Ausschreibung Digitale Archivierung (DigiTec) der Gesundheit Nordhessen Holding AG, bestehend aus einem digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösung (Los 1) und dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen / Scannen von Akten / Belegen etc. (Los 2)

Gesundheit Nordhessen Holding AG

Das Vorhaben umfasst die folgenden Leistungsbausteine:
Teilnahmewettbewerb mit anschließendem Verhandlungsverfahren für die nachfolgenden 2 Lose:
Los 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und
Archivierungssystems für
— digitalisierte / digitale Patientenakten,
— digitalisierte / digitale Eingangsrechnungen, und
— digitalisierte / digitale Vertragsunterlagen
der Gesundheit Nordhessen Holding AG inkl. Software,
Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten
Los 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente und Eingangsrechnungen der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2015.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-09-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-08-14.

Wer?

• Gesundheit Nordhessen Holding AG

Wie?

Wo?

• Kassel › Kassel, Kreisfreie Stadt
• Kassel › Kassel, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-08-14	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-08-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Medizinische Informationssysteme
Menge oder Umfang:

Das Vorhaben umfasst die folgenden Leistungsbausteine:Los 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für— digitalisierte / digitale Patientenakten,— digitalisierte / digitale Eingangsrechnungen, und— digitalisierte / digitale Vertragsunterlagender Gesundheit Nordhessen Holding AG inkl. Software,Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch HardwarekomponentenLos 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente und Eingangsrechnungen der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2015 geplante Vertragsdauer für beide Lose: 60 Monate.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Medizinische Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit Nordhessen Holding AG
Postanschrift: Mönchebergstraße 48E
Postleitzahl: 34125
Postort: Kassel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gesundheit-nordhessen.de 🌏
E-Mail: martin.steffen@gesundheit-nordhessen.de 📧
Telefon: +49 5619802235 📞
Fax: +49 5619806828 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-08-14 📅
Einreichungsfrist: 2015-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-08-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 159-292115
ABl. S-Ausgabe: 159
Zusätzliche Informationen

Es handelt sich um ein 2-stufiges Verfahren. Bewerber werden aufgefordert, sich in der 1. Stufe formlos schriftlich bis zum unter IV.3.4) genannten Schlusstermin um die Teilnahme an der Stufe 2 (Verhandlungsverfahren) zu bewerben. Dazu sind die erforderlichen Nachweise gemäß III.2.) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeunterlagen Wettbewerb – Ausschreibung GNH-Digitale Archivierung (DigiTec)“ bei der unter I.1) genannten Kontaktstelle persönlich oder postalisch einzureichen. Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit von etwaigen Bietergemeinschaften sind die Erklärungen und Nachweise (Punkt III 2.1, 2.2, 2.3) in Bezug auf alle beteiligten Bieter vorzulegen bzw. die Aufgabenverteilung exakt auszuweisen. Enthält der Bekanntmachungstext nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unter Angabe des Vorhabens und des Aktenzeichens unverzüglich, spätestens jedoch bis zum 1.9.2015 darauf per Post oder E-Mail hinzuweisen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Vorhaben umfasst die folgenden Leistungsbausteine:

Teilnahmewettbewerb mit anschließendem Verhandlungsverfahren für die nachfolgenden 2 Lose:

Los 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und

Archivierungssystems für

— digitalisierte / digitale Patientenakten,

— digitalisierte / digitale Eingangsrechnungen, und

— digitalisierte / digitale Vertragsunterlagen

der Gesundheit Nordhessen Holding AG inkl. Software,

Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten

Los 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente und Eingangsrechnungen der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2015.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Digitales Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems…

… für:— digitalisierte / digitale Patientenakten,— digitalisierte / digitale Eingangsrechnungen, und— digitalisierte / digitale Vertragsunterlagender Gesundheit Nordhessen Holding AG inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten.

… für:

der Gesundheit Nordhessen Holding AG inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente und Eingangsrechnungen
Kurze Beschreibung:

Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente und Eingangsrechnungen der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2015.

