Lagerhaltung von Unterlagen und Akten

Investitionsbank Schleswig-Holstein IB.SH vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR

Die Investitionsbank Schleswig Holstein (IB.SH) – das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 580 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen – sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Leistungen im Rahmen der Bewirtschaftung von Aktenarchiven, die organisatorisch im Bereich Betriebsservice angesiedelt sind.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-04-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-02-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2017-02-28 Auftragsbekanntmachung
2017-12-29 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2017-02-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Archiven
Kurze Beschreibung:
Die Investitionsbank Schleswig Holstein (IB.SH) – das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 580 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen – sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Leistungen im Rahmen der Bewirtschaftung von Aktenarchiven, die organisatorisch im Bereich Betriebsservice angesiedelt sind.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Archiven 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Investitionsbank Schleswig-Holstein IB.SH vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Postort: Kiel
Kontakt
Internetadresse: http://www.gmsh.de 🌏
E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de 📧
Telefon: +49 431/599-1518 📞
Fax: +49 431/599-1465 📠
URL der Dokumente: http://www.e-vergabe-sh.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.e-vergabe-sh.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-02-28 📅
Einreichungsfrist: 2017-04-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-03-04 📅
Datum des Beginns: 2018-06-01 📅
Datum des Endes: 2022-05-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 045-082573
ABl. S-Ausgabe: 45
Zusätzliche Informationen
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen. 11. Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer die Ausschreibungsbedingungen anerkennt und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen hat und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließt und, sofern diese auf der Rückseite von Geschäftsbriefen verwendet oder in sonstiger Form dem Teilnahmeantrag beigelegt werden, keine Wirkung erlangen. 12. Eigenerklärung, dass: — Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen sind und — keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 5 lit. a bis lit. e VOL/A bzw. §§ 123, 124 GWB vorliegen. 13. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält. Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen. 14. Eigenerklärung, ob im Falle eines Auftrages- der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt "Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antwortenkataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die Recherche liegt allein in Ihrer Verantwortung. Wir empfehlen Ihnen daher dringend die kostenlose Registrierung auf unserer Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de, um zu vermeiden, dass Sie aufgrund fehlender Informationen vom weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens ausgeschlossen werden müssen. Sofern Sie noch nicht registriert sind, müssen Sie sich laufend selbständig über Änderungen oder Ergänzungen zum Vergabeverfahren unter www.e-vergabe-sh.de informieren. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht. Fragen zur Ausschreibung: Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens zum 6.4.2017 zu richten an: Frau Katja Schmidt, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465. Nach Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 1.8.2017 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Frau Katja Schmidt, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465. Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht. Präsentation / Verhandlungsgespräche: Eventuelle Verhandlungsgespräche/Präsentationen finden voraussichtlich in der 38. Kalenderwoche statt.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
a) Bereitstellung und Betrieb eines externen Aktendepots:
Die IB.SH hat ca. 3.200 Meter laufende Akten (Archivierungsmaterial=Dokumente, Geschäftsbriefe, Kundenakten, Buchungsbelege und sonstige Geschäftsunterlagen), welche zurzeit von einem Dienstleister in einem externen Aktendepot bewirtschaftet werden.
Durchschnittlich werden im Monat durch die IB.SH aus diesem Bestand 326 Akten physisch abgerufen und zurückgenommen. Der monatliche Auslagerungsbestand beträgt ca. 20 lfd. Meter.
Es sind folgende Leistungen im Rahmen der Bewirtschaftung durch den Dienstleister zu erbringen:
— Betrieb und Bereitstellung eines externen Depots;
— Aktenübernahme,
o Einlagerung von Akten (EDV-System),
o Neuanlage/Erfassung/Labeln,
o Abrufe,
o Ausgabe und Rücknahme,
o Transport (IB.SH – ext. Depot / ext. Depot – IB.SH),
o Aktenvernichtung.
Es sind bei der Herausgabe von physischen Akten folgende Reaktionszeiten zu beachten:
Anforderungen von Akten aus dem Archiv sind innerhalb von maximal 18 Stunden zu zustellen.
b) Personalgestellung für das interne Archiv der IB.SH am Standort Kiel:
Bereitstellung von einer Person, die das interne Archiv der IB.SH von Montag bis Freitag in der Zeit von 7:00 bis 14:30 Uhr (entspricht 7 Arbeitsstunden) bewirtschaftet.
Dies beinhaltet folgende Registraturtätigkeiten:
— Bereitstellung der Akten aus dem Archivdepot für den Umlaufdienst 7:30 Uhr;
— Bearbeitung des Aktenrücklaufs aus den Fachbereichen;
— elektronische Erfassung;
— IB.SH-Akten in Regale hängen;
— Akten für das Depot in Kartons legen;
— Ablagen abheften;
— 10:00 Uhr elektronische Aktenanforderungen drucken und sortieren;
— Akten gem. Anforderungen ziehen;
— Akten für den Umlaufdienst um 12:00 Uhr bereitstellen;
— 12:30 Uhr Aktenrücklauf aus den Fachbereichen bearbeiten wie oben;
— 13:15 Uhr elektronische Aktenanforderungen drucken und sortieren;
— 13.30 Uhr Akten aus Depot anfordern.
Bitte beachten Sie, dass im Falle von Krankheit oder Urlaub Ersatzpersonal durch Sie bereitzustellen ist.
Beschreibung der Verlängerungen:
Im Anschluss an die Mindestvertragslaufzeit besteht die Möglichkeit einer Verlängerungsoption um jeweils 1 Jahr. Eine Verlängerung kommt jeweils zu Stande, wenn das Vertragsverhältnis nicht von einer der Vertragsparteien bis zum 28.02. für das Folgejahr gekündigt wird.
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Beschreibung der Optionen: Siehe II.2.7.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1. Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VGV.
Hinweis: Die GMSH wird ggf. den entsprechenden Nachweis vor Zuschlagserteilung abfordern.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
2. Vorlage der (Konzern-) Jahresabschlüsse der letzten 3 Geschäftsjahre (2013-2015) des Unternehmens sowie ggf. (Konzern-) Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre des Mutterkonzerns, wenn der bewerbende Unternehmensteil eine Tochtergesellschaft darstellt.
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3. Vorlage Bilanz über den letzten Jahresabschluss (31.12.2015) für die Durchführung einer Bonitätsprüfung vor der Zuschlagserteilung durch die IB.SH gem. § 45 Abs. 1 Nr. 2 VGV
4. Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung und dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses die Mindestdeckungssummen entsprechend abgeschlossen wurde gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VGV.
5. Vorlage einer aktuellen Wirtschaftsauskunft Creditreform für die Einschätzung des Bonitätsindexes.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
6. Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße, Personal, Niederlassungen, Standorte, Gründungsdatum und Historie)
