwicklung und Umsetzung von klassischen Werbekampagnen
(Bewegtbildformate, insbesondere TV Spots, Print- und, Out-of-Home-Medien, Funkspots, Verkaufsförderungsmaßnahmen und Sonderwerbeformen)
— Erarbeitung von Konzeptideen:
Kreation der klassischen Kampagne auf Basis der verabschiedeten Mediaempfehlung/Produktionspläne (Verbalisierung, Visualisierung unter Einhaltung der vereinbarten CD-Richtlinien und der Kommunikationsmuster in Form von Ideenskizzen, Entwürfen, Layouts, Treatments und Erstellung einer Abschlussdokumentation).
— Vorbereitung von Marktforschungsunterlagen bei der Entwicklung von Kampagnen: Erstellung von TV Storyboards/Animatics und Layouts für Pretests von Kampagnen.
— Konzeption und Durchführung von Filmproduktionen sowie Shootings im Rahmen der Umsetzung klassischer Kampagnen.
— Erarbeitung von Konzeptideen für Verkaufsförderung und Sonderwerbeformen (Kreationsentwicklung, Erarbeitung von Entwürfen und Layouts insbesondere für Plakate, Broschüren, Flyer, Displays, Stellwände, Seitenscheiben-/Türaufkleber und sonstige VKF-Mittel; Ausarbeitung der Grundmotive).
— Werbemittelproduktion erfolgt in Zusammenarbeit mit definierten Rahmenvertragspartner des Auftraggebers.
— Qualitätssicherung von Projekten/Maßnahmen/Aktionsmitteln, die durch die Agentur oder zu beauftragende Dienstleister umgesetzt werden, sowie Unterstützung bei der Durchführung der Werbeerfolgskontrolle.
B.) Entwicklung und Umsetzung digitaler Kampagnen.
— Erarbeitung von Online/Mobile-Maßnahmen.
Beratung, Konzepterstellung, Kreationsentwicklung in Form von Ideenskizzen, Entwürfen und Layouts inkl. finale Ausgestaltung bzw. Werbemittelerstellung Display / Mobile) und Produktion von Bewegtbildformaten, Erstellung von Landingpages, Advertorials, Microsites (mobilfähige) und Gewinnspiel-Tools inkl. der Sicherstellung des technischen Trackings mit denen von der DB eingesetzten Tools (zum Zeitpunkt der Ausschreibung Adobe Marketing Cloud).
— Erarbeitung von Interaktiven Kampagnenlandingpages mit Fokus auf Social Sharing und Social Engagement. im Rahmen des Kampagnenbriefings.
— Contenterstellung, Redaktionsplanung und Content-Management für z. B. das aktuelle Portal „Deine Zeit“ bzw. dessen Weiterführung und - entwicklung.
— Unterstützung bei der Konzeption, Entwicklung und Umsetzung von Newsletter- und Onsite-Kommunikation.
— Redaktion und (SEO- und auf Personas optimierte) Texterstellung für bahn.de und Social Content Hub sowie Social Media Kanäle.
— Bereitstellung von onlinefähigem Bildmaterial und Grafiken.
— Konzeptionierung und Durchführung von Shootings für onlinefähiges Bildmaterial.
— (Weiter-)Entwicklung einer Bildsprache für die Online-Kommunikation unter Beachtung der Vorgaben des Geschäftsfeldes.
— Verknüpfung der Kanäle.
— Unterstützung bei der Durchführung der Erfolgskontrolle aller Maßnahmen.
C) Entwicklung und Umsetzung integrierter/crossmedialer Kampagnen mit einer Vernetzung aller Kommunikationsdisziplinen.
Unter Berücksichtigung aller Angaben unter A) und B) sowie auf Basis eines konkreten Agenturbriefings mit definierten Inhalten (u. a. Botschaften und Zielgruppen), um daraus eine sichtbar integrierte, crossmediale Kampagne zu machen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-06-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-04-24.

Wer?

• DB Mobility Logistics (Bukr 1B)

Wie?

