Einführung Vertragsmanagementsystem

Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung

Siehe unter II.2.4.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-11-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-10-27.

Wer?

• Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung

Wie?

• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Vertragsverwaltung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-10-27	Auftragsbekanntmachung
2016-11-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2016-10-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Vertragsverwaltung
Referenznummer: 8407090222/2016/Vertragsmanagement
Kurze Beschreibung: Siehe unter II.2.4.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Vertragsverwaltung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
URL der Dokumente: https://tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-157e1ece29f-66c79254285f6d15 🌏
URL der Teilnahme: http://www.tender24.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-10-27 📅
Einreichungsfrist: 2016-11-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-10-29 📅
Datum des Beginns: 2017-05-01 📅
Datum des Endes: 2018-04-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 210-381516
ABl. S-Ausgabe: 210
Zusätzliche Informationen

Die Angebotsabgabe kann elektronisch sowie in Papierform erfolgen (vgl. Punkt 1.5 der Bewerbungsbedingungen).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) möchte ein zentrales Vertragsmanagement einrichten. Für die Entwicklung und Einführung sollen externe Berater tätig werden.

Der erste Schritt wird die Erfassung und Systematisierung der bisher uneinheitlichen Vertragslandschaft der gesamten MPG anhand von ausgewählten Beispielsinstituten sein (Phase 1). Dabei sollen die vorhandenen Verträge insbesondere nach Vertragsarten und Risikopotential erfasst werden. Hierzu sollen die Wettbewerbsteilnehmer Vorschläge machen, wie und nach welchen Kriterien sie die systematische Erfassung der Vertragslandschaft der MPG angehen möchten.

In einer zweiten Phase sollen die Berater gemeinsam mit den zuständigen Personen der MPG ein passendes Vertragsmanagement entwerfen und gestalten. Dazu müssen insbesondere Prozesse entwickelt werden, wie und unter Beteiligung welcher Stellen in der MPG Verträge zukünftig angebahnt, gestaltet, abgeschlossen, die Durchführung überwacht und der gesamte Vertragslebenszyklus in einem (noch nicht vorhandenen) EDV-System erfasst werden sollen. Dabei wird es um die Entwicklung von Kriterien und Checklisten zur juristischen Einordnung und Risikoklassifizierung von Verträgen sowie um die Entwicklung kommentierter Musterverträge und Musterklauseln gehen. Außerdem muss gemeinsam mit der IT-Abteilung (IKT) in der Generalverwaltung (GV) der MPG die EDV-technische Umsetzung der Vertragserfassung beginnend von der Vertragsanbahnung über den Abschluss und die Ablage bis hin zum Monitoring laufender Verträge entwickelt werden. Die IT-fachliche Expertise wird dabei überwiegend durch die Abteilung IKT und deren Dienstleister eingebracht.

In einer optionalen dritten Phase soll schließlich das Vertragsmanagement und die technische Lösung in der GV und möglichst vielen Instituten konkret umgesetzt werden. Dabei geht es um die Unterstützung und Schulung der MPIs bei der Etablierung der notwendigen und in Phase 2 entwickelten Prozesse.

Beschreibung der Verlängerungen:

Es besteht eine einseitige Option der MPG auf eine Verlängerung der Projektlaufzeit über die Basis-Laufzeit hinaus unter Berücksichtigung des Projektfortschrittes. Ein Anspruch auf Vertragsverlängerung besteht seitens des Auftragnehmers nicht.

Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Informationen:

Die Angebotsabgabe kann elektronisch sowie in Papierform erfolgen (vgl. Punkt 1.5 der Bewerbungsbedingungen).

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: München.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die Teilnahme am Verfahren ist als Einzelbewerber, als Bewerbergemeinschaft oder auch unter Hinzuziehung von Sub-/Unterauftragnehmern zulässig.

Eine Bewerbergemeinschaft hat die nachfolgend geforderten Eignungsnachweise unter III.1.1 lit. b) bis lit f) und III. 1.2 lit.g) und h) von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft vorzulegen.

Ein Sub-/Unterauftragnehmer hat für die von ihm zu übernehmenden Leistungen die nachfolgenden Eignungsnachweise unter III.1.1 lit. b) bis lit. f) sowie im Falle der Eignungsleihe ggf. auch III.1.3 lit. l) vorzulegen.

