Digitalisierung und Vernichtung von Altakten

Berufsgenossenschaft Holz und Metall

Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Altakten der Hauptabteilung Beitrag (HBE) an den Standorten Düsseldorf und Hannover digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-05-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-04-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-04-05 Auftragsbekanntmachung
2017-09-11 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2017-04-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitung
Referenznummer: 2017-EU-008-ABIMO/HBE
Kurze Beschreibung:
Aufgrund struktureller Veränderungen und veränderter Arbeitsabläufe sollen die Altakten der Hauptabteilung Beitrag (HBE) an den Standorten Düsseldorf und Hannover digitalisiert und anschließend unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften vernichtet werden.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berufsgenossenschaft Holz und Metall
Postanschrift: Isaac-Fulda-Allee 18
Postleitzahl: 55124
Postort: Mainz
Kontakt
Internetadresse: http://www.bghm.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bghm.de 📧
Fax: +49 6131802-24530 📠
URL der Dokumente: https://www.bghm.de/bghm/oeffentliche-informationen/oeffentliche-ausschreibungen/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-04-05 📅
Einreichungsfrist: 2017-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-04-08 📅
Datum des Beginns: 2017-06-01 📅
Datum des Endes: 2017-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 070-132663
ABl. S-Ausgabe: 70
Zusätzliche Informationen
Bieter sind nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 550 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Für die ausgeschriebene Leistung soll ein Werkvertrag geschlossen werden.
Als Vertragsbeginn ist der 1.6.2017 angedacht. Es wird erwartet, dass die Arbeiten bis Ende Dezember 2017 vollständig abgeschlossen werden.
Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt für die zu erbringende Leistung ca. 550 000 EUR (zuzüglich Umsatzsteuer).
Eine Aufteilung in Lose erfolgt nicht. Der Auftrag wird als Gesamtauftrag an einen Auftragnehmer vergeben.
Geschätzter Wert ohne MwSt: 550 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Die Akten müssen an den genannten Standorten abgeholt werden. Die Dienstleistungen erfolgen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Nachweis, dass das Unternehmen im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem es ansässig ist (Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate – eine Kopie ist ausreichend, alternativ: Angabe der HRB-Nummer).
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Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen geeigneten Zulassungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
— Unternehmensdarstellung einschließlich der Umsatzzahlen der letzten 3 Jahre (max. 2 Seiten).
— Versicherungsnachweise: Nachweis einer Betriebshaft- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Kopie der Police oder aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft).
Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchdiebstahl mit einer Deckungssumme von 1 000 000 EUR. Der Bieter erklärt durch eine rechtsgültige Absichtserklärung, bei Zuschlag diese Versicherungen abzuschließen, sofern keine bestehen sollte. Der Auftraggeberin ist ein entsprechender Nachweis vor Vertragsbeginn, auf Anforderung darüber hinaus während der Vertragslaufzeit, vorzulegen.
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— Drei Referenzen über vergleichbare Aufträge der letzten 3 Jahre.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Auftragnehmer:
— Zertifikat DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement);
— Zertifikat DIN EN ISO 27001 (Informationsicherheits-Managementsystem).
Unterauftragnehmer:
— Überwachungszertifikat Entsorgungsfachbetrieb (nach § 56 KrWG);
— oder -
Zertifikat Fachbetrieb für Akten- und Datenträgervernichtung:
— Dokumentation / Nachweis, dass ein Umweltmanagementsystem oder sonstige Maßnahmen der Nachhaltigkeit / des Umweltschutzes (z. B. Recycling) betrieben werden.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Der Transport der Altakten erfolgt in verschlossenen Transportbehältnissen.
Die Abholung (Verpacken und Transport) der Altakten erfolgt durch Mitarbeiter des Auftragnehmers, die gemäß § 5 Bundesdatenschutzgesetzes verpflichtet sind.
Der Transport der Behälter erfolgt in BDSG-konformen, speziell gesicherten Fahrzeugen.
Der Auftragnehmer gewährleistet eine lückenlose Dokumentation des gesamten Arbeitsprozesses (Verpacken, Transport, Lagerung, Digitalisierung, Übergabe der digitalisierten Akten, abschließende datenschutzrechtliche konforme Aktenvernichtung).
Der gesamte Arbeitsprozess verläuft nach den geltenden Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes und den sonstigen Bestimmungen zum Schutz von Sozialdaten.
Ein abschließendes Zertifikat über die Vernichtung der Unterlagen kann auf Anforderung der Auftraggeberin bereitgestellt werden.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate
Datum der Angebotseröffnung: 2017-05-15 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Berufsgenossenschaft Holz und Metall, Kreuzstraße 45, 40210 Düsseldorf.
Zusätzliche Informationen: Bieter sind nicht zugelassen.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertungspunkte (max. 34)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Gewichtung des Preises: 70

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Stabsstelle Beschaffung
Dokumente URL: https://www.bghm.de/bghm/oeffentliche-informationen/oeffentliche-ausschreibungen/ 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes – Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, ansonsten ist der Antrag unzulässig. Sind mehr als 15 Kalendertage nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen, ist ein Antrag ebenfalls unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB).
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 070-132663 (2017-04-05)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-09-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 550 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf 🏙️

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-09-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-09-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 175-359032
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 070-132663
ABl. S-Ausgabe: 175

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Es wird erwartet, dass die Arbeiten bis Ende Dezember 2017 vollständig abgeschlossen werden.
Das geschätzte Auftragsvolumen beträgt für die zu erbringende Leistung ca. 550 000 EUR (zuzüglich Umsatzsteuer).

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-09-11 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat Vergabe

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagenerkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, ansonsten ist der Antragunzulässig. Sind mehr als 15 Kalendertage nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen, ist ein Antrag ebenfalls unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB).
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Quelle: OJS 2017/S 175-359032 (2017-09-11)
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