• Werbedienste › Werbeberatung
• Werbedienste › Werbekampagnen

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-04-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-04-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
Menge oder Umfang: Keine Zusicherung von Abnahmemengen.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: DB Mobility Logistics (Bukr 1B)
Postanschrift: Potsdamer Platz 2
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
E-Mail: klemens.rathmann@deutschebahn.com 📧
Telefon: +49 3029756731 📞
Fax: +49 3029756729 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-04-24 📅
Einreichungsfrist: 2015-06-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-04-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 083-148514
ABl. S-Ausgabe: 83
Zusätzliche Informationen

Varianten/Alternativangebote gemäß Ziffer II.1.9) sind im Rahmen der in den Verdingungsunterlagen aufgeführten Mindestbedingungen zulässig. Darüber hinaus gehende Varianten/Alternativangebote werden ausgeschlossen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 13
Kurze Beschreibung:

Schwerpunkte sind jeweils sowohl die Konzeption und Entwicklung von kreativen Kommunikationsmaßnahmen als auch deren effiziente Durchführung bzw. Umsetzung.

Die Entwicklung von integrierten, crossmedialen Werbekampagnen (jeweils als Paid-Owned-Earned-Shared Konzeptionen), mit einer optimalen Vernetzung aller Marketingkommunikationsdisziplinen im Sinne der weiteren positiven Entwicklung sowohl der Marke DB Bahn, als auch die Erreichung der Absatz- und Umsatzziele der Geschäftsfelder, sind für eine erfolgreiche Betreuung des Etats Voraussetzung. Der Auftragnehmer muss die Disziplinen Strategie bzw. strategische Beratung, Konzeption, Kreation, Produktion bzw. Steuerung und Produktion aller Werbemittel beherrschen, d. h.

— Offline (Above the Line und Below the Line),

— Online/Mobile (jeweils alle digitalen Formate).

Für den Part Offline sind umfangreiche Erfahrungen in der Betreuung von komplexen nationalen und internationalen Kampagnen in allen klassischen Disziplinen Voraussetzung.

Für den Online Bereich werden umfassende Erfahrungen in der Planung und Umsetzung von endgerätübergreifenden, digitalen Kampagnen sowie das Einbringen neuester Trends vorausgesetzt. Um das Zusammenspiel der beiden Disziplinen innovativ und im Sinne der ganzheitlichen Kampagnenziele bestmöglich und synergetisch sicherzustellen, besteht die Anforderung, interdisziplinäres Arbeiten innerhalb der Organisation des Auftragnehmers auch funktional bzw. organisatorisch darzustellen. (Aufstellung interdisziplinärer Teams/Matrix Organisation).

Eine kontinuierliche Beratung zum innovativen und effizienten Einsatz von Werbemitteln wird genauso erwartet, wie eine permanente Konkurrenzbeobachtung bzw. Bearbeitung und Kenntnis relevanter wirtschaftlicher Umfelder. Der Auftragnehmer verfügt zudem über ein tiefes Verständnis der Wirkungszusammenhänge der jeweils konzipierten Kampagnen bzw. der Wirkung der Einzelmaßnahmen auf Basis der gesetzten einzelnen Maßnahmenziele. Dies umschließt auch die Beratung des Kunden bzgl. der Messung der Zielerreichung (Kampagnen KPI).

Eigenschaften wie Innovationskraft/Innovationsfähigkeit, Termintreue, Flexibilität und Kostenbewusstsein sowie Kostentransparenz werden ebenso erwartet. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, Kampagnen kurzfristig und effizient vorzubereiten und termingerecht nach Kampagnenplan (innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens) umzusetzen. Voraussetzung ist hier auch die reibungslose und effiziente Zusammenarbeit mit der hauseigenen Mediagentur DB Media&Buch. Diese wird die strategische Beratung und Planung des Media-Einkaufs verantworten.

Im Einzelnen umfasst der Rahmenvertrag.

A) Entwicklung und Umsetzung von klassischen Werbekampagnen

(Bewegtbildformate, insbesondere TV Spots, Print- und, Out-of-Home-Medien, Funkspots, Verkaufsförderungsmaßnahmen und Sonderwerbeformen)

— Erarbeitung von Konzeptideen:

Kreation der klassischen Kampagne auf Basis der verabschiedeten Mediaempfehlung/Produktionspläne (Verbalisierung, Visualisierung unter Einhaltung der vereinbarten CD-Richtlinien und der Kommunikationsmuster in Form von Ideenskizzen, Entwürfen, Layouts, Treatments und Erstellung einer Abschlussdokumentation).

