Bauaktendigitalisierung | Landeshauptstadt München, IT@M, Geschäftsbereich Zentrale Dienste, Geschäftsleitung, Servicebereich Vergabe | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2015-07-21	Auftragsbekanntmachung
2015-11-09	Ergänzende Angaben

Wichtige Hinweise: Es ist den Bietern/Bietergemeinschaften gestattet, sich auf ein oder beide Lose zu bewerben. Im Falle der Bewerbung auf beide Lose, müssen die Bieter ein eigenständiges Angebot je Los einreichen. Auch die Kriterien A.1.1 bis A.1.2 aus diesem Dokument (siehe Abschnitt 3) müssen dabei für jedes Los beantwortet werden. Zusätzliche Unterlagen: Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument„Bewerbungsbedingungen und Eignungs-/Leistungsanforderungen sowie den losspezifischen Dokumenten für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügunggestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente. Die Bewerbungsbedingungen und die losspezifischen Dokumente enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bzw. Erfüllungsgrad bei den Profilen, Kriterien usw.. Rückfragen: Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten. Bieterfragen: Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 08.09.2015 12:00 Uhr an folgende EMail Adresse gesendet werden: itm.vergabe@muenchen.de Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt. Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Unterstützung des Auftraggebers Die Landeshauptstadt München (LHM) wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von Beratungsunternehmen unterstützt. Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieser Beratungsunternehmen zugänglich gemacht. Diese Mitarbeiter unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bewerbern und zu den Inhalten der Teilnahmeanträge der Bewerber der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der Vergabestelle unterzeichnet, die sie nach dem BDSG und dem BayDSG verpflichten. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb des Beratungsunternehmens durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert. Die LHM trifft alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren betreffen, selbständig und in alleiniger Verantwortung. Die externen Dienstleister schlagen insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den Interessen der LHM orientierter Weise vor und überprüfen die vom Auftraggeber aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit, Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz,Transparenz, Produktneutralität etc.). Mit Abgabe eines Angebots erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München, Hauptabteilung IV möchte ihr vorhandenes Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, erweitern.

Im Rahmen der Erweiterung wird im Referat eine neue Scan-Stelle eingerichtet, die die Digitalisierung von Papierdokumenten durchführt. Für die Scan-Stelle soll ein neues Scan-System aus Hard- und Software zum Einscannen des Posteingangs und der vorhandenen Bauakten beschafft werden. Das Scan-System soll zudem über eine XML-Schnittstelle an das bestehende Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, angebunden werden, die die Übertragung von gescannten Dokumenten im PDF/a Format zusammen mit definierten Metadaten ermöglicht.

Das hier ausgeschriebene Scan-System wird in 2 Losen ausgeschrieben und besteht aus folgenden Bestandteilen:

Los 1:

— zwei Dokumentenscanner zum Scannen von Unterlagen der Größe DIN A8 bis A3

— zwei Großformatscanner zum Scannen von Karten und Plänen der Größe DIN A3 bis DIN A0

— eine zu den oben genannten Dokument- und Großformatscannern kompatible Document-Capture-Software

— dazugehörige Installations-, Konfigutations-, Schnittstellenerstellungs- sowie Service- und Wartungsleistungen.

Los 2:

— ein Auflicht-/Kartenscanner für gebundene Materialien und problematische Unterlagen bis zu einer Größe von DIN A1 inklusive Scan-Software zur Bildkorrektur

— dazugehörige Installations-, Konfigurations-, Schnittstellenerstellungs- sowie Service- und Wartungsleistungen.

Die gescannten und mit Metadaten versehenen Dokumente müssen per Hotfolder-Import in die Document-Capture-Software übertragen werden können.

Zur besseren elektronischen Bearbeitung der Dokumente wird auch das vorhandene Fachverfahren angepasst. Diese Anpassungen sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung, müssen aber im Rahmen der Projektorganisation mit beachtet werden.

Der angegeben Auftragswerte für beide Lose wurde i.S. des § 3 Abs 4 Nr. 2 VgV geschätzt.

