Betrieb und Weiterentwicklung eines Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystems (VBS/DMS) und Komponenten

Konrad-Adenauer-Stiftung e. V.

Die Konrad-Adenauer-Stiftung e. V. (KAS) ist eine politische Stiftung, die bundesweit in 16 Bildungsforen und weltweit an rund 80 Auslandsstandorten aktiv ist. Sie hat ihren Sitz in Sankt Augustin bei Bonn und in Berlin. In zehn Hauptabteilungen sind weltweit insgesamt ca. 1 200 Mitarbeiter/-innen beschäftigt (davon ca. 600 in Deutschland). Im internationalen Bereich führt die KAS mehr als 250 Teilprojekte in über 120 Ländern durch. Insgesamt führt die KAS weltweit (im Ausland und in Deutschland) ca. 10 000 Maßnahmen pro Jahr durch (Bildungsveranstaltungen wie Konferenzen, Seminare, Workshops etc. sowie Publikationen).
National und international setzt die KAS sich durch politische Bildung für Frieden, Freiheit und Gerechtigkeit ein. Die Festigung der Demokratie, die Förderung der europäischen Einigung, die Intensivierung der transatlantischen Beziehungen und die entwicklungspolitische Zusammenarbeit sind unsere besonderen Anliegen.
Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung sowie teilweise Hosting des VBS/DMS, derzeit auf Basis von FAVORIT/Documentum bzw. fav2, mit seinen Komponenten, darunter Liferay (Portal(e)) und Cubeware. Dies alles ist im Rahmen der Projekte PASTIS, VIBESA und anderer Projekte durchzuführen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-11-23.

Wer?

• Konrad-Adenauer-Stiftung e. V.

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-11-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2015-11-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Menge oder Umfang:

Los 1: 1 000000 bis 1 500 000 EUR;Los 2: 2 500 000 bis 3 000 000 EUR;Los 3: 700 000 bis 1 000 000 EUR;Los 4: 400 000 bis 700 000 EUR.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot ausschließlich für ein Los
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Konrad-Adenauer-Stiftung e. V.
Postanschrift: Rathausallee 12
Postleitzahl: 53757
Postort: Sankt Augustin
Kontakt
Internetadresse: http://www.kas.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@kas.de 📧
Telefon: +49 22412462399 📞
Fax: +49 22412462643 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-11-23 📅
Einreichungsfrist: 2016-01-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-11-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 228-415311
ABl. S-Ausgabe: 228
Zusätzliche Informationen