— Vorbereitung von Marktforschungsunterlagen bei der Entwicklung von Kampagnen: Erstellung von TV Storyboards/Animatics und Layouts für Pretests von Kampagnen.

— Konzeption und Durchführung von Filmproduktionen sowie Shootings im Rahmen der Umsetzung klassischer Kampagnen.

— Erarbeitung von Konzeptideen für Verkaufsförderung und Sonderwerbeformen (Kreationsentwicklung, Erarbeitung von Entwürfen und Layouts insbesondere für Plakate, Broschüren, Flyer, Displays, Stellwände, Seitenscheiben-/Türaufkleber und sonstige VKF-Mittel; Ausarbeitung der Grundmotive).

— Werbemittelproduktion erfolgt in Zusammenarbeit mit definierten Rahmenvertragspartner des Auftraggebers.

— Qualitätssicherung von Projekten/Maßnahmen/Aktionsmitteln, die durch die Agentur oder zu beauftragende Dienstleister umgesetzt werden, sowie Unterstützung bei der Durchführung der Werbeerfolgskontrolle.

B.) Entwicklung und Umsetzung digitaler Kampagnen.

— Erarbeitung von Online/Mobile-Maßnahmen.

Beratung, Konzepterstellung, Kreationsentwicklung in Form von Ideenskizzen, Entwürfen und Layouts inkl. finale Ausgestaltung bzw. Werbemittelerstellung Display / Mobile) und Produktion von Bewegtbildformaten, Erstellung von Landingpages, Advertorials, Microsites (mobilfähige) und Gewinnspiel-Tools inkl. der Sicherstellung des technischen Trackings mit denen von der DB eingesetzten Tools (zum Zeitpunkt der Ausschreibung Adobe Marketing Cloud).

— Erarbeitung von Interaktiven Kampagnenlandingpages mit Fokus auf Social Sharing und Social Engagement. im Rahmen des Kampagnenbriefings.

— Contenterstellung, Redaktionsplanung und Content-Management für z. B. das aktuelle Portal „Deine Zeit“ bzw. dessen Weiterführung und - entwicklung.

— Unterstützung bei der Konzeption, Entwicklung und Umsetzung von Newsletter- und Onsite-Kommunikation.

— Redaktion und (SEO- und auf Personas optimierte) Texterstellung für bahn.de und Social Content Hub sowie Social Media Kanäle.

— Bereitstellung von onlinefähigem Bildmaterial und Grafiken.

— Konzeptionierung und Durchführung von Shootings für onlinefähiges Bildmaterial.

— (Weiter-)Entwicklung einer Bildsprache für die Online-Kommunikation unter Beachtung der Vorgaben des Geschäftsfeldes.

— Verknüpfung der Kanäle.

— Unterstützung bei der Durchführung der Erfolgskontrolle aller Maßnahmen.

C) Entwicklung und Umsetzung integrierter/crossmedialer Kampagnen mit einer Vernetzung aller Kommunikationsdisziplinen.

Unter Berücksichtigung aller Angaben unter A) und B) sowie auf Basis eines konkreten Agenturbriefings mit definierten Inhalten (u. a. Botschaften und Zielgruppen), um daraus eine sichtbar integrierte, crossmediale Kampagne zu machen.

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Beschreibung der Optionen:

Der Auftraggeber wird sich die vertragliche Option zusichern, den Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr zu verlängern (jedoch gilt eine maximale Laufzeit des Vertrages: 6 Jahre).