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München, Hauptabteilung IV möchte ihr vorhandenes Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, erweitern.Im Rahmen der Erweiterung wird im Referat eine neue Scan-Stelle eingerichtet, die die Digitalisierung von Papierdokumenten durchführt. Für die Scan-Stelle soll ein neues Scan-System aus Hard- und Software zum Einscannen des Posteingangs und der vorhandenen Bauakten beschafft werden. Das Scan-System soll zudem über eine XML-Schnittstelle an das bestehende Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, angebunden werden, die die Übertragung von gescannten Dokumenten im PDF/a Format zusammen mit definierten Metadaten ermöglicht.Das hier ausgeschriebene Scan-System wird in 2 Losen ausgeschrieben und besteht aus folgenden Bestandteilen:Los 1 – Dokumentenscanner und Großformatscanner inklusive Document-Capture-Software1. Lieferung, Aufbau und Konfiguration von zwei Dokumentenscannern.Siehe auch Kapitel 3.1.2.2. Lieferung, Aufbau und Konfiguration von zwei Großformatscannern.Siehe auch Kapitel 3.1.3.3. Lieferung und Installation einer Document-Capture-Software, lizenziert für alle benötigten Anwenderinnen und Anwender (siehe Kapitel 3.1.1, 3.1.4 und 3.4) für Produktiv- und Testsystem.4. Erstellen der initialen Konfiguration von Scan-Software und -Hardware, insbesondere der Einrichtung von Scan-Profilen mit den geforderten Metadaten (Kapitel 3.3) unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Dokument- und Formulartypen (vgl. 3.1.1) für Produktiv- und Testsystem sowie Farbkalibrierung der Dokument- und Großformatscanner und der verwendeten Monitore.Siehe auch Kapitel 2.3.5. Konfiguration der Exportschnittstelle zur eAkte des Fachverfahrens PRO-LBKSiehe auch Kapitel 3.2.1.6. Unterstützung bei Tests der gelieferten Scan-Hardware und -Software vor Ort am Aufstellungsort.Insbesondere: Fehlerbehebung, automatisierbare Testprofile und evtl. notwendige Scripte oder Scan-Profile für automatisierte Tests von OCR-Erkennung, Indexierung, Hotfolderimport und Exportschnittstelle sowie Lieferung von vorbereiteten Testdokumenten. Hier sind 10 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 3.7.7. Mitarbeit bei Projektorganisation und -management inklusive initialem Kick-Off (Dauer ca. 4 h) bei der Auftraggeberin und Teilnahme an einem wöchentlichen Jour Fixe (Dauer ca. 1 h), der telefonisch durchgeführt wird.Siehe auch Kapitel 2.3.8. Unterstützung bei Inbetriebnahme und Konfiguration der gelieferten Scan-Hardware und -Software in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt München. Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 2.3.9. Lieferung von Anwender- und Administrationsdokumentation.Siehe auch Kapitel 3.5.10. Schulung von Anwendern und Administratoren.Siehe auch Kapitel 3.8.2.11. Wartung als Systemservice für gelieferte Scan-Hardware und -Software.Siehe auch Kapitel 1.4.1.12. Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (bspw. geplanter Austausch von Verschleiß- und Verbrauchsteilen) durch regelmäßig durchgeführte Wartungsintervalle nach Vorgaben des Herstellers.Siehe auch Kapitel 1.4.1.13. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (bspw. Fehlerbehebung) inklusive Lieferung von Ersatzscannern oder -teilen bei DefektenSiehe auch Kapitel 1.4 und 2.4.14. Durchführung von zusätzlichen Konfigurationsänderungen und Erweiterungen während der 5 jährigen Vertragslaufzeit im Rahmen eines Pflegekontingents. Hier sind ca. 20 PT jährlich Programmkonfiguration vorzusehen, die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Pflegekontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 1.4.2.Die gescannten und mit Metadaten versehenen Dokumente müssen per Hotfolder-Import in die Document-Capture-Software übertragen werden können.Zur besseren elektronischen Bearbeitung der Dokumente wird auch das vorhandene Fachverfahren angepasst. Diese Anpassungen sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung, müssen aber im Rahmen der Projektorganisation mit beachtet werden.Es werden für die Identifikation von Abhängigkeiten und zur Abstimmungen der drei Schnittstellen (vgl. Kapitel 3.2) 3 PT geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Dies beinhaltet auch ein gemeinsames Abstimmungsgespräch von Auftragnehmer Los1 sowie Los2 und Herstellerfirma OTS Informationstechnologie AG unter der Leitung der Auftraggeberin zur Erstellung der Schnittstellenspezifikationen. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Kontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Zur Übertragung der Dateien in das Fachverfahren (eAkte) wird eine Webservice Schnittstelle präferiert. Als Dateiformat für die Übertragung der Metadaten ist XML vorgesehen. Für die Plausibilisierung der Metadaten über die Fachverfahrensdatenbank wird Webservice präferiert. Es ist aber auch ein direkter Datenbankzugriff (z.B. mit ODBC) möglich.

Kurze Beschreibung

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München, Hauptabteilung IV möchte ihr vorhandenes Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, erweitern.Im Rahmen der Erweiterung wird im Referat eine neue Scan-Stelle eingerichtet, die die Digitalisierung von Papierdokumenten durchführt. Für die Scan-Stelle soll ein neues Scan-System aus Hard- und Software zum Einscannen des Posteingangs und der vorhandenen Bauakten beschafft werden. Das Scan-System soll zudem über eine XML-Schnittstelle an das bestehende Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, angebunden werden, die die Übertragung von gescannten Dokumenten im PDF/a Format zusammen mit definierten Metadaten ermöglicht.Das hier ausgeschriebene Scan-System wird in 2 Losen ausgeschrieben und besteht aus folgenden Bestandteilen:Los 1 – Dokumentenscanner und Großformatscanner inklusive Document-Capture-Software1. Lieferung, Aufbau und Konfiguration von zwei Dokumentenscannern.Siehe auch Kapitel 3.1.2.2. Lieferung, Aufbau und Konfiguration von zwei Großformatscannern.Siehe auch Kapitel 3.1.3.3. Lieferung und Installation einer Document-Capture-Software, lizenziert für alle benötigten Anwenderinnen und Anwender (siehe Kapitel 3.1.1, 3.1.4 und 3.4) für Produktiv- und Testsystem.4. Erstellen der initialen Konfiguration von Scan-Software und -Hardware, insbesondere der Einrichtung von Scan-Profilen mit den geforderten Metadaten (Kapitel 3.3) unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Dokument- und Formulartypen (vgl. 3.1.1) für Produktiv- und Testsystem sowie Farbkalibrierung der Dokument- und Großformatscanner und der verwendeten Monitore.Siehe auch Kapitel 2.3.5. Konfiguration der Exportschnittstelle zur eAkte des Fachverfahrens PRO-LBKSiehe auch Kapitel 3.2.1.6. Unterstützung bei Tests der gelieferten Scan-Hardware und -Software vor Ort am Aufstellungsort.Insbesondere: Fehlerbehebung, automatisierbare Testprofile und evtl. notwendige Scripte oder Scan-Profile für automatisierte Tests von OCR-Erkennung, Indexierung, Hotfolderimport und Exportschnittstelle sowie Lieferung von vorbereiteten Testdokumenten. Hier sind 10 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 3.7.7. Mitarbeit bei Projektorganisation und -management inklusive initialem Kick-Off (Dauer ca. 4 h) bei der Auftraggeberin und Teilnahme an einem wöchentlichen Jour Fixe (Dauer ca. 1 h), der telefonisch durchgeführt wird.Siehe auch Kapitel 2.3.8. Unterstützung bei Inbetriebnahme und Konfiguration der gelieferten Scan-Hardware und -Software in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt München. Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 2.3.9. Lieferung von Anwender- und Administrationsdokumentation.Siehe auch Kapitel 3.5.10. Schulung von Anwendern und Administratoren.Siehe auch Kapitel 3.8.2.11. Wartung als Systemservice für gelieferte Scan-Hardware und -Software.Siehe auch Kapitel 1.4.1.12. Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (bspw. geplanter Austausch von Verschleiß- und Verbrauchsteilen) durch regelmäßig durchgeführte Wartungsintervalle nach Vorgaben des Herstellers.Siehe auch Kapitel 1.4.1.13. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (bspw. Fehlerbehebung) inklusive Lieferung von Ersatzscannern oder -teilen bei DefektenSiehe auch Kapitel 1.4 und 2.4.14. Durchführung von zusätzlichen Konfigurationsänderungen und Erweiterungen während der 5 jährigen Vertragslaufzeit im Rahmen eines Pflegekontingents. Hier sind ca. 20 PT jährlich Programmkonfiguration vorzusehen, die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Pflegekontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 1.4.2.Die gescannten und mit Metadaten versehenen Dokumente müssen per Hotfolder-Import in die Document-Capture-Software übertragen werden können.Zur besseren elektronischen Bearbeitung der Dokumente wird auch das vorhandene Fachverfahren angepasst. Diese Anpassungen sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung, müssen aber im Rahmen der Projektorganisation mit beachtet werden.Es werden für die Identifikation von Abhängigkeiten und zur Abstimmungen der drei Schnittstellen (vgl. Kapitel 3.2) 3 PT geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Dies beinhaltet auch ein gemeinsames Abstimmungsgespräch von Auftragnehmer Los1 sowie Los2 und Herstellerfirma OTS Informationstechnologie AG unter der Leitung der Auftraggeberin zur Erstellung der Schnittstellenspezifikationen. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Kontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Zur Übertragung der Dateien in das Fachverfahren (eAkte) wird eine Webservice Schnittstelle präferiert. Als Dateiformat für die Übertragung der Metadaten ist XML vorgesehen. Für die Plausibilisierung der Metadaten über die Fachverfahrensdatenbank wird Webservice präferiert. Es ist aber auch ein direkter Datenbankzugriff (z.B. mit ODBC) möglich.

