Scannen zum Zwecke der revisionssicheren Langzeitarchivierung der ambulanten und stationären Patientenakten der Städtisches Klinikum München GmbH

Städtisches Klinikum München GmbH

Der Auftraggeber schreibt zum Zwecke der revisionssicheren Langzeitarchivierung das Digitalisieren der ambulanten und stationären medizinischen Patientenakten aus. Die Digitalisierung hat derart zu erfolgen, dass die Dokumente nach den Vorgaben des Auftraggebers in das bestehende digitale revi-sionssichere Langzeitarchiv des StKM übernommen werden können. Das StKM setzt als digitales Langzeitarchiv das Produkt „Pegasos“ der Marabu EDV Beratung und Service GmbH ein.
Gegenstand des Auftrages sind die genannten Akten derjenigen Patienten, die ab dem Zeitpunkt der Leistungsaufnahme des AN entlassen werden.
Der Auftraggeber kann die technischen Lösungen für die Aufgabe nicht vorgeben; sie sollen im wett-bewerblichen Dialog entwickelt werden.
Der Aufbau der vom AN für die Vertragslaufzeit zu stellenden und vorzuhaltenden zentralen Digitalisierungsstelle durch den AN soll zentral an einem Standort der StKM erfolgen. Das Digitalisieren der jeweiligen Patientenakten durch den AN muss innerhalb von 2 Werktagen nach Übergabe der Originalakten an die Digitalisierungsstelle abgeschlossen sein.
Der Hin- und Rücktransport der physischen Originalakte von und zur Digitalisierungsstelle erfolgt durch den AG mehrmals täglich zwischen 8:00 und 15:00 Uhr.
Der Einsatz der Papierakte ist beim AG derzeit noch die Basis der medizinischen Diagnostik und Therapie im medizinischen Alltag. Dabei werden jährlich ca. 150 000 stationäre Patientenakten mit ca. 70 Seiten und ca. 170 000 ambulante Akten der Notfallversorgung mit ca. 10 Seiten im Durchschnitt erzeugt.
Diese vom AN zu digitalisierenden Akten enthalten Dokumente in unterschiedlichen Formaten, Farben und Materialarten (auch Thermopapier, Fotopapier, Durchschreibepapier, Endlospapier, EKG-Papiere etc.).
Der AG verfügt bei der stationären papiergebundenen Patientenakte über eine einheitliche Archivie-rungs- und Aktenstruktur mit 10 Registern. Der AN stellt sicher, dass diese Struktur im digitalen Ar-chivsystem gleichermaßen abgebildet werden kann.
Zusätzlich ist gegebenenfalls eine automatisierte Dokumententyperkennung zur genauen Klassifizierung der jeweiligen Dokumente innerhalb der Register erforderlich. Der AG schätzt ca. 200 verschiedene derzeit vorhandene Dokumententypen.
Die ambulanten Akten haben keine einheitliche Struktur und kein Register.
