Gutachten und Beratung zum ersetzenden Scannen im Rahmen der E-Akte-Einführung in NRW

Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW

A.) Erstellung eines Gutachtens zur Bewertung des ersetzenden Scannens. Im Einzelnen gliedert sich die Aufgabe in folgende Tätigkeiten:
a. Erstellung einer fachlich-organisatorischen Begutachtung (auch in Hinblick auf die Größenordnung, die Scanstandorte und etwaige Hardwarebeschaffung o.ä.),
b. Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung,
c. Handlungsempfehlung für die Landesverwaltung NRW.
B) Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-08-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-07-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• IMTB MTC GmbH

Wer?

• Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW

Wie?

Wo?

• Nordrhein-Westfalen › Düsseldorf

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-07-04	Auftragsbekanntmachung
2017-10-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2017-07-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Beratung im Bereich Unternehmensanalyse
Referenznummer: ZVSt-2017-089/CIO
Kurze Beschreibung:

A.) Erstellung eines Gutachtens zur Bewertung des ersetzenden Scannens. Im Einzelnen gliedert sich die Aufgabe in folgende Tätigkeiten: a. Erstellung einer fachlich-organisatorischen Begutachtung (auch in Hinblick auf die Größenordnung, die Scanstandorte und etwaige Hardwarebeschaffung o.ä.), b. Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, c. Handlungsempfehlung für die Landesverwaltung NRW. B) Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Beratung im Bereich Unternehmensanalyse 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Düsseldorf 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW
Postanschrift: Friedrichstraße 62-80
Postleitzahl: 40217
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.mik.nrw.de 🌏
E-Mail: zentrale.vergabestelle@mik.nrw.de 📧
Telefon: +49 211/871-01 📞
Fax: +49 211/871-3244 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXS7YYBYY7E%22 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXS7YYBYY7E%22 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-04 📅
Einreichungsfrist: 2017-08-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 128-261492
ABl. S-Ausgabe: 128

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

A.) Erstellung eines Gutachtens zur Bewertung des ersetzenden Scannens. Im Einzelnen gliedert sich die Aufgabe in folgende Tätigkeiten:

a. Erstellung einer fachlich-organisatorischen Begutachtung (auch in Hinblick auf die Größenordnung, die Scanstandorte und etwaige Hardwarebeschaffung o.ä.),

b. Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung,

c. Handlungsempfehlung für die Landesverwaltung NRW.

B) Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen).

Der Aufragnehmer hat ein Gutachten zur Bewertung des ersetzenden Scannens unter Berücksichtigung der BSI TR-Resiscan („nach Stand der Technik“) in den Behörden der Landesverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen zu erstellen.

Bestandteil des Gutachtens ist die Aufnahme und Bewertung des IST-Zustands bei der zentralen Scanstelle Detmold, der Scanstelle des LBV in Düsseldorf sowie ca. 4 Ministerien in Düsseldorf und unter Umständen von Behörden in Herne und Hagen, sowie eine daraus abgeleitete Handlungsempfehlung für mögliche Umsetzungsszenarien (insbesondere zentrales vs. dezentrales behördeninternes Scannen, externes Scannen durch Dienstleister, externes Scannen durch landesinterne Scanstellen und Mischformen daraus) mit einer entsprechenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach WiBe 5. x zum künftigen Scanprozess selbst und der Nutzung verteilter Scancenter im Land NRW. Aspekte wie der Schutzbedarf von Dokumenteninhalten sowie die beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung nach TR-ESOR 1.2 sind zu berücksichtigen.

Ziel des Gutachtens ist die Erstellung einer „Scanlandkarte NRW“. Die Scanlandkarte muss insbesondere einen Überblick über die Anzahl und Lage der zentralen Scanstandorte sowie Ihrer Größenordnung liefern. An diesen Stellen sollen zukünftig Scanverfahren und -prozesse in der Verwaltung Nordrhein-Westfalens gestaltet werden. Die Handlungsempfehlung muss dementsprechend praktisch umsetzbar sein. Die Organisationsstruktur des Landes Nordrhein- Westfalen (Anlage D) ist hierbei zu berücksichtigen.