Los 1 – Dokumentenscanner und Großformatscanner inklusive Document-Capture-Software

1. Lieferung, Aufbau und Konfiguration von zwei Dokumentenscannern.

Siehe auch Kapitel 3.1.2.

2. Lieferung, Aufbau und Konfiguration von zwei Großformatscannern.

Siehe auch Kapitel 3.1.3.

3. Lieferung und Installation einer Document-Capture-Software, lizenziert für alle benötigten Anwenderinnen und Anwender (siehe Kapitel 3.1.1, 3.1.4 und 3.4) für Produktiv- und Testsystem.

4. Erstellen der initialen Konfiguration von Scan-Software und -Hardware, insbesondere der Einrichtung von Scan-Profilen mit den geforderten Metadaten (Kapitel 3.3) unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Dokument- und Formulartypen (vgl. 3.1.1) für Produktiv- und Testsystem sowie Farbkalibrierung der Dokument- und Großformatscanner und der verwendeten Monitore.

Siehe auch Kapitel 2.3.

5. Konfiguration der Exportschnittstelle zur eAkte des Fachverfahrens PRO-LBK

Siehe auch Kapitel 3.2.1.

6. Unterstützung bei Tests der gelieferten Scan-Hardware und -Software vor Ort am Aufstellungsort.

Insbesondere: Fehlerbehebung, automatisierbare Testprofile und evtl. notwendige Scripte oder Scan-Profile für automatisierte Tests von OCR-Erkennung, Indexierung, Hotfolderimport und Exportschnittstelle sowie Lieferung von vorbereiteten Testdokumenten. Hier sind 10 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

Siehe auch Kapitel 3.7.

7. Mitarbeit bei Projektorganisation und -management inklusive initialem Kick-Off (Dauer ca. 4 h) bei der Auftraggeberin und Teilnahme an einem wöchentlichen Jour Fixe (Dauer ca. 1 h), der telefonisch durchgeführt wird.

8. Unterstützung bei Inbetriebnahme und Konfiguration der gelieferten Scan-Hardware und -Software in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt München. Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

9. Lieferung von Anwender- und Administrationsdokumentation.

Siehe auch Kapitel 3.5.

10. Schulung von Anwendern und Administratoren.

Siehe auch Kapitel 3.8.2.

11. Wartung als Systemservice für gelieferte Scan-Hardware und -Software.

Siehe auch Kapitel 1.4.1.

12. Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (bspw. geplanter Austausch von Verschleiß- und Verbrauchsteilen) durch regelmäßig durchgeführte Wartungsintervalle nach Vorgaben des Herstellers.

13. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (bspw. Fehlerbehebung) inklusive Lieferung von Ersatzscannern oder -teilen bei Defekten

Siehe auch Kapitel 1.4 und 2.4.

14. Durchführung von zusätzlichen Konfigurationsänderungen und Erweiterungen während der 5 jährigen Vertragslaufzeit im Rahmen eines Pflegekontingents. Hier sind ca. 20 PT jährlich Programmkonfiguration vorzusehen, die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Pflegekontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

Siehe auch Kapitel 1.4.2.

Es werden für die Identifikation von Abhängigkeiten und zur Abstimmungen der drei Schnittstellen (vgl. Kapitel 3.2) 3 PT geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Dies beinhaltet auch ein gemeinsames Abstimmungsgespräch von Auftragnehmer Los1 sowie Los2 und Herstellerfirma OTS Informationstechnologie AG unter der Leitung der Auftraggeberin zur Erstellung der Schnittstellenspezifikationen. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Kontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

Zur Übertragung der Dateien in das Fachverfahren (eAkte) wird eine Webservice Schnittstelle präferiert. Als Dateiformat für die Übertragung der Metadaten ist XML vorgesehen. Für die Plausibilisierung der Metadaten über die Fachverfahrensdatenbank wird Webservice präferiert. Es ist aber auch ein direkter Datenbankzugriff (z.B. mit ODBC) möglich.