Vom AN ist die Vollintegration der digitalisierten Akten in das beim Auftraggeber vorhandene Da-tenmanagement von „Pegasos“ der Marabu EDV Beratung und Service GmbH" sicherzustellen. Die erweiterungsfähige Schnittstelle zu Pegasos wird vom AG vorgegeben und vom AN implementiert. Dazu müssen die digitalisierten Dokumente der Akte einem gültigen Fall in Pegasos durch Übergabe der entsprechenden Metadaten (Fallnummer, Register- oder Dokumentenklassifizierung etc.) zugeordnet werden können. Die Bereitstellung der digitalen Dokumente inklusive der zugehörigen Indexdaten zur Integration in das elektronische Archivsystem „PEGASOS“ erfolgt mittels sicherer, datenträgerloser Übertragung durch den AN auf den Archivserver des Auftraggebers.
Eine Änderung des Datenmanagementsystems (Pegasos) des AG ist nicht vorgesehen.
Als führendes, administratives IT-System wird beim AG SAP IS-H eingesetzt.
Die Übergabe der Bilddaten zur Integration in Pegasos erfolgt im PDF/A Format, die Übergabe der erforderlichen Indexdaten in einer strukturierten Indexdatei.
Vom AN ist ein Ausfallkonzept vorzusehen, um die geforderte Aktenmenge und Verarbeitungsdauer auch bei Störungen sicherstellen zu können.
Sämtliche Dokumente sind so zu verarbeiten, dass die Sicherstellung der bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original, ohne die eine den medizinischen Anforderungen entsprechende Auswertung des Dokumentes ansonsten gefährdet ist, gegeben ist.
Der AN führt eine Vollständigkeitsprüfung über die Aktendigitalisierung durch. Sämtliche Inhalte der übernommenen Patientenakten müssen ordnungsgemäß verarbeitet werden. Durch den AN hat die Prüfung jedes einzelnen Belegs/Images zu erfolgen, fehlerhaft oder unvollständig gescannte Belege müssen wiederholt werden, bis sie fehlerfrei verarbeitet und gescannt wurden. Die Vollständigkeit der Aktendigitalisierung ist durch den AN ggü. dem AG zu quittieren und zu dokumentieren.
Die Prozesse und Systeme des Auftragnehmers müssen konform mit der BSI Technische Richtlinie 03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen sein. Ein entsprechendes Zertifikat ist vom Bieter im Rahmen des Wettbewerblichen Dialogs vorzulegen.
Weiter gegenständlich ist die Erstellung eines geeigneten, digitalen Langzeitspeichers mit 100 % der digitalen Rohdaten (100 % in s/w und 100 % in Farbe).
Die angebotene Lösung muss mittelfristig um das Digitalisieren von Verwaltungsakten (Technikakten, FIBU, Controlling etc.), schwarz – weiß, in der Regel DIN A 4) erweiterbar sein. Hierzu sind ggf. weitere vom AN bereitzustellende Schnittstellen zu Datenmanagementsystemen vonnöten.
Die Leistungserbringung muss unter Beachtung der einschlägigen Gesetze und Bestimmungen des Datenschutzes einschl. Art. 27 des Bayerischen Krankenhausgesetzes erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-04-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-03-14.