7. Erfahrungen mit der Erbringung von vergleichbaren Leistungen im Allgemeinen (Auflistung aller Aktivitäten der letzten 3 Jahre und einschlägigen und vergleichbaren Leistungen im Bezug auf die ausgeschriebene Leistung im Bereich Archivdienst mit ca. 3 200 Meter laufende Akten).
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Die zur Verfügung gestellten Angaben werden hinsichtlich folgender Indikatoren geprüft:
— Anzahl, Umfang, Art und Inhalt der Dienstleistungen, Auftragswert, Auftraggeber
Der Auftraggeber wird die genannten Lagerorte gem. der Referenzliste nach Terminabsprache in der 19-21 KW besichtigen.
8. Für die in der Auswahlmatrix unter dem Punkt 7 genannten Lagerorte sollen die dazugehörigen Sicherheitskonzepte abgegeben werden.
9. Erfahrungen mit der Erbringung vergleichbarer Leistungen im Bankbereich (Referenzen der erbrachten und einschlägigen und vergleichbaren Leistungen in Bezug auf die ausgeschriebene Leistung im Bankbereich)
10. Erklärung und Nachweis über die Art und Umsetzung des Qualitätsmanagements (Zertifizierung gemäß ISO/DIN/LDSG oder gleichwertigen Normen).
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Dieses Verfahren ist in 2 Verfahrensschritte gegliedert:
Im 1. Verfahrensschritt sind die geforderten Nachweise/Erklärungen auf einem jeweils gesonderten Blatt in einem verschlossenen Umschlag einzureichen. Der verschlossene Umschlag ist von Außen im linken unteren Feld mit der Bezeichnung " Teilnahmeantrag für die Vergabe Nr. ZB-S0-17-0045000-4122.6 zu versehen. Alternativ kann der Teilnahmeantrag auch elektronisch über die Vergabeplattform eingereicht werden.
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Hinweis: Weitergehende Unterlagen/Informationen als diese, welche in der Bekanntmachung enthalten sind, werden im 1. Verfahrensschritt (Teilnahmeantrag) nicht versendet.
2. Verfahrensschritt Angebotsaufforderung
Der Entscheidungsprozess hinsichtlich der Teilnehmer für die Angebotsaufforderung wird voraussichtlich am 1.7.2017 beendet sein.
Die geeigneten Teilnehmer werden am 7.7.2017 zur Angebotsabgabe aufgefordert. In diesem Schritt werden die Ausschreibungsunterlagen sowie die Wertungsmatrix zur Verfügung gestellt.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern: Siehe bekanntgemachte Auswahlmatrix unter www.e-vergabe-sh.de
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:30
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2017-07-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-11-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des Sicherheitskonzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bereitstellungsfrist
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Gewichtung des Preises: 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Katja Schmidt
Dokumente URL: www.e-vergabe-sh.de 🌏
URL der Teilnahme: www.e-vergabe-sh.de 🌏
URL der Dokumente: www.e-vergabe-sh.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Folgende weitere Unterlagen sind mit der Bewerbung vorzulegen.
11. Eigenerklärung, dass der Auftragnehmer die Ausschreibungsbedingungen anerkennt und keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen hat und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließt und, sofern diese auf der Rückseite von Geschäftsbriefen verwendet oder in sonstiger Form dem Teilnahmeantrag beigelegt werden, keine Wirkung erlangen.
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12. Eigenerklärung, dass:
— Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nachgekommen sind und
— keine Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 5 lit. a bis lit. e VOL/A bzw. §§ 123, 124 GWB vorliegen.
13. Eigenerklärung, dass das Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält.
Hinweis: Die GMSH wird einen Gewerbezentralregisterauszug vor Zuschlagserteilung einholen.
14. Eigenerklärung, ob im Falle eines Auftrages- der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
"Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antwortenkataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer.
Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung.
Die Recherche liegt allein in Ihrer Verantwortung.
Wir empfehlen Ihnen daher dringend die kostenlose Registrierung auf unserer Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de, um zu vermeiden, dass Sie aufgrund fehlender Informationen vom weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens ausgeschlossen werden müssen.
Sofern Sie noch nicht registriert sind, müssen Sie sich laufend selbständig über Änderungen oder Ergänzungen zum Vergabeverfahren unter www.e-vergabe-sh.de informieren.
Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Fragen zur Ausschreibung:
Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens zum 6.4.2017 zu richten an: Frau Katja Schmidt, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465.
Nach Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Alle Fragen im Rahmen der Angebots-/Konzepterstellung (2. Verfahrensschritt) sind bis spätestens 1.8.2017 ausschließlich in schriftlicher Form zu richten an: Frau Katja Schmidt, E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465.
Eingehende Fragen werden in einem Fragen- und Antwortenkatalog beantwortet und unter www.e-vergabe-sh.de veröffentlicht.
Präsentation / Verhandlungsgespräche:
Eventuelle Verhandlungsgespräche/Präsentationen finden voraussichtlich in der 38. Kalenderwoche statt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Schleswig-Holstein
Postanschrift: Düsternbrooker Weg 94
Postort: Kiel
Postleitzahl: 24105
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 431988-4640 📞
Fax: +49 431988-4702 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
„Es handelt sich um eine Dienstleistung/Lieferung gemäß § 119 Abs. 1 GWB in Verbindung mit § 15 VgV.Bieter,deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB informiert. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist, dass der Verstoß gegenüber der Vergabestelle gerügt wird. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammerüberprüfen lassen. Der Antrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat, der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz bleibt unberührt. (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), (…)
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— mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Nach Ablauf dieser Frist ist gegen diese Entscheidung kein Rechtsmittel mehr möglich“.
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabeprüfstelle bei der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Postanschrift: Gartenstraße 6
Postleitzahl: 24103
Telefon: +49 431599-1112 📞
E-Mail: gabriele.von.steinaecker@gmsh.de 📧
Fax: +49 431599-1119 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR
Telefon: +49 431599-1518 📞
E-Mail: katja.schmidt@gmsh.de 📧
Fax: +49 431599-1465 📠
Quelle: OJS 2017/S 045-082573 (2017-02-28)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2017-12-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Investitionsbank Schleswig Holstein (IB.SH) - das zentrale Förderinstitut des Landes mit derzeit rund 580 aktiven Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen - sucht einen Dienstleister für die Erbringung von Leistungen im Rahmen der Bewirtschaftung von Aktenarchiven, die organisatorisch im Bereich Betriebsservice angesiedelt sind.
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Gesamtwert des Auftrags: 209 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 431 / 599-1518 📞
Fax: +49 431 / 599-1465 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-12-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-12-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 250-527938
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 045-082573
ABl. S-Ausgabe: 250

