Fulfillmentdienstleistung zum Vertrieb von Münzen und Münzprodukten der Offiziellen Verkaufsstelle für Sammlermünzen der Bundesrepublik Deutschland (VfS)

Bundesverwaltungsamt (BVA), Außenstelle Berlin

Zur Erfüllung der Vertriebsaufgaben der offiziellen Verkaufsstelle für Sammlermünzen der Bundesrepublik Deutschland („VfS“), d.h. für den Verkauf und Vertrieb der von den 5 deutschen Münzstätten hergestellten Sammler- und Gedenkmünzen an private Sammler und den Münzhandel, wird für einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren (Verlängerung optional) ein Dienstleister („Auftragnehmer“, „AN“) gesucht, der sämtliche Vertriebstätigkeiten von der Warenannahme bis zur Übergabe der konfektionierten Pakete an vom AG separat beauftragte Zustelldienste erbringt. Es soll dazu ein Geschäftsbesorgungsvertrag („GBV“) abgeschlossen werden. Auftraggeber und Vertragspartner des GBV ist die Bundesrepublik Deutschland („BRD“) vertreten durch das BMI, dieses vertreten durch das BVA. Weitere Informationen über das BVA und seine Tätigkeit sowie über die VfS und ihre Tätigkeit sind im Internet unter www.bva.bund.de und www.deutsche-sammlermuenzen.de abrufbar.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-02-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-12-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Deutsche Post AG

Wer?

• Bundesverwaltungsamt (BVA), Außenstelle Berlin

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-12-18	Auftragsbekanntmachung
2018-10-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-12-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Kundenbetreuung
Referenznummer: ZI3-X-644/17
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Kundenbetreuung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Internetseitenbetreiberdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesverwaltungsamt (BVA), Außenstelle Berlin
Postanschrift: DGZ-Ring 12, Projekt: Beschaffungen für die VfS, Dr. Johannes Geisz
Postleitzahl: 13086
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bva.bund.de 🌏
E-Mail: ausschreibungen-vfs@bva.bund.de 📧
Telefon: +49 30-3992500 📞
Fax: +49 30-39925025 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=181772 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-18 📅
Einreichungsfrist: 2018-02-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-20 📅
Datum des Beginns: 2018-06-01 📅
Datum des Endes: 2023-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 244-509894
ABl. S-Ausgabe: 244
Zusätzliche Informationen

Der voraussichtliche Leistungsbeginn ist der 1.6.2018, dies kann jedoch abweichen. Mit der Geschäftsübernahme vom bisherigen DL und der Einrichtung des Geschäftsbetriebs hat der Auftragnehmer unverzüglich nach Zuschlagserteilung zu beginnen, sodass diese zum 1.1.2019 abgeschlossen sind. Ab dem 1.1.2019 nimmt der AN die operativen Tätigkeiten mit Außenwirkung wahr.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 65 400 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Gesucht wird ein Dienstleiser, der die zum Vertrieb der deutschen Sammler- und Gedenkmünzen erforderlichen Tätigkeiten von der Warenannahme bis zur Übergabe der gepackten Pakete an einen oder mehrere Zustelldienste übernimmt (werden separat beauftragt).

Der AN führt insbesondere folgende Tätigkeiten aus:

— Aufbau und Betrieb eines IT Gesamtsystems zur Unterstützung der Vertragsdurchführung. Dies beinhaltet die Annahme und Bearbeitung der Bestellungen sowie Erfassung und Verwaltung der Lagerbestände. Ebenso muss ein Webauftritt des VfS, ein Online-Shop aufgebaut und betrieben werden. Das Bestellverwaltungssystem muss so ausgelegt sein, dass Bestellungen per Bestellkarte oder telefonisch erfasst, bearbeitet und mit den online erfolgten Bestellungen gemeinsam verwaltet werden. Darüber hinaus gehört die Migration der Kunden- und Geschäftsdaten (aktuell und archiviert) zu der Aufgabe des AN,

— Geschäftsübernahme vom bisherigen DL und Einrichtung des Geschäftsbetriebs bis zum 1.1.2019:

—— Migration der Geschäfts- und Kundendaten (aktuell und archiviert) vom Bestandsdienstleister,

—— Übernahme der Lagerbestände des Bestandsdienstleisters in ein besonderes gesichertes Lager,

—— Schulung der Mitarbeiter,

—— Einrichtung von Schnittstellen zu Zustelldiensten.

— Vertrieb der Münzen:

—— Koordinierung der Warenanlieferung und Lagerung,

—— Annahme und Bearbeitung der Bestellungen (Onlineshop, schriftlich und telefonisch),

—— Rechnungsstellung und Zahlungsnachverfolgung und -abwicklung,

—— Koordinierung der Konfektionierung und deren anteilige Durchführung,

—— Vorbereitung der Bestellungen zum Versand an den Kunden inkl. Abstimmung mit den zuständigen Dienstleistern (Werttransport von den Prägestätten, Konfektionierer, Zusteller),

—— Kundenbetreuung und Kundensupport,

—— Retourenabwicklung,

—— Kundenbetreuung einschl. Telefonhotline.

— Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Geschäftsbereichs,

— Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Marketingmaßnahmen (Versenden Newsletter, Unterstützung bei Messepräsenzen etc.),

— Buchhaltung, Erfassung und Bereitstellung der Geschäftsdaten für die weitere Bearbeitung sowie Archivierung dieser,

— Operative Steuerung weiterer Dienstleister (insb. Koordinierung Produktanlieferung und Abstimmung mit Zustelldiensten).

Die einzelnen zu erbringenden Leistungen können der Leistungsbeschreibung entnommen werden, die online abrufbar ist.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 65 400 000 EUR 💰
Beschreibung der Optionen:

Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des AG zweimal um jeweils 2 Jahre verlängert werden. Anschließend kann der Vertrag dreimal durch einseitige Erklärung des AG um jeweils 2 Jahre verlängert werden, soweit der AN dem Verlängerungsverlangen nicht spätestens 2 Wochen nach dessen Zugang widerspricht.

Zusätzliche Informationen:

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder dass bei Vorliegen eines oder mehrere Ausschlussgründe eine Selbstreinigung nachweislich durchgeführt wurde (vgl. Anlage 4);

2. Unternehmensdarstellung mit Angabe zu Namen, Anschrift, Rechtsform, Umsatzsteuer-ID-Nummer, Name der Geschäftsführer / Vorstände, Geburtsort und des Geburtsdatums der Geschäftsführer / Vorstände, Organigramm zur Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaft, Konzernangehörigkeit, Niederlassungen), Darstellung der Eigentums- und Beteiligungsverhältnisse, sofern das Unternehmen im Eigentum natürlicher Personen steht: namentliche Benennung des Eigentümers/der Eigentümer (vgl. Anlage 3);

3. Eigenerklärung und Nachweis über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregisters des Herkunftsstaates, sofern eintragungspflichtig, durch Vorlage der Kopie des Registerauszugs (nicht älter als 6 Monate, vgl. Anlage 5).

Der AG behält sich vor, für den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) beim Bundesamt für Justiz anzufordern bzw. anfordern zu lassen; von ausländischen Bewerbern wird gegebenenfalls eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftsstaates gefordert.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

5. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz jeweils in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren in Euro brutto (Angabe getrennt pro Jahr, vgl. Anlage 6);

6. Nachweis über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem europäischen Versicherungsinstitut mit einer Deckungssumme in Höhe von jeweils mind. 10 000 000 EUR brutto pro Jahr und Schadensfall sowohl für Personen-, Sach-, Vermögens- als auch Elementarschäden, alternativ durch Vorlage einer Eigenerklärung über den geplanten Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung zu den oben genannten Bedingungen im Auftragsfall (vgl. Anlage 7)

Mindeststandards:

Mindestanforderung zu 5. Umsatz:

Der Gesamtumsatz muss im Durchschnitt der letzten 3 Geschäftsjahre mindestens 10 000 000 EUR brutto pro Jahr betragen haben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

7. Eigenerklärung über wesentliche Referenzenprojekte der letzten 3 Jahre, die inhaltlich und umfänglich vergleichbar mit den ausgeschriebenen Fulfillmentdienstleistungen sind (vgl. Anlage 8), jeweils unter Angabe:

— der Bezeichnung der Leistung,

— des Auftraggebers mit Name und Anschrift,

— des Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer,

— der vertraglichen Bindung (Hauptauftragnehmer, ARGE-Partner oder Nachunternehmer),

— des Ortes der Ausführung (Referenzproduktionsstätte),

— Ausführungszeitraum (von / bis),

— Beschreibung der Leistung mit stichwortartiger Benennung des im eigenen Betrieb erbrachten maßgeblichen Leistungsumfangs unter Angabe der ausgeführten Mengen.

Die Referenzprojekte sind in quantitativer Hinsicht vergleichbar, sofern sie folgende Mengengerüste beinhalten:

— Fertigmachung zum Versand von insgesamt mindestens 350 000 Paketen p. a.,

— davon Fertigmachung zum Versand von 80 000 Paketen innerhalb von 3 Wochen,

— Annahme von mindestens 1 000 Anrufe an einzelnen Tagen (Call Center) unter Einhaltung des Service-Levels (80 % der Anrufe werden in 20 Sekunden angenommen, Erreichbarkeit von mindestens 95 %).

Die Referenzprojekte sind in qualitativer Hinsicht vergleichbar, sofern sie die folgenden Leistungsbestandteile beinhalten:

— Einbindung Call-Center,

— Einbindung Onlineshop,

— Schriftliche Bestellmöglichkeit.

Vorhalten einer Schnittstelle zu Zustelldiensten.