Wer?

• Städtisches Klinikum München GmbH

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Bibliotheksverwaltung › Katalogisierung
• Gebäude- und Betriebsmittelverwaltung › Betriebsmittelverwaltung
• Medizinische Informationssysteme › Systeme zur Verwaltung von Patientenakten
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Unternehmensorganisation
• Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen › Vertragsverwaltung

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-03-14	Auftragsbekanntmachung
2016-03-23	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2016-03-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Menge oder Umfang:

Vertragslaufzeit zunächst 60 Monate gem. II.3), Option des Auftraggeber, den Vertrag einseitig um 36 Monate gem. II.2.3) zu verlängern.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Wettbewerblicher Dialog
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Städtisches Klinikum München GmbH
Postanschrift: Fritz-Erler-Straße 30
Postleitzahl: 81737
Postort: München
Kontakt
E-Mail: michael.klueglich@klinikum-muenchen.de 📧
Telefon: +49 89452279-338 📞
Fax: +49 89452279-731 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-14 📅
Einreichungsfrist: 2016-04-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 056-094206
ABl. S-Ausgabe: 56
Zusätzliche Informationen

(1) Der Auftraggeber behält sich vor, im Teilnahmeantrag fehlende oder unvollständige Erklärungen oder Nachweise, die bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (IV.3.4)) nicht vorgelegt wurden, bis zum Ablauf einer von ihm zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber von dieser Nachforderungsmöglichkeit Gebrauch macht. (2) Eine Bewerbung um die Teilnahme am Wettbewerb (Teilnahmeantrag) ist nur mittels des vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsformulars möglich. Teilnahmeanträge, für die nicht das Bewerbungsformularverwendet wird, werden ausgeschlossen. Das Bewerbungsformular ist bei der in I.1) genannten Stelle anzufordern. (3) Anfragen sind ausschließlich schriftlich oder per Email zu stellen. Mündliche oder fernmündliche Anfragen beim Auftraggeber oder den in I.1) genannten Stellen werden nicht entgegengenommen. (4) Der Teilnahmeantrag ist in Papierform in einem verschlossenen Umschlag und als Teilnahmeantrag gekennzeichnet bei der in I.1) (Angebote/Teilnahmeanträge) genannten Stelle fristgerecht (Ziffer IV.3.4) abzugeben (das Datum des Poststempels ist nicht entscheidend). (5) Eine unvollständige Einreichung führt, wenn der AG von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß Ziffer (1) keinen Gebrauch macht, oder eine Nachforderungsfrist fruchtlos abgelaufen ist, zum Ausschluss aus dem Verfahren. (6) Elektronisch (E-Mail, E-Brief, Computer-Fax o. ä.), per Telefon oder per Telefax übermittelte Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen und werden nicht berücksichtigt. (7) Bewerbungsunterlagen, die über den geforderten Umfang hinausgehen, werden nicht berücksichtigt. (8) Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgegeben, ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht. (9) Wahrheitswidrige Angaben des Bewerbers führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags aus dem Verfahren. (10) Der Auftraggeber behält sich vor, im Verfahren Teststellungen der Lösungen der Bieter vorzuschreiben.

Zusätzliche Informationen

(1) Der Auftraggeber behält sich vor, im Teilnahmeantrag fehlende oder unvollständige Erklärungen oder Nachweise, die bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (IV.3.4)) nicht vorgelegt wurden, bis zum Ablauf einer von ihm zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch darauf, dass der Auftraggeber von dieser Nachforderungsmöglichkeit Gebrauch macht.

(2) Eine Bewerbung um die Teilnahme am Wettbewerb (Teilnahmeantrag) ist nur mittels des vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsformulars möglich. Teilnahmeanträge, für die nicht das Bewerbungsformularverwendet wird, werden ausgeschlossen. Das Bewerbungsformular ist bei der in I.1) genannten Stelle anzufordern.

(3) Anfragen sind ausschließlich schriftlich oder per Email zu stellen. Mündliche oder fernmündliche Anfragen beim Auftraggeber oder den in I.1) genannten Stellen werden nicht entgegengenommen.

(4) Der Teilnahmeantrag ist in Papierform in einem verschlossenen Umschlag und als Teilnahmeantrag gekennzeichnet bei der in I.1) (Angebote/Teilnahmeanträge) genannten Stelle fristgerecht (Ziffer IV.3.4) abzugeben (das Datum des Poststempels ist nicht entscheidend).

(5) Eine unvollständige Einreichung führt, wenn der AG von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß Ziffer (1) keinen Gebrauch macht, oder eine Nachforderungsfrist fruchtlos abgelaufen ist, zum Ausschluss aus dem Verfahren.

(6) Elektronisch (E-Mail, E-Brief, Computer-Fax o. ä.), per Telefon oder per Telefax übermittelte Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen und werden nicht berücksichtigt.

(7) Bewerbungsunterlagen, die über den geforderten Umfang hinausgehen, werden nicht berücksichtigt.

(8) Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgegeben, ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.

(9) Wahrheitswidrige Angaben des Bewerbers führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags aus dem Verfahren.

(10) Der Auftraggeber behält sich vor, im Verfahren Teststellungen der Lösungen der Bieter vorzuschreiben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Auftrages sind die genannten Akten derjenigen Patienten, die ab dem Zeitpunkt der Leistungsaufnahme des AN entlassen werden.

Der Auftraggeber kann die technischen Lösungen für die Aufgabe nicht vorgeben; sie sollen im wett-bewerblichen Dialog entwickelt werden.

Der Aufbau der vom AN für die Vertragslaufzeit zu stellenden und vorzuhaltenden zentralen Digitalisierungsstelle durch den AN soll zentral an einem Standort der StKM erfolgen. Das Digitalisieren der jeweiligen Patientenakten durch den AN muss innerhalb von 2 Werktagen nach Übergabe der Originalakten an die Digitalisierungsstelle abgeschlossen sein.

