Scandienstleistung / Aktendigitalisierung

Klinikum Mannheim GmbH

Die Klinikum Mannheim GmbH schreibt die Dienstleistung „Scandienstleistung / Aktendigitalisierung“ als Rahmenvereinbarung mit einem Bieter (Auftragnehmer, AN) aus. Die Scandienstleistung soll an einem Standort des Auftragnehmers erfolgen (Fullservice in einem dezentralen Dienstleistungszentrum). Die digitalisierten Dokumente müssen einerseits revisionssicher langzeitarchiviert und andererseits an das bereits beim Auftraggeber vorhandene Multimediaarchiv übergeben werden.
Die Rahmenvereinbarung enthält verschiedene weitere Leistungen, welche nach Bedarf des Auftraggebers während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden können. Hierzu gehört:
— Archivmanagement an verschiedenen Standorten.
— Digitalisierung der Akten wiederkehrender Patienten („Altakten“).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2017-07-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2017-06-01.

Wer?

• Klinikum Mannheim GmbH

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Karlsruhe › Mannheim, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2017-06-01	Auftragsbekanntmachung
2017-06-06	Ergänzende Angaben
2017-07-07	Ergänzende Angaben
2017-07-17	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2017-06-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Kurze Beschreibung:

Die Klinikum Mannheim GmbH schreibt die Dienstleistung „Scandienstleistung / Aktendigitalisierung“ als Rahmenvereinbarung mit einem Bieter (Auftragnehmer, AN) aus. Die Scandienstleistung soll an einem Standort des Auftragnehmers erfolgen (Fullservice in einem dezentralen Dienstleistungszentrum). Die digitalisierten Dokumente müssen einerseits revisionssicher langzeitarchiviert und andererseits an das bereits beim Auftraggeber vorhandene Multimediaarchiv übergeben werden. Die Rahmenvereinbarung enthält verschiedene weitere Leistungen, welche nach Bedarf des Auftraggebers während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden können. Hierzu gehört: — Archivmanagement an verschiedenen Standorten. — Digitalisierung der Akten wiederkehrender Patienten („Altakten“).

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Archivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mannheim, Stadtkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum Mannheim GmbH
Postanschrift: Theodor-Kutzer-Ufer 1-3
Postleitzahl: 68167
Postort: Mannheim
Kontakt
Internetadresse: http://www.umm.de 🌏
E-Mail: ralf.rohde@umm.de 📧
URL der Dokumente: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-01 📅
Einreichungsfrist: 2017-07-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 106-212817
ABl. S-Ausgabe: 106
Zusätzliche Informationen

1) Die Vergabestelle weist gem. § 5 Abs. 1 LTMG (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz) bereitsjetzt daraufhin, dass die Bewerber/Bieter sowie deren Nachunternehmer, soweit diese bereits bei Abgabe des Angebots bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen gemäß § 3 Abs. 1 bis 2 (Tariftreueerklärungen) / § 4 Abs. 1 (Mindestentgelterklärung) LTMG mit dem Angebot abzugeben haben. In die Verpflichtungserklärungen können auch die im Fall der Auftragserteilung mit den Unternehmen zu treffenden Vereinbarungen nach § 6 Absatz 2, § 7 Absatz 1 Satz 4 und Absatz 2 Satz 3 sowie § 8 Absätze 1 und 2 LTMG aufgenommen werden. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Erklärungen von jedem einzelnen Mitgliedder Bietergemeinschaft vorzulegen. 2) Die zwingend zu verwendenden Formblätter sind auf der oben genannten Vergabeplattform (I. 3)) abrufbar. 3) Für die Erstellung und Einreichung des Angebots sind die von der Vergabestelle zur Verfügunggestellten Vordrucke zu verwenden. Diese Vordrucke sind an den vorgesehenen Stellen auszufüllen und zuunterschreiben. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagenbis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung/Erläuterung von Unterlagen. 4) Sämtliche Unterlagen sind, in elektronischer Form im Vergabeportal (I.3) einzureichen. Eine Einreichung der Angebotsunterlagen ist ausschließlich auf dem Vergabeportal möglich. Eine Einreichung per Telefax, in mündlicher, fernmündlicher oder anderer elektronischer Form ist nichtzugelassen. 5) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über das Nachrichtenmanagement des Vergabeportals an die Vergabestelle zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die nach Ablauf des 23.06.2017 eingehen, nicht zu beantworten. Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch. 6) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt.

