Einführung Vertragsmanagementsystem o. R

Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;

Siehe unter II.2.4).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-12-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-11-09.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;

Wie?

• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Vertragsverwaltung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-11-09	Auftragsbekanntmachung
2017-06-07	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2019-01-10	Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung
2019-03-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-11-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vertragsverwaltung
Referenznummer: 8407090222/2016/Einführung Vertragsmanagementsystem (o. R.)
Kurze Beschreibung: Siehe unter II.2.4).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Vertragsverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung;
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
URL der Dokumente: https://tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-15848decad1-928933251fb1cee 🌏
URL der Teilnahme: http://www.tender24.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-11-09 📅
Einreichungsfrist: 2016-12-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-11-12 📅
Datum des Beginns: 2017-05-01 📅
Datum des Endes: 2018-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 219-399103
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 210-381516
ABl. S-Ausgabe: 219
Zusätzliche Informationen

Die Angebotsabgabe kann elektronisch sowie in Papierform erfolgen (vgl. Punkt 1.5 der Bewerbungsbedingungen).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) möchte ein zentrales Vertragsmanagement einrichten. Für die Entwicklung und Einführung sollen externe Berater tätig werden.

Der erste Schritt wird die Erfassung und Systematisierung der bisher uneinheitlichen Vertragslandschaft der gesamten MPG anhand von ausgewählten Beispielsinstituten sein (Phase 1). Dabei sollen die vorhandenen Verträge insbesondere nach Vertragsarten und Risikopotential erfasst werden. Hierzu sollen die Wettbewerbsteilnehmer Vorschlage machen, wie und nach welchen Kriterien sie die systematische Erfassung der Vertragslandschaft der MPG angehen möchten.

In einer zweiten Phase sollen die Berater gemeinsam mit den zuständigen Personen der MPG ein passendes Vertragsmanagement entwerfen und gestalten. Dazu müssen insbesondere Prozesse entwickelt werden, wie und unter Beteiligung welcher Stellen in der MPG Verträge zukünftig angebahnt, gestaltet, abgeschlossen, die Durchführung überwacht und der gesamte Vertragslebenszyklus in einem (noch nicht vorhandenen) EDV-System erfasst werden sollen. Rechtsberatung ist nicht Bestandteil des Projekts. Es muss gemeinsam mit der IT-Abteilung (IKT) in der Generalverwaltung (GV) der MPG die EDV-technische Umsetzung der Vertragserfassung beginnend von der Vertragsanbahnung über den Abschluss und die Ablage bis hin zum Monitoring laufender Verträge entwickelt werden. Die IT-fachliche Expertise wird dabei überwiegend durch die Abteilung IKT und deren Dienstleister eingebracht.

In einer optionalen dritten Phase soll schließlich das Vertragsmanagement und die technische Lösung in der GV und möglichst vielen Instituten konkret umgesetzt werden. Dabei geht es um die Unterstützung und Schulung der MPIs bei der Etablierung der notwendigen und in Phase 2 entwickelten Prozesse.

Beschreibung der Verlängerungen:

Es besteht eine einseitige Option der MPG auf eine Verlängerung der Projektlaufzeit über die Basis-Laufzeit hinaus unter Berücksichtigung des Projektfortschrittes. Ein Anspruch auf Vertragsverlängerung besteht seitens des Auftragnehmers nicht.

Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Informationen:

Die Angebotsabgabe kann elektronisch sowie in Papierform erfolgen (vgl. Punkt 1.5 der Bewerbungsbedingungen).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Teilnahme am Verfahren ist als Einzelbewerber, als Bewerbergemeinschaft oder auch unter Hinzuziehung von Sub-/Unterauftragnehmern zulässig.

Eine Bewerbergemeinschaft hat die nachfolgend geforderten Eignungsnachweise unter III.1.1) lit. b) bis lit. f) und III.1.2) lit. g) und h) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

Ein Sub-/Unterauftragnehmer hat für die von ihm zu übernehmenden Leistungen die nachfolgenden Eignungsnachweise unter III.1.1) lit. b) bis lit. f) sowie im Falle der Eignungsleihe ggf. auch III.1.3) lit. l) vorzulegen.