In der Bekanntmachung sind wichtige Informationen für die Bewerber enthalten. Zur Beantwortung der Fragen zur Eignung sind von der Internet-Adresse http://www.evergabe-online.de die Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) sowie die Anlagen „Bewerbungsbedingungen“, „TNA_KAS_Systembeschreibung_Glossar“ und „TNA_KAS_Leistungsbeschreibung_Los-x“ (Los-spezifisch) herunterzuladen, die ergänzende Hinweise zu den formalen und fachlichen Anforderungen enthalten. Zur Teilnahme an der Ausschreibung sind die Teilnahmeanträge im Original zu unterschreiben und im verschlossenen Umschlag bis zur angegeben Frist an die ausschreibende Stelle einzureichen. Geforderte Erklärungen, Nachweise, Bescheinigungen, Zertifikate sind abzugeben bzw. beizulegen. Der Umschlag ist außen mit einem Adresszettel zu versehen, der Kapitel 2.3 der Anlage „Bewerbungsbedingungen“ entnommen werden kann. Die Teilnahmeanträge sind in einfacher (originaler) Ausfertigung in kopierfähiger Form (ohne Spiral- oder Klebebindungen etc.) einzureichen. Zusätzlich dazu ist der Teilnahmeantrag in elektronischer Form (als Word- oder PDF-Format) auf einem Datenträger (USB-Stick, DVD/CD) beizufügen. Sollte der elektronische Teilnahmeantrag inhaltlich vom schriftlichen Antrag abweichen, so gilt ausschließlich der schriftliche Antrag. Eine Teilnahme an dieser Ausschreibung auf ausschließlich elektronischem Wege ist ausgeschlossen. Der Teilnahmeantrag ist in folgender Hauptstruktur zu erstellen und vorzulegen: 1. Anschreiben zum Teilnahmeantrag. 2. Beantwortung der Fragen zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde: Auf die in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) gestellten Fragen ist ausführlich und in allen Punkten einzugehen, dabei muss die vorgegebene Struktur eingehalten werden. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch), die wie oben dargestellt zu beziehen ist. Vorgefertigte Publikationen oder Werbematerial werden in der Bewertung nicht berücksichtigt. 3. Unterschrift: Der Teilnahmeantrag ist mit Datum und Unterschrift des Bewerbers abzuschließen. Hinweise für Bietergemeinschaften und für die Einbeziehung von Unterauftragnehmern: Handelt es sich bei dem Bewerber um eine Bietergemeinschaft, so ist die Erklärung zur Bietergemeinschaft in der Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) auszufüllen und durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft zu unterzeichnen. In diesem Fall ist der Vordruck (weiße Tabellenfelder) zu ergänzen. Andernfalls ist diese Erklärung nicht auszufüllen / zu unterzeichnen. Die Bietergemeinschaft muss erklären, dass im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird. Es ist anzugeben, aus welchen Mitgliedern die Bietergemeinschaft besteht (mit Firmenname, Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer). Die Bietergemeinschaft muss zudem eine Person benennen, die für die Abgabe des Teilnahmeantrags sowie des Angebots der Bewerber-/Bietergemeinschaft, den Abschluss und die Durchführung des Vertrags und zur rechtsverbindlichen Vertretung gegenüber dem Auftraggeber und bei der Durchführung des Vertrages bevollmächtigt ist. Die Bietergemeinschaft muss erklären, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften. Außerdem muss die Bietergemeinschaft erklären, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft entweder hinsichtlich der ausgeschriebenen Leistungen in keinem tatsächlichen oder potentiellen Wettbewerbsverhältnis zueinander stehen oder kein Mitglied der Bietergemeinschaft jeweils allein für sich hinreichend leistungsfähig ist, um eigenständig die geforderten Leistungen anzubieten und erst der Zusammenschluss der Mitglieder zu einer Bietergemeinschaft diese in die Lage versetzt, ein den Anforderungen des Auftrags entsprechendes Leistungsangebot bereit zu stellen. Ist für die Leistungserbringung der Einsatz eines Unterauftragnehmers vorgesehen, mit dessen Angaben, Erklärungen bzw. Nachweisen die Eignung nachgewiesen werden soll (notwendiger Unterauftragnehmer), so ist die Erklärung zur Mittelbereitstellung in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) für jeden notwendigen Unterauftragnehmer (ggf. duplizieren) auszufüllen und durch jeden notwendigen Unterauftragnehmer zu unterzeichnen. In diesem Fall ist der Vordruck (weiße Tabellenfelder) zu ergänzen. Andernfalls ist diese Erklärung nicht auszufüllen/zu unterzeichnen. Der Bieter muss für den notwendigen Nachunternehmer eine Erklärung zur Mittelbereitstellung mit Angabe des Unternehmens, PLZ/Ort, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail angeben. Es ist zu erklären, welche Teilleistungen im Falle der Zuschlagserteilung an den Bewerber / die Bietergemeinschaft in dem Vergabeverfahren „Betrieb und Weiterentwicklung eines Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystems (VBS/DMS) und Komponenten“ für die Erfüllung des Auftrages erbracht und welche notwendigen Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, technische Mittel oder Know how) bereitgestellt werden. Bei der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei Einsatz eines Unterauftragnehmers, mit dessen Angaben, Erklärungen bzw. Nachweisen die Eignung nachgewiesen werden soll (notwendiger Unterauftragnehmer), sind die für die Prüfung der persönlichen Lage sowie der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erforderlichen Unterlagen für jedes Bietergemeinschaftsmitglied sowie für den (oder die) notwendigen Unterauftragnehmer vorzulegen. Die technische Leistungsfähigkeit eines Mitglieds oder einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft bzw. eines notwendigen Unterauftragnehmers reicht zur Annahme der Eignung der Bietergemeinschaft/des Bieters nur aus, wenn dieses Mitglied/diese Mitglieder/der notwendige Unterauftragnehmer nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der jeweiligen Leistung zuständig sein soll/sollen. Die interne Arbeitsverteilung ist im Teilnahmeantrag darzustellen. Wird der Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit durch ein Mitglied/einzelne Mitglieder der Bietergemeinschaft/den notwendigen Unterauftragnehmer erbracht, welche/s/r nach der internen Arbeitsverteilung für diesen Leistungsteil im Rahmen der ausgeschriebene Leistung zuständig ist/sind, wird die Bietergemeinschaft/der Bieter als Ganzes als technisch leistungsfähig angesehen.

Zusätzliche Informationen

In der Bekanntmachung sind wichtige Informationen für die Bewerber enthalten. Zur Beantwortung der Fragen zur Eignung sind von der Internet-Adresse http://www.evergabe-online.de die Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) sowie die Anlagen „Bewerbungsbedingungen“, „TNA_KAS_Systembeschreibung_Glossar“ und „TNA_KAS_Leistungsbeschreibung_Los-x“ (Los-spezifisch) herunterzuladen, die ergänzende Hinweise zu den formalen und fachlichen Anforderungen enthalten.

Zur Teilnahme an der Ausschreibung sind die Teilnahmeanträge im Original zu unterschreiben und im verschlossenen Umschlag bis zur angegeben Frist an die ausschreibende Stelle einzureichen. Geforderte Erklärungen, Nachweise, Bescheinigungen, Zertifikate sind abzugeben bzw. beizulegen. Der Umschlag ist außen mit einem Adresszettel zu versehen, der Kapitel 2.3 der Anlage „Bewerbungsbedingungen“ entnommen werden kann.