Form der Vorlage des Gutachtens.

Das Gutachten ist in elektronischer Form (Dateiformate: PDF und DOC) vorzulegen. Die wesentlichen Ergebnisse des Gutachtens sind in einer Management Summary zusammengefasst darzustellen. Zudem ist dem Auftraggeber eine PowerPoint-Präsentation mit den wesentlichen Untersuchungsschritten und den entsprechenden Ergebnissen zur Verfügung zu stellen und in einem gemeinsamen Abschlusstermin vorzustellen. In dem gemeinsamen Abschlusstermin wird gleichermaßen eine Besprechung der finalen Version des Gutachtens durchgeführt.

Beratung.

Im Anschluss an das Gutachten sind die Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen) zu erstellen. Die Federführung liegt beim Land NRW. Im Rahmen der Fertigung der Ausschreibungsunterlagen wird das Land NRW voraussichtlich auf Unterstützungsleistungen durch den Auftragnehmer zurückgreifen.

Weitere detaillierte Angaben können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Dauer: 8 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW; Friedrichstraße 62-80; 40217 Düsseldorf; Behörden Land NRW, insb. in Detmold, Düsseldorf und ggf. Herne und Hagen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Erklärung über Unabhängigkeit des Unternehmens,

— Mindestjahresumsatz im Tätigkeitsbereich, der Gegenstand des Auftrags ist, von 200 000 EUR, bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahres.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Qualitätsmanagement: Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar.

— Qualifikation/Erfahrungen der eingesetzten Experten: mindestens 1 „Experte“ mit Kenntnissen und Erfahrungen im Bereich „TR-Resiscan“, „TR-ESOR“ und „eIDAS-VO“.

Dessen Vertreter mit Kenntnissen und Erfahrungen in mind. zwei der v. g. Themenbereiche.

— Qualifikation/Erfahrungen der eingesetzten Fachkräfte „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“:

Mindestens 2 Fachkräfte (eine davon als Vertretung) mit Kenntnissen und Erfahrungen bei „Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen bei öffentlichen Auftraggebern“.

— Qualifikation/Erfahrungen eingesetzte Fachkräfte „Entwicklung von Scanstrategien“: Mindestens 2 Fachkräfte (eine davon als Vertreter) mit Kenntnissen und Erfahrungen bei der Entwicklung von Scanstrategien für größere Organisationen.

Mindeststandards:

Für jede Fachkraft „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“ ist mindestens innerhalb der letzten fünf Jahre betreutes/ durchgeführtes Referenzprojekt zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen nach WiBe 5. x oder WiBe 4. x bei öffentlichen Auftraggebern nachzuweisen.

Für jede Fachkraft „Entwicklung von Scanstrategien“ ist mindestens ein Referenzprojekt, welches nicht älter als 5 Jahre ist, nachzuweisen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die nachstehenden Nachweise und Erklärungen nach dem TVgG NRW sind auf Anforderung von demjenigen Bieter, dem der Zuschlag erteilt werden soll (Bestbieter), innerhalb von 3 Werktagen vorzulegen. Die Nachweise und Erklärungen können freiwillig bereits mit dem Angebot vorgelegt werden:

— Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der Tariftreue / Gewährung des Mindestlohns (Formular 523 EU),

— ab einer Unternehmensgröße von mehr als 20 Beschäftigten: Verpflichtungserklärung zur Durchführung von Maßnahmen zur Frauenförderung und zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie (Formular 525 EU).

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-09-05 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-08-07 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Ort des Eröffnungstermins: Düsseldorf.
Zusätzliche Informationen: ZVSt.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.mik.nrw.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/announcements/categoryOverview.do?method=search&searchString=%22CXS7YYBYY7E%22 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1.) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die im Anhang A genannte Kontaktstelle (Vergabemarktplatz NRW) unter http://www.evergabe.nrw.de zur Verfügung gestellt.

