Dienstleistungs- und Supportauftrag für MS Dynamics NAV 2016
Die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. ist eine überwiegend aus öffentlichen Mitteln finanzierte, gemeinnützige politische Stiftung mit dem Hauptsitz in Berlin und derzeitig 31 Auslandsbüros weltweit in der Rechtsform eines eingetragenen Vereins. Die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. setzt seit etwa 13 Jahren das ERP-System MS Dynamics NAV (ehem. Navision) ein. Aktuell findet die Version NAV2009 R2 inkl. SQL-Serverdatenbank sowie das über eine Schnittstelle integrierte Dokumentenmanagement DocuWare in der Version 6.5 Verwendung. Dabei kommen etwa 85 NAV Professional Benutzerlizenzen sowie unbegrenzte DocuWare Benutzerlizenzen zum Einsatz. Diese Größenordnung wird auch zukünftig den Rahmen für das MS Dynamics NAV-System mit integriertem DMS bilden.
Die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. nutzt derzeitig folgende Anwendungen in MS Dynamics NAV-System:
(a) Finanzmanagement in In- und Ausland,
(b) Adress- und Kontaktmanagement,
(c) Eventmanagement,
(d) Bewerbungs- und Stipendienverwaltung.
Zu (a) Das Finanzmanagement inkl. Zahlungsverkehr wird weitgehend im Standard genutzt. Wesentliche Anpassungen gibt es insbesondere im Bereich der Nutzung der Dimensionen. Im Rahmen des Finanzmanagements werden auch eine angepasste Spendenbuchhaltung sowie die Lagerbuchhaltung verwendet. Die Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung ist für die Erstellung der Verwendungsnachweise im Einsatz. Das Reporting findet durch Nutzung systemimmanenter Möglichkeiten und JetReports statt. In den Auslandsbüros steht eine auf den Bereich der Finanzbuchhaltung reduzierte Variante der im Inland genutzten Applikationen zur Verfügung. Über die Mandantenstruktur arbeiten sämtliche Auslandsbüros und die Zentrale auf einer Datenbank.
Zu (b) Im Rahmen des Adress- und Kontaktmanagements werden Profile, Verteiler und Segmente genutzt. Zudem gibt es Onlineportale für die Anmeldung zu Verteilern. Diese Anwendung soll zukünftig über eine spezifischere CRM-Software abgebildet werden. Über eine Schnittstelle sollen lediglich die Kontaktdaten synchronisiert werden.
Zu (c) Im Eventmanagement kommt eine Standardlösung der Firma applabs GmbH in Verbindung mit Individualprogrammierungen zum Einsatz. In diesem Bereich ist eine Online-Teilnahme-Anmeldung integriert.
Zu (d) Das Bewerbungs- und Stipendienmanagement umfasst eine umfangreiche Kontaktverwaltung sowie die Berechnung und monatliche Auszahlung von Stipendien entsprechend der Vorgaben unterschiedlicher Mittelgeber. In diesem Bereich sind eine Vorgangsbearbeitung auf der Basis von Aktivitäten, das DMS der Firma DocuWare mit der Integration der Software RecSolution der Firma Sattel Business Solutions für die elektronische Stipendienaktenführung sowie drei Online-Portale für Bewerbungen und deren externe Begutachtung integriert.
Die ausgeschriebene Dienstleistung bezieht sich auf folgende Bereiche:
(1) 2nd-/3rd-Level-Support für das vorstehend skizzierte MS Dynamics NAV-System mit sämtlichen, auch noch zu realisierenden Erweiterungen und Anpassungen,
(2) Upgrade des aktuell genutzten Systems auf die Version MS Dynamics NAV2016 oder höher,
(3) Einführung eines elektronischen Rechnungslaufs inkl. Integration elektronischer Finanz- und Projektakten auf der Basis eines revisionssicheren DMS und einer integrierten Software-Lösung für OCR, Data Capturing, Klassifizierung, Workflowgestaltung und EDI,
(4) Aufbau eines passwortgeschützten und erweiterungsfähigen Self-Service-Portals für Stipendiat/innen,
(5) Modernisierung und Weiterentwicklung bestehender Anwendung.
Neben dem Support beabsichtigt die Heinrich-Böll-Stiftung e. V. im Rahmen des Dienstleistungsvertrags, die Systemadministration des zukünftigen MS Dynamics NAV Systems inkl. SQL-Serverdatenbank und DMS-System im Vertretungsfall für definierte administrative Aufgaben auf den Dienstleister zu übertragen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-02-29.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-29.
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2016-01-29
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-02-04
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Ergänzende Angaben
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