Zusätzliche Informationen

1) Die Vergabestelle weist gem. § 5 Abs. 1 LTMG (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz) bereitsjetzt daraufhin, dass die Bewerber/Bieter sowie deren Nachunternehmer, soweit diese bereits bei Abgabe des Angebots bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen gemäß § 3 Abs. 1 bis 2 (Tariftreueerklärungen) / § 4 Abs. 1 (Mindestentgelterklärung) LTMG mit dem Angebot abzugeben haben. In die Verpflichtungserklärungen können auch die im Fall der Auftragserteilung mit den Unternehmen zu treffenden Vereinbarungen nach § 6 Absatz 2, § 7 Absatz 1 Satz 4 und Absatz 2 Satz 3 sowie § 8 Absätze 1 und 2 LTMG aufgenommen werden. Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die Erklärungen von jedem einzelnen Mitgliedder Bietergemeinschaft vorzulegen.

2) Die zwingend zu verwendenden Formblätter sind auf der oben genannten Vergabeplattform (I. 3)) abrufbar.

3) Für die Erstellung und Einreichung des Angebots sind die von der Vergabestelle zur Verfügunggestellten Vordrucke zu verwenden. Diese Vordrucke sind an den vorgesehenen Stellen auszufüllen und zuunterschreiben. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagenbis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung/Erläuterung von Unterlagen.

4) Sämtliche Unterlagen sind, in elektronischer Form im Vergabeportal (I.3) einzureichen. Eine Einreichung der Angebotsunterlagen ist ausschließlich auf dem Vergabeportal möglich. Eine Einreichung per Telefax, in mündlicher, fernmündlicher oder anderer elektronischer Form ist nichtzugelassen.

5) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über das Nachrichtenmanagement des Vergabeportals an die Vergabestelle zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die nach Ablauf des 23.06.2017 eingehen, nicht zu beantworten. Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch.

6) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Rahmenvereinbarung enthält verschiedene weitere Leistungen, welche nach Bedarf des Auftraggebers während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden können. Hierzu gehört:

— Archivmanagement an verschiedenen Standorten.

— Digitalisierung der Akten wiederkehrender Patienten („Altakten“).

Es wird auch Abschnitt II.1.4) Kurze Beschreibung sowie auf die Leistungsbeschreibung verwiesen.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag einmalig um 12 Monate zu verlängern.

Beschreibung der Optionen:

Als optionale Leistung kann der Auftraggeber während der Vertragslaufzeit die Implementierung einer IHE-konformen Archivierungslösung mit dem Auftragnehmer vereinbaren.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Aktueller Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in Kopie, nicht älter als 1.1.2017.

— Eigenerklärung des Unternehmens zur Zuverlässigkeit gemäß §§ 123, 124 GWB. Dazu ist die Anlage 7 der Vergabeunterlagen zu unterschreiben, mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen.

Im Falle einer Bietergemeinschaft sind die nach Ziff. III.1.1) und III.1.2) geforderten Angaben von jedem einzelnen Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Ferner ist für den Fall, dass eine Bietergemeinschaft besteht Anlage 5 der Vergabeunterlagen einzureichen. Diese ist an den vorgesehenen Stellen auszufüllen, von den jeweiligen Mitgliedern der Bietergemeinschaft zu unterschreiben, mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen.

Für den Fall des Einsatzes eines Nachunternehmer, ist das Nachunternehmerverzeichnis (Anlage 6 der VEragebunterlagen) anden vorgesehenen Stellen vom Bieter auszufüllen, von dem Bieter zu unterschreiben, mit Firmenstempel zuversehen und mit dem Angebot einzureichen. Die VerpflichtungserklärungNachunternehmer (Teil der Anlage 6) ist nur auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers nach Angebotsabgabe und -wertung nachzureichen.

Zudem besteht die Möglichkeit der Eignungsleihe (vgl. § 47 VgV).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung / Nachweis des Unternehmens über den Abschluss einer über die gesamte Vertragslaufzeit gültigen Vermögensschadenshaftpflichtversicherung. Dazu ist die Anlage 8 der Vergabeunterlagen zu unterschreiben, mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen. Der in Kopie ggf. einzureichende Nachweis darf nicht älter als 1.1.2017 sein.

