Scannen zum Zwecke der revisionssicheren Langzeitarchivierung der ambulanten und stationären Patientenakten der Städtisches Klinikum München GmbH
Der Auftraggeber schreibt zum Zwecke der revisionssicheren Langzeitarchivierung das Digitalisieren der ambulanten und stationären medizinischen Patientenakten aus. Die Digitalisierung hat derart zu erfolgen, dass die Dokumente nach den Vorgaben des Auftraggebers in das bestehende digitale revi-sionssichere Langzeitarchiv des StKM übernommen werden können. Das StKM setzt als digitales Langzeitarchiv das Produkt „Pegasos“ der Marabu EDV Beratung und Service GmbH ein.
Gegenstand des Auftrages sind die genannten Akten derjenigen Patienten, die ab dem Zeitpunkt der Leistungsaufnahme des AN entlassen werden.
Der Auftraggeber kann die technischen Lösungen für die Aufgabe nicht vorgeben; sie sollen im wett-bewerblichen Dialog entwickelt werden.
Der Aufbau der vom AN für die Vertragslaufzeit zu stellenden und vorzuhaltenden zentralen Digitalisierungsstelle durch den AN soll zentral an einem Standort der StKM erfolgen. Das Digitalisieren der jeweiligen Patientenakten durch den AN muss innerhalb von 2 Werktagen nach Übergabe der Originalakten an die Digitalisierungsstelle abgeschlossen sein.
Der Hin- und Rücktransport der physischen Originalakte von und zur Digitalisierungsstelle erfolgt durch den AG mehrmals täglich zwischen 8:00 und 15:00 Uhr.
Der Einsatz der Papierakte ist beim AG derzeit noch die Basis der medizinischen Diagnostik und Therapie im medizinischen Alltag. Dabei werden jährlich ca. 150 000 stationäre Patientenakten mit ca. 70 Seiten und ca. 170 000 ambulante Akten der Notfallversorgung mit ca. 10 Seiten im Durchschnitt erzeugt.
Diese vom AN zu digitalisierenden Akten enthalten Dokumente in unterschiedlichen Formaten, Farben und Materialarten (auch Thermopapier, Fotopapier, Durchschreibepapier, Endlospapier, EKG-Papiere etc.).
Der AG verfügt bei der stationären papiergebundenen Patientenakte über eine einheitliche Archivie-rungs- und Aktenstruktur mit 10 Registern. Der AN stellt sicher, dass diese Struktur im digitalen Ar-chivsystem gleichermaßen abgebildet werden kann.
Zusätzlich ist gegebenenfalls eine automatisierte Dokumententyperkennung zur genauen Klassifizierung der jeweiligen Dokumente innerhalb der Register erforderlich. Der AG schätzt ca. 200 verschiedene derzeit vorhandene Dokumententypen.
Die ambulanten Akten haben keine einheitliche Struktur und kein Register.
Vom AN ist die Vollintegration der digitalisierten Akten in das beim Auftraggeber vorhandene Da-tenmanagement von „Pegasos“ der Marabu EDV Beratung und Service GmbH" sicherzustellen. Die erweiterungsfähige Schnittstelle zu Pegasos wird vom AG vorgegeben und vom AN implementiert. Dazu müssen die digitalisierten Dokumente der Akte einem gültigen Fall in Pegasos durch Übergabe der entsprechenden Metadaten (Fallnummer, Register- oder Dokumentenklassifizierung etc.) zugeordnet werden können. Die Bereitstellung der digitalen Dokumente inklusive der zugehörigen Indexdaten zur Integration in das elektronische Archivsystem „PEGASOS“ erfolgt mittels sicherer, datenträgerloser Übertragung durch den AN auf den Archivserver des Auftraggebers.
Eine Änderung des Datenmanagementsystems (Pegasos) des AG ist nicht vorgesehen.
Als führendes, administratives IT-System wird beim AG SAP IS-H eingesetzt.
Die Übergabe der Bilddaten zur Integration in Pegasos erfolgt im PDF/A Format, die Übergabe der erforderlichen Indexdaten in einer strukturierten Indexdatei.
Vom AN ist ein Ausfallkonzept vorzusehen, um die geforderte Aktenmenge und Verarbeitungsdauer auch bei Störungen sicherstellen zu können.
Sämtliche Dokumente sind so zu verarbeiten, dass die Sicherstellung der bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original, ohne die eine den medizinischen Anforderungen entsprechende Auswertung des Dokumentes ansonsten gefährdet ist, gegeben ist.
Der AN führt eine Vollständigkeitsprüfung über die Aktendigitalisierung durch. Sämtliche Inhalte der übernommenen Patientenakten müssen ordnungsgemäß verarbeitet werden. Durch den AN hat die Prüfung jedes einzelnen Belegs/Images zu erfolgen, fehlerhaft oder unvollständig gescannte Belege müssen wiederholt werden, bis sie fehlerfrei verarbeitet und gescannt wurden. Die Vollständigkeit der Aktendigitalisierung ist durch den AN ggü. dem AG zu quittieren und zu dokumentieren.
Die Prozesse und Systeme des Auftragnehmers müssen konform mit der BSI Technische Richtlinie 03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen sein. Ein entsprechendes Zertifikat ist vom Bieter im Rahmen des Wettbewerblichen Dialogs vorzulegen.
Weiter gegenständlich ist die Erstellung eines geeigneten, digitalen Langzeitspeichers mit 100 % der digitalen Rohdaten (100 % in s/w und 100 % in Farbe).
Die angebotene Lösung muss mittelfristig um das Digitalisieren von Verwaltungsakten (Technikakten, FIBU, Controlling etc.), schwarz – weiß, in der Regel DIN A 4) erweiterbar sein. Hierzu sind ggf. weitere vom AN bereitzustellende Schnittstellen zu Datenmanagementsystemen vonnöten.
Die Leistungserbringung muss unter Beachtung der einschlägigen Gesetze und Bestimmungen des Datenschutzes einschl. Art. 27 des Bayerischen Krankenhausgesetzes erfolgen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-14.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-14.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2016-03-14
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Auftragsbekanntmachung
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| 2016-03-23
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Ergänzende Angaben
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