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
a) Bereitstellung und Betrieb eines externen Aktendepots
— Betrieb und Bereitstellung eines externen Depots,
— Aktenübernahme.
O Einlagerung von Akten (EDV-System).
O Neuanlage/Erfassung/Labeln.
O Abrufe.
O Ausgabe und Rücknahme.
O Transport (IB.SH – ext. Depot / ext. Depot – IB.SH).
O Aktenvernichtung.
b) Personalgestellung für das interne Archiv der IB.SH am Standort Kiel
Bereitstellung von einer Person, die das interne Archiv der IB.SH von Montag bis Freitag in der Zeit von 07:00 bis 14:30 Uhr (entspricht 7 Arbeitsstunden) bewirtschaftet.
— Bereitstellung der Akten aus dem Archivdepot für den Umlaufdienst 07:30 Uhr,
— Bearbeitung des Aktenrücklaufs aus den Fachbereichen,
— elektronische Erfassung,
— IB.SH-Akten in Regale hängen,
— Akten für das Depot in Kartons legen,
— Ablagen abheften,
— 10:00 Uhr elektronische Aktenanforderungen drucken und sortieren,
— Akten gem. Anforderungen ziehen,
— Akten für den Umlaufdienst um 12:00 Uhr bereitstellen,
— 12:30 Uhr Aktenrücklauf aus den Fachbereichen bearbeiten wie oben,
— 13:15 Uhr elektronische Aktenanforderungen drucken und sortieren,

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2017-10-20 📅

Ergänzende Informationen
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Geschäftsbereich Beschaffung, Fachbereich Vergabewesen
Telefon: +49 431599-1451 📞
E-Mail: klaus.petersen@gmsh.de 📧
Fax: +49 431599-1465 📠
Quelle: OJS 2017/S 250-527938 (2017-12-29)
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