— Bonitätsnachweis einer Bank oder einer Wirtschaftsauskunftei (z. B. Creditreform, Bürgel), in Kopie, nicht älter als 1.1.2017.

— Eigenerklärung zum Umsatz, in der jeweils der Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie jene Umsätze der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre anzugeben sind, die mit Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, erwirtschaftet worden. Dazu ist die Anlage 9 der Vergabeunterlagen zu unterschreiben, mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Eigenerklärung zur Mitarbeiterentwicklung in den letzten 3 Geschäftsjahren. Dazu ist die Anlage 11 der Vergabeunterlagen zu unterschreiben, mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen.

Mindeststandards:

— Eigenerklärung zu den Referenzen. Dazu ist die Anlage 10 der Vergabeunterlagen zu unterschreiben, mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen. Die Referenzen müssen die nachfolgenden Mindestanforderungen erfüllen:

1. drei Referenzen über die Digitalisierung von Patientenakten eines Klinikums der universitären Maximalversorgung mit einem Umfang von mindestens 5 Mio. Belegen pro Jahr in einem dezentralen Dienstleistungszentrum in Deutschland und

2. eine Referenz über die Digitalisierung von Patientenakten mit Einbindung der digitalen Akten in eine IHE konforme Archivierungslösung und

3. fünf Referenzen mit einer nachgewiesenen digitalen Langzeitarchivierung unter Berücksichtigung der Anforderungen der BSI TR 03138

— Nachweis der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 oder vergleichbar, in Kopie.

— Nachweis der Zertifizierung nach BSI TR 03138 (Technische Richtlinie 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) oder vergleichbar, in Kopie.

— Nachweis der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2013 oder vergleichbar, in Kopie.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt nach dem Landestariftreue- und Mindestlohngesetz Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG). Dazu sind die Anlagen 3 und 4 der Vergabeunterlagen zu unterschreiben und mit Firmenstempel zu versehen und mit dem Angebot einzureichen.

Verfahren
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2017-10-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2017-07-03 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00
Ort des Eröffnungstermins: Mannheim.

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Klinikum Mannheim GmbH
Kontakt
Kontaktperson: Ralf Rohde
Internetadresse: www.umm.de 🌏
Dokumente URL: www.deutsche-evergabe.de 🌏
URL der Teilnahme: www.deutsche-evergabe.de 🌏
URL der Dokumente: www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2) Die zwingend zu verwendenden Formblätter sind auf der oben genannten Vergabeplattform (I. 3)) abrufbar.

3) Für die Erstellung und Einreichung des Angebots sind die von der Vergabestelle zur Verfügunggestellten Vordrucke zu verwenden. Diese Vordrucke sind an den vorgesehenen Stellen auszufüllen und zuunterschreiben. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagenbis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung/Nachreichung oder Aufklärung/Erläuterung von Unterlagen.

4) Sämtliche Unterlagen sind, in elektronischer Form im Vergabeportal (I.3) einzureichen. Eine Einreichung der Angebotsunterlagen ist ausschließlich auf dem Vergabeportal möglich. Eine Einreichung per Telefax, in mündlicher, fernmündlicher oder anderer elektronischer Form ist nichtzugelassen.

5) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über das Nachrichtenmanagement des Vergabeportals an die Vergabestelle zu richten. Die Vergabestelle behält sich vor, Fragen, die nach Ablauf des 23.06.2017 eingehen, nicht zu beantworten. Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch.

6) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Straße 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 7219260 📞
E-Mail: poststelle@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 7219263985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten die §§ 134, 135, 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:

„Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2017/S 106-212817 (2017-06-01)

Ergänzende Angaben (2017-06-06)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-06-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-06-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 108-217899
Verweist auf Bekanntmachung: 2017/S 106-212817
ABl. S-Ausgabe: 108
Quelle: OJS 2017/S 108-217899 (2017-06-06)

Ergänzende Angaben (2017-07-07)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-07 📅
Einreichungsfrist: 2017-07-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 131-268494
ABl. S-Ausgabe: 131
Quelle: OJS 2017/S 131-268494 (2017-07-07)

Ergänzende Angaben (2017-07-17)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2017-07-17 📅
Einreichungsfrist: 2017-08-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2017-07-20 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2017/S 137-281590
ABl. S-Ausgabe: 137
Quelle: OJS 2017/S 137-281590 (2017-07-17)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen (>20)

Scanning und Rechnungsstellung (3)

Rechnungsstellung
Scanning (2)