Die Teilnahmeanträge sind in einfacher (originaler) Ausfertigung in kopierfähiger Form (ohne Spiral- oder Klebebindungen etc.) einzureichen. Zusätzlich dazu ist der Teilnahmeantrag in elektronischer Form (als Word- oder PDF-Format) auf einem Datenträger (USB-Stick, DVD/CD) beizufügen.

Sollte der elektronische Teilnahmeantrag inhaltlich vom schriftlichen Antrag abweichen, so gilt ausschließlich der schriftliche Antrag.

Eine Teilnahme an dieser Ausschreibung auf ausschließlich elektronischem Wege ist ausgeschlossen.

Der Teilnahmeantrag ist in folgender Hauptstruktur zu erstellen und vorzulegen:

1. Anschreiben zum Teilnahmeantrag.

2. Beantwortung der Fragen zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde:

Auf die in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) gestellten Fragen ist ausführlich und in allen Punkten einzugehen, dabei muss die vorgegebene Struktur eingehalten werden. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch), die wie oben dargestellt zu beziehen ist. Vorgefertigte Publikationen oder Werbematerial werden in der Bewertung nicht berücksichtigt.

3. Unterschrift:

Der Teilnahmeantrag ist mit Datum und Unterschrift des Bewerbers abzuschließen.

Hinweise für Bietergemeinschaften und für die Einbeziehung von Unterauftragnehmern:

Handelt es sich bei dem Bewerber um eine Bietergemeinschaft, so ist die Erklärung zur Bietergemeinschaft in der Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) auszufüllen und durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft zu unterzeichnen. In diesem Fall ist der Vordruck (weiße Tabellenfelder) zu ergänzen. Andernfalls ist diese Erklärung nicht auszufüllen / zu unterzeichnen. Die Bietergemeinschaft muss erklären, dass im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird. Es ist anzugeben, aus welchen Mitgliedern die Bietergemeinschaft besteht (mit Firmenname, Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer). Die Bietergemeinschaft muss zudem eine Person benennen, die für die Abgabe des Teilnahmeantrags sowie des Angebots der Bewerber-/Bietergemeinschaft, den Abschluss und die Durchführung des Vertrags und zur rechtsverbindlichen Vertretung gegenüber dem Auftraggeber und bei der Durchführung des Vertrages bevollmächtigt ist. Die Bietergemeinschaft muss erklären, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften. Außerdem muss die Bietergemeinschaft erklären, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft entweder hinsichtlich der ausgeschriebenen Leistungen in keinem tatsächlichen oder potentiellen Wettbewerbsverhältnis zueinander stehen oder kein Mitglied der Bietergemeinschaft jeweils allein für sich hinreichend leistungsfähig ist, um eigenständig die geforderten Leistungen anzubieten und erst der Zusammenschluss der Mitglieder zu einer Bietergemeinschaft diese in die Lage versetzt, ein den Anforderungen des Auftrags entsprechendes Leistungsangebot bereit zu stellen.

Ist für die Leistungserbringung der Einsatz eines Unterauftragnehmers vorgesehen, mit dessen Angaben, Erklärungen bzw. Nachweisen die Eignung nachgewiesen werden soll (notwendiger Unterauftragnehmer), so ist die Erklärung zur Mittelbereitstellung in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) für jeden notwendigen Unterauftragnehmer (ggf. duplizieren) auszufüllen und durch jeden notwendigen Unterauftragnehmer zu unterzeichnen. In diesem Fall ist der Vordruck (weiße Tabellenfelder) zu ergänzen. Andernfalls ist diese Erklärung nicht auszufüllen/zu unterzeichnen.

Der Bieter muss für den notwendigen Nachunternehmer eine Erklärung zur Mittelbereitstellung mit Angabe des Unternehmens, PLZ/Ort, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail angeben. Es ist zu erklären, welche Teilleistungen im Falle der Zuschlagserteilung an den Bewerber / die Bietergemeinschaft in dem Vergabeverfahren „Betrieb und Weiterentwicklung eines Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystems (VBS/DMS) und Komponenten“ für die Erfüllung des Auftrages erbracht und welche notwendigen Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, technische Mittel oder Know how) bereitgestellt werden.

Bei der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei Einsatz eines Unterauftragnehmers, mit dessen Angaben, Erklärungen bzw. Nachweisen die Eignung nachgewiesen werden soll (notwendiger Unterauftragnehmer), sind die für die Prüfung der persönlichen Lage sowie der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erforderlichen Unterlagen für jedes Bietergemeinschaftsmitglied sowie für den (oder die) notwendigen Unterauftragnehmer vorzulegen.

