Digitales Archivieren von Patientenakten

Klinikum der Stadt Ludwigshafen gemeinnützige GmbH

Ausschreibungsgegenstand ist die vollständige digitale Dokumentenverarbeitung der im Klinikum der Stadt Ludwigshafen gGmbH bestehenden Krankenakten für 4 Jahrgänge (ca. 4 500 000 Einzelbelege jährlich) ab Mitte 2017.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-12-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-11-21.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• Klinikum der Stadt Ludwigshafen gemeinnützige GmbH

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Rheinhessen-Pfalz › Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-11-21	Auftragsbekanntmachung
2017-05-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-11-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 2016-008-EM
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum der Stadt Ludwigshafen gemeinnützige GmbH
Postanschrift: Bremserstr. 79
Postleitzahl: 67063
Postort: Ludwigshafen
Kontakt
Internetadresse: http://www.klilu.de 🌏
E-Mail: stabsstelle_vergabe@klilu.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP6YYMYDXE%22 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP6YYMYDXE%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-11-21 📅
Einreichungsfrist: 2016-12-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-11-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 229-417399
ABl. S-Ausgabe: 229
Zusätzliche Informationen

Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Durchführung eines Nachprüfungsverfahrens alle Verfahrensbeteiligten nach § 165 Abs. 1 GWB Akteneinsichtsrecht haben. Mit der Abgabe eines Teilnahmeantrages oder eines Angebotes wird dieser oder dieses in die Akte des Auftraggebers als Vergabeakte aufgenommen. Jeder Bewerber muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Teilnahmeantrag oder Angebot jeweils mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten beider Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse). Bekanntmachungs-ID: CXP6YYMYDXE.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit 939 Planbetten. In 15 Kliniken und 5 Instituten und 12 Kompetenzzentren werden jährlich ca. 41 000 Patienten stationär und rund 50 000 Patienten ambulant versorgt. Die Bettenauslastung beträgt etwa 89 %. Das Klinikum beschäftigt ca. 2 600 Mitarbeiter. Die Entwicklung der Fallzahlen ist leicht ansteigend, die Bettenauslastung ebenfalls.

Im Klinikum Ludwigshafen werden fall- und fachabteilungsbezogene Akten geführt. Die stationären Papierakten verfügen über ein einheitliches Aktenregister. Die ambulanten Akten werden i. d. R. ohne Register als Gesamtakte geführt.

Alle Krankenakten der Behandlungsfälle ab Aufnahmedatum 1.1.2013 werden derzeit von einem Dienstleister outhouse digitalisiert.

Das führende administrative System ist SAP ERP IS-H. Als elektronisches Archivsystem ist Soarian Health Archive (SHA) der Firma Cerner im Einsatz. Die Aktenverwaltung erfolgt aktuell über das Archivverwaltungsprogramm AVP der Firma DMI, dem derzeitigen Dienstleister.

Beim Dienstleister werden nach entsprechender Auf- und Vorbereitung die Papierdokumente je Register digitalisiert und die beschreibenden Daten zum Dokument (Indexierung) erstellt. Die Indexdaten enthalten den Kontext für die Dokumente im SHA. Die digitalen Dokumente werden auf einer Netzwerkfreigabe des Archiv-Servers abgelegt und laufend automatisch anhand der mitgelieferten Indexdaten (Fallkontext) vom SHA Gateway verarbeitet. Die Originalakten werden nach Freigabe durch das Klinikum vom Dienstleister datenschutzgerecht vernichtet.

Seit 2013 wurden jährlich ca. 4 500 000 Seiten digitalisiert, von ca. 60 000 stationären Akten und ca. 6 000 ambulanten Akten.

Der Vertrag mit dem Dienstleister läuft im Jahr 2017 aus, daher ist eine Neuausschreibung erforderlich.

Es stehen 2 grundsätzlich unterschiedliche Verfahrensweisen zur Ausschreibung, eine Outhouse- und eine Inhouse-Variante. Der Auftraggeber präferiert die Inhouse-Variante, da die Krankenakten hierbei nicht außer Haus gegeben werden müssen und schneller wieder zur Verfügung stehen. Das zur Verfügung stehende Budget basiert auf den aktuellen Kosten des noch laufenden Auftrags als Outhouse-Bearbeitung. Aufgrund der zu erwartenden höheren Kosten bei der Inhouse-Variante erscheint es realistisch, dass die Neubeauftragung auf die Outhouse-Variante fallen wird. Der Auftraggeber möchte sich jedoch diese Option offenlassen und schreibt daher beide Varianten aus.

Der Auftrag wird anhand einer funktionellen Leistungsbeschreibung abgefragt. Für den Auftraggeber sind das Ergebnis, die Ergebnisqualität und die dafür erforderlichen Workflows von Bedeutung. Wie der Dienstleister diese Leistung konkret erbringt, ist für den Auftraggeber zweitrangig. Aus diesem Grund macht der Auftraggeber lediglich gewisse Sollvorgaben, lässt dem Auftragnehmer aber die Durchführungsfreiheit.

