SCAN-Dienstleistung als TP2 im Projekt Digitale Archivierung

Universitätsklinikum Jena

Das UK Jena beabsichtigt eine Umstellung des klinischen Betriebs von Papierakten auf ein Digitales Archiv unter Einbindung aller zu archivierenden aktuellen Papierakten.
Mit der Einführung eines zentralen digitalen Archivsystems am UKJ wird die Möglichkeit geschaffen, alle digital im Archivsystem vorliegenden Dokumente an sämtlichen klinischen und ausgewählten administrativen PC-Arbeitsplätzen online zu recherchieren.
Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung:
— des vorhandenen Aktenbestandes vollständig bis ca. 2 Jahre zurück;
— früherer Unterlagen auf Anforderung (on demand); und
— des aktuell anfallenden Aktenbestandes.
Es ist vorgesehen die Digitalisierung der Akten von einem professionellen Dienstleistungsunternehmen durchführen zu lassen.
Dabei ist das Digitalisieren der Akten mit eigenem Personal und technischem Equipment, entweder vor Ort beim Kunden (Servicestellen-Konzept) oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten möglich bzw. im Zuge des Dialogprozesses zu klären. Das gleiche gilt für die Übernahme und Einlagerung papiergestützter Krankenakten. Insbesondere bei Option 1 Absatz II.2.2).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-02-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-01-10.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• Universitätsklinikum Jena

Wie?

• Datenverarbeitung › Datenspeicherung
• Reprografische Dienstleistungen › Fotokopierdienste
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Thüringen › Jena, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-01-10	Auftragsbekanntmachung
2016-03-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2024-07-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-01-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Menge oder Umfang:

Basierend auf den aktuellen Fallzahlen muss davon ausgegangen werden, dass pro Kalenderjahr im UKJ ca. 60 000 (teil)stationäre und ca. 150 000 ambulante Fallakten (jahresbezogen) anfallen. Unter Berücksichtigung der Fallzahlenentwicklung, der hohen Belegzahl pro Akte und einem kontinuierlichen Anwachsen der Belegzahlen durch erhöhte Dokumentationsanforderungen kann derzeit mit ca. 8 000 000 neuen Belegen und in den Folgejahren mit einem Zuwachs von weiteren ca. 10 % gerechnet werden.Auf Basis des IST-Zustandes der Akten und der Erfahrungen von Mengengerüsten vergleichbarer Krankenhausarchive von einem neu entstehenden jährlichen Gesamtlagerbedarf kann für alle stationären und ambulanten Krankenakten von ca. 1 400 bis 1 600 lfd. Metern ausgegangen werden.Ein Großteil der bereits in digitaler Form verfügbaren Dokumente aus den verschiedenen klinischen Subsystemen (Laborbefunde, radiologische Befunde und Bilder etc.) des UKJ werden zukünftig über bereits vorhandene oder in Realisierung befindliche Standard-Schnittstellen direkt und revisionssicher im Archivsystem abgelegt werden können. Daher kann für die Digitalisierung zukünftig von einem jährlichen Rückgang der real zu scannenden Papierdokumente von ca. 10 % ausgegangen werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦

Verfahren
Verfahrensart: Wettbewerblicher Dialog
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Jena
Postanschrift: Paul-Schneider-Str. 2
Postleitzahl: 07747
Postort: Jena
Kontakt
Internetadresse: http://www.uniklinikum-jena.de/stabsstellevergabe.html 🌏
E-Mail: vergabestelle@med.uni-jena.de 📧
Telefon: +49 36419320180 📞
Fax: +49 36419320082 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-01-10 📅
Einreichungsfrist: 2015-02-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-01-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 010-012953
ABl. S-Ausgabe: 10
Zusätzliche Informationen

