ALW 3.0

Kurze Beschreibung

Leistungsgegenstand ist die Beschaffung einer Standardsoftware mit einem Fachverfahren Ausländerwesen (ALW) für die Sachbearbeitung in der Ausländerbehörde der Landeshauptstadt München, einer leichtgewichtigen ALW-Auskunft (Webanwendung) als Hauptkomponenten und der ggf. nötigen Produkterweiterungen/-anpassungen des ALW-Fachverfahrens an die Anforderungen der LHM. Weitehin gehören auch die Schaffung der notwendigen Schnittstellen zu städtischen Fachverfahren und zum städtischen DMS zur eAktenführung, die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems, die Migration der kompletten Fachdaten aus dem IDA DMS in das neue ALW-Fachverfahren, die Schulung der ca. 400 Nutzer, Service und Wartung über einen Zeitraum von 5 Jahren mit der Möglichkeit zur optionalen Verlängerung um weitere 5 Jahre, Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse und die Erstellung von Handbüchern für die unterschiedlichen Arten an Usern zum Auftragsgegenstand.

Zusätzliche Informationen

1. Die in nachfolgender Beschreibung genannten zusätzlichen Unterlagen finden sich in dem Dokument „Bewerbungsbedingungen“ mit Anhängen sowie „Eignungsanforderungen“. Diese werden unter http://www.muenchen.de/vgst3 → ALW 3.0 zum Download bereit gestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ verwiesen wird, bezieht sich dies stets auf die genannten Dokumente. Die Bewerbungsbedingungen und sonstigen Unterlagen enthalten weiterhin auch Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der einzureichenden Unterlagen.

2. Eventuell auftretende Bewerberfragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 14.2.2017, 23:59 Uhr an die unter I.1) genannte Kontaktstelle zu richten. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.

3. Der Auftraggeber (AG) wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens sowie insbesondere bei der Bewertung der Teilnahmeanträge und Angebote von Beratungsunternehmen unterstützt. Alle eingereichten Unterlagen werden auch den beteiligten Mitarbeitern der Beratungsunternehmen zugänglich gemacht. Diese unterliegen hinsichtlich aller Informationen zu den Bewerbern / Bietern und zu den Inhalten der Teilnahmeanträge und Angebote der Geheimhaltungspflicht und wurden auf das Datengeheimnis verpflichtet. Die Einhaltung der Geheimhaltungspflicht ist innerhalb der Beratungsunternehmen durch Compliance-Maßnahmen abgesichert. Der AG trifft natürlich alle relevanten Entscheidungen dieses Verfahrens selbständig und in alleiniger Verantwortung.

4. Abweichung vom Standardverfahren: Der AG ist lt. §98 iVm. §99 Nr. 1 GWB, § 115 iVm §119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten „Offenes und Nicht Offenes Verfahren“ gebunden, es sei denn es liegen begründetet Ausnahmefälle lt. §119 Abs. 2 GWB iVm. §14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahrens rechtfertigen.Vorliegend basiert die auszuschreibende Leistung auf einer Standardsoftware für das Ausländerwesen. Jedoch bestehen aufgrund der Größe der Ausländerbehörde und der damit verbundenen besonderen Organisationsform eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen (z. B. zentrale Dokumentenausgabe, die Zentralkasse und Verschlusssachenbehandlung), die einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden. Weiterhin sind eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen städtischen Fachverfahren über eine EAI-Schnittstelle zu bedienen, die nicht in jeder Ausländerbehörde vorkommen. Die genauen Vertragsinhalte hierzu können durch den AG deshalb noch nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. §14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.

5. Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. §97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die zu beschaffende Software zwingend mit den weiteren Leistungen des Auftragsgegenstands (Customizing, Schulungen, Systemservice) kompatibel sein muss und potentielle Bewerber/Bieter somit das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Anbieter, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.

6. Der berechnete Auftragswert entspricht der Regelung des §3 Abs. 11 Alt. 2 VgV. Der tatsächliche Wert errechnet sich aus der Laufzeit von 5 Jahren und der optionalen Vertragsverlängerung von 5 Jahren.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als 3 Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die 3 Bewerber mit den meisten Eignungspunkten zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber der Vergabestelle innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber der Vergabestelle zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 und Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern die Vergabestelle einer Rüge in ihrem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens der Vergabestelle diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).