Die technische Leistungsfähigkeit eines Mitglieds oder einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft bzw. eines notwendigen Unterauftragnehmers reicht zur Annahme der Eignung der Bietergemeinschaft/des Bieters nur aus, wenn dieses Mitglied/diese Mitglieder/der notwendige Unterauftragnehmer nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der jeweiligen Leistung zuständig sein soll/sollen. Die interne Arbeitsverteilung ist im Teilnahmeantrag darzustellen. Wird der Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit durch ein Mitglied/einzelne Mitglieder der Bietergemeinschaft/den notwendigen Unterauftragnehmer erbracht, welche/s/r nach der internen Arbeitsverteilung für diesen Leistungsteil im Rahmen der ausgeschriebene Leistung zuständig ist/sind, wird die Bietergemeinschaft/der Bieter als Ganzes als technisch leistungsfähig angesehen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

National und international setzt die KAS sich durch politische Bildung für Frieden, Freiheit und Gerechtigkeit ein. Die Festigung der Demokratie, die Förderung der europäischen Einigung, die Intensivierung der transatlantischen Beziehungen und die entwicklungspolitische Zusammenarbeit sind unsere besonderen Anliegen.

Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung sowie teilweise Hosting des VBS/DMS, derzeit auf Basis von FAVORIT/Documentum bzw. fav2, mit seinen Komponenten, darunter Liferay (Portal(e)) und Cubeware. Dies alles ist im Rahmen der Projekte PASTIS, VIBESA und anderer Projekte durchzuführen.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Projektmanagement, Controlling und Qualitätssicherung
Kurze Beschreibung:

Los 1 umfasst: „Projektmanagement, Controlling und…

… Qualitätssicherung“.Ziel der Ausschreibung ist das übergreifende Projektmanagement sowie Controlling und die Qualitätssicherung über alle Lose und damit verbundene Projekte bzw. Aufträge im Rahmen der Ausschreibung „VBS/DMS und Komponenten“. Los 1 kommt damit eine übergreifende, überwachende und koordinierende Rolle zu.

… Qualitätssicherung“.

Ziel der Ausschreibung ist das übergreifende Projektmanagement sowie Controlling und die Qualitätssicherung über alle Lose und damit verbundene Projekte bzw. Aufträge im Rahmen der Ausschreibung „VBS/DMS und Komponenten“. Los 1 kommt damit eine übergreifende, überwachende und koordinierende Rolle zu.

Menge oder Umfang: Der geschätzte Auftragswert liegt bei 1 000 000 bis 1 500 000 EUR.
Zusätzliche Angaben zu den Losen:

Ein Bewerber darf sich nur auf jeweils ein Los bewerben und kann damit auch den Zuschlag nur für jeweils ein Los erhalten. Bewirbt sich ein Bewerber, auch als Mitglied einer Bietergemeinschaft, auf mehr als ein Los, werden diese Bewerbungen vom Verfahren ausgeschlossen.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Betrieb, Pflege und Wartung, Anpassung und Ergänzung DMS-spezifischer Funktionen auf Basis von Documentum/FAVORIT
Kurze Beschreibung:

Los 2 umfasst: „Betrieb, Pflege und Wartung, Anpassung und Ergänzung DMS-spezifischer Funktionen auf Basis von…

… Documentum/FAVORIT“.Ziel der Ausschreibung sind der Weiterbetrieb, die Pflege und der Ausbau des VBS/DMS, derzeit basierend auf Documentum/FAVORIT mit Anbindung der ERP-Software MACH Finanzen, der Adress- und CRM-Datenbank alpha-Office, des Portals Liferay (inkl. Portal-Hosting), der BI-Software Cubeware, des Scan-Systems CAPTIVA, des E-Mail-Clients Lotus Notes und der MS Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint).

… Documentum/FAVORIT“.

Ziel der Ausschreibung sind der Weiterbetrieb, die Pflege und der Ausbau des VBS/DMS, derzeit basierend auf Documentum/FAVORIT mit Anbindung der ERP-Software MACH Finanzen, der Adress- und CRM-Datenbank alpha-Office, des Portals Liferay (inkl. Portal-Hosting), der BI-Software Cubeware, des Scan-Systems CAPTIVA, des E-Mail-Clients Lotus Notes und der MS Office-Produkte (Word, Excel, PowerPoint).

Menge oder Umfang: Der geschätzte Auftragswert liegt bei 2.500.000 bis 3.000.000 Euro.
Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Pflege, Wartung und Weiterentwicklung des Portals campus.kas.de im Systemverbund VIBESA und zusätzlich aufzusetzender Portale auf Basis von Liferay
Kurze Beschreibung:

Los 3 umfasst: „Pflege, Wartung und Weiterentwicklung sowie Hosting des Portals campus.kas.de im Systemverbund VIBESA und zusätzlich aufzusetzender Portale auf Basis von…