Es wird die (kostenfreie) Registrierung des (ggf. vertretungsbevollmächtigten) Unternehmens auf dem VMP unter http://www.evergabe.nrw.de empfohlen. Diese hat für die Unternehmen den Vorteil, dass sie laufend auf etwaige zusätzliche Informationen im Rahmen der Bieterkommunikation hingewiesen werden.

Bei Verzicht auf die Registrierung, sind die Unternehmen selbst dafür verantwortlich, ihre Informationen aktuell zu halten. Auf die Gefahr, wesentliche Neuigkeiten nicht zu erfahren und möglicherweise ein fehlerhaftes Angebot abzugeben, weise ich hin. Um selbst im Rahmen der Bieterkommunikation Fragen an die Vergabestelle zu richten, ist ebenso wie für die elektronische Abgabe von Angeboten oder Anträgen im VMP NRW eine Registrierung zwingend erforderlich.

2.) Für ein vollständiges Angebot sind in den Vergabeunterlagen (Formular 325 EU „Zusammenstellung der vom Unternehmen einzureichenden Unterlagen, Erklärungen und Nachweise“) aufgeführten Unterlagen mit dem Angebot einzureichen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, von der Möglichkeit der Nachforderung von nicht bzw. nicht rechtzeitig eingereichten Unterlagen, Erklärungen und Nachweisen nach § 56 Vergabeverordnung (VgV) unter Wahrung des Gleichbehandlungsgebots keinen Gebrauch zu machen.

3.) Fehlende Angaben, Unterlagen oder Nachweise können somit zum Ausschluss des Angebots führen. Bei einer postalischen Zuleitung muss das Angebot äußerlich (auf dem Umschlag) durch den Angebotskennzettel (Formular 323 EU) als ein solches kenntlich gemacht werden.

4.) Zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen sind nur schriftliche Fragen über den Kommunikationsbereich des VMP zugelassen. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den Vergabeunterlagen werden schriftlich, zeitgleich und anonymisiert im Kommunikationsbereich des VMP eingestellt.

Bekanntmachungs-ID: CXS7YYBYY7E.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Düsseldorf
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 211-475-3053-3054-3055 📞
E-Mail: vkrhld-d@bezreg.koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 211-475-2891 📠
Internetadresse: www.brd.nrw.de/organisation/vergabekammer 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sofern ein Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt wurde, ist der Verstoß gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen.

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen.

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung zu rügen.

Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen.

Quelle: OJS 2017/S 128-261492 (2017-07-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-10-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

A.) Erstellung eines Gutachtens zur Bewertung des ersetzenden Scannens. Im Einzelnen gliedert sich die Aufgabe in folgende Tätigkeiten: a. Erstellung einer fachlich-organisatorischen Begutachtung (auch in Hinblick auf die Größenordnung, die Scanstandorte und etwaige Hardwarebeschaffung o. ä.). b. Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. c. Handlungsempfehlung für die Landesverwaltung NRW. B) Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für den Aufbau der Scanstellen (Hardware, Software, Dienstleistungen).

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Minsterium des Innern NRW
Kontakt
Internetadresse: http://www.im.nrw.de 🌏
E-Mail: zentrale.vergabestelle@im.nrw.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-10-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-10-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 193-396514
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 128-261492
ABl. S-Ausgabe: 193
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYY2YJX8.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

a. Erstellung einer fachlich-organisatorischen Begutachtung (auch in Hinblick auf die Größenordnung, die Scanstandorte und etwaige Hardwarebeschaffung o. ä.).

b. Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Ministerium des Innern NRW; Friedrichstraße 62-80; 40217; Düsseldorf.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Konzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation und Erfahrungen der mit dem Auftrag betrauten Fachkräfte
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Gewichtung des Preises: 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-09-12 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.im.nrw.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland – Spruckörper Düsseldorf
Quelle: OJS 2017/S 193-396514 (2017-10-05)

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