Menge oder Umfang:

Das Vorhaben umfasst die folgenden Leistungsbausteine:

Los 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für

— digitalisierte / digitale Patientenakten,

— digitalisierte / digitale Eingangsrechnungen, und

— digitalisierte / digitale Vertragsunterlagen

der Gesundheit Nordhessen Holding AG inkl. Software,

Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten

Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 60 Monate
Referenznummer: Ausschreibung GNH - Digitale Archivierung (DigiTec)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Unternehmensdarstellung und MA-Zahl gesamt.

2. MA-Zahl in dem Bereich des Vergabegegenstands, ggf. je Leistungsbaustein gemäß Abschnitt II.1.5).

3. Personalentwicklung der letzten 3 Jahre.

4. Rechtsform, Gesellschafterstruktur, Konzernzugehörigkeit.

5. Aktueller HR-Auszug.

6. Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9000 / vergleichbar.

7. Ist beabsichtigt, die Leistungen zur dieser Ausschreibung in Form einer Bietergemeinschaft und/oder mit Subunternehmern zu erbringen, sind entsprechende GU- und Verpflichtungserklärungen beizufügen.

Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein.

Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden.

Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.1) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß VOL §6 Absatz 5. a) bis e).

2. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben.

3. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen.

4. Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung inkl Deckungssummen.

5. Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt und detailliert bezogen auf den Auftragsgegenstand in Deutschland und Europa.

Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein.

Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden.

Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.2) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.

Mindeststandards:

Zu 4. Deckungssummen: Personen-Sachschäden mind. 2 000 000 EUR, Vermögensschäden mind. 250 000 EUR. Nachweis erfolgt mittels gültiger Versicherungspolice.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eine Bewerbung für einzelne oder alle Lose ist zulässig. Bietergemeinschaften sind zulässig.

Alle geforderten Nachweise sind in den Bewerbungsunterlagen eindeutig den jeweiligen Losen zuzuordnen.

1. Angaben zu Standort(en) des Bieters / der Bietergemeinschaft.

2. Angaben zu Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft.

Mindeststandards:

Für Los 1:

1. Nachweis über mindestens fünf (5) erfolgreiche Einführungen eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für Patientenakten, Eingangsrechnungen und Vertragsunterlagen im flächendeckenden Produktivbetrieb, in einem Akutkrankenhaus mit mehr als 500 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner.

2. Nachweis von Erfahrungen für a) digitale Patientenakten mit dem Krankenhausinformationssystem medico (Fa. CERNER) für, sowie b) für digitale Eingangsrechnungen mit dem Finanzbuchhaltungssystem R/3 FI/CO (Fa. SAP) und dem Materialwirtschaftssystems AMOR (Fa. Aescudata) bei der erfolgreichen Anbindung / Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems im flächendeckenden Produktivbetrieb, in mindestens einem (1) Akutkrankenhaus mit mehr als 500 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner.

Für Los 2:

1. Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen (Referenzliste mit Angabe vonAuftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / - zeitraum).

2. Nachweis der Durchführung von externen (im Dienstleistungsunternehmen) oder internen (vor Ort im Krankenhaus) dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten und Eingangsrechnungen in insgesamt mindestens fünf (5) Akutkrankenhäusern mit mehr als 500 Betten in den letzten drei Jahren.

3. Nachweis / Zusicherung über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen im Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes und Hessischen Datenschutzgesetzes.

Die o.a. Mindeststandards sind einzuhalten. Es werden nur Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, welche alle o.a. Mindestbedingungen erfüllen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Bewerbungsunterlagen sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das gesamte Vergabeverfahren zu benennen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Erfüllung der Teilnahmebedingungen und Mindeststandards gemäß Abschnitt III.2).
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2015-10-16 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentralbereich Einkauf
Herrn Martin Steffen

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Ausschreibung GNH - Digitale Archivierung (DigiTec)
Zusätzliche Informationen

Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit von etwaigen Bietergemeinschaften sind die Erklärungen und Nachweise (Punkt III 2.1, 2.2, 2.3) in Bezug auf alle beteiligten Bieter vorzulegen bzw. die Aufgabenverteilung exakt auszuweisen.

Enthält der Bekanntmachungstext nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unter Angabe des Vorhabens und des Aktenzeichens unverzüglich, spätestens jedoch bis zum 1.9.2015 darauf per Post oder E-Mail hinzuweisen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim RP Darmstadt
Postanschrift: Wilhelmstraße 1-3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64383
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2015/S 159-292115 (2015-08-14)

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