… Liferay“.Ziel der Ausschreibung sind das Hosting, der Weiterbetrieb, die Pflege und der Ausbau des Portals campus.kas.de im Systemverbund VIBESA, nachdem der bisherige Rahmenvertrag ausläuft. Der Ausbau umfasst die Implementierung umfassender sozialer Netzwerkfunktionalitäten und die Anbindung (Schnittstelle oder vollständige Integration) des Portals der Altstipendiaten.Der Betrieb des VIBESA-Portals campus.kas.de wird derzeit von einem externen Hoster in Beauftragung des bisherigen AN geleistet, die Fachadministration erfolgt durch Mitarbeiter der KAS. Es ist seitens des AG geplant, das Hosting in die Verantwortung des neuen AN zu überführen. Die unterbrechungsfreie Fortführung des Dienstes und die kontinuierliche Verfügbarkeit des Portals campus.kas.de sind vom AN sicherzustellen.Das Portal ist auf der Basis der Liferay Community Version programmiert mit den kundenspezifischen Anpassungen, die wir für unsere Fachverfahren benötigen. Die Kommunikation zwischen dem Portal und FAVORIT/fav2 geschieht über bidirektionale Web-Service-Schnittstellen. Beide Seiten bieten jeweils eine Schnittstelle an. Sicherheitskritische Schnittstellen werden mit WS-Security gesichert. Die technische Dokumentation beinhaltet ausführliche Beschreibungen der einzelnen Services und Methoden und wird nach Zuschlag zur Verfügung gestellt.Das Portal muss hochverfügbar sein und auch in Spitzenzeiten, in denen sehr viele User zeitgleich Aktionen im Portal ausführen (z. B. ablaufende Bewerbungsfrist), stabil und schnell funktionieren.Zusätzlich werden weitere Portale von der KAS geplant. Diese sollen auf Basis von Liferay konzipiert, umgesetzt und eingeführt werden. Die genaue Anzahl und Art der zusätzlichen Portale ist noch nicht bekannt. Es wird erwartet, dass der AN sich an der Konzeption und Umsetzung dieser Portale beteiligt bzw. diese übernimmt. Die Arbeiten sollen im Umfang des Rahmenvertrags geleistet werden.

… Liferay“.

Ziel der Ausschreibung sind das Hosting, der Weiterbetrieb, die Pflege und der Ausbau des Portals campus.kas.de im Systemverbund VIBESA, nachdem der bisherige Rahmenvertrag ausläuft. Der Ausbau umfasst die Implementierung umfassender sozialer Netzwerkfunktionalitäten und die Anbindung (Schnittstelle oder vollständige Integration) des Portals der Altstipendiaten.

Der Betrieb des VIBESA-Portals campus.kas.de wird derzeit von einem externen Hoster in Beauftragung des bisherigen AN geleistet, die Fachadministration erfolgt durch Mitarbeiter der KAS. Es ist seitens des AG geplant, das Hosting in die Verantwortung des neuen AN zu überführen. Die unterbrechungsfreie Fortführung des Dienstes und die kontinuierliche Verfügbarkeit des Portals campus.kas.de sind vom AN sicherzustellen.

Das Portal ist auf der Basis der Liferay Community Version programmiert mit den kundenspezifischen Anpassungen, die wir für unsere Fachverfahren benötigen. Die Kommunikation zwischen dem Portal und FAVORIT/fav2 geschieht über bidirektionale Web-Service-Schnittstellen. Beide Seiten bieten jeweils eine Schnittstelle an. Sicherheitskritische Schnittstellen werden mit WS-Security gesichert. Die technische Dokumentation beinhaltet ausführliche Beschreibungen der einzelnen Services und Methoden und wird nach Zuschlag zur Verfügung gestellt.

Das Portal muss hochverfügbar sein und auch in Spitzenzeiten, in denen sehr viele User zeitgleich Aktionen im Portal ausführen (z. B. ablaufende Bewerbungsfrist), stabil und schnell funktionieren.

Zusätzlich werden weitere Portale von der KAS geplant. Diese sollen auf Basis von Liferay konzipiert, umgesetzt und eingeführt werden. Die genaue Anzahl und Art der zusätzlichen Portale ist noch nicht bekannt. Es wird erwartet, dass der AN sich an der Konzeption und Umsetzung dieser Portale beteiligt bzw. diese übernimmt. Die Arbeiten sollen im Umfang des Rahmenvertrags geleistet werden.

Menge oder Umfang: Der geschätzte Auftragswert liegt bei 700.000 bis 1.000.000 Euro.
Losnummer: 4
Bezeichnung des Loses: Pflege, Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung des KAS-internen Reportings für PASTIS, VIBESA und andere Fachbereiche auf Basis von Cubeware
Kurze Beschreibung:

Los 4 umfasst: „Pflege, Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung des KAS-internen Reportings für PASTIS, VIBESA und andere Fachbereiche auf Basis von…

… Cubeware“.Gegenstand des Loses 4 ist die Unterstützung des AG bei der Erstellung und der Pflege von Berichten (Reports) aus der ERP-Software MACH und dem Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystem FAVORIT/fav2 mittels der BI-Software Cubeware.Der AG setzt bereits eine Vielzahl von Berichten im Gesamtsystem ein, die gepflegt werden müssen, es sind weitere Berichte auch aus anderen Fachbereichen oder Systemen geplant, die vom AN entwickelt und gepflegt werden müssen. Umfang und Anforderungen an die neu zu erstellenden Berichte sind noch nicht im Detail bekannt.

