Scandienstleistungen/Digitalisierung von Patientenakten (Vergabe-Nr. 016/15)

Universitätsklinikum Düsseldorf

Das UKD benötigt im Rahmen der digitalen Archivierung von Patientenakten ein umfangreiches Dienstleistungspaket, welches den Gesamtprozess zur Digitalisierung verschiedenster Dokumente, die Aktenvorbereitung, deren automatischer, softwaregestützter Belegerkennung, softwarebasierte Indexierung, Volltextgenerierung, den Export an das eingesetzte Archivsystem Pegasos der Firma Marabu und die Auftragsdatenverarbeitung, insbesondere die geregelte Aktenvernichtung umfasst. Optional soll auch eine Langzeitarchivierung auf Mikrofilm oder in digitaler Form in Betracht gezogen werden. Grundvoraussetzung für diese Dienstleistung ist die Übernahme der bereits vorhandenen Prozesse ohne zeitlichen Verzug und die komplette Beibehaltung der vorhandenen Funktionalitäten.
Beschreibung – Menge/Jahr (geschätzt):
— schwarz/weiß (Seiten) – 3 000 000;
— Graustufen (Seiten) – 50 000;
— Farbig (Seiten) – 450 000;
— manuelle Indexierung – 2 200 000;
— Vorgänge (Fälle) – 130 000;
— Akten-Vernichtung nach DIN 66399:2012, Sicherheitsstufe 4 (Blätter bzw. in kg) – 2 000 000 (Blätter) bzw. 10 000 (kg). Die Menge/Jahr bzw. kg/Jahr ergeben sich aus den tatsächlich gescannten Seiten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2015-08-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2015-07-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• Universitätsklinikum Düsseldorf

Wie?

• Scannerzubehör › Scannerdokumentenzuführung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2015-07-02	Auftragsbekanntmachung
2016-02-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2015-07-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scannerdokumentenzuführung
Menge oder Umfang: Siehe II.1.5).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scannerdokumentenzuführung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Düsseldorf
Postanschrift: Moorenstraße 5
Postleitzahl: 40225
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.uniklinik-duesseldorf.de 🌏
E-Mail: submission@med.uni-duesseldorf.de 📧
Telefon: +49 2118116208 📞
Fax: +49 2118119694 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2015-07-02 📅
Einreichungsfrist: 2015-08-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2015-07-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2015/S 128-235572
ABl. S-Ausgabe: 128
Zusätzliche Informationen

— Alle geforderten Erklärungen und Angaben (siehe III.2)) sind in deutscher Sprache abzugeben und rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Nachweise sind im Original oder ausnahmsweise in Fotokopie vorzulegen. Sofern Fotokopien vorgelegt werden, kann die Vergabe des Auftrags von der Vorlage der Originaldokumente abhängig gemacht werden. Fremdsprachigen Nachweisen ist eine deutsche Übersetzung beizufügen; — Der interessierte Bewerber wird gebeten, unter der folgenden E-Mail-Adresse die Bewerbungsunterlagen anzufordern: submission@med.uni-duesseldorf.de; — Der Teilnahmeantrag soll in einem verschlossenem Umschlag unter der in Punkt I.1) genannten Postanschrift zugestellt werden. Es kann auch persönlich (bzw. durch Boten, Kurier o. ä.) in der Submissionsstelle des Universitätsklinikums Düsseldorf, Geb. 17.21, Ebene 00, Raum 31, Moorenstraße 5, 40225 Düsseldorf in der Zeit von Montags bis Freitags zwischen 8 Uhr und 15 Uhr abgegeben werden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschreibung – Menge/Jahr (geschätzt):

— schwarz/weiß (Seiten) – 3 000 000;

— Graustufen (Seiten) – 50 000;

— Farbig (Seiten) – 450 000;

— manuelle Indexierung – 2 200 000;

— Vorgänge (Fälle) – 130 000;

— Akten-Vernichtung nach DIN 66399:2012, Sicherheitsstufe 4 (Blätter bzw. in kg) – 2 000 000 (Blätter) bzw. 10 000 (kg). Die Menge/Jahr bzw. kg/Jahr ergeben sich aus den tatsächlich gescannten Seiten.

Beschreibung der Optionen:

Es wird beabsichtigt den Vertrag für 12 Monate zu vergeben. Es wird beabsichtigt den Vertrag um ein Jahr zu verlängern, jedoch maximal drei Verlängerungen.

Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 12 Monate
Dauer: 12 Monate
Referenznummer: Vergabe-Nr. 016/15
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Moorenstraße 5, 40225 Düsseldorf.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Angaben zum Unternehmen, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Gründungsjahr; Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates, in dem der Bieter ansässig ist (Handelsregisterauszug oder vergleichbar);

— Erklärung des Bieters, dass über sein Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde;

— Erklärung des Bieters, dass sein Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet;

— Erklärung des Bieters, dass er nachweislich keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt;

— Erklärung des Bieters, dass er im Vergabeverfahren vorsätzlich keine unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben hat;

— Nachweis (ersatzweise Eigenerklärung des Bieters) der ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben (Bescheinigung des Finanzamtes) sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung (Bescheinigung der zuständigen Krankenkasse/Einzugsstelle).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Gesamtumsatz (in EUR netto, ohne MwSt.) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit separatem Ausweis des Umsatzes (in EUR netto, ohne MwSt.) soweit er Dienstleistungen betrifft, die mit dem zu vergebenen Auftrag vergleichbar sind.

