Einführung Vertragsmanagementsystem o. R

Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;

Siehe unter II.2.4).

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-12-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-11-09.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;

Wie?

• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Vertragsverwaltung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-11-09	Auftragsbekanntmachung
2017-06-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2019-01-10	Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung
2019-03-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung (2019-01-10)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Postanschrift: (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
Region: Deutschland 🏙️
URL: www.mpg.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Einrichtung des privaten Rechts

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines zentralen Vertragsmanagements (Zwischenphase und Phase 3)”
Produkte/Dienstleistungen: Vertragsverwaltung 📦
Kurze Beschreibung: Siehe hierzu Ziffer II.2.4
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 2 000 000 💰

1️⃣
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München
Beschreibung der Beschaffung:
“Die beabsichtigte Beauftragung steht in engem Zusammenhang mit einer Unterstützungsleistung für das MPG-weite Projekt Vertragsmanagement „ImProVe“, die...”

Beschreibung der Beschaffung

Die beabsichtigte Beauftragung steht in engem Zusammenhang mit einer Unterstützungsleistung für das MPG-weite Projekt Vertragsmanagement „ImProVe“, die bereits Gegenstand eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (2016/S 219-399103) war. Beauftragt werden soll im Rahmen des seit längerer Zeit bereits laufenden Projekts eine ergänzende Beratungsleistung zur Durchführung einer sog. Zwischenphase, welche nach den bereits beendeten Phasen 1 und 2 des Projekts vor die Phase 3 auf Beschluss der Leitung der MPG zusätzlich zur Akzeptanzsteigerung einzuschieben ist. Weiterhin soll die bereits im ursprünglichen Wettbewerb dem Grunde nach enthaltene und vergebene Beratung zur Durchführung der Phase 3 mit einem erweiterten Umfang, der sich aus dem Projekt ergeben hat, beauftragt werden.
Die ursprünglich nicht vorgesehene Zwischenphase soll vor allem der Initialisierung und Realisierung von Akzeptanzmaßnahmen dienen, die über eine frühzeitige Adressierung an die wissenschaftliche Leitungsebene verschiedener Max-Planck-Institute den erforderlichen Change Prozess frühzeitig einleitet. Die Akzeptanzmaßnahmen und zugehörigen Unterlagen sind jedoch nicht neu zu entwickeln, sondern lediglich auf Basis von aus den Phasen 1 und 2 des Projekts bereits vorhandenen Konzepten zielgruppenspezifisch anzupassen und entsprechend zu vertiefen. Weiterhin sollen bereits umfangreich gestaltete Vertragsprozesse in der Zwischenphase an einigen Stellen weiter detailliert werden. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass im Lenkungsausschuss des Projektes entschieden wurde, die IT-seitige Umsetzung der Prozesse in Phase 3 zunächst, angepasst für die spezifische und sehr heterogene IT-Struktur der MPG, nur für Kernprozesse zu realisieren und erst sukzessive diese auszuweiten. Das geplante Vorgehen bedingt zwingend eine tiefe Kenntnis dieser MPG-IT-Struktur in der Generalverwaltung und an den Instituten und der Ist-Analyse aus Phase 1 sowie der Prozessmodellierung aus Phase 2 des Projektes. Schließlich umfasst die Zwischenphase die weitere Detaillierung von bereits entwickelten IT-Anforderungen. Auch hierfür ist nicht nur eine umfangreiche IT-Expertise und eine entsprechend große verfügbare Personalausstattung nötig, sondern die wesentliche Kenntnis aus der Erhebung und Auswertung über die Generalverwaltung und die Institute der MPG.
Die Durchführung der Phase 3 des Projekts wird auf der Basis des nach EU-weitem Vergabewettbewerb bereits vorhandenen Rahmenvertrages beauftragt. Die Phase 3 umfasst die Einführung des entwickelten Vertragsmanagements in der Generalverwaltung der MPG, in ausgewählten Pilotinstituten und gegebenenfalls weiteren Instituten.

