Ausschreibung Digitale Archivierung der Klinikum Dortmund gGmbH, bestehend aus einer digitalen Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösung (Los 1), dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen / Scannen von Akten / Belegen etc. (Los 2) sowie optionalen Konservierungs- und Aufbereitungsleistungen für feuchte Papierakten (Los 3)

Klinikum Dortmund gGmbH

Das Vorhaben umfasst die folgenden Leistungsbausteine:
Teilnahmewettbewerb mit anschließendem Verhandlungsverfahren für die nachfolgenden 3 Lose:
LOS 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und
Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten, der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten;
LOS 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016;
LOS 3 (optional): Aufbereitung / Konservierung von feuchten Altakten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-03-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-25.

Wer?

• Klinikum Dortmund gGmbH

Wie?

Wo?

• Arnsberg › Dortmund, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-01-25	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2016-01-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Medizinische Informationssysteme
Menge oder Umfang:

Das Vorhaben umfasst die folgenden 3 Lose:LOS 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch HardwarekomponentenLOS 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016,LOS 3 (optional): Aufbereitung / Konservierung von feuchten Altakten:geplante Vertragsdauer für Lose 1 und 2: 60 Monate;geplante Vertragsdauer für Los 3: nach Vereinbarung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Medizinische Informationssysteme 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum Dortmund gGmbH
Postanschrift: Beurhausstr. 40
Postleitzahl: 44137
Postort: Dortmund
Kontakt
Internetadresse: http://www.klinikumdo.de 🌏
E-Mail: paul.kurz@klinikumdo.de 📧
Telefon: +49 231/953-21545 📞
Fax: +49 231/953-21035 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-01-25 📅
Einreichungsfrist: 2016-03-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-01-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 019-029300
ABl. S-Ausgabe: 19
Zusätzliche Informationen

Es handelt sich um ein 2-stufiges Verfahren. Bewerber werden aufgefordert, sich in der 1. Stufe formlos schriftlich bis zum unter IV.3.4) genannten Schlusstermin um die Teilnahme an der Stufe 2 (Verhandlungsverfahren) zu bewerben. Dazu sind die erforderlichen Nachweise gemäß III.2.) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift „Teilnahmeunterlagen Wettbewerb: 2016 / 20 4524 7369 – Digitale Archivierung von Patientenakten “ bei der unter I.1) genannten Kontaktstelle persönlich oder postalisch einzureichen. Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit von etwaigen Bietergemeinschaften sind die Erklärungen und Nachweise (Punkt III 2.1), 2.2), 2.3)) in Bezug auf alle beteiligten Bieter vorzulegen bzw. die Aufgabenverteilung exakt auszuweisen. Enthält der Bekanntmachungstext nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unter Angabe des Vorhabens und des Aktenzeichens unverzüglich, spätestens jedoch bis zum 5.2.2016 darauf per Post oder E-Mail hinzuweisen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Vorhaben umfasst die folgenden Leistungsbausteine:

Teilnahmewettbewerb mit anschließendem Verhandlungsverfahren für die nachfolgenden 3 Lose:

LOS 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und

Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten, der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten;

LOS 2: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016;

LOS 3 (optional): Aufbereitung / Konservierung von feuchten Altakten.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Digitales Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-…

… undArchivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten.

… und

Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -dokumente und Eingangsrechnungen
Kurze Beschreibung:

Erbringung dokumentenverarbeitender Dienstleistungen (Digitalisierung/Scannen und ggf. digitale Langzeitsicherung) für Patientenakten / -Dokumente der aktuellen Jahrgänge ab dem 1.1.2017, optional ggf. auch rückwirkend ab dem 1.1.2016, optional Einlagerung von älteren Patientenakten der Jahrgänge bis 2016.

Losnummer: 3
Bezeichnung des Loses: Konservierung und Aufbereitung von feuchten Altakten (optional)
Kurze Beschreibung:

Im Klinikum Dortmund lagern in einem Kellerarchiv ca. 300 bis 500 laufende Meter an papiergestützten Altakten, welche infolge der Lagerung feucht geworden sind und mit Schimmel befallen sind. Diese Akten sind so zu konservieren und aufzubereiten durch geeignete technische Verfahren, dass eine Nutzung der Akten bei Bedarf / auf Anforderung wieder möglich ist / wird.

Menge oder Umfang:

Das Vorhaben umfasst die folgenden 3 Lose:

LOS 1: Bereitstellung und flächendeckende Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für digitalisierte / digitale Patientenakten der Klinikum Dortmund gGmbH inkl. Software, Dienstleistungen zum System, Schnittstellen und ggf. auch Hardwarekomponenten

LOS 3 (optional): Aufbereitung / Konservierung von feuchten Altakten:

geplante Vertragsdauer für Lose 1 und 2: 60 Monate;

geplante Vertragsdauer für Los 3: nach Vereinbarung.

Beschreibung der Optionen:

Los 2 enthält Optionen.

Das gesamte Los 3 stellt eine Option dar.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 60 Monate
Referenznummer: 2016 / 20 4524 7369 - Digitale Archivierung von Patientenakten

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Unternehmensdarstellung und MA-Zahl gesamt.