Die Bieter sind aufgefordert, für verschiedene Leistungsinhalte Konzepte (Konzept zur Übernahme der Akten, Konzept zur Registrierung und Nachverfolgung der Akten, Konzept zur Lückenlosigkeitskontrolle, Konzept zur technischen Umsetzung der revisionssicheren Langzeitarchivierung etc.) zu präsentieren, die der Auftraggeber bewerten wird.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Verlängerung um 12 Monate möglich, falls unvorhergesehene Ereignisse eine rechtzeitige Ausschreibung bzw. einen rechtzeitigen Zuschlag verhindern sollten.

Beschreibung der Optionen:

— Indexierung nach Dokumententypen statt nach Dokumentenklassen;

— Übernahme elektronisch erzeugter Dokumente in die revisionssichere Langzeitarchivierung;

— Duplikatentfernung;

— Einbindung einer digitalen Massensignatur für digitalisierte Dokumente;

— Zusätzliche Aufbewahrung von Dokumenten von besonderer Bildqualität im Original trotzt der erfolgten digitalen Verarbeitung;

— Erweiterung des Leistungsumfangs um Personalakten.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Siehe Auftraggeber.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Nachweis der Eintragung in Handelsregister oder Gewerberegister.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Vergabeunterlagen.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Nichtvorliegen der gesetzlichen Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB und Erfüllen aller Eignungskriterien gemäß § 122 GWB und dem Auftraggeber eigenen Formblatt für die Eignungsprüfung.

Alle Bewerber, bei denen die vorgenannten Kriterien erfüllen, werden zur Abgabe eines 1. indikativen Angebots aufgefordert.

Nach Bewertung des Indikativen Angebots werden 3, max. 4 Bieter zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufgefordert.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-01-04 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-05-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: gemeinnützes Krankenhaus in kommunaler Trägerschaft
Kontakt
Internetadresse: www.klilu.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Center/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXP6YYMYDXE%22 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: 1. Quartal 2021.

Jeder Bewerber muss daher mit der konkreten Möglichkeit rechnen, dass sein Teilnahmeantrag oder Angebot jeweils mit allen Bestandteilen von den anderen Verfahrensbeteiligten beider Vergabekammer eingesehen wird. Es liegt daher im eigenen Interesse eines jeden Bieters, schon in seinen Angebotsunterlagen auf wichtige Gründe, die nach § 165 Abs. 2 GWB die Vergabekammer veranlassen, die Einsicht in die Akten zu versagen, hinzuweisen und diese in seinen Unterlagen entsprechend kenntlich zu machen (Geheimnisse, insbesondere Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse).

Bekanntmachungs-ID: CXP6YYMYDXE.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern Rheinland-Pfalz, Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung – Geschäftsstelle
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postort: Mainz
Postleitzahl: 55116
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften im Rahmen der Bekanntmachung und/oder der Vergabeunterlagen sind unverzüglich nach Kenntnisnahme und im Falle des Nichterkennens aber des Erkennenkönnens spätestens bis Ablauf der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber in schriftlicher Form über das Kommunikationstool des Vergabeportals https://rlp.vergabekommunal.de zu rügen.

In gleicher Form sind sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften von Bietern ab Kenntnisnahme und im Falle des Nichterkennens aber des Erkennenkönnens unverzüglich gegenüber dem Auftraggeber in schriftlicher Form zu rügen.

Informations- und Wartepflicht gemäß § 134 GWB:

(1) Der Auftraggeber hat die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vor-gesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Einleitung, Antrag gemäß § 160 GWB:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2016/S 229-417399 (2016-11-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-05-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-05-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-05-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 090-177649
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 229-417399
ABl. S-Ausgabe: 90
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP6YYMYDTD.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Dienstleistung über die digitale Archivierung von Patientenakten für 4 Jahrgänge inkl. revisionssichere Langzeitarchivierung.

Beschreibung der Optionen:

— Indexierung nach Dokumententypen statt nach Dokumentenklassen,

— Übernahme elektronisch erzeugter Dokumente in die revisionssichere Langzeitarchivierung,

— Duplikatentfernung,

— Einbindung einer digitalen Massensignatur für digitalisierte Dokumente,

— Zusätzliche Aufbewahrung von Dokumenten von besonderer Bildqualität im Original trotzt der erfolgten digitalen Verarbeitung,

— Erweiterung des Leistung.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität gem. Leistungsverzeichnis
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionalität gem. Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Kostenkriterium: Gesamtkosten
Gewichtung der Kosten: 60

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-05-08 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stabsstelle Recht und Innenrevision

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Möglichkeit, Rechtsmittel/Rechtsbehelfe einzulegen, besteht nicht mehr, da dem Verhandlungsverfahren ein Teilnahmewettbewerb vorangegangen ist und vor dem Zuschlag eine Bieterinformation gem. § 134 GWB erfolgt ist.

Quelle: OJS 2017/S 090-177649 (2017-05-09)

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