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

a) Formloser Teilnahmeantrag/Anschreiben;

b) Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen; Anzahl der fließend Deutsch und fließend Englisch sprechenden Mitarbeiter, die für Dienstleistungen der hier ausgeschriebenen Art zum Einsatz kommen;

c) Eigenerklärung zur Berufs- und Handelsregistereintragung, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist (vgl. Vordruck Anlage 2 der Bewerbungsbedingungen);

d) Eigenerklärung, dass eine Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat (vgl. Vordruck Anlage 3 der Bewerbungsbedingungen); „Keine Ausschlussgründe“ nach § 123 GWB und 124 GWB (vgl. Vordruck Anlage 4 der Bewerbungsbedingungen);

f) Teilnahmeerklärung (vgl. Vordruck Anlage 5 der Bewerbungsbedingungen);

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

g) Eigenerklärung zur wirtschaftlichen Situation mit Angaben über den Umsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen sowie für den Unternehmensteil, in dessen Zuständigkeit die zu vergebende Leistung fällt (vgl. Vordruck Anlage 6 der Bewerbungsbedingungen);

h) Eigenerklärung des Unternehmens, dass es über eine Betriebshaftpflichtversicherung/Berufshaftversicherung verfügt sowie Angabe der Höhe der Versicherungssumme für Personen-, Sach- und Vermögensschäden (vgl. Vordruck Anlage 7 der Bewerbungsbedingungen);

i) Eigenerklärung Bewerbergemeinschaften (vgl. Vordruck Anlage 8 der Bewerbungsbedingungen);

j) Eigenerklärung Einsatz anderer Unternehmen/Unterauftragnehmer (vgl. Vordruck Anlage 9 der Bewerbungsbedingungen);

k) ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer (vgl. Vordruck Anlage 10 der Bewerbungsbedingungen);

Mindeststandards:

Bei den vorzulegnden Unterlagen III.1.1 und III.1.2 handelt es sich um Ausschlusskriterien (vgl. Bewerbungsbedingungen unter Punkt 2.3).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Vorzulegende Unterlagen zur Überprüfung der Eignung nach Maßgabe der Bewerbungsbedingungen:

l) Referenzen

konkrete und detaillierte Nachweise vergleichbarer Referenzprojekte zur Einführung eines Vertragsmanagements, bei denen bestehende/ IST-Prozesse erfasst und, hierauf aufbauend/ hieraus abgeleitet, SOLL-Prozesse modelliert wurden und bei denen die Implementierung des Vertragsmanagementsystems vom Bewerber anschließend akzeptanzfördernd begleitet wurde.

Prägendes Element der geforderten Darstellungen der Referenzprojekte muss dabei jeweils sein, dass diese sich auf Vertragsprozesse bei mehreren dezentralen Organisationseinheiten und mehreren dezentralen Ansprechpartnern des betreffenden Auftraggebers sowie auf unterschiedliche Vertragstypen beziehen. Um als vergleichbares Referenzprojekt gelten zu können, müssen jeweils mindestens drei verschiedene Organisationseinheiten in einer dezentralen Struktur bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber von den Referenzprojekten umfasst gewesen sein.

Weitergehende Ausführungen finden sich aus Platzgründen (Zeichenbegrenzung) in den zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen unter Ziffer 2.3 lit.l)

m) Darstellung typische Mitarbeiterprofile

Der Bewerber hat für die Leistungserbringung nur besonders fachkundige und qualifizierte Berater einzusetzen. Den Anforderungen des Projekts entsprechend legt der Auftraggeber Wert auf ein fachlich breit aufgestelltes Beraterteam. Die Leistung ist dabei zumindest auf Leitungsebene (Person des Gesamtverantwortlichen und des Leiters des Beraterteams) von Beratern der Qualifikationsstufe „Manager“ zu erbringen.

Der Bewerber hat, falls nicht sogleich eine konkrete/ persönliche Benennung erfolgt, zumindest jeweils „typische“ Beraterprofile für den Leiter des Beraterteams und seine Mitarbeiter im Team vorzulegen, wie sie die – im Auftragsfalle – vom Auftragnehmer bei der MPG dann eingesetzten Teammitglieder einschließlich Leiter/in mindestens aufweisen würden und anhand derer die MPG die hinreichende Fachkunde der Berater beurteilen kann.