2. MA-Zahl in dem Bereich des Vergabegegenstands, ggf. aufgeteilt je Los gemäß Abschnitt II.1.5).

3. Personalentwicklung der letzten 3 Jahre.

4. Rechtsform, Gesellschafterstruktur, Konzernzugehörigkeit.

5. Aktueller HR-Auszug.

6. Nachweis der Zertifizierung nach ISO 9000 / vergleichbar.

7. Ist beabsichtigt, die Leistungen zur dieser Ausschreibung in Form einer Bietergemeinschaft und/oder mit Subunternehmern zu erbringen, sind entsprechende GU- und Verpflichtungserklärungen beizufügen.

Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein.

Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden.

Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.1) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß VOL § 6 Absatz 5. a) bis e).

2. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben.

3. Erklärung / Nachweis zur ordnungsgemäßen Zahlung von Krankenkassen- und Berufsgenossenschaftsbeiträgen.

4. Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung inkl. Deckungssummen.

5. Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre des Unternehmens insgesamt und detailliert bezogen auf den Auftragsgegenstand in Deutschland und Europa.

Alle vorgenannten Nachweise dürfen maximal 3 Monate alt sein.

Alle Nachweise müssen in deutscher Sprache vorgelegt werden.

Es besteht die Möglichkeit, fehlende Unterlagen zu Abschnitt III.2.2) innerhalb von maximal 5 Kalendertagen – nur nach Aufforderung – nachzureichen.

Mindeststandards:

Zu 4. Deckungssummen: Personen-Sachschäden mind. 2 000 000 EUR, Vermögensschäden mind. 250 000 EUR. Nachweis erfolgt mittels gültiger Versicherungspolice.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eine Bewerbung für einzelne oder alle Lose ist zulässig. Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle geforderten Nachweise sind in den Bewerbungsunterlagen eindeutig den jeweiligen Losen zuzuordnen.

1. Angaben zu Standort(en) des Bieters / der Bietergemeinschaft.

2. Angaben zu Referenzen des Bieters / der Bietergemeinschaft.

Mindeststandards:

Für Los 1:

1. Nachweis über mindestens drei (3) erfolgreiche Einführungen eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems für Patientenakten im flächendeckenden Produktivbetrieb, in einem Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner.

2. Nachweis von Erfahrungen mit dem Krankenhausinformationssystem iMedOne (Fa. Telekom) und IS-H (Fa. SAP) bei der erfolgreichen Anbindung / Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement- und Archivierungssystems im flächendeckenden Produktivbetrieb, in mindestens einem (1) Akutkrankenhaus mit mehr als 1 000 Betten, unter Angabe von: Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Auftragsinhalt und –umfang, Auftragsdauer, Ansprechpartner mit Telefonnummer und falls zutreffend Angabe der bei der Ausführung beteiligten Projektpartner.

Für Los 2:

1. Liste der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten dokumentenverarbeitenden

Dienstleistungen (Referenzliste mit Angabe vonAuftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum).

2. Nachweis der Durchführung von externen (im Dienstleistungsunternehmen) dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen für Patientenakten in insgesamt mindestens drei (3) Akutkrankenhäusern mit mehr als 1 000 Betten in den letzten 3 Jahren.

3. Nachweis / Zusicherung über die Erbringung der dokumentenverarbeitenden Dienstleistungen im

Geltungsbereich des Bundesdatenschutzgesetzes und Landesdatenschutzgesetzes NRW.

Für Los 3:

1. Liste der wesentlichen in den letzten 3 Jahren erbrachten konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten (Referenzliste mit Angabe des Konservierungsverfahrens, Auftraggeber, Rechnungswert und Leistungsdatum / -zeitraum).

2. Nachweis der Durchführung von konservierenden Dienstleistungen für feuchte Papierakten für mindestens 1 Krankenhaus (Patientenakten) in den letzten 3 Jahren.

Die o. a. Mindeststandards sind einzuhalten. Es werden nur Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert, welche alle o. a. Mindestbedingungen erfüllen.

Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Bewerbungsunterlagen sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das gesamte Vergabeverfahren zu benennen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien: Erfüllung der Teilnahmebedingungen und Mindeststandards gemäß Abschnitt III.2).
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-03-18 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abteilungsleiter Einkauf, Logistik und Zentrale Dienste
Herrn Paul Kurz

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 2016 / 20 4524 7369 - Digitale Archivierung von Patientenakten
Zusätzliche Informationen

Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit von etwaigen Bietergemeinschaften sind die Erklärungen und Nachweise (Punkt III 2.1), 2.2), 2.3)) in Bezug auf alle beteiligten Bieter vorzulegen bzw. die Aufgabenverteilung exakt auszuweisen.

Enthält der Bekanntmachungstext nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat er unter Angabe des Vorhabens und des Aktenzeichens unverzüglich, spätestens jedoch bis zum 5.2.2016 darauf per Post oder E-Mail hinzuweisen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bezirksregierung Arnsberg
Postanschrift: 59817 Arnsberg
Postort: Arnsberg
Postleitzahl: 59817
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@bezreg-arnsberg.nrw.de 📧
Quelle: OJS 2016/S 019-029300 (2016-01-25)

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