Im Zuge des Teilnahmewettbewerbes werden keine weiteren Unterlagen versendet oder bereitgestellt. Der verschlossene Umschlag des Teilnahmeantrages ist mit der Aufschrift: „Teilnahmeantrag für digitale Archivierung" zu kennzeichnen. Nach Auswertung der Teilnahmeanträge werden die Verdingungsunterlagen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die dafür ausgewählten Bewerber versendet. Fragen zum Vergabeverfahren sind ausschließlich schriftlich, vorzugsweise per E-Mail an die Stabsstelle Vergabe zu richten. Die Fragen der Bewerber werden beantwortet und in anonymisierter Form allen Bewerbern zur Verfügung gestellt. Sie sind spätestens 6 Werktage vor Ablauf der Bewerbungsfrist einzureichen, damit gewährleistet ist, dass die Fragen im Interesse der Bewerber rechtzeitig bearbeitet und auch für das entsprechende Angebot seitens der Bewerber noch berücksichtigt werden können. Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYYZV.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das UK Jena beabsichtigt eine Umstellung des klinischen Betriebs von Papierakten auf ein Digitales Archiv unter Einbindung aller zu archivierenden aktuellen Papierakten.

Mit der Einführung eines zentralen digitalen Archivsystems am UKJ wird die Möglichkeit geschaffen, alle digital im Archivsystem vorliegenden Dokumente an sämtlichen klinischen und ausgewählten administrativen PC-Arbeitsplätzen online zu recherchieren.

Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung:

— des vorhandenen Aktenbestandes vollständig bis ca. 2 Jahre zurück;

— früherer Unterlagen auf Anforderung (on demand); und

— des aktuell anfallenden Aktenbestandes.

Es ist vorgesehen die Digitalisierung der Akten von einem professionellen Dienstleistungsunternehmen durchführen zu lassen.

Dabei ist das Digitalisieren der Akten mit eigenem Personal und technischem Equipment, entweder vor Ort beim Kunden (Servicestellen-Konzept) oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten möglich bzw. im Zuge des Dialogprozesses zu klären. Das gleiche gilt für die Übernahme und Einlagerung papiergestützter Krankenakten. Insbesondere bei Option 1 Absatz II.2.2).

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Menge oder Umfang:

Auf Basis des IST-Zustandes der Akten und der Erfahrungen von Mengengerüsten vergleichbarer Krankenhausarchive von einem neu entstehenden jährlichen Gesamtlagerbedarf kann für alle stationären und ambulanten Krankenakten von ca. 1 400 bis 1 600 lfd. Metern ausgegangen werden.

Ein Großteil der bereits in digitaler Form verfügbaren Dokumente aus den verschiedenen klinischen Subsystemen (Laborbefunde, radiologische Befunde und Bilder etc.) des UKJ werden zukünftig über bereits vorhandene oder in Realisierung befindliche Standard-Schnittstellen direkt und revisionssicher im Archivsystem abgelegt werden können. Daher kann für die Digitalisierung zukünftig von einem jährlichen Rückgang der real zu scannenden Papierdokumente von ca. 10 % ausgegangen werden.

Beschreibung der Optionen:

Derzeit sind nachfolgende Optionen in der Diskussion:

— Option 1: Vergabe Scanndienstleistung mit Durchführung an einem anderen Standort und Einbeziehung eigenes Personal in Aktenvorbereitung;

— Option 2: Vergabe Scanndienstleistung in einem Service-Stellenkonzept im UKJ mit eigenem und fremden Personal;

— Option 3: Gründung einer Tochtergesellschaft mit einem Dienstleister in Minderbeteiligung 49 % zum Betrieb einer Service-Stelle im UKJ mit Beschlagnahmeschutz durch die Organschaft und Mehrheitsbeteiligung des UKJ.

Darüber hinaus ist optional beabsichtigt, zukünftig den gesamten Posteingang über den Scan-Dienstleister digital abzuwickeln.

Diese Leistungen betrifft ca. 250 000-270 000 Posteingänge pro Jahr, davon ca. 95 000 Rechnungseingänge pro Jahr.

