Bauaktendigitalisierung

Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Unterlagen:

Die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen, Beschreibungen etc. finden sich in den Dokumenten„Bewerbungsbedingungen und Eignungs-/Leistungsanforderungen für die Angebotserstellung. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 zum Download zur Verfügunggestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ oder „Kapitel“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente.

Die Bewerbungsbedingungen enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der Angebote, zu den Anforderungen bei den jeweiligen Referenzprojekten, Profilen und Kriterien, zur maximalen Seitenzahl bei der Darstellung der Referenzprojekte, Profile und Kriterien, die Definitionen der erwarteten Erfahrungslevel bzw. Erfüllungsgrad bei den Profilen, Kriterien usw..

Rückfragen:

Rückfragen sind ausschließlich per eMail an die Kontaktstelle (vgl. I.1)) zu richten.

Bieterfragen:

Eventuell auftretende Fragen sollen umgehend, jedoch spätestens bis 17.2.2016 12:00 Uhr an folgende EMail Adresse gesendet werden:

itm.vergabe@muenchen.de

Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt. Rechtzeitig eingehende Fragen werden gesammelt und zeitnah in Form eines Fragen- und Antwortenkataloges im Internet unter der unter I.1 angegebenen Internetadresse der Landeshauptstadt München eingestellt.

Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.

Unterstützung des Auftraggebers

Die Landeshauptstadt München (LHM) wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von Beratungsunternehmen unterstützt.

Alle eingereichten Unterlagen werden daher auch den beteiligten Mitarbeitern dieser Beratungsunternehmen zugänglich gemacht. Diese Mitarbeiter unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bewerbern und zu den Inhalten der Teilnahmeanträge der Bewerber der Geheimhaltungspflicht und haben eine entsprechende schriftliche Erklärung der Vergabestelle unterzeichnet, die sie nach dem BDSG und dem BayDSG verpflichten. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb des Beratungsunternehmens durch entsprechende Compliance-Maßnahmen abgesichert.

Die LHM trifft alle relevanten Entscheidungen, die dieses Verfahren betreffen, selbständig und in alleiniger Verantwortung. Die externen Dienstleister schlagen insoweit lediglich die durch Anforderungen abzudeckenden Inhalte in objektiver und an den Interessen der LHM orientierter Weise vor und überprüfen die vom Auftraggeber aufgestellten inhaltlichen Anforderungen insbesondere auf technische Sinnhaftigkeit, Realisierbarkeit und Vergaberechtskonformität (insbesondere hinsichtlich etwaiger Diskriminierungen, Gleichbehandlungsgrundsatz,Transparenz, Produktneutralität etc.).

Abweichung vom Grundsatz der Losbildung

Die Landeshauptstadt München ist sich des Umstandes bewusst, dass sie als öffentlicher Auftraggeber nach

§ 2 EG Abs. 2 Satz 2 VOL/A den Beschaffungsgegentand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt

vergeben muss. Unter einem Teillos versteht man dabei die Aufteilung in mengenmäßiger oder räumlicher

Hinsicht, während das Fachlos auf die Aufteilung in verschiedene Leistungsarten, Gewerbezweige oder

Fachgebiete abzielt. Insofern ist weiter zu beachten, dass die Forderung nach der Bildung von Teil- und auch

Fachlosen selbständig nebeneinander steht und damit grundsätzlich sowohl Teil- als auch Fachlose zu bilden

sind.

Eine Abweichung vom Grundsatz der Losbildung ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe

dies erfordern. Es wurde überprüft, ob die Bildung von Losen zu einem unverhältnismäßig hohen finanziellen

Aufwand oder unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei der Umsetzung von Aufträgen und Störungen führen

würde.

Von der Bildung von Fachlosen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da der Hardware-

Leistungsgegenstand zwingend mit der Document-Capture-Software kompatibel sein muss und potentielle Bieter somit

das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne

Verzögerung fortgesetzt werden.

Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten faktische und rechtliche Restriktionenseitens des Softwareanbieters, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte augenscheinlich unmöglich machen.

Auf die Bildung von Teillosen wurde u. a. verzichtet, da mittelständische Interessen schon aufgrund des

Auftragsvolumens gewahrt sind.

Nach Abwägung aller für und gegen sprechenden Argumente überwiegen aus Sicht der Landeshauptstadt

München klar die Argumente gegen eine Aufteilung nach Losen. Die Leistung wird daher im Wege einer

Gesamtvergabe ausgeschrieben.

Mit Abgabe eines Angebots erklären sich die Bieter mit dieser Vorgehensweise einverstanden.

Hinweis zum geschätzten Höchst-(Auftrags-)Wert ohne MwSt in Abschnitt II.2.1 gemäß § 3 Abs. 4 Ziff. 2 i. V. m. Abs. 1 S. 2

der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung – VgV):

Der Wert wurde aus den unter II.2.2. genannten Optionen (über die gesamte max. Vertragslaufzeit von 10 Jahren) und den geschätzten Kosten innerhalb der ersten 48 Monate gebildet.

Eine eventueller Bedarf an einem oder mehreren Großformat- oder Kart-/Auflichtscannern ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung und wird erst nach Inbetriebnahme der Document-Capture-Software inkl. der Dokumentenscanner evaluiert und danach bei Bereitstellung entsprechender Haushaltsmittel gesondert ausgeschrieben.

Zur besseren elektronischen Bearbeitung der Dokumente wird auch das vorhandene Fachverfahren angepasst. Diese Anpassungen sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung, müssen aber im Rahmen von Schnittstellenanpassungen (Beschreibung, Konfiguration) mit beachtet werden.