Der Hin- und Rücktransport der physischen Originalakte von und zur Digitalisierungsstelle erfolgt durch den AG mehrmals täglich zwischen 8:00 und 15:00 Uhr.

Der Einsatz der Papierakte ist beim AG derzeit noch die Basis der medizinischen Diagnostik und Therapie im medizinischen Alltag. Dabei werden jährlich ca. 150 000 stationäre Patientenakten mit ca. 70 Seiten und ca. 170 000 ambulante Akten der Notfallversorgung mit ca. 10 Seiten im Durchschnitt erzeugt.

Diese vom AN zu digitalisierenden Akten enthalten Dokumente in unterschiedlichen Formaten, Farben und Materialarten (auch Thermopapier, Fotopapier, Durchschreibepapier, Endlospapier, EKG-Papiere etc.).

Der AG verfügt bei der stationären papiergebundenen Patientenakte über eine einheitliche Archivie-rungs- und Aktenstruktur mit 10 Registern. Der AN stellt sicher, dass diese Struktur im digitalen Ar-chivsystem gleichermaßen abgebildet werden kann.

Zusätzlich ist gegebenenfalls eine automatisierte Dokumententyperkennung zur genauen Klassifizierung der jeweiligen Dokumente innerhalb der Register erforderlich. Der AG schätzt ca. 200 verschiedene derzeit vorhandene Dokumententypen.

Die ambulanten Akten haben keine einheitliche Struktur und kein Register.

Vom AN ist die Vollintegration der digitalisierten Akten in das beim Auftraggeber vorhandene Da-tenmanagement von „Pegasos“ der Marabu EDV Beratung und Service GmbH" sicherzustellen. Die erweiterungsfähige Schnittstelle zu Pegasos wird vom AG vorgegeben und vom AN implementiert. Dazu müssen die digitalisierten Dokumente der Akte einem gültigen Fall in Pegasos durch Übergabe der entsprechenden Metadaten (Fallnummer, Register- oder Dokumentenklassifizierung etc.) zugeordnet werden können. Die Bereitstellung der digitalen Dokumente inklusive der zugehörigen Indexdaten zur Integration in das elektronische Archivsystem „PEGASOS“ erfolgt mittels sicherer, datenträgerloser Übertragung durch den AN auf den Archivserver des Auftraggebers.

Eine Änderung des Datenmanagementsystems (Pegasos) des AG ist nicht vorgesehen.

Als führendes, administratives IT-System wird beim AG SAP IS-H eingesetzt.

Die Übergabe der Bilddaten zur Integration in Pegasos erfolgt im PDF/A Format, die Übergabe der erforderlichen Indexdaten in einer strukturierten Indexdatei.

Vom AN ist ein Ausfallkonzept vorzusehen, um die geforderte Aktenmenge und Verarbeitungsdauer auch bei Störungen sicherstellen zu können.

Sämtliche Dokumente sind so zu verarbeiten, dass die Sicherstellung der bildlichen und inhaltlichen Übereinstimmung mit dem Original, ohne die eine den medizinischen Anforderungen entsprechende Auswertung des Dokumentes ansonsten gefährdet ist, gegeben ist.

Der AN führt eine Vollständigkeitsprüfung über die Aktendigitalisierung durch. Sämtliche Inhalte der übernommenen Patientenakten müssen ordnungsgemäß verarbeitet werden. Durch den AN hat die Prüfung jedes einzelnen Belegs/Images zu erfolgen, fehlerhaft oder unvollständig gescannte Belege müssen wiederholt werden, bis sie fehlerfrei verarbeitet und gescannt wurden. Die Vollständigkeit der Aktendigitalisierung ist durch den AN ggü. dem AG zu quittieren und zu dokumentieren.

Die Prozesse und Systeme des Auftragnehmers müssen konform mit der BSI Technische Richtlinie 03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen sein. Ein entsprechendes Zertifikat ist vom Bieter im Rahmen des Wettbewerblichen Dialogs vorzulegen.