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

a) Formloser Teilnahmeantrag/Anschreiben;

b) Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen; Anzahl der fließend Deutsch und fließend Englisch sprechenden Mitarbeiter, die für Dienstleistungen der hier ausgeschriebenen Art zum Einsatz kommen;

c) Eigenerklärung zur Berufs- und Handelsregistereintragung, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (vgl. Vordruck Anlage 2 der Bewerbungsbedingungen);

d) Eigenerklärung, dass eine Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat (vgl. Vordruck Anlage 3 der Bewerbungsbedingungen); „Keine Ausschlussgründe“ nach § 123 GWB und 124 GWB (vgl. Vordruck Anlage 4 der Bewerbungsbedingungen);

f) Teilnahmeerklärung (vgl. Vordruck Anlage 5 der Bewerbungsbedingungen);

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

g) Eigenerklärung zur wirtschaftlichen Situation mit Angaben über den Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen sowie für den Unternehmensteil, in dessen Zuständigkeit die zu vergebende Leistung fällt (vgl. Vordruck Anlage 6 der Bewerbungsbedingungen);

h) Eigenerklärung des Unternehmens, dass es über eine Betriebshaftpflichtversicherung/Berufshaftversicherung verfügt sowie Angabe der Höhe der Versicherungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (vgl. Vordruck Anlage 7 der Bewerbungsbedingungen);

i) Eigenerklärung Bewerbergemeinschaften (vgl. Vordruck Anlage 8 der Bewerbungsbedingungen);

j) Eigenerklärung Einsatz anderer Unternehmen/Unterauftragnehmer (vgl. Vordruck Anlage 9 der Bewerbungsbedingungen);

k) ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer (vgl. Vordruck Anlage 10 der Bewerbungsbedingungen);

Mindeststandards:

Bei den vorzulegenden Unterlagen III.1.1) und III.1.2) handelt es sich um Ausschlusskriterien (vgl. Bewerbungsbedingungen unter Punkt 2.3).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

l) Referenzen:

konkrete und detaillierte Nachweise vergleichbarer Referenzprojekte zur Einführung eines Vertragsmanagements, bei denen bestehende/ IST-Prozesse erfasst und, hierauf aufbauend/ hieraus abgeleitet, SOLL-Prozesse modelliert wurden und bei denen die Implementierung des Vertragsmanagementsystems vom Bewerber anschließend akzeptanzfördernd begleitet wurde.

Prägendes Element der geforderten Darstellungen der Referenzprojekte muss dabei jeweils sein, dass diese sich auf Vertragsprozesse bei mehreren dezentralen Organisationseinheiten und mehreren dezentralen Ansprechpartnern des betreffenden Auftraggebers sowie auf unterschiedliche Vertragstypen beziehen. Um als vergleichbares Referenzprojekt gelten zu können, müssen jeweils mindestens drei verschiedene Organisationseinheiten in einer dezentralen Struktur bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber von den Referenzprojekten umfasst gewesen sein.

Weitergehende Ausführungen finden sich aus Platzgründen (Zeichenbegrenzung) in den zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen unter Ziffer 2.3 lit. l)

m) Darstellung typische Mitarbeiterprofile:

Der Bewerber hat für die Leistungserbringung nur besonders fachkundige und qualifizierte Berater einzusetzen. Den Anforderungen des Projekts entsprechend legt der Auftraggeber Wert auf ein fachlich breit aufgestelltes Beraterteam. Die Leistung ist dabei zumindest auf Leitungsebene (Person des Gesamtverantwortlichen und des Leiters des Beraterteams) von Beratern der Qualifikationsstufe „Manager“ zu erbringen.

Der Bewerber hat, falls nicht sogleich eine konkrete/ persönliche Benennung erfolgt, zumindest jeweils „typische“ Beraterprofile für den Leiter des Beraterteams und seine Mitarbeiter im Team vorzulegen, wie sie die – im Auftragsfalle – vom Auftragnehmer bei der MPG dann eingesetzten Teammitglieder einschließlich Leiter/in mindestens aufweisen würden und anhand derer die MPG die hinreichende Fachkunde der Berater beurteilen kann.

Anforderungen an die Qualifikation eines „typischen“ Managers (gilt für Gesamtverantwortlichen und Leiter Beraterteam gleichermaßen):

Generelle Qualifikationsanforderungen:

— Mindestens 5 Jahre einschlägige Projekterfahrung aus besonders anspruchsvollen Beratungsaufträgen bei externen Kunden,

— Sehr gute einschlägige, vor allem fachliche und auch methodische Kenntnisse, in Theorie und Praxis nachgewiesen, bezogen auf den gesamten Beratungsgegenstand, Manager können die das Thema betreffenden Fragestellungen eigenständig lösen, herausragende Teamfähigkeit, insbesondere in gemischten Teams mit dem Auftraggeber, ist sichergestellt.