Vergabekriterien
Preis
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Gegenstand dieser Bekanntmachung ist die Beauftragung einer „Zwischenphase“, an die sich die abschließende 3. Phase des Gesamtprojekts auf der Basis des...”

Verfahren
Art des Verfahrens
Neue Bauleistungen/Dienstleistungen, die eine Wiederholung bestehender Bauleistungen/Dienstleistungen darstellen und unter den strengen Bedingungen der Richtlinie in Auftrag gegeben werden
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung (Erläuterung):
“Der bestehende, im Umfang wie beschrieben zu ergänzende Beratungsrahmenvertrag über das Vertragsmanagement-Projekt der MPG sah ursprünglich 3 Phasen mit den...”

Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung (Erläuterung)

Der bestehende, im Umfang wie beschrieben zu ergänzende Beratungsrahmenvertrag über das Vertragsmanagement-Projekt der MPG sah ursprünglich 3 Phasen mit den wesentlichen Inhalten „Erhebung Ist-Zustand“ (1), „Entwicklung Soll-Zustand“ (2) und „Einführung des entwickelten Vertragsmanagements“ (3) vor. Durch die Leitung der MPG wurde entschieden, eine weitere Phase zwischen (2) und (3) zu ergänzen („Zwischenphase“). Deren wesentliche Inhalte sind oben unter II.2.4) beschrieben. Während der Zwischenphase müssen neben diesen Inhalten die umfassend begonnenen Arbeiten zur Vorbereitung der Auswahl und Einführung passender IT-Tools unerwartet mit externer Unterstützung abgerundet werden, weil MPG-intern die notwendigen Personalressourcen nicht zur Verfügung stehen. Da gegebenenfalls nötige IT-Beschaffungen große Zeitvorläufe erfordern, käme es ansonsten zu einer unvertretbaren Zeitverzögerung.
Auf Basis des bestehenden Beratungsrahmenvertrages können daher nur die eingearbeiteten Berater die Rechtsabteilung und die IT-Abteilung der MPG-Generalverwaltung auch während der neuen Zwischenphase in dem erforderlichen und vertragsmanagementspezifischen Umfang und Inhalt unterstützen. Es handelt sich dabei nicht um eine klassische, eigenständige IT-Beratung, sondern um eine Beratung, die adäquat an den tiefgreifenden, aus der Erhebung und Modellierung (Phasen 1 und 2) gewachsenen spezifischen, vertragsmanagement- sowie MPG-bezogenen Erkenntnissen und Erfahrungen ansetzt. Den Beratern muss auch die spezielle, durch die Dezentralität der MPG bedingte, heterogene IT-Landschaft der Institute und der Generalverwaltung bekannt sein. Nur so können für die MPG passende, bereits aus dem Projekt vorhandene Vorgaben für die geforderte, prozessorientierte IT-Umsetzung vertieft werden. In diesem Gesamtkontext besteht kein Raum für neue oder abweichende konzeptionelle Ansätze. Die inhaltliche und IT-fachliche Konzeptionierung des Projekts sowie die Akzentuierung der vertragsmanagementspezifischen Themen stehen fest und werden nicht mehr verändert. Nun geht es lediglich noch um inhaltliche Vertiefungen und verschiedenste Detailarbeiten.
Im Ergebnis besteht keine Alternative zur Ausweitung des vorhandenen Beratungsrahmenvertrags auf den geschilderten zusätzlichen Leistungsumfang. Der Auftraggeber vertritt daher die Ansicht, dass diese ergänzende Auftragsvergabe im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, da der Auftrag nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann. Für die Auftragserteilung ist die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Klingelhöferstr. 18, 10785 Berlin als Vertragspartner des Beratungsrahmenvertrages vorgesehen. Im Interesse der Transparenz und unter Bezugnahme auf § 135 Abs. 3 GWB erfolgt diese Veröffentlichung.

Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2016/S 219-399103

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: 1
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel:
“Weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines zentralen Vertragsmanagements (Zwischenphase und Phase 3)”
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-09 📅
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Postanschrift: Klingelhöfer Str. 18
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Berlin 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 2 000 000 💰

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximillianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name:
“Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement”
Postanschrift: Hofgarten 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
Quelle: OJS 2019/S 008-015041 (2019-01-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines zentralen Vertragsmanagements (Zwischenphase und Phase 3).”
Kurze Beschreibung:
“Beauftragt wurden im Rahmen des Projekts „ImPROVe“ eine ergänzende Beratungsleistung zur Durchführung einer Zwischenphase zur Akzeptanzsteigerung und die...”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 2 000 000 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Folgende Leistungen wurden nach Ablauf einer Frist von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung der freiwilligen Ex...”

Verfahren
Art des Verfahrens
Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung):
“Der bestehende, im Umfang wie beschrieben zu ergänzende Beratungsrahmenvertrag über das Vertragsmanagement-Projekt der MPG ist um eine weitere Phase...”

Vergabe eines Auftrags ohne vorherige Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (Erläuterung)

Der bestehende, im Umfang wie beschrieben zu ergänzende Beratungsrahmenvertrag über das Vertragsmanagement-Projekt der MPG ist um eine weitere Phase zwischen (2) und (3) zu ergänzen („Zwischenphase“). Deren wesentliche Inhalte sind oben unter II.2.4) sowie in der Ex ante-Transparenz-Bekanntmachung (2019/S 008-015041) beschrieben. Während der Zwischenphase müssen neben diesen Inhalten die umfassend begonnenen Arbeiten zur Vorbereitung der Auswahl und Einführung passender IT-Tools unerwartet mit externer Unterstützung abgerundet werden, weil MPG-intern die notwendigen Personalressourcen nicht zur Verfügung stehen. Da gegebenenfalls nötige IT-Beschaffungen große Zeitvorläufe erfordern, käme es ansonsten zu einer unvertretbaren Zeitverzögerung.
Auf Basis des bestehenden Beratungsrahmenvertrages können daher nur die eingearbeiteten Berater die Rechtsabteilung und die IT-Abteilung der MPG-Generalverwaltung auch während der neuen Zwischenphase in dem erforderlichen und vertragsmanagementspezifischen Umfang und Inhalt unterstützen. Es handelt sich dabei um eine Beratung, die adäquat an den tiefgreifenden, aus der Erhebung und Modellierung (Phasen 1 und 2) gewachsenen spezifischen, vertragsmanagement- sowie MPG-bezogenen Erkenntnissen und Erfahrungen ansetzt. Den Beratern muss auch die spezielle, durch die Dezentralität der MPG bedingte, heterogene IT-Landschaft der Institute und der Generalverwaltung bekannt sein. Nur so können für die MPG passende, bereits aus dem Projekt vorhandene Vorgaben für die geforderte, prozessorientierte IT-Umsetzung vertieft werden. In diesem Gesamtkontext besteht kein Raum für neue oder abweichende konzeptionelle Ansätze. Die inhaltliche und IT-fachliche Konzeptionierung des Projekts sowie die Akzentuierung der vertragsmanagementspezifischen Themen stehen fest und werden nicht mehr verändert. Nun geht es lediglich noch um inhaltliche Vertiefungen und Verschiedenste Detailarbeiten.
Im Ergebnis besteht keine Alternative zur Ausweitung des vorhandenen Beratungsrahmenvertrags auf den geschilderten zusätzlichen Leistungsumfang.

Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 008-015041

Auftragsvergabe
Titel:
“Weitere Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines zentralen Vertragsmanagements (Zwischenphase und Phase 3).”
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-02-19 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 2 000 000 💰

Ergänzende Informationen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Der Auftraggeber weist auf die in § 135 Abs. 2 und 3 GWB genannten Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen hin. § 135 GWB (einzusehen z. B. unter...”

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Auftraggeber weist auf die in § 135 Abs. 2 und 3 GWB genannten Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen hin.
§ 135 GWB (einzusehen z. B. unter https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__135.html) lautet:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber
1) gegen § 134 verstoßen hat oder
2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn
1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2) der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3) der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.
Darüber hinaus wird auf § 160 GWB (einzusehen z. B. unter https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__160.html) hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Quelle: OJS 2019/S 053-122787 (2019-03-13)

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