Weiter gegenständlich ist die Erstellung eines geeigneten, digitalen Langzeitspeichers mit 100 % der digitalen Rohdaten (100 % in s/w und 100 % in Farbe).

Die angebotene Lösung muss mittelfristig um das Digitalisieren von Verwaltungsakten (Technikakten, FIBU, Controlling etc.), schwarz – weiß, in der Regel DIN A 4) erweiterbar sein. Hierzu sind ggf. weitere vom AN bereitzustellende Schnittstellen zu Datenmanagementsystemen vonnöten.

Die Leistungserbringung muss unter Beachtung der einschlägigen Gesetze und Bestimmungen des Datenschutzes einschl. Art. 27 des Bayerischen Krankenhausgesetzes erfolgen.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 36 Monate
Dauer: 60 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die folgenden Erklärungen und Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen (im Falle von Bietergemeinschaften gilt die Vorlagepflicht für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft):

(1) Eigenerklärung über die Eintragung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft in das Handelsregister (soweit verpflichtend);

(2) Eigenerklärung des Bieters/ der Mitglieder der Bietergemeinschaft, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren über das Vermögen des Bieters /des Mitglieds der Bietergemeinschaft weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, und sich das Unternehmen des Bieters /des Mitglieds der Bietergemeinschaft nicht in Liquidation befindet;

(3) Eigenerklärung des Bieters/ der Mitglieder der Bietergemeinschaft, dass keine Person, deren Verhalten seinem Unternehmen zuzurechnen ist, rechtskräftig wegen Verstoßes gegen eine der folgenden Vorschriften oder entsprechende entsprechender Strafnormen anderer Staaten verurteilt worden ist:

— § 129 des Strafgesetzbuches – (StGB) (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a StGB (Bildung terroristischer Vereinigungen), § 129b (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),

— § 261 StGB (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),

— § 263 StGB (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EU oder gegen Haushalte richtet, die von der EU oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,

— § 264 StGB (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EU oder gegen Haushalte richtet, die von der EU oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,

— § 334 StGB (Bestechung), auch in Verbindung mit Artikel 2 des EU-Bestechungsgesetzes, Artikel 2 § 1 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung, § 1 Absatz 2 Nummer 10 des NATO-Truppen-Schutzgesetzes, Artikel 7 Abs. 2 Nummer 10 des Vierten Strafrechtsänderungsgesetzes und § 2 des Gesetzes über das Ruhen der Verfolgungsverjährung und die Gleichstellung der Richter und Bediensteten des Internationalen Strafgerichtshofes,

— Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr),

— § 299 StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr),

— § 370 der Abgabenordnung, auch in Verbindung mit § 12 des Gesetzes zur Durchführung der gemeinsamen Marktorganisation und der Direktzahlungen (MOG), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EU oder gegen Haushalte richtet, die von der EU oder in ihrem Auftrag verwaltet werden

Einem Verstoß gegen diese Vorschriften gleichgesetzt sind Verstöße gegen entsprechende Strafnormen anderer Staaten. Ein Verhalten einer rechtskräftig verurteilten Person ist dem Unternehmen des Bieters/ des Mitgliedes der Bietergemeinschaft zuzurechnen, wenn sie für das Unternehmen bei der Führung der Geschäfte selbst verantwortlich gehandelt hat oder ein Aufsichts- oder Organisationsverschulden gemäß § 130 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) einer Person im Hinblick auf das Verhalten einer anderen für das Unternehmen des Bieters handelnden, rechtskräftig verurteilten Person vorliegt.

(4) Eigenerklärung dass der Bieter/ die Mitglieder der Bietergemeinschaft in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden ist/sind;

(5) Eigenerklärung, dass der Bieter / die Mitglieder der Bietergemeinschaft seine/ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat/haben;

(6) Eigenerklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Bieter/ den Mitgliedern der Bietergemeinschaft zuzurechnen ist, eine schwere Verfehlung begangen hat, die die Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt.