Spezifische Qualifikationsanforderungen:

— Abgeschlossenes Hochschulstudium.

Qualifikationsprofil anderer Teammitglieder (Consultants):

— Mindestens 2 Jahre Beratungserfahrung,

— ad hoc abrufbares einschlägiges Spezialwissen, d. h. kann die meisten das Thema betreffenden Fragestellungen und Probleme fundiert lösen,

Spezifische Qualifikationsanforderung an alle Teammitarbeiter:

Spezifische Qualifikationsanforderung für mindestens ein Teammitglied:

— Zweite juristische Staatsprüfung.

Darstellung der juristischen Kompetenz und Kompetenz in englischer Rechtssprache. Der Nachweis erfolgt bzgl. der juristischen Kompetenz durch die Zweite juristische Staatsprüfung der betreffenden Berater und bzgl. der Sprachkompetenz durch konkrete Angaben, wo und wie häufig der jeweilige Berater mit englischsprachigen Rechtstexten gearbeitet hat. Ideal ist der Nachweis eines LL.M.-Abschlusses, erworben in einem Staat, der Englisch als Muttersprache aufweist.

Weitergehende Ausführungen finden sich aus Platzgründen (Zeichenbegrenzung) in den zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen unter Ziffer 2.3 lit. m).

Mindeststandards:

Als Mindeststandard gilt, dass der Bewerber:

1. zu lit. l) mindestens zwei Referenzprojekte darstellt, die mit dem zur Vergabe anstehenden Projekt vergleichbar sind. Außerdem muss die Einführung von mindestens einem dieser Referenzprojekte durch den Bewerber mit einem Akzeptanzmanagement begleitet worden sein.

Die eingereichten Referenzen sind fortlaufend in aufsteigender Reihenfolge

entsprechend der vom Bewerber ihnen zugeordneten Bedeutung (die dem Auftragsgegenstand am nächsten kommende Referenz erhält die Nr. 1, die weiteren in aufsteigender Reihenfolge) zu nummerieren

2. zu lit. m) vollständige Beraterprofile inkl. geforderter Angaben vorlegt, die die Erfüllung gestellter Anforderungen belegen.

Die Nichterfüllung vorstehender Mindestanforderungen führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

In allen Phasen der Leistungserbringung hat der Auftragnehmer die Umsetzung aller gesetzlichen und vom Auftraggeber spezifisch formulierten Anforderungen an die Datensicherheit zu gewährleisten. Leistungsbestandteil ist auch die ausführliche Dokumentation der Prozesse sowie der Umsetzungsschritte.

Da im Wesentlichen der Erfüllungsort für die Leistungserbringung der Standort des Auftraggebers (München) ist, werden dort für die Mitarbeiter des Auftragnehmers Arbeitsplätze nach vorheriger Abstimmung eingerichtet. Dennoch wird die Reisebereitschaft der Mitarbeiter der Auftragnehmers zu Instituten der MPG vorausgesetzt.

Wichtig ist die enge Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber im Projekt. Deshalb haben neben der kontinuierlichen Abstimmung im Rahmen der Projektarbeit regelmäßige gemeinsame Statusmeetings zu erfolgen, um den Fortgang im Projekt zu besprechen und den Status schriftlich zu fixieren.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen und nicht aus formalen Gründen auszuschließen sind, erfolgt die Auswahl nach folgenden Kriterien:

1. Referenzen zu Ziffer III.1.3) [Gewichtung: 70 %] incl. Darstellung des durchgeführten Akzeptanzmanagements (bei mindestens einer Referenz).

Die „reine Menge“ der benannten Referenzen ist nicht ausschlaggebend, sondern vor allem auch deren Vergleichbarkeit mit der hier zur Vergabe anstehenden Leistung. Vor diesem Hintergrund und im Interesse der Aufwandsminimierung für die Bewerber sind hinsichtlich der Referenzen nur (maximal, d. h., sofern vorhanden) fünf Referenzen wertbar.