Zahl der möglichen Verlängerungen: 4
Dauer: 24 Monate
Referenznummer: 15TEA15858
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin, Frankfurt am Main, bundesweit und ggf. angrenzende Länder.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

a) Es darf kein Insolvenzverfahren oder Liquidationsverfahren dem Unternehmen anhängig sein (entsprechende Erklärung ist abzugeben, und falls später im Rahmen einer genaueren Bewertung seitens des Auftraggebers gefordert, sind ergänzend auch entsprechende Nachweise beizubringen),

b) der Bewerber muss die Erfüllung seiner Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben, der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen sein (entsprechende Erklärung ist abzugeben, und falls später im Rahmen einer genaueren Bewertung seitens des Auftraggebers gefordert, sind ergänzend auch entsprechende Nachweise beizubringen),

c) seine Gesellschafter/Teilhaber dürfen nicht rechtskräftig wegen Verstöße gegen die in § 21 SektVO aufgeführten Vorschriften verurteilt sein (entsprechende Erklärung ist abzugeben, und falls später im Rahmen einer genaueren Bewertung seitens des Auftraggebers gefordert, sind ergänzend auch entsprechende Nachweise beizubringen),

d) Auszug aus dem Handelsregister ist beizufügen.

Ergänzend gelten die Bedingungen unter III.2.2).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge abgefordert.

Der Auftraggeber stellt eine elektronische Ausfüllhilfe (Exceltabelle) jedem Bewerber zur Verfügung.

Für die Teilnahme an dieser Vergabe ist die elektronische Ausfüllhilfe für den Teilnahmeantrag zwingend zu nutzen.

Auf der Plattform eVergabe des Auftraggebers (www.deutschebahn.com/bieterportal) ist die elektronische Ausfüllhilfe für den Teilnahmeantrag herunter zu laden (download ein excel-file).

Hierbei muss sich der Bieter auf der Plattform eVergabe/Bieterportal registrieren und anmelden.

Die auf dem Bieterportal anzuwählende Projektnummer ist: 15TEA15858.

Jeder Bewerber hat die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte elektronische Ausfüllhilfe des Teilnahmeantrags (im Excel-Datei/MS2010-Format) auszufüllen und dem Auftraggeber bis spätestens zum 29.5.2015 (12:00 Uhr) auf der Plattform zu hinterlegen.

Zusätzlich ist der schriftliche Teilnahmeantrag in 3 Ausfertigungen in DIN A 4 Büroordnern sowie dreimal in elektronischer Form als Datenträger (USB-Stick) dem Auftraggeber bei der unten angegebenen Anschrift zu übergeben. Zugelassene Dateiformate: Word, Excel und Power Point.

— Ein Ordner mit den Originalen von z. B. Handelsregisterauszüge etc. genügt. Dieser Ordner ist zu kennzeichnen. Die anderen 2 Ordner müssen alle Unterlagen wie der erstgenannte Ordner enthalten, es genügen aber Kopien,

— Arbeitsproben sind –sofern möglich im Original abzugeben.

Sofern Leistungsnachweise abgefordert sind, müssen diese in elektronischer Form (übliche MSOffice-Dateiformate die somit gängig lesbar sind) ebenfalls übergeben werden. Sofern Papiernachweise zusätzlich abgefordert werden, darf das Format DIN A 4 nicht überschritten werden (d. h. entsprechende Nachweise sind auf dieses Papierformat – falls erforderlich – zu reduzieren).

Fragen, die sich beim Ausfüllen der Ausfüllhilfe oder bei der Erstellung aller Unterlagen für den Teilnahmeantrag an den Auftraggeber ergeben, sind auf der Vergabeplattform des Auftraggebers (zu der Projektnummer 15TEA15858 zu hinterlegen. Diese Fragen werden zentral dort ab dem 4.5.2015 beantwortet und sind nur auf der Vergabeplattform (nach erfolgter Registrierung) sichtbar.

Nachstehende zu erfüllende Mindestanforderungen sind beim Ausfüllen des Teilnahmeantrags zu berücksichtigen:

a) Es ist eine Erklärung hinsichtlich des Gesamtumsatzes des Unternehmens sowie des Umsatzes bezüglich der besonderen Leistungsart die Gegenstand der Vergabe ist (nach der hier aufgeführten Untergliederung), jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre abzugeben.

Gesamtumsatz 2012.

Umsatz bezüglich „klassische“ Werbung 2012.

Umsatz bezüglich Online Werbung 2012.

Umsatz bezüglich „Social Media“ Werbung 2012.

Umsatz bezüglich sonstigen Werbung 2012.