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München, Hauptabteilung IV möchte ihr vorhandenes Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, erweitern.Im Rahmen der Erweiterung wird im Referat eine neue Scan-Stelle eingerichtet, die die Digitalisierung von Papierdokumenten durchführt. Für die Scan-Stelle soll ein neues Scan-System aus Hard- und Software zum Einscannen des Posteingangs und der vorhandenen Bauakten beschafft werden. Das Scan-System soll zudem über eine XML-Schnittstelle an das bestehende Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, angebunden werden, die die Übertragung von gescannten Dokumenten im PDF/a Format zusammen mit definierten Metadaten ermöglicht.Das hier ausgeschriebene Scan-System wird in 2 Losen ausgeschrieben und besteht aus folgenden Bestandteilen:Los 2 – Kartenscanner inklusive Software1. Lieferung und Installation eines Auflicht-/Kartenscanners DIN A1.Lieferung eines geeigneten Client-Desktops (inklusive Zubehör wie bspw. Monitor/Tastatur/Maus, exklusive Betriebssystem-Software) zur Bedienung des Auflicht-/Kartenscanners.Siehe auch Kapitel 3.1.2.2. Lieferung und Installation (auf dem obigen Client-Desktop) der zugehörigen Scan-Software inklusive aller benötigten Treiber und Lizenzen für Anwenderinnen und Anwender (siehe Kapitel 3.1.1, 3.1.3 und 3.4) für Produktiv- und Testsystem. Die Auftraggeberin installiert als Vorbereitung auf dem Client-Desktop eines der städtischen Betriebssysteme (Windows 7 oder LiMux).3. Erstellung der initialen Konfiguration von Scan-Hardware und -Software, insbesondere Einrichtung von Scan-Profilen und Farbkalibrierung des Kartenscanners und der benutzten Monitore sowie der Datenexport in den Hotfolder der Document-Capture-Software. Hier sind 3 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Kontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 2.3 und .3.1.3.4. Mitarbeit bei Projektorganisation und -management inklusive initialem Kick-Off (Dauer ca. 4 h) bei der Auftraggeberin und Teilnahme an einem wöchentlichen JourFix (Dauer ca. 1 h), der telefonisch durchgeführt wird.Siehe auch Kapitel 2.3.5. Unterstützung bei Tests der gelieferten Scan-Hardware und -Software sowie Lieferung von vorbereiteten Testdokumenten und Fehlerbehebung. Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 3.7.6. Unterstützung für Inbetriebnahme und Konfiguration der gelieferten Scan-Hardware und -Software in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt München (z.B. LHM-angepasstes Betriebssystem, vgl. Anlage 5.2 und 2.3). Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 2.3.7. Lieferung von Anwender- und Administrationsdokumentation.Siehe auch Kapitel 3.5.8. Schulung von Anwendern und Administratoren.Siehe auch Kapitel 3.8.2.9. Wartung als Systemservice für gelieferte Scan-Hardware und -software.Siehe auch Kapitel 1.4.1.10. Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (bspw. geplanter Austausch von Verschleiß- und Verbrauchsteilen) durch regelmäßig durchgeführte Wartungsintervalle nach Vorgaben des Herstellers.Siehe auch Kapitel 1.4.1.11. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (bspw. Fehlerbehebung) inklusive Lieferung von Ersatzscannern oder -teilen bei Defekten.Siehe auch Kapitel 1.4 und 2.4.12. Durchführung von zusätzlichen Konfigurationsänderungen und Erweiterungen während der 5 jährigen Vertragslaufzeit im Rahmen eines Pflegekontingents. Hier sind ca. 10 PT jährlich Programmkonfiguration vorzusehen, die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Pflegekontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 1.4.2.

Kurze Beschreibung

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München, Hauptabteilung IV möchte ihr vorhandenes Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, erweitern.Im Rahmen der Erweiterung wird im Referat eine neue Scan-Stelle eingerichtet, die die Digitalisierung von Papierdokumenten durchführt. Für die Scan-Stelle soll ein neues Scan-System aus Hard- und Software zum Einscannen des Posteingangs und der vorhandenen Bauakten beschafft werden. Das Scan-System soll zudem über eine XML-Schnittstelle an das bestehende Fachverfahren „PRO-LBK“, Untermodul eAkte, angebunden werden, die die Übertragung von gescannten Dokumenten im PDF/a Format zusammen mit definierten Metadaten ermöglicht.Das hier ausgeschriebene Scan-System wird in 2 Losen ausgeschrieben und besteht aus folgenden Bestandteilen:Los 2 – Kartenscanner inklusive Software1. Lieferung und Installation eines Auflicht-/Kartenscanners DIN A1.Lieferung eines geeigneten Client-Desktops (inklusive Zubehör wie bspw. Monitor/Tastatur/Maus, exklusive Betriebssystem-Software) zur Bedienung des Auflicht-/Kartenscanners.Siehe auch Kapitel 3.1.2.2. Lieferung und Installation (auf dem obigen Client-Desktop) der zugehörigen Scan-Software inklusive aller benötigten Treiber und Lizenzen für Anwenderinnen und Anwender (siehe Kapitel 3.1.1, 3.1.3 und 3.4) für Produktiv- und Testsystem. Die Auftraggeberin installiert als Vorbereitung auf dem Client-Desktop eines der städtischen Betriebssysteme (Windows 7 oder LiMux).3. Erstellung der initialen Konfiguration von Scan-Hardware und -Software, insbesondere Einrichtung von Scan-Profilen und Farbkalibrierung des Kartenscanners und der benutzten Monitore sowie der Datenexport in den Hotfolder der Document-Capture-Software. Hier sind 3 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Kontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 2.3 und .3.1.3.4. Mitarbeit bei Projektorganisation und -management inklusive initialem Kick-Off (Dauer ca. 4 h) bei der Auftraggeberin und Teilnahme an einem wöchentlichen JourFix (Dauer ca. 1 h), der telefonisch durchgeführt wird.Siehe auch Kapitel 2.3.5. Unterstützung bei Tests der gelieferten Scan-Hardware und -Software sowie Lieferung von vorbereiteten Testdokumenten und Fehlerbehebung. Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 3.7.6. Unterstützung für Inbetriebnahme und Konfiguration der gelieferten Scan-Hardware und -Software in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt München (z.B. LHM-angepasstes Betriebssystem, vgl. Anlage 5.2 und 2.3). Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 2.3.7. Lieferung von Anwender- und Administrationsdokumentation.Siehe auch Kapitel 3.5.8. Schulung von Anwendern und Administratoren.Siehe auch Kapitel 3.8.2.9. Wartung als Systemservice für gelieferte Scan-Hardware und -software.Siehe auch Kapitel 1.4.1.10. Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (bspw. geplanter Austausch von Verschleiß- und Verbrauchsteilen) durch regelmäßig durchgeführte Wartungsintervalle nach Vorgaben des Herstellers.Siehe auch Kapitel 1.4.1.11. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (bspw. Fehlerbehebung) inklusive Lieferung von Ersatzscannern oder -teilen bei Defekten.Siehe auch Kapitel 1.4 und 2.4.12. Durchführung von zusätzlichen Konfigurationsänderungen und Erweiterungen während der 5 jährigen Vertragslaufzeit im Rahmen eines Pflegekontingents. Hier sind ca. 10 PT jährlich Programmkonfiguration vorzusehen, die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Pflegekontingents der Auftraggeberin besteht nicht.Siehe auch Kapitel 1.4.2.

Los 2 – Kartenscanner inklusive Software

1. Lieferung und Installation eines Auflicht-/Kartenscanners DIN A1.

Lieferung eines geeigneten Client-Desktops (inklusive Zubehör wie bspw. Monitor/Tastatur/Maus, exklusive Betriebssystem-Software) zur Bedienung des Auflicht-/Kartenscanners.

