Digitalisierung von Patientenakten und revisionssichere Langzeitarchivierung

Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben GmbH

Das Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben GmbH ist ein Krankenhaus der Schwerpunktversorgung mit den Standorten Quedlinburg, Wernigerode, Blankenburg und Ballenstedt. Mit über 2 000 Mitarbeitern, ca. 970 Betten und einem Umsatz von über 130 000 000 EUR pro Jahr ist das Harzklinikum das größte kommunale Krankenhaus Sachsen-Anhalts. Jährlich werden ca. 35 000 stationäre Patienten und ca. 51 900 ambulante Patienten behandelt.
Daneben betreibt das Harzklinikum drei weitere Tochtergesellschaften in den Bereichen ambulante Medizin, Altenpflege, Küchenversorgung und Gebäudereinigung.
Neben der Basisversorgung des internistischen und chirurgischen Spektrums und der Psychiatrie, gibt es hochspezialisierte Bahandlungsangebote in Schwerpunktabteilungen und zertifizierten Zentren.
Zur Qualitäts- und Effizienssteigerung der Archivierung soll durch einen Dienstleister die Digitalisierung von Patientenakten und die revissionssichere Langzeitarchivierung der stationären Patientenakten übernommen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-10-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-09-03.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben GmbH

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Datenverarbeitung › Datenspeicherung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Harz

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-09-03	Auftragsbekanntmachung
2015-11-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-09-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Menge oder Umfang:

Der Auftrag umfasst die werktägliche Abholung von 7:00 bis 15:00 Uhr von papiergebundener stationären Patientenakten.An den Standorten Quedlinburg und Wernigerode. Nach erfolgter Registratur und Aufbereitung werden die Akten digitalisiert und langzeitarchiviert. Der Auftrag umfasst jährlich ca. 35 000 Patientenakten je ca. 60 Seiten.Der Auftrag soll zum 1.1.2016-31.12.2017 mit Verlängerungsmöglichkeit ausgeführt werden.Hinweis: obige Angaben sind zunächst Orientierungsinformationen; Details und endgültige Informationen erhalten die Bieter mit den Vergabeunterlagen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben GmbH
Postanschrift: Ditfurter Weg 24
Postleitzahl: 06484
Postort: Quedlinburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.harzklinikum.com 🌏
E-Mail: a1eu2015@harzklinikum.com 📧
Telefon: +49 39469091725 📞
Fax: +49 39469091705 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-09-03 📅
Einreichungsfrist: 2015-10-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-09-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 173-315237
ABl. S-Ausgabe: 173
Zusätzliche Informationen

Es finden Bieterpräsentationen am Sitz des Auftraggebers in Quedlinburg statt. Feste Termine hierfür sind am 30.10.2015 10:00 Uhr und 14:00 Uhr. Die Einladung zur Präsentation erfolgt schriftlich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Daneben betreibt das Harzklinikum drei weitere Tochtergesellschaften in den Bereichen ambulante Medizin, Altenpflege, Küchenversorgung und Gebäudereinigung.

Neben der Basisversorgung des internistischen und chirurgischen Spektrums und der Psychiatrie, gibt es hochspezialisierte Bahandlungsangebote in Schwerpunktabteilungen und zertifizierten Zentren.

Zur Qualitäts- und Effizienssteigerung der Archivierung soll durch einen Dienstleister die Digitalisierung von Patientenakten und die revissionssichere Langzeitarchivierung der stationären Patientenakten übernommen werden.

Menge oder Umfang:

Der Auftrag umfasst die werktägliche Abholung von 7:00 bis 15:00 Uhr von papiergebundener stationären Patientenakten.

An den Standorten Quedlinburg und Wernigerode. Nach erfolgter Registratur und Aufbereitung werden die Akten digitalisiert und langzeitarchiviert. Der Auftrag umfasst jährlich ca. 35 000 Patientenakten je ca. 60 Seiten.

Der Auftrag soll zum 1.1.2016-31.12.2017 mit Verlängerungsmöglichkeit ausgeführt werden.

Hinweis: obige Angaben sind zunächst Orientierungsinformationen; Details und endgültige Informationen erhalten die Bieter mit den Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Optionen:

Verlängerung um ein Jahr mit der schriftlichen Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer bis spätestens 30.6.2017 über die Inanspruchnahme der Option.

Details und endgültige Informationen erhalten die Bieter mit den Vergabeunterlagen.

