Dienstleistungen des Veranstaltungs-/Besucherservice in der Berliner Philharmonie und im Kammermusiksaal der Philharmonie

Zusätzliche Informationen

Für den Teilnahmeantrag haben die Bewerber die vom Auftraggeber auf dessen Internetseite https://intern.berliner-philharmoniker.de/va-service/ (dort einloggen mit folgenden Zugangsdaten: Benutzer: va-service, Passwort: cBCXwmmPw3CNfj) zum Download zur Verfügung gestellten Unterlagen zu verwenden. Der Auftraggeber weist jedoch darauf hin, dass die Vergabe der ausgeschriebenen Leistungen im Wege eines Nicht Offenen Verfahrens erfolgt, d. h., es werden derzeit noch keine Vergabeunterlagen zur Abgabe eines Angebotes versandt. Die derzeit abzufordernden Unterlagen dienen somit nur der Einreichung eines Teilnahmeantrages auf Grundlage der bekannt gemachten Informationen. Bei der Erarbeitung und Übersendung der Teilnahmeanträge ist zudem Folgendes zu beachten:

1. Die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag postalisch (der Eingang beim Auftraggeber ist für die Einhaltung der Frist maßgeblich) an die unter I.1 angegebene Adresse zu schicken oder persönlich dort abzugeben (Abgabe bei der Poststelle; diese ist besetzt von Montag bis Freitag 9:00 bis 12:00 Uhr). Der Teilnahmeantrag ist in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und außen deutlich sichtbar – idealerweise im Fettdruck – mit dem Betreff „Teilnahmeantrag zum Vergabeverfahren: Dienstleistungen des Veranstaltungs-/Besucherservice in der Berliner Philharmonie und im Kammermusiksaal der Philharmonie / Nicht Öffnen“ zu versehen. Die elektronische Übermittlung der Teilnahmeanträge ist ausgeschlossen. Elektronisch übermittelte Teilnahmeanträge werden nicht berücksichtigt und vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

2. Die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.

3. Es sollen nur die geforderten Erklärungen und Nachweise dem Teilnahmeantrag beigefügt werden. Der Inhalt allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. wird nicht berücksichtigt.

4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.

5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bewerber oder externen Stellen verlangt oder eingeholt werden können.

6. Der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen per E-Mail und in deutscher Sprache zu stellen; telefonische Anfragen werden nicht beantwortet. Antworten auf Bewerberfragen werden auf der Internetseite des Auftraggebers https://intern.berliner-philharmoniker.de/va-service/ (dort einloggen mit folgenden Zugangsdaten: Benutzer: va-service, Passwort: cBCXwmmPw3CNfj) veröffentlicht; eine zusätzliche Beantwortung der Bieterfragen per E-Mail erfolgt grundsätzlich nicht.

7. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, kann eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften erfolgen. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.

8. Die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten.

9. Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zu Auftragsbekanntmachungen desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der europaweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.

Objektive Auswahlkriterien

Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren der Angebotsaufforderung zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Fehlen vereinzelt Unterlagen, kann der Auftraggeber unter Fristsetzung die Vervollständigung nachfordern. Ein Anspruch der Bewerber auf Nachforderung durch den Auftraggeber besteht jedoch grundsätzlich nicht. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise zu III.2.). Sind mehr als 5 geeignete Bewerber vorhanden, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand folgender Angaben der Bewerber gemäß III.2.1), III.2.2) und III.2.3) mit folgender Gewichtung:1. Qualitative Bewertung der angegebenen Referenzen gemäß III.2.2. im Hinblick auf ihre Vergleichbarkeit mit den zu erbringenden Dienstleistungen (eine Vergleichbarkeit ist umso eher dann gegeben, wenn die referenzierten Dienstleistungen in einer vergleichbaren kulturellen Einrichtung wie der Berliner Philharmonie erbracht wurden). Gewichtung 40 %.2. Qualitative Bewertung der angegebenen Referenzen gemäß III.2.2. im Hinblick auf die daraus resultierende Branchenerfahrung des Bewerbers (die Branchenerfahrung ist umso höher, je mehr und längerfristige Aufträge der Bewerber nachweisen kann). Gewichtung 40 %.3. Umsatz gemäß III.2 mit vergleichbaren Leistungen (vergleichbare Dienstleistungen sind der Veranstaltungs-/Besucherservice in kulturellen Einrichtungen auf hohen und höchstem künstlerischen Niveau). Gewichtung 20 %.Sollten fünf oder mehr vollständige Teilnahmeanträge vorliegen, behält sich der AG zudem vor, unvollständige Teilnahmeanträge ohne Nachforderung fehlender Erklärungen und Nachweise auszuschließen.