2. Lieferung und Installation (auf dem obigen Client-Desktop) der zugehörigen Scan-Software inklusive aller benötigten Treiber und Lizenzen für Anwenderinnen und Anwender (siehe Kapitel 3.1.1, 3.1.3 und 3.4) für Produktiv- und Testsystem. Die Auftraggeberin installiert als Vorbereitung auf dem Client-Desktop eines der städtischen Betriebssysteme (Windows 7 oder LiMux).

3. Erstellung der initialen Konfiguration von Scan-Hardware und -Software, insbesondere Einrichtung von Scan-Profilen und Farbkalibrierung des Kartenscanners und der benutzten Monitore sowie der Datenexport in den Hotfolder der Document-Capture-Software. Hier sind 3 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Kontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

Siehe auch Kapitel 2.3 und .3.1.3.

4. Mitarbeit bei Projektorganisation und -management inklusive initialem Kick-Off (Dauer ca. 4 h) bei der Auftraggeberin und Teilnahme an einem wöchentlichen JourFix (Dauer ca. 1 h), der telefonisch durchgeführt wird.

5. Unterstützung bei Tests der gelieferten Scan-Hardware und -Software sowie Lieferung von vorbereiteten Testdokumenten und Fehlerbehebung. Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

6. Unterstützung für Inbetriebnahme und Konfiguration der gelieferten Scan-Hardware und -Software in der IT-Umgebung der Landeshauptstadt München (z.B. LHM-angepasstes Betriebssystem, vgl. Anlage 5.2 und 2.3). Hier sind 2 PT Programmkonfiguration von uns geschätzt, die im Angebot berücksichtigt werden sollen, aber die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Unterstützungskontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

7. Lieferung von Anwender- und Administrationsdokumentation.

8. Schulung von Anwendern und Administratoren.

9. Wartung als Systemservice für gelieferte Scan-Hardware und -software.

10. Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft (bspw. geplanter Austausch von Verschleiß- und Verbrauchsteilen) durch regelmäßig durchgeführte Wartungsintervalle nach Vorgaben des Herstellers.

11. Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft (bspw. Fehlerbehebung) inklusive Lieferung von Ersatzscannern oder -teilen bei Defekten.

12. Durchführung von zusätzlichen Konfigurationsänderungen und Erweiterungen während der 5 jährigen Vertragslaufzeit im Rahmen eines Pflegekontingents. Hier sind ca. 10 PT jährlich Programmkonfiguration vorzusehen, die nach tatsächlichem Aufwand beauftragt und abgerechnet werden. Eine Abnahmeverpflichtung dieses Pflegekontingents der Auftraggeberin besteht nicht.

Los 1:

— Option auf eine Flachbettscannereinheit

— Option auf einmalige Verlängerung um 5 Jahre

— Option auf „Flatrate“ Systemserice inkl. Verschleißteile

— Option auf Lizenzerweiterung: Eine Zusatzlizenz zum einmaligen Scannen von 100.000 zusätzlichen Seiten der Document-Capture-Software bis zu 2 x pro Jahr.

— sowie weitere Leistungen vgl. Leistungsbeschreibung und Bewerbungsbedingungen

Los 2:

— sowie weitere Leistungen vgl. Leistungsbeschreibung und Bewerbungsbedingungen.

**HINWEIS:

Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument„Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den losspezifischen Dokumenten für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügunggestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente.

Die Bewerbungsbedingungen und die losspezifischen Dokumente enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.

Gilt für Los 1 und Los 2

A.1.1 Dokumente

Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche Dokumente (z.Bsp. Arbeitspapiere, Monatsberichte) in deutscher Sprache verfasst und der LHM in digitaler Form (mindestens als *.pdf oder OpenOffice-Formate ab Version 3.x) zur Verfügung gestellt werden.

(Ausschlusskriterium "Ja"/"Nein")

A1.2 deutsche Sprache

Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Projekt anwenden werden.

Eigenerklärungen – Vordrucke zur Erstellung des Angebots

Die in der folgenden, abschließenden Auflistung genannten Eigenerklärungen sind dem Angebot beizufügen.

Dabei ist dem jeweiligen Vordruck zu entnehmen, wer die Erklärung auszufüllen hat (Bieter, Nachunternehmer, einzelnes Mitglied der Bietergemeinschaft).

Die Vordrucke müssen die geforderten Angaben enthalten und mit Datum, ggf. Firmenstempel und Unterschrift versehen werden. Falls erforderlich, können die Angaben auf gesonderten Blättern unter zwingender Einhaltung des Schemas des jeweiligen Vordrucks gemacht werden. Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Angebots oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen.

Eigenerklärungen können auch ohne Originalunterschrift (z. B. aufgrund der Übermittlung per Fax von einem Nachunternehmer an den Generalunternehmer) eingereicht werden. Der Auftraggeber behält sich jedoch vor, die Originale unter Fristsetzung nachzufordern. Sollten diese dann nicht innerhalb der Frist nachgereicht werden, führt dies zum Ausschluss des betreffenden Angebots.

Los 1

Liste der Nachweise gem. § 9 EG Abs. 4 VOL/A

— Erklärung zur Bieterkonstellation

— Bevollmächtigung der Bietergemeinschaft

— Übersicht aller Nachunternehmer

— Erklärung über die Bereitstellung von Ressourcen

— Zuverlässigkeit / Sozialversicherung

— Berufshaftpflichtversicherung

— Erklärung zum Datenschutz und zur Verschwiegenheit

— Datenschutzrechtliche Einwilligung

— geforderte Daten für das Auskunftsersuchen gem. §19 Abs. 4 MiloG

— geforderte bzw. gewünschte Zertifikate je Eignungs- und Leistungskriterium

— ausgefüllter Kriterienkatalog IT-Infrastruktur (ggf. mit Beiblättern)

— ausgefüllter Kriterienkatalog IT-Sicherheit (ggf. mit Beiblättern)

— Erklärung „Verbindliches Angebot“ inkl. Preispositionen

Los 2

— Erklärung „Verbindliches Angebot“ inkl. Preisposition

****HINWEIS für Los 1 und Los 2****

Die Eigenerklärung 4.5 – Berufshaftpflichtversicherung enthält einen Mindeststandard:

Der Auftraggeber fordert eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherungaus einem Mitgliedsstaat der EU mit folgenden Mindestdeckungssummen (Mindeststandard je Schadensfall(Mindeststandard):

Personenschäden mindestens 1 000 000 EUR

Sachschäden mindestens 1 000 000 EUR

Vermögensschäden mindestens 500 000 EUR.