Mindeststandards: Jahresumsatz für entsprechende Dienstleistungen: mindestens 1 000 000 EUR.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Mindestens 3 Referenzen im Bereich Gesundheitswesen über die Ausführung von Dienstleistungen in den letzten 5 Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenenden Dienstleistung vergleichbar sind (Auftragswert in EUR netto, Name des Kunden sowie Name und Telefonnummer des jeweiligen Ansprechpartners). Weitere Referenzen sind ausdrücklich erwünscht und werden in die Bewertung mit einbezogen.

Die Anzahl Mitarbeiter (im zu vergebenden Leistungsbereich/Mindestens 20);

Die Servicezeiten/Reaktionszeiten und Erreichbarkeit;

Montag bis Freitag: 8:00-17:00;

Systemausfall: < 1 h;

Beeinträchtigung der Produktion: < 4 h;

Der Dienstleister beschafft Ersatz;

Ausfall bis 12 Uhr: selber Tag;

Ausfall nach 12 Uhr: am nächsten Werktag morgens bis 10 Uhr;

Erweiterte Servicezeiten werden in die Bewertung mit einbezogen Herstellerzertifizierte Schnittstelle zum Archiv-System Pegasos von Marabu (bzw. Zusicherung diese zu erlangen) Zertifizierung entsprechend DIN 66399/15713.

Mindeststandards:

— Mindestens 3 Referenzen im Bereich Gesundheitswesen über die Ausführung von Dienstleistungen in den letzten 5 Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenenden Dienstleistung vergleichbar sind;

— Die Anzahl Mitarbeiter (im zu vergebenden Leistungsbereich): Mindestens 20;

— Die Servicezeiten/Reaktionszeiten und Erreichbarkeit: Mindestanforderung:

• Montag bis Freitag: 8:00-17:00,

• Systemausfall: < 1 h,

• Beeinträchtigung der Produktion: < 4 h,

• Der Dienstleister beschafft Ersatz,

• Ausfall bis 12 Uhr: selber Tag,

• Ausfall nach 12 Uhr: am nächsten Werktag morgens bis 10 Uhr;

— Herstellerzertifizierte Schnittstelle zum Archiv-System Pegasos von Marabu (bzw. Zusicherung diese zu erlangen) Zertifizierung entsprechend DIN 66399/15713.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

— VOL Teil B;

— Allgemeine Einkaufsbedingungen des Universitätsklinikums Düsseldorf.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Submissionsstelle
Mustafa Dere

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Vergabe-Nr. 016/15
Zusätzliche Informationen

— Der interessierte Bewerber wird gebeten, unter der folgenden E-Mail-Adresse die Bewerbungsunterlagen anzufordern: submission@med.uni-duesseldorf.de;

— Der Teilnahmeantrag soll in einem verschlossenem Umschlag unter der in Punkt I.1) genannten Postanschrift zugestellt werden. Es kann auch persönlich (bzw. durch Boten, Kurier o. ä.) in der Submissionsstelle des Universitätsklinikums Düsseldorf, Geb. 17.21, Ebene 00, Raum 31, Moorenstraße 5, 40225 Düsseldorf in der Zeit von Montags bis Freitags zwischen 8 Uhr und 15 Uhr abgegeben werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland Spruchkörper Düsseldorf
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@brd.nrw.de 📧
Telefon: +49 2114753131 📞
Internetadresse: http://www.brd.nrw.de/wirtschaft/vergabekammer/index.jsp 🌏
Fax: +49 2114753989 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer (siehe VI.4.1)) gestellt werden, solange noch kein Vertrag geschlossen wurde. Ein Vertrag kann erst geschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über den beabsichtigten Vertragsschluss in Textform informiert hat und 15 Kalendertage (bei Versand der Information per Telefax oder in elektronischer Form 10 Kalendertage) vergangen sind. Vor der Antragstellung muss der Bieter in aller Regel den Vergaberechtsverstoß unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern gegenüber dem Auftraggeber gerügt haben; bei einem Vergaberechtsverstoß, der auf Grund der Vergabebekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar war, innerhalb der Teilnahmefrist (siehe IV.3.4)). Die Antragstellung muss innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, erfolgen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: S. o.
Internetadresse: http://www.brd.nrw.de/wirtschaft/vergabekammer/Uebersicht4293.html 🌏
Quelle: OJS 2015/S 128-235572 (2015-07-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-02-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 261 919 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Art des Auftrags: Lieferungen

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Moorenstr. 5
Kontakt
Telefon: +49 211/81-16208 📞
Fax: +49 211/81-19694 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-02-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-02-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 025-040018
Verweist auf Bekanntmachung: 2015/S 128-235572
ABl. S-Ausgabe: 25

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (70)
2. Konzept / Fragebogen (30)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2015-12-28 📅
Name: DMI GmbH & Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Strasse 11-13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Mustafa Dere

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland / Spruchkörper Düsseldorf
E-Mail: poststelle@brd.nrw.de 📧
Internetadresse: http://www.brd.nrw.de/BezRegDdorf/hierarchie/aufgaben/Vergabekammer/index.php 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer (siehe VI.3.1)) gestellt werden, solange noch kein Vertrag geschlossen wurde. Vor der Stellung des Nachprüfungsantrages muss der Antragsteller den Vergaberechtsverstoß unverzüglich, d. h. ohne schuldhaftes Zögern (i. d. R. höchstens innerhalb von 2 Wochen ab Kenntnis des Verstoßes) gegenüber dem Auftraggeber gerügt haben (§ 107 (3) GWB).

Quelle: OJS 2016/S 025-040018 (2016-02-02)

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