… Cubeware“.

Gegenstand des Loses 4 ist die Unterstützung des AG bei der Erstellung und der Pflege von Berichten (Reports) aus der ERP-Software MACH und dem Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystem FAVORIT/fav2 mittels der BI-Software Cubeware.

Der AG setzt bereits eine Vielzahl von Berichten im Gesamtsystem ein, die gepflegt werden müssen, es sind weitere Berichte auch aus anderen Fachbereichen oder Systemen geplant, die vom AN entwickelt und gepflegt werden müssen. Umfang und Anforderungen an die neu zu erstellenden Berichte sind noch nicht im Detail bekannt.

Menge oder Umfang: Der geschätzte Auftragswert liegt bei 400.000 bis 700.000 Euro.

Los 1: 1 000000 bis 1 500 000 EUR;

Los 2: 2 500 000 bis 3 000 000 EUR;

Los 3: 700 000 bis 1 000 000 EUR;

Los 4: 400 000 bis 700 000 EUR.

Dauer: 48 Monate
Referenznummer: 159423
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Sankt Augustin und Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Hinweise für Bietergemeinschaften und für die Einbeziehung von Unterauftragnehmern unter VI.3) der Bekanntmachung sind für die Abgabe/Einreichung von Erklärungen/Nachweisen zu beachten.

1. Beschreiben Sie die Struktur Ihres Unternehmens sowie des für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereichs (Öffentlichen Verwaltung, Einrichtungen der öffentlichen Hand).

— Wann wurde Ihr Unternehmen und wann der für diese Ausschreibung relevante Geschäftsbereich (ÖV, Einrichtungen der öffentlichen Hand) gegründet?

Hinweis: Diese Anforderung geht nicht in die Bewertung ein.

— Zur Sicherstellung der Zuverlässigkeit müssen folgende Unterlagen dem Teilnahmeantrag beigefügt sein:

2. Eine Eigenerklärung zum Unternehmen mit:

— Name, Rechtsform, Anschrift des Unternehmens,

— Gründungsdatum,

— Gesellschafter bzw. Beteiligungsstruktur,

— Darstellung der für das Unternehmen vorgesehenen Leistungserbringung (interne Arbeitsverteilung zwischen beteiligten Unternehmen).

3. Eine Erklärung der Bietergemeinschaft (soweit eine solche den Teilnahmeantrag einreicht).

4. Eine Erklärung über den Einsatz notwendiger Nachunternehmer, mit deren Hilfen die Anforderungen (der Leistungsfähigkeit und Fachkunde) erbracht werden sollen, sowie über bekannte sonstige Nachunternehmer.

5. Eine Erklärung, dass keine Einträge im aktuellen Gewerbezentralregister bzw. einer vergleichbaren Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Herkunftslandes (nicht älter als 6 Monate zum Schlusstermin gemäß Ziffer IV.3.4) vorhanden sind.

6. Eine Erklärung, dass die in § 6 EG Abs. 4 und Abs. 6, 19 EG Abs. 3 Buchstabe f VOL/A aufgeführten Tatbestände nicht zutreffen.

Hinweis:

Bei Bietergemeinschaften sind neben der einmaligen Erklärung zu 3. die geforderten Angaben zu 1., 2., 4., 5. und 6. für jedes Unternehmen gesondert aufzuführen.

Bei Nachunternehmern sind die geforderten Angaben zu 1., 2., 5. und 6. für jedes Unternehmen gesondert aufzuführen.

Notwendige Nachunternehmer haben zudem eine Mittelbereitstellungserklärung vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die Hinweise für Bietergemeinschaften und für die Einbeziehung von Unterauftragnehmern unter VI.3) der Bekanntmachung sind für die Abgabe/Einreichung von Erklärungen/Nachweisen zu beachten.

1. Der Bewerber hat eine Eigenerklärung abzugeben, dass er über eine in Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung (Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung) oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU mit einer Mindestdeckungssumme i. H. v. 500 000 EUR verfügt oder über eine entsprechende verbindliche Zusage eines Versicherungsunternehmens zum Abschluss einer solchen Versicherung verfügt. Spätestens vor Zuschlagserteilung ist auf Verlangen das Vorliegen einer solchen Versicherung nachzuweisen (Ausschlusskriterium).

2. Beschreiben Sie die Struktur Ihres Unternehmens. Legen Sie den Schwerpunkt auf den für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereich (Öffentliche Verwaltung, Einrichtungen der öffentlichen Hand).

3. Stellen Sie den Umsatz für den für diesen Teilnahmeantrag relevanten Geschäftsbereich in den letzten 3 Jahren dar.

4. Stellen Sie den Umsatz aufgeschlüsselt auf ausschreibungsrelevante Projekte in den letzten 3 Jahren dar.

5. Geben Sie an, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen derzeit beschäftigt.

6. Geben Sie an, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen im für die Ausschreibung maßgeblichen Geschäftsbereich beschäftigt.