**HINWEIS:

Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument„Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den losspezifischen Dokumenten für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügunggestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente.

Die Bewerbungsbedingungen und die losspezifischen Dokumente enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.**.

**Los1**

A.2.1.Mindestumsatz (auftragsbezogen)

Bitte bestätigen Sie, dass der Jahresumsatz Ihres Unternehmens mindestens 500.000,00 Euro netto (Mindeststandard) in jedem einzelnen der letzten 3 Geschäftsjahre bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand betragen hat.

Hinweis: Bei Bietergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Umsatzzahlen addiert, sind jedoch getrennt nach den beteiligten Firmen aufzuführen.

Geben Sie neben der Bestätigung („Ja“/„Nein“) auch die Nettoumsatzzahlen aller beteiligten Unternehmen für die Geschäftsjahre 2012, 2013 und 2014 an.

Die aufaddierten Umsatzzahlen je Geschäftsjahr müssen in jedem Geschäftsjahr mindestens 500.000 Euro netto betragen, um den Voraussetzungen für dieses Kriterium zu genügen!

(Ausschlusskriterium, hier Angaben von Nettoumsatzzahlen)

A.2.2Gesamtjahresumsatz

Bitte bestätigen Sie, dass der Gesamtjahresumsatz Ihres Unternehmens mindestens 500.000,00 Euro netto (Mindeststandard) in jedem einzelnen der letzten 3 Geschäftsjahre betragen hat.

A.2.3.Personal (auftragsbezogen)

Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand jeweils getrennt für die letzten drei Geschäftsjahre. Gefordert wird hierbei eine Mitarbeiterzahl von jeweils mindestens sechs Personen (Mindeststandard).

Hinweis: Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert, sind jedoch getrennt nach den beteiligten Firmen aufzuführen.

(Ausschlusskriterium,hier Angaben von Mitarbeiterzahlen)

A.2.4.Personal

Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jeweils getrennt für die letzten drei Geschäftsjahre. Gefordert wird hierbei eine Mitarbeiterzahl von jeweils mindestens zwölf Personen (Mindeststandard).

(Ausschlusskriterium, hier Angaben von Mitarbeiterzahlen)

B.2.5 Qualitätssicherung (70GP)

Bitte stellen Sie dar, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Ihrem Unternehmen implementiert wurden. Der Nachweis kann auch durch das Beifügen geeigneter Zertifikate (z.B. ISO 9001 oder vergleichbar, in deutscher Sprache) erbracht werden. Ansonsten erwarten wir aussagekräftige Darstellungen hierzu, insbesondere zu Qualitätssicherungsprozessen und Aufgaben von Qualitätsbeauftragten.

Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer schriftlichen Darstellung insgesamt auf max. 2 DIN A4 Seiten, Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5 und nicht mehr als 5 DIN A4 Seiten Anlagen (Zertifikate, Auszüge aus einer internen Firmenanweisung usw.). Sofern Sie die maximale Seitenzahl (2 + 5 Anlagen) überschreiten, werden nur die Seiten 1 – 2 sowie max. 5 Seiten Anlagen bewertet, der Rest bleibt unberücksichtigt. Verweise auf andere Textpassagen im Angebot oder auf Internetseiten usw. bleiben unberücksichtigt.

Erfüllungsgrad:

0 Punkte

Keine oder unverständliche Angaben

2-8 Punkte

Nachvollziehbare und glaubhafte Darstellung folgender Aspekte des Qualitätsmanagements (QM):

2 Punkte

Dokumentation zum QM-Prozess, bspw. in Form eines QM-Handbuchs ist vorhanden

Die Geschäftsleitung verantwortet Qualitätsmanagement in ihren Handlungsfeldern, bspw. durch

Auflistung von Qualitätszielen in den Unternehmenszielen.

Die Geschäftsleitung verpflichtet Mitarbeiter zur Einhaltung des QM-Prozesses, bspw. durch

Verpflichtung zur Einhaltung der im QM-Handbuch dokumentierten Prozesse

Der QM-Prozess wird regelmäßig verbessert, bspw. durch interne Projektaudits oder auch

regelmäßige Treffen von Unternehmensmitarbeitern zur Qualitätsverbesserung.

9-10 Punkte

Nachweis eines gültigen ISO 9001 oder vergleichbaren Zertifikats mit einer Restgültigkeitsdauer von

— weniger als einem Jahr (1 Punkt), oder

— mehr als einem Jahr gerechnet ab Abgabedatum (2 Punkte)

***Los 2***

Bitte bestätigen Sie, dass der Jahresumsatz Ihres Unternehmens mindestens 250.000,00 Euro netto (Mindeststandard) in jedem einzelnen der letzten 3 Geschäftsjahre bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand betragen hat.

Die aufaddierten Umsatzzahlen je Geschäftsjahr müssen in jedem Jahr mindestens…

… 250.000 Euro netto betragen, um den Voraussetzungen für dieses Kriterium zu genügen!

… 500.000 Euro netto betragen, um den Voraussetzungen für dieses Kriterium zu genügen!

**HINWEIS:

Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument„Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen sowie den losspezifischen Dokumenten für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügunggestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente.

Die Bewerbungsbedingungen und die losspezifischen Dokumente enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bei den Profilen, Kriterien usw.**.

**Los 1**

B.3.1. Referenzprojekte (330 GP)

Stellen Sie drei IT-Referenzprojekte bezogen auf den Auftragsgegenstand der Digitalisierung von Akten dar.

Hierbei sollten Projekte bevorzugt bei einem öffentlichem Auftraggeber dargestellt werden und die Referenzen sollen nicht älter als 4 Jahre ausgehend vom Projektabschluss sein. Gehen Sie dabei auf die angewandten Methoden und das spezifische Vorgehen ein. Es muss nachvollziehbar sein, wie der Know-How-Transfer erfolgte.

Geben Sie dazu die in Abschnitt 2.3.1 der Bewerbungsbedingungen aufgelisteten Angaben an. Bitte orientieren Sie sich an dieser

Auflistung. Es müssen sich alle genannten Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge wiederfinden.