Gesamtumsatz 2013.

Umsatz bezüglich „klassische“ Werbung 2013.

Umsatz bezüglich Online Werbung 2013.

Umsatz bezüglich „Social Media“ Werbung 2013.

Umsatz bezüglich sonstigen Werbung 2013.

Gesamtumsatz 2014.

Umsatz bezüglich „klassische“ Werbung 2014.

Umsatz bezüglich Online Werbung 2014.

Umsatz bezüglich „Social Media“ Werbung 2014.

Umsatz bezüglich sonstigen Werbung 2014.

b) Es ist eine Angabe zur Höhe des Eigenkapitals und Fremdkapitals der Jahre 2012, 2013 und 2014 abzugeben.

Eigenkapital 2012.

Fremdkapital 2012.

Eigenkapital 2013.

Fremdkapital 2013.

Eigenkapital 2014.

Fremdkapital 2014.

c)Der Gewinn der letzten 3 Jahre ist auszuweisen.

Gewinn/Verlust 2012.

Gewinn/Verlust 2013.

Gewinn/Verlust 2014.

d) Eine Bankauskunft mit einer Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität) des Unternehmens ist beizufügen.

e) Eine Auskunft, inwieweit das Unternehmen mit anderen Unternehmen verbunden (gesellschaftsrechtlich/verwandtschaftlich) oder wirtschaftlich abhängig ist.

f) Es ist eine Wirtschaftsauskunft eines unabhängigen Dritten (z. B. Creditreform, Schufa, Dun & Bradstreet etc.) oder Wirtschaftsprüfers beizufügen, der die zuvor gemachten (Finanz-)Angaben quasi bestätigt. Alternativ können auch Originalbelege bzw. Kopien der Originalbelege (hierzu zählen die Bilanzen und die Gewinn- und Verlustrechnungen oder Geschäftsberichte der Jahre 2014, 2013 und 2012) eingereicht werden.

g) Es ist die Höhe der Versicherungssumme für Personen- und Sachschäden nachzuweisen. Der Beleg/Bescheinigung darf nicht älter als 6 Monate sein.

h) Der Bewerber muss angeben bei welchen Unternehmensverbänden er Mitglied ist.

XY) weitere Merkmale der Leistungsfähigkeit (fachliche Anforderungen):

1. Firmenpräsentation (es sind allgemeine Angaben zum Unternehmen abzugeben. Wir bitten um folgende Angaben: Firmengröße, Anzahl der Mitarbeiter, Unternehmensform, Eignerstruktur, Beteiligungsverhältnisse, Organigramm, Ansprechpartner, Erreichbarkeit) - detailliert sind folgende Angaben zu machen:

2. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter in der gesamten Agentur.

3. Angaben des Verhätnisses zwischen festen und freien Mitarbeitern in der gesamten Agentur.

4. Angabe, wie viel Prozent der Agenturmitarbeiter 2 oder mehr Jahre Berufserfahrung bezogen auf den Leistungsgegenstand nachweisen können (Jeweils für Klassik und Digital).

5. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Strategische Planung.

6. Angaben des Verhältnisses zwischen festen und freien Mitarbeitern im Bereich der Strategische Planung.

7. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Kundenberatung.

8. Angaben des Verhältnisses zwischen festen und freien Mitarbeitern im Bereich der Kundenberatung.

9. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich der Kreation.

10. Angaben des Verhältnisses zwischen festen und freien Mitarbeitern im Bereich der Kreation.

11. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter in Bereich Art Buying.

12. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Live Kommunikation.

13. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich FFF.

14. Nennung der Anzahl Mitarbeiter im Bereich VKF.

15. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Digital.

16. Angaben des Verhältnisses zwischen festen und freien Mitarbeitern im Bereich Digital.

17. Nennung der Anzahl der Mitarbeiter im Bereich Produktion.

18. Nennung der Mitarbeiter des voraussichtlichen Kernteams, welches für die Leistungserbringung vorgesehen ist. Anzugeben sind:

vorgesehene Funktion im Team,

Ausbildungsabschluss,

relevante Berufserfahrung (inhaltlich und in Jahren),

Referenzprojekte außerhalb der sich bewerbenden Agentur (Angabe der Funktion im Projekt),

Referenzprojekte innerhalb der sich bewerbenden Agentur (Angabe der Funktion im Projekt)“.