2. Beraterprofile und die durch die Ausführungen zu den abgefragten Aspekten zum Ausdruck gebrachte Ausprägung der Erfüllung der jeweiligen Kriterien sowie insbesondere die Kompetenz in englischer Rechtssprache [Gewichtung 30 %] (vgl. im Detail Ziffer Ziffer III.1.3)

Die Auswahlkriterien sind zusätzlich auch in den zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen unter Punkt 2.4 ausgeführt.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-01-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-04-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Sachgebiert Vergabemanagement
Internetadresse: www.mpg.de 🌏
Dokumente URL: https://tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-15848decad1-928933251fb1cee 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Kontaktperson: Kerstin Henschel
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: www.tender24.de 🌏
URL der Teilnahme: www.tender24.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das Vergabeverfahren Abl. 2016/S210-381516 musste nach § 63 Abs. 1 Nr. 4 VgV aus schwerwiegenden Gründen aufgehoben werden. Die im Zuge dieses aufgehobenen Vergabeverfahrens bereit gestellten Unterlagen sind damit nicht mehr zu verwenden.

Sie können die aktuellen Unterlagen kostenlos in elektronischer Form auf der Vergabeplattform des Landesanzeigers Baden-Württemberg www.tender24.de downloaden. Informationen zu Aktualisierungen, Ergänzungen und Bewerber-/Bieterfragen erhalten Sie ausschließlich über diese Vergabeplattform. Bitte prüfen Sie diese Seite regelmäßig vor Bewerbung-/Angebotsschluss auf etwaige Aktualisierungen! Verwenden Sie bitte ausschließlich die aktuellste Version der Vergabeunterlagen und beachten Sie die dort hinterlegten Bewerber-/Bieterfragen und Antworten.

Bitte beachten Sie, dass nicht beachtete Aktualisierungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen zum Ausschluss führen können.

Der verbindliche Schlusstermin für den Eingang der Bewerbungen/Teilnahmeanträge ist der unter IV.2.2) genannte Termin/Uhrzeit.

Maßgeblich für den rechtzeitigen Zugang der Bewerbung/des Teilnahmeantrages beim Auftraggeber ist entweder der im System automatisch dokumentierte Zeitpunkt der Bewerbungsabgabe der Vergabeplattform www.tender24.de; oder der mit Eingangsstempel dokumentierte Zugang der schriftlich eingereichten Unterlagen. Bewerbungen, die nach dem unter IV.2.2) genannten Termin/ Uhrzeit bei der unter I.3) genannten Vergabeplattform oder schriftlich beim Auftraggeber eingehen, werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der der Bieterinformation nach §134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
Quelle: OJS 2016/S 219-399103 (2016-11-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-06-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die MPG möchte ein zentrales Vertragsmanagement einrichten. Für die Entwicklung und Einführung sollen externe Berater tätig werden. Die 1. Phase wird die Erfassung und Systematisierung der bisherigen Vertragslandschaft sein. In einer 2. Phase soll ein passendes Vertragsmanagement entworfen und gestaltet werden. Dazu müssen insbesondere Prozesse entwickelt werden, wie und unter Beteiligung welcher Stellen in der MPG Verträge zukünftig angebahnt, gestaltet, abgeschlossen, die Durchführung überwacht und der gesamte Vertragslebenszyklus in einem (noch nicht vorhandenen) EDV-System erfasst werden sollen. In einer optionalen 3. Phase soll schließlich das Vertragsmanagement und die technische Lösung in der GV und möglichst vielen Instituten konkret umgesetzt werden. Dabei geht es um die Unterstützung und Schulung der MPIs bei der Etablierung der notwendigen und in Phase 2 entwickelten Prozesse. Rechtsberatung ist nicht Bestandteil des Projekts.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Postanschrift: (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-07 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 108-217797
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 219-399103
ABl. S-Ausgabe: 108

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die MPG möchte ein zentrales Vertragsmanagement einrichten. Für die Entwicklung und Einführung sollen externe Berater tätig werden.

Die 1. Phase wird die Erfassung und Systematisierung der bisherigen Vertragslandschaft sein.

In einer 2. Phase soll ein passendes Vertragsmanagement entworfen und gestaltet werden. Dazu müssen insbesondere Prozesse entwickelt werden, wie und unter Beteiligung welcher Stellen in der MPG Verträge zukünftig angebahnt, gestaltet, abgeschlossen, die Durchführung überwacht und der gesamte Vertragslebenszyklus in einem (noch nicht vorhandenen) EDV-System erfasst werden sollen.

In einer optionalen 3. Phase soll schließlich das Vertragsmanagement und die technische Lösung in der GV und möglichst vielen Instituten konkret umgesetzt werden. Dabei geht es um die Unterstützung und Schulung der MPIs bei der Etablierung der notwendigen und in Phase 2 entwickelten Prozesse.