Dauer: 120 Monate
Referenznummer: 112.W.14.167
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Universitätsklinikum Jena, 07740 Jena, Dienstleistungserbringung ggf. beim AN.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister;

— Kurze Darstellung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens;

— Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmers in den letzten 3 Geschäftsjahren gegliedert nach Berufgruppen;

— aktuelle Anzahl der Mitarbeiter im Bereich des Vergabegegenstandes.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Aktuelle Bankerklärung zur gegenwärtigen Finanz- und Liquiditätslage des Bieters;

— Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung;

— Gesamtumsatz des Unternehmers der letzten 3 Geschäftsjahre und insofern zutreffend der Umsatz der für den Auftrag relevanten Unternehmenssparte;

— Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach VOL/A § 6 EG Abs. 4 und 6.

Mindeststandards:

Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme von mind. 5 Mio EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (sofern diese Versicherungssumme derzeit nicht in der geforderten Höhe nachgewiesen werden kann, muss der Bewerber eine rechtsverbindliche Erklärung beigelegt werden, dass sie bei Auftragserteilung angepasst wird).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Liste der wesentlichen in den letzten Jahren erbrachten analogen Leistungen für universitäre bzw. vergleichbare medizinische Einrichtungen mit Bezeichnung und Umfang der Leistung sowie Leistungszeitraum und Ansprechpartner (mit Kontaktdaten bzw. Referenzschreiben);

— Zertifizierung nach ISO 9000/9001 oder vergleichbar;

— Liste der digitalen Archivierungssysteme, an welche die gescannten Patientenakten/-dokumente übergeben wurden;

— Zusicherung über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden, akteneinlagernden und -vernichtenden Dienstleistungen nach dem Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland, sowie des Thüringer Datenschutzgesetzes (ThürDSG) und des Thüringer Krankenhausgesetzes (ThürKHG), in den jeweils gültigen Fassungen.(Eigenerklärung).

Mindeststandards:

— Nachweis der Durchführung dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens 2 Krankenhäusern der Maximalversorgung mit mehr als 30 000 stationären Fällen p.a in den letzten 5 Jahren;

— Nachweis der Durchführung von externen (im Dienstleistungsunternehmen) und internen (vor Ort im Krankenhaus) dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens 5 Krankenhäusern mit mehr als 1 000 Betten in den letzten 5 Jahren;

— Nachweis der Durchführung der rechtskonformen Einlagerung von Patientenakten für mindestens 2 Krankenhäusern der Maximalversorgung mit mehr als 30 000 stationären Fällen p.a.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Laut ZVB des Universitätsklinikums Jena (siehe unter: http://www.uniklinikum-jena.de/MedWeb_media/Downloads/GB_Betr_u_Beschaffg/AllgGeschaeftsbedingungen_UKJ_07_2010.pdf) bzw. laut Verdingungsunterlagen (diese werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt).

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Es gelten die ZVB des Universitätsklinikums Jena in Verbindung mit dem bundesdeutschen Recht.

Laut Verdingungsunterlagen (diese werden mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt).

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit einem bevollmächtigten Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen:

Erklärung zur Beachtung der ILO-Kernarbeitsnormen und Tariftreuegesetz (§ 11 ThürVgG).

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 10
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Langfristige Bindung des Dienstleisters aus wirtschaftlichen, technischen und datenschutzrechtlichen Gründen zwingend.

Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Siehe Teilnahmebedingungen, ggf. Abschichtung von Bewerbern auf Grundlage der Referenzen gemäß III.2.3).

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stabsstelle Vergabe
Adresse des Käuferprofils: http://www.uniklinikum-jena.de/vergabeportal.html 🌏
URL der Dokumente: http://www.dtvp.de/Center/ 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 112.W.14.167
Zusätzliche Informationen

Im Zuge des Teilnahmewettbewerbes werden keine weiteren Unterlagen versendet oder bereitgestellt.

Der verschlossene Umschlag des Teilnahmeantrages ist mit der Aufschrift: „Teilnahmeantrag für digitale Archivierung" zu kennzeichnen.

Nach Auswertung der Teilnahmeanträge werden die Verdingungsunterlagen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe an die dafür ausgewählten Bewerber versendet.