19. Werden Key Accounter in der Kundenberatung eingesetzt, die zu 100 % für die Deutsche Bahn zuständig sind?

20. Wie viele Mitarbeiter sind im Kernteam aus dem Bereich Digital vertreten?

21. Wie intensiv bzw. exklusiv werden Mitarbeiter aus dem Bereich Digital für das Kernteam der Deutschen Bahn tätig sein?

22. „Eine Auflistung inkl. Fallbeispiele und Arbeitsproben (nicht älter als 3 Jahre) hinsichtlich des Leistungsspektrums und -portfolio des Unternehmens ist beizulegen (in welchen Kommunikationsdisziplinen ist das Unternehmen tätig und wo hat das Unternehmen Kompetenz). Das Know-How ist durch 3-5 geeignete Nachweise zu belegen.

Kompetenzen im Sinne der Aufgabenstellung (Fallbeispiele, Nachweise, Arbeitsproben) sind zu folgenden Merkmalen nachzuweisen:

22.1 Klassischen Kampagnen.

22.2 Marketingkommunikationsberatung.

22.3 Verkaufsförderungsmaßnahmen.

22.4 Adaptionen, Formatänderungen, „Best Practice“.

22.5 Interaktive Kampagnenlandingpages mit Fokus auf Social Sharing und Social Engagement.

22.6 Display-Kampagnen (Brand).

22.7 Content Marketing.

22.8 Entwicklung von Microsites.

22.9 Mobile-Kampagnen (InApp, mobile Netzwerke, Banner).

22.10 Performance-Kampagnen (GDN, SEA, Facebook-Werbung).

22.11 Video-Kampagnen (z .B. Youtube).

22.12 Newsletterkampagnen und personalisierte Landingpages.

22.13 Persona-spezifische (zielgruppenorientierte) redaktionelle Aufbereitung von Inhalten.

22.14 integrierten/crossmedialen Kampagnen (jeweils als Paid-Owned-Earned-Shared Konzeptionen).

23. Der Bieter hat Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit komplexen Ansprechpartnerstrukturen, die sich durch eine differenzierte Organisationsstruktur eines Konzerns auf Kundenseite ergeben, nachzuweisen (z. B. durch die Kunden-Referenzliste der letzten 4 Jahre mit Kennzeichnung mit welchen Bereichen auf Kundenseite jeweils zusammengearbeitet wurde).

24. Der Bieter hat Erfahrungen bzw. Marktkenntnisse im Bereich Transport/Verkehr/Touristik mit den Zielgruppen BtC, BtB und BtG nachzuweisen (auf besondere Erfahrungen und Kenntnisse ist hinzuweisen, die der Bewerber mit Auftraggebern der öffentlichen Hand und deren Tochtergesellschaften hinsichtlich der Zusammenarbeit von Projekten hat).

25. Abgabe einer Liste der derzeitigen Kunden:

In der Liste sind die Unternehmen aus dem Mobilitäts-, Logistiksektor kenntlich zu machen, die mit der Deutschen Bahn oder deren Tochtergesellschaften im Wettbewerb stehen (Fluglinien mitinnerdeutschem Streckenangebot und/oder andere Bahngesellschaften mit innerdeutschem und europäischem Streckenangebot, Fernbuslinien sowie Verkehrsverbünde bzw. Verbände)"

26. Sollte der Bewerber konkurrierende Unternehmen in dieser Definition betreuen, hat er darzustellen, wie er im Falle einer Betreuung der Deutschen Bahn für die Wahrung der Interessen der Deutschen Bahn insbesondere hinsichtlich agenturinterner Vertraulichkeit und Mitarbeiterexklusivität sorgen würde.

27. Die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Ansprechpartner des Auftragnehmers erfolgt ausschließlich in deutscher Sprache. Die Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift ist bindend. Eine entsprechende Zusicherung ist abzugeben.