Hinweis: Bitte beschränken Sie sich in Ihrer Darstellung insgesamt auf max. 15 DIN A4 Seiten (max. 5 Seiten DIN A4 pro Referenz), Schriftgrad Arial 11 Pkt., Zeilenabstand 1,5.

Sofern Sie die maximale Seitenzahl überschreiten, werden nur die Seiten 1 – 5 pro Referenz bewertet, der Rest bleibt unberücksichtigt. Gleiches gilt, wenn in der Referenz auf Anlagen verwiesen wird oder der Referenz Anlagen beigefügt sind und in Summe die maximale Seitenzahl überschritten wird.

Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss des Antrages führen. Es wird der Ansprechpartner des Referenzkunden verlangt. Die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) genügt nicht. Die LHM behält sich vor, die Referenzen beim angegebenen Referenzkunden zu prüfen.

Selbstverständlich steht es Ihnen frei, mehrere passende Referenzen zu nennen. In diesem Fall benennen Sie eigenverantwortlich die drei für diesen Auftragsgegenstand am Besten geeigneten Referenzen.

Jede dieser von Ihnen benannten Referenzen fließt maximal zu einem Drittel der hier erreichbaren Gewichtungspunkte ein.

Erfüllgsgrad:

Sollte das von Ihnen benannte Referenzprojekt älter als 4 Jahre ausgehend vom Projektabschluss sein, wird dieses Referenzprojekt automatisch mit 0 Eignungspunkten bewertet. Auch wenn es ansonsten alle bzw. die andere Erwartungen an den Erfüllungsgrad erfüllt.

Branche (max. 1 Punkt)

die genannte Branche ist aus dem öffentlichen Bereich (1 Punkt)

Projektende (max. 1 Punkt)

Projektende ist

<= 1 Jahr (1Punkt)

zwischen 1 und 4 Jahren (0,5 Punkte)

Vergleichbare Hardware (max. 2 Punkte)

Dokumentenscanner wurden eingesetzt (0,5 Punkte) und durch den Anbieter geliefert und installiert (0,5 Punkte)

Großformatscanner wurden eingesetzt (0,5 Punkte) und durch den Anbieter geliefert und installiert (0,5 Punkte)

Vergleichbare Software (max. 4 Punkte)

Document-Capture-Software wurde eingesetzt (0,5 Punkt) und durch den Anbieter geliefert, installiert und konfiguriert (1,5 Punkte)

Dokument- und Metadaten wurden über eine Schnittstelle zu einem externen Fachverfahren übermittelt (1 Punkt)

Bei der Schnittstelle handelt es sich um einen Web-Service oder die Übermittlung erfolgte über ein Netzlaufwerk (1 Punkt)

Vergleichbare Mengengerüste (max. 1 Punkt)

Das jährliche Scanvolumen im Projekt überstieg

2.000.000 Seiten (0,5 Punkte) oder

3.000.000 Seiten (1 Punkt)

Mitarbeit im Projekt (max. 1 Punkt)

Die vom Anbieter im Projekt geleisteten Aufwände übersteigen

20 PT (0,5 Punkte) oder

40 PT (1 Punkt)

B.4.1. Profil: IT-Projektleiterin/Projektleiter (200 GP)

Bitte weisen Sie nach, dass Sie für den Ausschreibungsgegenstand eine geeignete IT-Projektleiterin oder einen geeigneten IT-Projektleiter einsetzen können.

Bitte geben Sie dazu zwei Profile an.

Erwartet werden langjährige Erfahrung (>= 3 Jahre) bezogen auf den Auftragsgegenstand in

— Projekt- und Ressourcenplanung,

— Termin- und Ablaufplanung,

— Projektcontrolling,

— Risikomanagement und

— Zielkonfliktlösung.

Geben Sie dazu jeweils die in Abschnit 2.3.2 der Bewerbungsbedingungen aufgelisteten Angaben an und beachten Sie die dortigen verbindlichen Hinweise.

Hinweis: Selbstverständlich steht es Ihnen frei, mehrere passende Profile zu nennen. In diesem Fall benennen Sie eigenverantwortlich die zwei für diesen Auftragsgegenstand am Besten geeigneten Profile.

Die Profile fließen mit maximal jeweils der Hälfte der erreichbaren Gewichtungspunkte (GP) ein.

Firmenzugehörigkeit (max. 2 Punkte)

bis zu 6 Monate (0 Punkte),

6-12 Monate (1 Punkt)

mehr als 12 Monate (2 Punkte)

Berufserfahrung im Bereich Dokumentendigitalisierung (max. 2 Punkte)

bis zu 2 Jahren (0,5 Punkte)

2-3 Jahre (1 Punkte)

>= 3 Jahre (2 Punkte)

Referenzprojekte jünger als 4 Jahre und Durchführung von (max. 6 Punkte)

— Projekt- und Ressourcenplanung (1 Punkt)

— Termin- und Ablaufplanung (1 Punkt)

— Projektcontrolling (1 Punkt)

— Risikomanagement (2 Punkte)

— Zielkonfliktlösung (1 Punkt)

Angaben aus Referenzprojekten die älter als 4 Jahre sind, werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.

B.4.2 Profil: Scanspezialistin/Scanspezialist (300 GP)

Bitte weisen Sie nach, dass Sie für den Ausschreibungsgegenstand eine geeignete Scanspezialistin oder einen geeigneten Scanspezialist einsetzen können.

Erwartet werden langjährige Erfahrung (>= 3 Jahre) bezogen auf den Auftragsgegenstand bei

— Installation und Konfiguration der von Scanhard- und -software,

— Prozess- und Anforderungsanalyse,

— technische Integrationsberatung sowie

— Fehleranalyse und -behebung.

Hinweis: Selbstverständlich steht es Ihnen frei, mehrere passende Profile zu nennen. In diesem Fall benennen Sie eigenverantwortlich die zwei für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Profile.

— Scanhardware Installation und Konfiguration (1 Punkt)

— angebotene Scansoftware Installation und Konfiguration (2 Punkte)

— Prozess- und Anforderungsanalyse (1 Punkt)

— technische Integrationsberatung (bspw. Schnittstellen zu Fachapplikation) (1 Punkt)

— Fehleranalyse und -behebung (1 Punkt)

B.4.3. Profil: Trainerin/Trainer

Bitte weisen Sie nach, dass Sie für den Ausschreibungsgegenstand eine geeignete Trainerin oder einen geeigneten Trainer einsetzen können.Bitte geben Sie dazu zwei Profile an.