Rechtsberatung ist nicht Bestandteil des Projekts.

Siehe hierzu Ziffer II.1.4.

Beschreibung der Optionen:

Es besteht eine einseitige Option der MPG auf eine Verlängerung der Projektlaufzeit über die Basis-Laufzeit

hinaus unter Berücksichtigung des Projektfortschrittes. Ein Anspruch auf Vertragsverlängerung besteht seitens

des Auftragnehmers nicht.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Vgl. Vergabeunterlagen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Gewichtung des Preises: 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-05-08 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximillianstr. 39
Postleitzahl: 80538
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des

Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den

Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der der Bieterinformation nach §134

Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist

auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information

durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es

nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten

Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße

gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum

Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem

Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in

den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur

Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postanschrift: Hofgarten 8
Quelle: OJS 2017/S 108-217797 (2017-06-07)

Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung (2019-01-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Siehe hierzu Ziffer II.2.4
Gesamtwert des Auftrags: 2 000 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Freiwillige ex ante-transparenzbekanntmachung

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-01-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 008-015041
ABl. S-Ausgabe: 8
Zusätzliche Informationen

Gegenstand dieser Bekanntmachung ist die Beauftragung einer „Zwischenphase“, an die sich die abschließende 3. Phase des Gesamtprojekts auf der Basis des bereits vorhandenen Rahmenvertrages anschließt. Der Auftrag für diese Zwischenphase wird nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen nach der Veröffentlichung dieser Ex-ante Bekanntmachung an den Auftragnehmer nach Ziffer V.2.3 erfolgen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die beabsichtigte Beauftragung steht in engem Zusammenhang mit einer Unterstützungsleistung für das MPG-weite Projekt Vertragsmanagement „ImProVe“, die bereits Gegenstand eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (2016/S 219-399103) war. Beauftragt werden soll im Rahmen des seit längerer Zeit bereits laufenden Projekts eine ergänzende Beratungsleistung zur Durchführung einer sog. Zwischenphase, welche nach den bereits beendeten Phasen 1 und 2 des Projekts vor die Phase 3 auf Beschluss der Leitung der MPG zusätzlich zur Akzeptanzsteigerung einzuschieben ist. Weiterhin soll die bereits im ursprünglichen Wettbewerb dem Grunde nach enthaltene und vergebene Beratung zur Durchführung der Phase 3 mit einem erweiterten Umfang, der sich aus dem Projekt ergeben hat, beauftragt werden.

Die ursprünglich nicht vorgesehene Zwischenphase soll vor allem der Initialisierung und Realisierung von Akzeptanzmaßnahmen dienen, die über eine frühzeitige Adressierung an die wissenschaftliche Leitungsebene verschiedener Max-Planck-Institute den erforderlichen Change Prozess frühzeitig einleitet. Die Akzeptanzmaßnahmen und zugehörigen Unterlagen sind jedoch nicht neu zu entwickeln, sondern lediglich auf Basis von aus den Phasen 1 und 2 des Projekts bereits vorhandenen Konzepten zielgruppenspezifisch anzupassen und entsprechend zu vertiefen. Weiterhin sollen bereits umfangreich gestaltete Vertragsprozesse in der Zwischenphase an einigen Stellen weiter detailliert werden. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass im Lenkungsausschuss des Projektes entschieden wurde, die IT-seitige Umsetzung der Prozesse in Phase 3 zunächst, angepasst für die spezifische und sehr heterogene IT-Struktur der MPG, nur für Kernprozesse zu realisieren und erst sukzessive diese auszuweiten. Das geplante Vorgehen bedingt zwingend eine tiefe Kenntnis dieser MPG-IT-Struktur in der Generalverwaltung und an den Instituten und der Ist-Analyse aus Phase 1 sowie der Prozessmodellierung aus Phase 2 des Projektes. Schließlich umfasst die Zwischenphase die weitere Detaillierung von bereits entwickelten IT-Anforderungen. Auch hierfür ist nicht nur eine umfangreiche IT-Expertise und eine entsprechend große verfügbare Personalausstattung nötig, sondern die wesentliche Kenntnis aus der Erhebung und Auswertung über die Generalverwaltung und die Institute der MPG.

Die Durchführung der Phase 3 des Projekts wird auf der Basis des nach EU-weitem Vergabewettbewerb bereits vorhandenen Rahmenvertrages beauftragt. Die Phase 3 umfasst die Einführung des entwickelten Vertragsmanagements in der Generalverwaltung der MPG, in ausgewählten Pilotinstituten und gegebenenfalls weiteren Instituten.