28. Der Bieter muss einen Unternehmenssitz auch in Deutschland nachweisen.

29. Der Bewerber muss Angaben zur persönlichen Verfügbarkeit machen, d. h. Reise-Entfernung (in Std.) von seinem Standort zum Auftraggeber in Frankfurt am Main machen ("Tür zu Tür" Entfernung)

30. Bitte achten Sie auf den Gesamteindruck Ihres Teilnahmeantrags, da die Qualität (Einhaltung der Vorgaben, Verständlichkeit des Antrags, Struktur, Nachvollziehbarkeit /Logik der eingereichten Nachweise zu den Anforderungen, Nutzung des Bieterportals, Vollständigkeit usw.) der zugelieferten Unterlagen ebenfalls beachtet und bewertet wird.

31. Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben, für jeden einzelnen ist die Eignung nachzuweisen. Es ist für Bietergemeinschaften ein Verantwortlicher und Durchführender für den administrativen Teil der Leistungserbringung, insbesondere für die Vertragsverhandlung, zu benennen.

Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bietern bzw. Unternehmen die diese Mindestanforderungen erfüllen, und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen, kommen in die weitere Auswahl. Es werden für die Leistung maximal 10 Bieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Gehen mehr als 10 Anträge ein, die die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, so werden die Teilnahmeanträge hinsichtlich der Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen bewertet und in ein Ranking überführt. Diese Besten (maximal 10) erhalten nach der Bewertung der Teilnahmeanträge die kompletten Verdingungsunterlagen (Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibungen des Auftraggebers). Ein Pitchhonorar in Höhe von 10 000 EUR wird an alle Bieter gezahlt, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert wurden und keinen Zuschlag erhalten haben. In einem weiteren Schritt werden die Besten (voraussichtlich 5 Bieter) zu einer Vor-Ort-Präsentation aufgefordert.

Wichtig:

Der Teilnahmeantrag ist (neben der Abgabe in dem Bieterportal) zusätzlich in Druckform im Original unterschrieben (unterschriebener Mantelbogen aus dem Vergabeportal des Auftraggebers) und auf Datenträger (inklusive der ggf. gescannten Bescheinigungen und Anlagen und der auszufüllenden Exceltabelle des Auftraggebers – Anzahl der USB-Sticks: 1) bei der angegebenen Anschrift:

Deutsche Bahn AG,

Vorstandsressort Technik und Umwelt – Beschaffung Werbung und Marketing – TEA 3 (1),

Caroline-Michaelis-Straße 5-11,

Zu Händen von: Rathmann, Klemens,

10115 Berlin,

Deutschland

des Auftraggebers bis 1. Juni 2015 (12:00) einzureichen.

Die Kopien des Teilnahmeantrags sind in Druckform (siehe oben angegebene Zahl an Ordnern) und auf Datenträger (inklusive der ggf. gescannten Bescheinigungen und Anlagen und der auszufüllenden Exceltabelle des Auftraggebers – Anzahl der USB-Sticks: 3)

bei der folgenden Anschrift:

DB Mobility Logistics AG,

Kampagnenmanagement Fernverkehr, Vertrieb, Infrastruktur (GNM 5),

Zu Händen von: Herrn Markus Fälsch,

Frankenallee 2-4,

60327 Frankfurt am Main,

Deutschland,

des Auftraggebers bis 3.6.2015 (12:00) einzureichen.

Die Kopien müssen somit nicht wie das Original bereits am 1.6.2015 vorliegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten: Ggf. siehe III.2.1) und III.2.2) und die dort aufgeführten Anforderungen.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Bürgschaften nach Vorgaben der Deutschen Bahn AG kommen bei Vorauszahlungen zum Einsatz.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Es kommen Vertragsmuster und Vertragsbedingungen der Deutschen Bahn AG zum Einsatz.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 24
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Rathmann, Klemens
Name: Deutsche Bahn AG Vorstandsressort Technik und Umwelt – Beschaffung Werbung und Marketing – TEA 3 (1)
Postanschrift: Caroline-Michaelis-Straße 5-11
Postleitzahl: 10115

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 101a GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1-3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Desweiteren wird auf die in § 101b Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

Quelle: OJS 2015/S 083-148514 (2015-04-24)

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