Ewartet werden Erfahrung (>= 2 Jahre) bezogen auf den Auftragsgegenstand bei:

— Konzeption und Durchführung von Schulungen für die angebotene

Scanhard- und -software gegenüber Scanbearbeitern sowie

technischen und Fachadministratoren.

bis zu 2 Jahren (1 Punkt)

>= 2 Jahre (2 Punkte)

— Schulungen für Scanhardware (2 Punkte)

— Schulungen für die angebotene Scansoftware (3 Punkte)

— Schulungskonzeption für Scanhardware oder -software (1 Punkte)

Geben Sie dazu die in Abschnitt 2.3.1 der Bewerbungsbedingungen aufgelisteten Angaben an. Bitte orientieren Sie sich an dieser Auflistung. Es müssen sich alle genannten Punkte in der vorgegebenen Reihenfolge wiederfinden.

Selbstverständlich steht es Ihnen frei, mehrere passende Referenzen zu nennen. In diesem Fall benennen Sie eigenverantwortlich die drei für diesen Auftragsgegenstand am Besten geeigneten Referenzen.Jede dieser von Ihnen benannten Referenzen fließt mit maximal zu einem Drittel der hier erreichbaren Punkte in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.

Projektende ist <= 1 Jahr (+1Punkt), +0,5 Punkte zwischen 1 und 4 Jahren

Karten-/Auflichtscanner wurden eingesetzt (+1 Punkt) und durch den Anbieter geliefert und installiert (+1 Punkt)

Scan-Software wurde eingesetzt (+0,5 Punkt) und durch den Anbieter geliefert, installiert und konfiguriert (+1,5 Punkte)

Dokument- und Metadaten wurden über eine Hotfolder-Schnittstelle zu einer Document-Capture-Software übermittelt (+2 Punkte)

Das jährliche Scanvolumen im Projekt überstieg 15.000 Seiten (+0,5 Punkte) oder 20.000 Seiten (+1 Punkt)

Die vom Anbieter im Projekt geleisteten Aufwände übersteigen 5 PT (+0,5 Punkte) oder 10 PT (+1 Punkt)

Vergleichbarkeit Auftragsgegenstand (max. 1 Punkt)

Bei den zu scannenden Unterlagen handelt es sich überwiegend um (Bau-)Pläne bzw. Architekturzeichnungen.

Hinweis: Selbstverständlich steht es Ihnen frei, mehrere passende Profile zu nennen. In diesem Fall benennen Sie eigenverantwortlich die zwei für diesen Auftragsgegenstand am Besten geeigneten Profile.Die Profile fließen mit maximal jeweils der Hälfte der erreichbaren Punkte in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.

— Projekt- und Ressourcenplanung (+1 Punkt)

— Termin- und Ablaufplanung (+1 Punkt)

— Projektcontrolling (+1 Punkt)

— Risikomanagement (+2 Punkte)

— Zielkonfliktlösung (+1 Punkt)

Geben Sie dazu jeweils die in Abschnitt 2.3.2 der Bewerbungsbedingungen aufgelisteten Angaben an und beachten Sie die dortigen verbindlichen Hinweise.

Hinweis: Selbstverständlich steht es Ihnen frei, mehrere passende Profile zu nennen. In diesem Fall benennen Sie eigenverantwortlich die zwei für diesen Auftragsgegenstand am besten geeigneten Profile.Die Profile fließen mit maximal jeweils der Hälfte der erreichbaren Punkte in die Ermittlung der Eignungspunkte (EP) ein.

— angebotene Scanhardware Installation und Konfiguration (+2 Punkte)

— angebotene Scansoftware Installation und Konfiguration (+1 Punkt)

— Prozess- und Anforderungsanalyse (+1 Punkt)

— technische Integrationsberatung (bspw. Schnittstellen zu Document-Capture-Software) (+1 Punkt)

— Fehleranalyse und -behebung (+1 Punkt)

Bitte weisen Sie nach, dass Sie für den Ausschreibungsgegenstand eine geeignete Trainerin oder einen geeigneten Trainer einsetzen können.

Erwartet werden Erfahrung (>= 2 Jahre) bezogen auf den Auftragsgegenstand bei:

— Schulungen für angebotene Scanhardware (3 Punkte)

— Schulungen für angebotene Scansoftware (2 Punkte)

Die Zahlungspläne sind im EVB-IT Systemlieferungsvertrag des jeweiligen Loses hinterlegt.

Keine, aber gesamtschuldnerische Haftung der Bewerber-/Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber ist Voraussetzung für Vertragsschluss.

Wichtige Hinweise:

Es ist den Bietern/Bietergemeinschaften gestattet, sich auf ein oder beide Lose zu bewerben. Im Falle der Bewerbung auf beide Lose, müssen die Bieter ein eigenständiges Angebot je Los einreichen.

Auch die Kriterien A.1.1 bis A.1.2 aus diesem Dokument (siehe Abschnitt 3) müssen dabei für jedes Los beantwortet werden.

Zusätzliche Unterlagen:

Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in dem Dokument„Bewerbungsbedingungen und Eignungs-/Leistungsanforderungen sowie den losspezifischen Dokumenten für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügunggestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente.

Die Bewerbungsbedingungen und die losspezifischen Dokumente enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bzw. Erfüllungsgrad bei den Profilen, Kriterien usw..

Rückfragen:

Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1) zu richten.

Bieterfragen:

Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 08.09.2015 12:00 Uhr an folgende EMail Adresse gesendet werden:

itm.vergabe@muenchen.de

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt.

Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Unterstützung des Auftraggebers

Die Landeshauptstadt München (LHM) wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von Beratungsunternehmen unterstützt.

Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieser Beratungsunternehmen zugänglich gemacht. Diese Mitarbeiter unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bewerbern und zu den Inhalten der Teilnahmeanträge der Bewerber der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der Vergabestelle unterzeichnet, die sie nach dem BDSG und dem BayDSG verpflichten. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb des Beratungsunternehmens durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert.

Die LHM trifft alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren betreffen, selbständig und in alleiniger Verantwortung. Die externen Dienstleister schlagen insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den Interessen der LHM orientierter Weise vor und überprüfen die vom Auftraggeber aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit, Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz,Transparenz, Produktneutralität etc.).

Mit Abgabe eines Angebots erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben gegenüber der Vergabestelle unverzüglich, das heißt ohne schuldhaftes Zögern, zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle zu rügen sind (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 GWB), damit die Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.

Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).