Anforderungen an die Qualifikation eines „typischen“ Managers (gilt für Gesamtverantwortlichen und Leiter Beraterteam gleichermaßen):

Generelle Qualifikationsanforderungen:

— Mindestens 5 Jahre einschlägige Projekterfahrung aus besonders anspruchsvollen Beratungsaufträgen bei externen Kunden,

— Sehr gute einschlägige, vor allem fachliche und auch methodische Kenntnisse, in Theorie und Praxis nachgewiesen, bezogen auf den gesamten Beratungsgegenstand, Manager können die das Thema betreffenden Fragestellungen eigenständig lösen, herausragende Teamfähigkeit, insbesondere in gemischten Teams mit dem Auftraggeber, ist sichergestellt.

Spezifische Qualifikationsanforderungen:

— Abgeschlossenes Hochschulstudium.

Qualifikationsprofil anderer Teammitglieder (Consultants):

— Mindestens 2 Jahre Beratungserfahrung,

— ad hoc abrufbares einschlägiges Spezialwissen, d. h. kann die meisten das Thema betreffenden Fragestellungen und Probleme fundiert lösen,

Spezifische Qualifikationsanforderung an alle Teammitarbeiter:

Spezifische Qualifikationsanforderung für mindestens ein Teammitglied:

— Zweite juristische Staatsprüfung

Darstellung der juristischen Kompetenz und Kompetenz in englischer Rechtssprache. Der Nachweis erfolgt bzgl. der juristischen Kompetenz durch die Zweite juristische Staatsprüfung der betreffenden Berater und bzgl. der Sprachkompetenz durch konkrete Angaben, wo und wie häufig der jeweilige Berater mit englischsprachigen Rechtstexten gearbeitet hat. Ideal ist der Nachweis eines LL.M.-Abschlusses, erworben in einem Staat, der Englisch als Muttersprache aufweist.

Weitergehende Ausführungen finden sich aus Platzgründen (Zeichenbegrenzung) in den zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen unter Ziffer 2.3 lit.m).

Mindeststandards:

Als Mindeststandard gilt, dass der Bewerber

1. zu lit.l) mindestens zwei Referenzprojekte darstellt, die mit dem zur Vergabe anstehenden Projekt vergleichbar sind. Außerdem muss die Einführung von mindestens einem dieser Referenzprojekte durch den Bewerber mit einem Akzeptanzmanagement begleitet worden sein.

Die eingereichten Referenzen sind fortlaufend in aufsteigender Reihenfolge

entsprechend der vom Bewerber ihnen zugeordneten Bedeutung (die dem Auftragsgegenstand am nächsten kommende Referenz erhält die Nr. 1, die weiteren in aufsteigender Reihenfolge) zu nummerieren

2. zu lit. m) vollständige Beraterprofile inkl. geforderter Angaben vorlegt, die die Erfüllung gestellter Anforderungen belegen.

Die Nichterfüllung vorstehender Mindestanforderungen führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

In allen Phasen der Leistungserbringung hat der Auftragnehmer die Umsetzung aller gesetzlichen und vom Auftraggeber spezifisch formulierten Anforderungen an die Datensicherheit zu gewährleisten. Leistungsbestandteil ist auch die ausführliche Dokumentation der Prozesse sowie der Umsetzungsschritte.

Da im Wesentlichen der Erfüllungsort für die Leistungserbringung der Standort des Auftraggebers (München) ist, werden dort für die Mitarbeiter des Auftragnehmers Arbeitsplätze nach vorheriger Abstimmung eingerichtet. Dennoch wird die Reisebereitschaft der Mitarbeiter der Auftragnehmers zu Instituten der MPG vorausgesetzt.

Wichtig ist die enge Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber im Projekt. Deshalb haben neben der kontinuierlichen Abstimmung im Rahmen der Projektarbeit regelmäßige gemeinsame Statusmeetings zu erfolgen, um den Fortgang im Projekt zu besprechen und den Status schriftlich zu fixieren.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen und nicht aus formalen Gründen auszuschließen sind, erfolgt die Auswahl nach folgenden Kriterien:

1. Referenzen zu Ziffer III.1.3) [Gewichtung: 70 %] incl. Darstellung des durchgeführten Akzeptanzmanagements (bei mindestens einer Referenz)

Die „reine Menge“ der benannten Referenzen ist nicht ausschlaggebend, sondern vor allem auch deren Vergleichbarkeit mit der hier zur Vergabe anstehenden Leistung. Vor diesem Hintergrund und im Interesse der Aufwandsminimierung für die Bewerber sind hinsichtlich der Referenzen nur (maximal, d.h., sofern vorhanden) fünf Referenzen wertbar.