Referenznummer: A/1/EU/2015
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Quedlinburg und Wernigerode.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Bescheinigung der Eintragung in das Unternehmer- Lieferantenverzeichnis (ULV) der Auftragsberatungsstelle Sachsen- Anhalt oder IHK PQ-VOL oder folgende gleichwertige Einzelnachweise:

Bewerbererklärung des Landes Sachsen-Anhalts gem. MBL LSA Nr. 16/2009 RdErl. des MW vom 21.11.2008-41-32570/3 Gewerbeanmeldung und ggf. die Gewerbeummeldung oder vergleichbare Nachweise nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes, in dem der Bieter ansässig ist Aktueller Nachweis der Eintragung in das Handelsregister oder vergleichbare Nachweise nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Landes, in dem der Bieter ansässig ist Eigenerklärung zur Mitgliedschaft und Zahlung der Beiträge einer Berufsgenossenschaft Eigenerklärung über die Zahlung von Beiträgen einer gesetzlichen Krankenkasse Eigenerklärung; dass sich das Unternehmen nicht in Insolvenz oder Liquidation befindet.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung über die Zahlung von Steuern und Abgaben;

— Datenschutzerklärung/Zustimmungserklärung (Eigenerklärung);

— Eigenerklärung zu Umsätzen und Anzahl der Mitarbeiter der letzten 3 Geschäftsjahre;

— aktuelle Bescheinigung über eine branchenübliche Haftpflichtversicherung einschließlich des versicherten Risikos aus Datenschutzverletzungen durch Beifügung der Kopie des Versicherungsscheines, dem sowohl die Deckungshöhen als auch die abgesicherten Risiken entnommen werden können;

— Angabe von mindestens 3 Referenzobjekten in Krankenhäusern mit vergleichbarer Größenordnung und Aufgabenstellung zumindest für die Jahre 2014, 2013 und 2012 mit Kurzbeschreibungen, Anschrift des Kunden, namentlicher Nennung des Ansprechpartners, Telefonnummer, Bettenkapazität, Angabe des Volumens der verarbeiteten Belege pro Jahr, eingesetzter Archivsoftware, eingesetztes Dokumentenmanagementsystem lt. Formblatt;

— Nachweiserbringung durch Nennung eines erfolgreichen Projektabschlusses und Überführung in den Routinebetrieb von einem Referenzobjekt;

— Angabe des betreuenden Standortes des Bieters;

— Übersicht der Qualifikation der projektbetreuenden Mitarbeiter.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Nachweis einer gemäß DIN EN ISO 9001:2001 bzw. 9001:2008 zertifizierten Verarbeitungsstätte des Bieters;

— Nachweis der Datenintegration in das vorhandene Archivverwaltungssystem AVP einschließlich Nennung von mindestens einer Referenz, pro Referenz ist ein entsprechendes Formblatt auszufüllen und einzureichen;

— Nachweis der Datenintegration in das vorhandene Dokumentenmanagementsystem OS/ECM einschließlich Nennung mindestens einer Referenz, pro Referenz ist ein entsprechendes Formblatt auszufüllen und einzureichen;

— Detaillierte Datenschutzkonzeption;

— Nachweis eines Personal- und Maschinenausfallkonzeptes.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: S. Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Keine, gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen:

Erklärung zur Tariftreue und Entgeltgleichheit (§ 10 Abs. 1 und 3 des Landesvergabegesetz-Sachsen-Anhalt).

Erklärung zum Nachunternehmereinsatz (§ 13 Abs. 2 und 4 Landesvergabegesetz-Sachsen-Anhalt).

Beachtung der Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation (§ 12-Landesvergabegesetz Sachsen- Anhalt).

Ergänzende Vertragsbedingungen zu den §§ 12, 17 und 18 des Landesvergabegesetzes Sachsen-Anhalt.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2015-11-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2015-10-23 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (40)
2. Funktionalität (30)
3. Präsentation (30)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Dokumentenmanagement
Herrn Hardy Krüger
Internetadresse: www.harzklinikum.com 🌏
Name: Harzklinikum Dorothea Christiane Erxleben GmbH
Kontaktperson: Zentraleinkauf
Astrid Kiesel
Telefon: +49 39469091750 📞
Fax: +49 39469091755 📠

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2016-01-01 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: A/1/EU/2015
Zusätzliche Informationen

Es finden Bieterpräsentationen am Sitz des Auftraggebers in Quedlinburg statt.

Feste Termine hierfür sind am 30.10.2015 10:00 Uhr und 14:00 Uhr. Die Einladung zur Präsentation erfolgt schriftlich.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt
Postanschrift: Ernst- Kamieth- Str.2
Postort: Halle/Saale
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3455141536 📞
Fax: +49 3455141115 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gem. § 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB wird hingewiesen.

Insbesondere ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2015/S 173-315237 (2015-09-03)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2015-11-23)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-11-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-11-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 229-417000
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 173-315237
ABl. S-Ausgabe: 229

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-11-05 📅
Name: DMI GmbH & Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Str. 11- 13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt Sachsen- Anhalt
Postort: Halle (Saale)
Quelle: OJS 2015/S 229-417000 (2015-11-23)

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