Fragen zum Vergabeverfahren sind ausschließlich schriftlich, vorzugsweise per E-Mail an die Stabsstelle Vergabe zu richten.

Die Fragen der Bewerber werden beantwortet und in anonymisierter Form allen Bewerbern zur Verfügung gestellt.

Sie sind spätestens 6 Werktage vor Ablauf der Bewerbungsfrist einzureichen, damit gewährleistet ist, dass die Fragen im Interesse der Bewerber rechtzeitig bearbeitet und auch für das entsprechende Angebot seitens der Bewerber noch berücksichtigt werden können.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYYZV.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (ThLVwA)
Postanschrift: Weimarplatz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99432
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Telefon: +49 36137737276 📞
Fax: +49 36137739354 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist nachfolgend auf die zulässigen Rechtsbehelfe und durch einen Bieter einzuhaltenden Fristen hin.

Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 107 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer.

Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten.

Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.

Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 107 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1)). Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Universitätsklinikum Jena, Stabsstelle Vergabe
Fax: +49 36419320082 📠
Quelle: OJS 2015/S 010-012953 (2015-01-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-03-29)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postleitzahl: 07743
Kontakt
Telefon: +49 036419320180 📞
Fax: +49 036419320082 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 063-109299
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 010-012953
ABl. S-Ausgabe: 63
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAYREZ.

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Universitätsklinikum Jena, 07740 Jena.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (33)
2. Umsetzungskonzept (33)
3. Wertungszahl Leistungsinhalte LVZ (33)

Auftragsvergabe
Name: DMI GmbH & Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Straße 11-13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt (TThLVwA)
Quelle: OJS 2016/S 063-109299 (2016-03-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-07-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Zusatzleistung: Vertragsverlängerung zu Digitale Archivierung - TP 2 SCAN-Dienstleistungen
Referenznummer: 112.Z.24.044
Kurze Beschreibung:

Zusatzleistung: Vertragsverlängerung zu Digitale Archivierung - TP 2 SCAN-Dienstleistungen

Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: 112.Z.24.044
Beschreibung der Beschaffung: Vertragsverlängerung bis zum Abschluss des aktuellen Vergabeverfahrens
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Postanschrift: Universitätsklinikum Jena
Am Klinikum 1
Postleitzahl: 07747
Stadt: Jena
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️
Vergabekriterien
Preis ✅
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union in den nachstehend aufgeführten Fällen
Zusätzliche Lieferungen durch den ursprünglichen Lieferanten ✅

Auftragsvergabe
Ein Auftrag/Los wird vergeben ✅
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001
Vertragsnummer: 112.Z.24.044
Datum des Vertragsabschlusses: 2024-06-24 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0001
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: DMI GmbH & Co. KG
Nationale Registrierungsnummer: DE126044931
Postleitzahl: 48161
Postort: Münster
Region: Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@dmi.de 📧
Telefon: 025348005-0 📞
Größe des Wirtschaftsteilnehmers: Mittleres Unternehmen

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Universitätsklinikum Jena
Nationale Registrierungsnummer: DE150545777
Postanschrift: Kastanienstraße 1
Postleitzahl: 07747
Postort: Jena
Region: Jena, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Stabsstelle Vergabe
E-Mail: vergabestelle@med.uni-jena.de 📧
Telefon: +49 3641-9320180 📞
Fax: +49 3641-9320082 📠
URL: https://www.uniklinikum-jena.de/stabsstellevergabe.html 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.uniklinikum-jena.de/stabsstellevergabe.html 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
Haupttätigkeit
Gesundheit
Kommunikation
Kennung der vorherigen Bekanntmachung: 12953-2015
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYAH309
Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: 16900334-0001-29
Postanschrift: Jorge-Semprún-Platz 4
Region: Weimar, Kreisfreie Stadt 🏙️
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-01+02:00 📅
Quelle: OJS 2024/S 127-390616 (2024-07-01)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen (17)

Scanning und Rechnungsstellung (1)