2. Beraterprofile und die durch die Ausführungen zu den abgefragten Aspekten zum Ausdruck gebrachte Ausprägung der Erfüllung der jeweiligen Kriterien sowie insbesondere die Kompetenz in englischer Rechtssprache [Gewichtung 30 %] (vgl. im Detail Ziffer Ziffer III.1.3)

Die Auswahlkriterien sind zusätzlich auch in den zur Verfügung gestellten Bewerbungsbedingungen unter Punkt 2.4 ausgeführt.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2016-12-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-04-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des privaten Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Sachgebiert Vergabemanagement
Internetadresse: www.mpg.de 🌏
Dokumente URL: https://tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-157e1ece29f-66c79254285f6d15 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Kontaktperson: Kerstin Henschel
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: www.tender24.de 🌏
URL der Teilnahme: www.tender24.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Sie können die Unterlagen kostenlos in elektronischer Form auf der Vergabeplattform des Landesanzeigers Baden-Württemberg www.tender24.de downloaden. Informationen zu Aktualisierungen, Ergänzungen und

Bewerber-/Bieterfragen erhalten Sie ausschließlich über diese Vergabeplattform. Bitte prüfen Sie diese Seite regelmäßig vor Bewerbung-/Angebotsschluss auf etwaige Aktualisierungen! Verwenden Sie bitte ausschließlich die aktuellste Version der Vergabeunterlagen und beachten Sie die dort hinterlegten Bewerber-/Bieterfragen und Antworten.

Bitte beachten Sie, dass nicht beachtete Aktualisierungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen zum Ausschluss führen können.

Der verbindliche Schlusstermin für den Eingang der Bewerbungen/Teilnahmeanträge ist der unter IV.2.2) genannte Termin/Uhrzeit.

Maßgeblich für den rechtzeitigen Zugang der Bewerbung/des Teilnahmeantrages beim Auftraggeber ist entweder der im System automatisch dokumentierte Zeitpunkt der Bewerbungsabgabe der Vergabeplattform www.tender24.de; oder der mit Eingangsstempel dokumentierte Zugang der schriftlich eingereichten Unterlagen. Bewerbungen, die nach dem unter IV.2.2) genannten Termin/ Uhrzeit bei der unter I.3) genannten Vergabeplattform oder schriftlich beim Auftraggeber eingehen, werden nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Maximillianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung desAuftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammerden Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz, 169 Abs. 1 GWB).

Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der der Bieterinformation nach §134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung derInformation durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachtenVergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Quelle: OJS 2016/S 210-381516 (2016-10-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2016-11-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung: Siehe unter II.2.4).
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-11-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-11-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 226-411914
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 210-381516
ABl. S-Ausgabe: 226

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Max-Planck-Gesellschaft (MPG) möchte ein zentrales Vertragsmanagement einrichten. Für die Entwicklung und Einführung sollen externe Berater tätig werden. Der erste Schritt wird die Erfassung und Systematisierung der bisher uneinheitlichen Vertragslandschaft der gesamten MPG anhand von ausgewählten Beispielsinstituten sein (Phase 1). Dabei sollen die vorhandenen Verträge insbesondere nach Vertragsarten und Risikopotential erfasst werden. Hierzu sollen die Wettbewerbsteilnehmer Vorschläge machen wie und nach welchen Kriterien sie die systematische Erfassung der Vertragslandschaft der MPG angehen möchten. In einer zweiten Phase sollen die Berater gemeinsam mit den zuständigen Personen der MPG ein passendes Vertragsmanagement entwerfen und gestalten.

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Postanschrift: Hofgartenstraße 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: bieterfragen@gv.mpg.de 📧
Fax: +49 8921081344 📠
Quelle: OJS 2016/S 226-411914 (2016-11-18)

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