Die vorgenannten Leistungsinhalte müssen aus der Beschreibung der Leistung eindeutig hervorgehen, damit die Referenz als vergleichbar bewertet werden kann. Der Auftraggeber behält sich eine Besichtigung der angegebenen Referenzproduktionsstätte zur Verifizierung der Angaben ausdrücklich vor.

8. Eigenerklärung mit Beschreibung eines eigenen internen Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001 oder vergleichbar), aus der das Qualitätsmanagement sowie die Vergleichbarkeit des vorhandenen Qualitätsmanagements zu einem mittels Zertifikat nach den o. g. Normen nachgewiesenen Qualitätsmanagements deutlich wird. Sofern ein Zertifikat vorhanden ist, genügt die Beifügung einer Kopie des Zertifikates (vgl. Anlage 9).

9. Eigenerklärung zum Umgang mit Interessen- und Loyalitätskonflikten durch Offenlegung geschäftlicher Tätigkeiten, welche eine neutrale und loyale Ausführung des Auftrags beeinträchtigen können (vgl. Anlage 10), unter Angabe

— ob gewerblich mit Medaillen und/oder Münzen gehandelt wird und Beschreibung des Handelsgeschäfts,

— ob Medaillen und/oder sonstige Produkte angeboten werden, die ähnlich zu den VfS-Münzen gestaltet sind bzw. ob solche Produkte beworben werden und Beschreibung der Medaillen und/oder sonstiger Produkte,

— ob offizielle Sammlermünzen der VfS zum Kauf angeboten und daher regelmäßig Bestellungen bei der VfS aufgegeben werden,

— ob und wenn ja Beschreibung welche sonstige spezifische Produkte zu den offiziellen Sammlermünzen der VfS (z. B. sog. besondere Produktverpackungen, Bücher/ sonstige Behältnisse zum Einlegen der VfS-Münzen) angeboten werden,

— Beschreibung der geplanten Maßnahmen zur Vermeidung von Interessen- und Loyalitätskonflikten im Fall der Beauftragung.

10. Angabe, welche Teile des Auftrags unter Umständen als Unteraufträge vergeben werden sollen (vgl. Anlage 11).

Mindeststandards:

Mindestanforderung zu 7. Referenzen:

— die geforderten Leistungsbestandteile und die geforderten Mengengerüste müssen in der Summe aller Referenzen abgedeckt worden sein,

— die Referenzprojekte dürfen nicht älter als 3 Jahre sein,

— die Referenzprojekte dürfen nicht jünger als 12 Monate sein.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Siehe Vergabeunterlagen. Insbesondere macht der Auftraggeber – soweit relevant – von der Möglichkeit des § 47 Abs. 3 VgV Gebrauch. Im Falle der Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen der Bieter und der Eignungsverleiher daher im Umfang der Eignungsleihe gemeinsam für die Auftragsausführung haften. Der Auftraggeber wird vor Zuschlagserteilung gegebenenfalls eine entsprechende Haftungszusage von den Eignungsverleihern des für den Zuschlag vorgesehenen Bieters verlangen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-08-02 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzepts IT-Gesamtsystem und Onlineshop
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzepts Geschäftsübernahme/-einrichtung
Qualität des Konzepts Bestellabwicklung/Produktion
Qualität des Sicherheitskonzepts / Gewichtung
Qualität des Konzepts Kundenbetreuung und Support
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzepts zur Weiterentwicklung des Geschäftsbetriebs
Gewichtung des Preises: 50

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Rechtsanwaltskanzlei Müller-Wrede & Partner, Leibnizstraße 53, 10629 Berlin
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=181772 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Rechtsanwaltskanzlei Müller-Wrede & Partner
Postanschrift: Leibnizstraße 53
Postleitzahl: 10629
E-Mail: vfs@mwp-berlin.de 📧
Land: Berlin 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen

Es gelten die Vorgaben in den Vergabeunterlagen, insbesondere die Bewerbungsbedingungen des Auftraggebers.

Geforderte Kautionen und Sicherheiten: Als Sicherheit für die Vertragserfüllung wird eine Bürgschaft eines Kreditinstituts oder Kreditversicherers mit Sitz und Zulassung in der Europäischen Gemeinschaft in Höhe von 5 000 000 EUR verlangt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-9499163 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB. Soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind, ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB.

Quelle: OJS 2017/S 244-509894 (2017-12-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2018-10-02)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesverwaltungsamt, Referat Z I 5 – Vergabestelle
Postanschrift: DGZ-Ring 12
Kontakt
Internetadresse: http://bva.bund.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-10-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-10-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 191-432986
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 244-509894
ABl. S-Ausgabe: 191

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: ZI5-X-644/17
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-09-11 📅
Name: Deutsche Post AG
Postanschrift: Fritz-Schäffer-Str. 7-9
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Quelle: OJS 2018/S 191-432986 (2018-10-02)

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