Zusätzliche Informationen:

Der Auftrag für diese Zwischenphase wird nicht vor Ablauf von 10 Kalendertagen nach der Veröffentlichung dieser Ex-ante Bekanntmachung an den Auftragnehmer nach Ziffer V.2.3 erfolgen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-01-09 📅
Name: KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Postanschrift: Klingelhöfer Str. 18
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10785
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 2 000 000 EUR 💰
Quelle: OJS 2019/S 008-015041 (2019-01-10)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-03-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beauftragt wurden im Rahmen des Projekts „ImPROVe“ eine ergänzende Beratungsleistung zur Durchführung einer Zwischenphase zur Akzeptanzsteigerung und die dem Grunde nach enthaltene Beratung (vgl. 2016/S 219 3992103) zur Durchführung. Der Phase 3 mit einem erweiterten Umfang. Die Zwischenphase soll der Initialisierung und Realisierung von Akzeptanzmaßnahmen dienen, diese sind auf Basis von aus den Phasen 1 und 2 des Projekts bereits vorhandenen Konzepten zielgruppenspezifisch. Anzupassen. Bereits gestaltete Vertragsprozesse sollen in der Zwischenphase weiter detailliert werden. Die Zwischenphase umfasst auch die weitere Detaillierung von bereits entwickelten IT-Anforderungen. Die Durchführung der Phase 3 des Projekts wurde auf der Basis des bereits vorhandenen, EU-weit ausgeschriebenen Rahmenvertrages beauftragt. Die Phase 3 umfasst die Einführung des entwickelten Vertragsmanagements in der Generalverwaltung der MPG, in ausgewählten Pilotinstituten und ggf. weiteren Instituten.

Gesamtwert des Auftrags: 2 000 000 EUR 💰

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-03-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-03-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 053-122787
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 008-015041
ABl. S-Ausgabe: 53

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Phase 3 mit einem erweiterten Umfang. Die Zwischenphase soll der Initialisierung und Realisierung von Akzeptanzmaßnahmen dienen, diese sind auf Basis von aus den Phasen 1 und 2 des Projekts bereits vorhandenen Konzepten zielgruppenspezifisch.

Anzupassen. Bereits gestaltete Vertragsprozesse sollen in der Zwischenphase weiter detailliert werden. Die Zwischenphase umfasst auch die weitere Detaillierung von bereits entwickelten IT-Anforderungen.

Die Durchführung der Phase 3 des Projekts wurde auf der Basis des bereits vorhandenen, EU-weit ausgeschriebenen Rahmenvertrages beauftragt. Die Phase 3 umfasst die Einführung des entwickelten Vertragsmanagements in der Generalverwaltung der MPG, in ausgewählten Pilotinstituten und ggf. weiteren Instituten.

Folgende Leistungen wurden nach Ablauf einer Frist von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung der freiwilligen Ex ante-Transparenz-Bekanntmachung (2019/S 008-015041) an das im Abschnitt V.2.3) genannte Unternehmen vergeben:

Beauftragt wurde im Rahmen des seit längerer Zeit bereits laufenden Projekts eine ergänzende Beratungsleistung zur Durchführung einer sog. Zwischenphase, welche nach den bereits beendeten Phasen 1 und 2 des Projekts vor die Phase 3.

Auf Beschluss der Leitung der MPG zusätzlich zur Akzeptanzsteigerung einzuschieben ist. Weiterhin wurde die bereits im ursprünglichen Wettbewerb dem Grunde nach enthaltene und vergebene Beratung zur Durchführung.

Der Phase 3 mit einem erweiterten Umfang, der sich aus dem Projekt ergeben hat, beauftragt. Vgl. im Übrigen auch die Ausführungen hierzu in der o.g. Ex ante-Transparenz-Bekanntmachung (2019/S 008-015041).

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-02-19 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber weist auf die in § 135 Abs. 2 und 3 GWB genannten Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen hin.

§ 135 GWB (einzusehen z. B. unter https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__135.html) lautet:

(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber

1) gegen § 134 verstoßen hat oder

2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.

(2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn

1) der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,

2) der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und

3) der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.

Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

Darüber hinaus wird auf § 160 GWB (einzusehen z. B. unter https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__160.html) hingewiesen.

Quelle: OJS 2019/S 053-122787 (2019-03-13)

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