Mindeststandards: — Alle Ausschlusskriterien müssen bestätigt werden/erfüllt sein.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Erfolgen gemäß VOL/B nach Abnahme:

Der Auftragnehmer erstellt seine Rechnungen nach erbrachter Leistung und nach erfolgter Abnahme durch den Auftraggeber. Abschlagszahlungen sind für bestimmte Einzelaufträge möglich und können in vertretbarer Höhe, je nach Wert der erbrachten Teilleistung, erfolgen. Dazu ist vorab mit dem Auftraggeber für den jeweiligen Einzelauftrag (Abruf) eine gesonderte Vereinbarung zu treffen, die die zu erreichenden Teilleistungen und Abschläge für die Leistungsdurchführung regelt. Abschlagszahlungen gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung. Die Zahlung des Rechnungsbetrages erfolgt nach Eingang einer prüfbaren Rechnung innerhalb von 30 Tagen.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 48
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Die Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt nach folgendem Schema:

Aus den Multiplikatoren der Bewertungs- und Gewichtungspunkte werden die Eignungspunkte errechnet. Insgesamt sind maximal 3 000 Eignungspunkte erreichbar. Für die Erfüllung der Eignungsanforderungen für dieses Vorhaben wird von den Bewerbern das Erreichen einer Mindesteignung von insgesamt 75 % (2 250 Eignungspunkte) gefordert.

Sollten mehr als 5 Bewerber je Los die geforderten Eignungsanforderungen erfüllen, wird eine Rangfolge, gemäß den jeweiligen erreichten Eignungspunkten, unter diesen geeigneten Bewerbern ermittelt, und es werden die fünf Rangfolgenbesten zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Für den Fall einer eventuellen Punktgleichheit unter mehr als fünf Rangfolgenbesten entscheidet das Losverfahren für die Festlegung der Rangfolge.

Formal korrekte Teilnahmeanträge werden zunächst hinsichtlich der festgelegten Eignungskriterien beurteilt. Dabei führt das Nichtbeachten von (A)-Kriterien zum Ausschluss des eingereichten Teilnahmeantrages.

Bewertungskriterien werden hinsichtlich des Erfüllungsgrades bewertet und mit einer bestimmten Punktezahl (siehe unten) gewichtet. Der Auftraggeber wird die Teilnahmeanträge dahingehend prüfen und bewerten, inwiefern die Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers, zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und zur technischen Leistungsfähigkeit eine ordnungsgemäße Auftragserfüllung erwarten lassen.

Die Punktevergabe erfolgt anhand der Bewertungsmatrizen aus „Bewertungsmatrix_TNA_Los-x“.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.kas.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.evergabe-online.de 🌏
Name: Die Vergabeunterlagen stehen ausschließlich in elektronischer Form
Postanschrift: Auf der Vergabeplattform des Bundes zum download zur Verfügung
Postort: http://www.evergabe-online.de

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 159423
Zusätzliche Informationen

Zur Teilnahme an der Ausschreibung sind die Teilnahmeanträge im Original zu unterschreiben und im verschlossenen Umschlag bis zur angegeben Frist an die ausschreibende Stelle einzureichen. Geforderte Erklärungen, Nachweise, Bescheinigungen, Zertifikate sind abzugeben bzw. beizulegen. Der Umschlag ist außen mit einem Adresszettel zu versehen, der Kapitel 2.3 der Anlage „Bewerbungsbedingungen“ entnommen werden kann.

Die Teilnahmeanträge sind in einfacher (originaler) Ausfertigung in kopierfähiger Form (ohne Spiral- oder Klebebindungen etc.) einzureichen. Zusätzlich dazu ist der Teilnahmeantrag in elektronischer Form (als Word- oder PDF-Format) auf einem Datenträger (USB-Stick, DVD/CD) beizufügen.

Sollte der elektronische Teilnahmeantrag inhaltlich vom schriftlichen Antrag abweichen, so gilt ausschließlich der schriftliche Antrag.

Eine Teilnahme an dieser Ausschreibung auf ausschließlich elektronischem Wege ist ausgeschlossen.

Der Teilnahmeantrag ist in folgender Hauptstruktur zu erstellen und vorzulegen:

1. Anschreiben zum Teilnahmeantrag.

2. Beantwortung der Fragen zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Fachkunde:

Auf die in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) gestellten Fragen ist ausführlich und in allen Punkten einzugehen, dabei muss die vorgegebene Struktur eingehalten werden. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch), die wie oben dargestellt zu beziehen ist. Vorgefertigte Publikationen oder Werbematerial werden in der Bewertung nicht berücksichtigt.

3. Unterschrift:

Der Teilnahmeantrag ist mit Datum und Unterschrift des Bewerbers abzuschließen.