(7) Abgabe Scientology-Schutzerklärung Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung Vom 29.10.1996Nr. 476-2-151 (AllMBl. S.701, StAnz. Nr. 44), nach näherer Maßgabe des Teilnahmeantragsformulars (s. ZifferVI.3 (2)).

(8) Beschreibung des Unternehmens und Darstellung der Organisationsstruktur (Organisationsplan mit Objektleitungsstruktur und Verantwortungsrichtlinien).

(9) Eigenerklärung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft mit Darstellung des Un-ternehmens mit Nennung der Rechtsform, Gesellschaftsstruktur und ggf. Konzernzugehörigkeit und der Geschäftstätigkeit.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die folgenden Erklärungen und Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen (im Falle von Bietergemeinschaften gilt die Vorlagepflicht für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft):

(10) Eigenerklärung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft über den Gesamtumsatz des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie den Umsatz des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft mit Leistungen, die mit den auftragsgegenständlichen Leistungen vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre (2013 bis 2015).

(11) Nachweis einer Haftpflichtversicherung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft zur Abdeckung aller sich aus der im Zusammenhang mit den Leistungen des Vertrags ergebenden, in Deutschland tarifmäßig versicherbaren Risiken, mit einer Deckungssumme von mindestens 500 000 EUR für Personen- und Sachschäden und 500 000 EUR für Vermögensschäden bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens (die Maximierung der Ersatzleistung muss mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr betragen), oder Eigenerklärung, eine solche Versicherung im Auftragsfall abzuschließen und vorzuhalten.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

(12) Eigenerklärung über ausgeführte Leistungen des Bieters / der Mitglieder der Bietergemein-schaft in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (2013 bis 2015) ausgeführten Leistungen – Referenzen –, die mit den auftragsgegenständlichen Leistungen nach Art und Umfang vergleichbar sind (interne (vor Ort im Krankenhaus durchgeführte) Scanprojekte für Patientenakten in Akutkran-kenhäusern mit mindestens 50 000 gescannten stationären Patientenakten p. a.), jeweils mit Angabe der Beschreibung der Leistungen nach Art und Umfang, des Rechnungswerts in EURO p. a., der Leis-tungszeit, des Namens des Auftraggebers mit Straße, PLZ, Ort, Land, sowie des Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, sowie bei Bietergemeinschaften mit dem Namen des Mitglieds, das den Auftrag durchgeführt hat.

(13) Eigenerklärung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft zur Gesamtmitarbeiterzahl (nur Angabe der festangestellten Beschäftigten), und der Anzahl der Mitarbeiter, die insgesamt in dem Bereich, welcher Gegenstand der Vergabe ist, tätig sind, einschl. gesondert ausgewiesener Anzahl der hierfür am Ort der Ausführung verfügbaren System/Service-Spezialisten.

(14) Eigenerklärung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft, dass das Unternehmen ein Qualitätssicherungssystem anwendet, das nach DIN EN ISO 9000 / 9001 (oder vergleichbar) zertifiziert ist.

(15) Eigenerklärung des Bieters / der Mitglieder der Bietergemeinschaft, dass das Unternehmen die ausschreibungsgegenständlichen Leistungen nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) der Bundesrepublik Deutschland, sowie dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG) und dem Bayerischen Krankenhausgesetz (BayKrG) in den jeweils gültigen Fassungen erbringen wird.

