Vergabe von Dienstleistungen für die Personalabrechnung

Westfalen Weser Netz GmbH

Die Westfalen Weser Netz GmbH (WWN) ist verantwortlich für die Mitarbeiterbetreuung und die meisten Personalprozesse: die Personalbetreuung, -controlling, -gewinnung, -entwicklung, -einsatz und -freistellungen. Dies beinhaltet ebenfalls die Pflege der Stamm- und Bewegungsdaten.
Im Rahmen der Vergabe von Personaldienstleistungen wird ein HR-Dienstleister (HR-DL) gesucht, der die gesamte technische Systemlandschaft inkl. eines LOGA Stamm-/ und Abrechnungssystems und seiner Peripheriesysteme, z. B. Learning Management und Schnittstellen zu Nicht-HR Systemen bereitstellt und betreut. Neben der Abrechnungssteuerung werden von dem HR-Dienstleister weitere Services erwartet, u. a. die Abrechnung von Reisekosten, Druck, Kuvertierung und Versand.
Die betriebliche Altersversorgung der WWN wird durch die EBSHA (E.ON Business Services Hannover GmbH) verwaltet und bearbeitet. Die Meldung des versorgungsfähigen Entgeltes an die Versorgungskasse (EBSHA) erfolgt über eine vom HR-DL aufzubauende und zu betreibende Schnittstelle. Es wird erwartet, dass das System regelmäßig und zeitnah aktualisiert wird, um Vorgaben der Datensicherheit und des Datenschutzes, gesetzliche Vorschriften und Tarifverträge der Energiewirtschaft (insbesondere GWE, ÖPNV) zu erfüllen. Die heutige Systemlandschaft und -ausgestaltung basiert auf Anforderungen eines Konzerns (komplexe Betriebsvereinbarungen). Zukünftig soll diese Landschaft und die anfallenden Kosten soweit möglich und zweckmäßig an die mittelständische Größe angepasst und optimiert werden. Vom Dienstleister wird erwartet entsprechendes Potential aufzuzeigen. Nach derzeitigem Planungsstand ist es Ziel mit dem neuen HR-Dienstleister am 1.1.2017 produktiv zu gehen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2016-01-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2016-01-11.

Wer?

• Westfalen Weser Netz GmbH

Wie?

Wo?

• Detmold › Herford
• Detmold › Paderborn

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2016-01-11	Auftragsbekanntmachung
2016-01-22	Ergänzende Angaben
2016-03-29	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2016-01-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Menge oder Umfang: 1 400 0001 800 000
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Westfalen Weser Netz GmbH
Postanschrift: Tegelweg 25
Postleitzahl: 33102
Postort: Paderborn
Kontakt
E-Mail: ausschreibung@ww-energie.com 📧
Telefon: +49 52515034421 📞
Fax: +49 52515034417 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-01-11 📅
Einreichungsfrist: 2016-01-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-01-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 008-010660
ABl. S-Ausgabe: 8
Zusätzliche Informationen

Fragen zur Bekanntmachung sind ausschließlich per E-Mail an nachfolgende E-Mail Adresse zu richten: Ausschreibung@ww-energie.com

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dienstleistungskategorie: 7
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Vergabe von Personaldienstleistungen wird ein HR-Dienstleister (HR-DL) gesucht, der die gesamte technische Systemlandschaft inkl. eines LOGA Stamm-/ und Abrechnungssystems und seiner Peripheriesysteme, z. B. Learning Management und Schnittstellen zu Nicht-HR Systemen bereitstellt und betreut. Neben der Abrechnungssteuerung werden von dem HR-Dienstleister weitere Services erwartet, u. a. die Abrechnung von Reisekosten, Druck, Kuvertierung und Versand.

Die betriebliche Altersversorgung der WWN wird durch die EBSHA (E.ON Business Services Hannover GmbH) verwaltet und bearbeitet. Die Meldung des versorgungsfähigen Entgeltes an die Versorgungskasse (EBSHA) erfolgt über eine vom HR-DL aufzubauende und zu betreibende Schnittstelle. Es wird erwartet, dass das System regelmäßig und zeitnah aktualisiert wird, um Vorgaben der Datensicherheit und des Datenschutzes, gesetzliche Vorschriften und Tarifverträge der Energiewirtschaft (insbesondere GWE, ÖPNV) zu erfüllen. Die heutige Systemlandschaft und -ausgestaltung basiert auf Anforderungen eines Konzerns (komplexe Betriebsvereinbarungen). Zukünftig soll diese Landschaft und die anfallenden Kosten soweit möglich und zweckmäßig an die mittelständische Größe angepasst und optimiert werden. Vom Dienstleister wird erwartet entsprechendes Potential aufzuzeigen. Nach derzeitigem Planungsstand ist es Ziel mit dem neuen HR-Dienstleister am 1.1.2017 produktiv zu gehen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 400 000 💰
1 800 000 💰
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 36 Monate

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Hierzu wird auf die „Bewerbungsbedingungen und Eignungsanforderungen für den Teilnahmewettbewerb zum Verhandlungsverfahren“ verwiesen. Das Dokument kann bei der Kontaktstelle (siehe oben unter I.1) angefordert werden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Vertragserfüllungsbürgschaft in Höhe von 1/4 der Gesamtauftragssumme inkl. Transition, höchstens jedoch 500 000 EUR, netto.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Gegenstand der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. der Verhandlung.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bewerbergemeinschaften haben mit Ihrem Teilnehmerantrag eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben,

— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,

— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,

— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, – dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Der Auftraggeber behält sich bei Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften mit demselben Nachunternehmer vor, diese Nachunternehmer aus Wettbewerbsgründen von der Teilnahme an den Vertragsverhandlungen auszuschließen. Die Nachunternehmerleistung kann in diesem Fall gleichwohl zum Gegenstand der Vertragsverhandlungen werden. Bewerbergemeinschaften müssen im Falle der Auftragserteilung eine gesamtschuldnerische Arbeitsgemeinschaft mit bevollmächtigten Vertretern bilden.

Sonstige besondere Bedingungen: Beachtung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG-NRW).

Verfahren
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Christian Meier
Name: PricewaterhouseCoopers Legal AG Rechtsanwaltsgesellschaft
Postanschrift: New-York-Ring 13
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22297
Kontaktperson: Frau Dr. Silke Nieschulz
Telefon: +49 4063781417 📞

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2017-01-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen (bei der Bezirksregierung Münster)
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2514111691 📞
Fax: +49 2514112165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer Westfalen gestellt werden, solange der Auftraggeber noch keinen wirksamen Zuschlag erteilt hat. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erstellt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bieter über die beabsichtigte Zuschlagserteilung informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, wenn der Antragsteller die geltend gemachten Verstöße gegen Vergabevorschriften bereits im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich und in der Regel vor Anrufung der Vergabekammer gerügt hat bzw. wenn der Antragsteller Vergabeverstöße, die bereits aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar waren, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gerügt hat. Ferner ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. GWB).

Quelle: OJS 2016/S 008-010660 (2016-01-11)

Ergänzende Angaben (2016-01-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-01-22 📅
Einreichungsfrist: 2016-02-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-01-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 018-028594
Verweist auf Bekanntmachung: 2016/S 008-010660
ABl. S-Ausgabe: 18
Quelle: OJS 2016/S 018-028594 (2016-01-22)

Ergänzende Angaben (2016-03-29)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2016-03-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2016-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2016/S 063-109505
ABl. S-Ausgabe: 63
Quelle: OJS 2016/S 063-109505 (2016-03-29)

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