Hinweise für Bietergemeinschaften und für die Einbeziehung von Unterauftragnehmern:

Handelt es sich bei dem Bewerber um eine Bietergemeinschaft, so ist die Erklärung zur Bietergemeinschaft in der Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) auszufüllen und durch alle Mitglieder der Bietergemeinschaft zu unterzeichnen. In diesem Fall ist der Vordruck (weiße Tabellenfelder) zu ergänzen. Andernfalls ist diese Erklärung nicht auszufüllen / zu unterzeichnen. Die Bietergemeinschaft muss erklären, dass im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft gebildet wird. Es ist anzugeben, aus welchen Mitgliedern die Bietergemeinschaft besteht (mit Firmenname, Adresse, Ansprechpartner und Telefonnummer). Die Bietergemeinschaft muss zudem eine Person benennen, die für die Abgabe des Teilnahmeantrags sowie des Angebots der Bewerber-/Bietergemeinschaft, den Abschluss und die Durchführung des Vertrags und zur rechtsverbindlichen Vertretung gegenüber dem Auftraggeber und bei der Durchführung des Vertrages bevollmächtigt ist. Die Bietergemeinschaft muss erklären, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft für die Erfüllung sämtlicher vertraglicher Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften. Außerdem muss die Bietergemeinschaft erklären, dass die Mitglieder der Bietergemeinschaft entweder hinsichtlich der ausgeschriebenen Leistungen in keinem tatsächlichen oder potentiellen Wettbewerbsverhältnis zueinander stehen oder kein Mitglied der Bietergemeinschaft jeweils allein für sich hinreichend leistungsfähig ist, um eigenständig die geforderten Leistungen anzubieten und erst der Zusammenschluss der Mitglieder zu einer Bietergemeinschaft diese in die Lage versetzt, ein den Anforderungen des Auftrags entsprechendes Leistungsangebot bereit zu stellen.

Ist für die Leistungserbringung der Einsatz eines Unterauftragnehmers vorgesehen, mit dessen Angaben, Erklärungen bzw. Nachweisen die Eignung nachgewiesen werden soll (notwendiger Unterauftragnehmer), so ist die Erklärung zur Mittelbereitstellung in Anlage „Beantwortungsvorlage_TNA_Los-x“ (Los-spezifisch) für jeden notwendigen Unterauftragnehmer (ggf. duplizieren) auszufüllen und durch jeden notwendigen Unterauftragnehmer zu unterzeichnen. In diesem Fall ist der Vordruck (weiße Tabellenfelder) zu ergänzen. Andernfalls ist diese Erklärung nicht auszufüllen/zu unterzeichnen.

Der Bieter muss für den notwendigen Nachunternehmer eine Erklärung zur Mittelbereitstellung mit Angabe des Unternehmens, PLZ/Ort, Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail angeben. Es ist zu erklären, welche Teilleistungen im Falle der Zuschlagserteilung an den Bewerber / die Bietergemeinschaft in dem Vergabeverfahren „Betrieb und Weiterentwicklung eines Vorgangsbearbeitungs- und Dokumentenmanagementsystems (VBS/DMS) und Komponenten“ für die Erfüllung des Auftrages erbracht und welche notwendigen Ressourcen (z. B. Mitarbeiter, technische Mittel oder Know how) bereitgestellt werden.

Bei der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei Einsatz eines Unterauftragnehmers, mit dessen Angaben, Erklärungen bzw. Nachweisen die Eignung nachgewiesen werden soll (notwendiger Unterauftragnehmer), sind die für die Prüfung der persönlichen Lage sowie der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erforderlichen Unterlagen für jedes Bietergemeinschaftsmitglied sowie für den (oder die) notwendigen Unterauftragnehmer vorzulegen.

Die technische Leistungsfähigkeit eines Mitglieds oder einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft bzw. eines notwendigen Unterauftragnehmers reicht zur Annahme der Eignung der Bietergemeinschaft/des Bieters nur aus, wenn dieses Mitglied/diese Mitglieder/der notwendige Unterauftragnehmer nach der internen Arbeitsverteilung für die Durchführung der jeweiligen Leistung zuständig sein soll/sollen. Die interne Arbeitsverteilung ist im Teilnahmeantrag darzustellen. Wird der Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit durch ein Mitglied/einzelne Mitglieder der Bietergemeinschaft/den notwendigen Unterauftragnehmer erbracht, welche/s/r nach der internen Arbeitsverteilung für diesen Leistungsteil im Rahmen der ausgeschriebene Leistung zuständig ist/sind, wird die Bietergemeinschaft/der Bieter als Ganzes als technisch leistungsfähig angesehen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, der Konrad-Adenauer-Stiftung e. V. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich bei der KAS zu rügen (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder Bewerbung gegenüber der KAS geltend gemacht werden (§ 107 Abs. 3 Nr. 2-3 GWB).

Teilt die KAS dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen. Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch die KAS geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die KAS.

Quelle: OJS 2015/S 228-415311 (2015-11-23)

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