(16) Nachweis, dass die Prozesse und Systeme des Bieters, die bei der Auftragsdurchführung zum Einsatz kommen werden, konform mit der BSI Technische Richtlinie 03138 RESISCAN – Ersetzendes Scannen sind, durch Vorlage eines entsprechenden Zertifikats oder Eigenerklärung, eine entsprechendes Zertifikat bis zum finalen Angebot in diesem Vergabeverfahren vorzulegen. Ein entsprechendes Zertifikat ist vom Bieter im Rahmen des Wettbewerblichen Dialogs vorzulegen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Vertragserfüllungssicherheit in Höhe von 5 % nach näherer Maßgabe der Vergabeunterlagen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Jedes die Anforderungen nach III.2.3 (12) erfüllende Scanprojekt erhält Punkte wie folgt: 50 000 – 100 000 gescannte Patientenakten p. a: 1 Punkt, größer 100 000 gescannte Patientenakten p. a: 2 Punkte. Auswahlkriterien für die Auswahl der 5 Teilnehmer: Die 5 Bewerber, die auf Basis der Anforderungen nach Ziffern III.1.3), III.2.1), III.2.2) und III.2.3) geeignet sind, und die die 5 höchsten Gesamtpunktzahlen nach der vorgenannten Punkteverteilung für die Scanprojekte erreichen, werden zur Teilnahme am Wettbewerblichen Dialog aufgefordert: Ergeben sich auf Basis der vorgenannten Punkteverteilung keine 5 Bewerber, die mehr Punkte haben als die anderen Bewerber (z. B. weil es auf Platz 5 zwei Bewerber mit gleicher Punktzahl gibt, oder auf Platz 4 drei Bewerber mit gleicher Punktzahl etc., es also keinen 5. Platz gibt), erfolgt die Auswahl der Bewerber aus dieser mit gleicher Punktzahl bepunkteten Gruppe durch Losentscheid (Beispiel: 3 Teilnehmer ab Platz 4 haben gleiche Punktzahl, es gibt also dreimal Platz 4 und dann erst wieder Platz 5: die Plätze 4 und 5 werden dann zwischen diesen 3 punktgleichen Bewerbern ausgelost). Liegen weniger als 5 geeignete Bewerber vor, behält sich der Auftraggeber vor, den wettbewerblichen Dialog mit den geeigneten Teilnehmern durchzuführen.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Michael Klüglich

Referenz
Zusätzliche Informationen

(2) Eine Bewerbung um die Teilnahme am Wettbewerb (Teilnahmeantrag) ist nur mittels des vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsformulars möglich. Teilnahmeanträge, für die nicht das Bewerbungsformularverwendet wird, werden ausgeschlossen. Das Bewerbungsformular ist bei der in I.1) genannten Stelle anzufordern.

(3) Anfragen sind ausschließlich schriftlich oder per Email zu stellen. Mündliche oder fernmündliche Anfragen beim Auftraggeber oder den in I.1) genannten Stellen werden nicht entgegengenommen.

(4) Der Teilnahmeantrag ist in Papierform in einem verschlossenen Umschlag und als Teilnahmeantrag gekennzeichnet bei der in I.1) (Angebote/Teilnahmeanträge) genannten Stelle fristgerecht (Ziffer IV.3.4) abzugeben (das Datum des Poststempels ist nicht entscheidend).

(5) Eine unvollständige Einreichung führt, wenn der AG von der Nachforderungsmöglichkeit gemäß Ziffer (1) keinen Gebrauch macht, oder eine Nachforderungsfrist fruchtlos abgelaufen ist, zum Ausschluss aus dem Verfahren.

(6) Elektronisch (E-Mail, E-Brief, Computer-Fax o. ä.), per Telefon oder per Telefax übermittelte Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen und werden nicht berücksichtigt.

(7) Bewerbungsunterlagen, die über den geforderten Umfang hinausgehen, werden nicht berücksichtigt.

(8) Die Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgegeben, ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.

(9) Wahrheitswidrige Angaben des Bewerbers führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags aus dem Verfahren.

(10) Der Auftraggeber behält sich vor, im Verfahren Teststellungen der Lösungen der Bieter vorzuschreiben.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Telefon: +49 8921762411 📞
Internetadresse: http://regierung-oberbayern.de 🌏
Fax: +49 8921762847 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, § 107 Abs. 3 GWB, wenn:

1. der Antragsteller den im Nachprüfungsverfhren gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

3. der Antragsteller Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe VI.4.1)
Quelle: OJS 2016/S 056-094206 (2016-03-14)

Ergänzende Angaben (2016-03-23)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 059-099667
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 056-094206
ABl. S-Ausgabe: 59
Quelle: OJS 2016/S 059-099667 (2016-03-23)

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