Bauprojektmanagementsystem – Leistungsstufe 1a - Projektkommunikationsplattform

Kurze Beschreibung

Ausschreibungsgegenstand ist die Bereitstellung eines Standardproduktes „Projektkommunikationsplattform“ in der Infrastruktur des Auftragnehmers als SaaS Lösung mit den Hauptkomponenten:
Dokumenten-, Plan- und Kommunikationsmanagement u. Bautagebuch inkl. Erweiterung/Anpassung an die Anforderungen der LHM. Weiterhin gehört dazu Dokumentation, Miete der Lizenzen inkl. Service und Wartung (1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support), Anpassung an gesetzl. vorgeschriebene Änderungen, optionale Miete weiterer Lizenzen sowie optionale Miete einer Stadtlizenz, Schaffung einer Schnittstelle zum Transfer von Daten, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, Dokumentation des angepassten Systems, Einführungs- sowie angepasste Schulungen mit anpassbaren Unterlagen, optionales Unterstützungskontingent für Schulung, Weiterentwicklung und Projektmanagement. Mindestmietdauer ab Abnahme 4 Jahre mit Option auf Verlängerung um einmalig weitere 4 Jahre Miete und 3 Monate Vertragsnachlaufzeit nach Mietende.

Beschreibung der Beschaffung

Für die Landeshauptstadt München (LHM) besteht zur Abwicklung der Bauprojekte ein großer Bedarf an einer einheitlichen Projektkommunikationsplattform. Mit dem Projekt BauPMS Leistungsstufe 1a soll eine einheitliche Projektkommunikationsplattform für alle Bauprojekte eingeführt werden.
Ausschreibungsgegenstand ist a) die Bereitstellung eines Standardproduktes „Projektkommunikationsplattform“ in der Infrastruktur des Auftragnehmers als SaaS Lösung mit den Hauptkomponenten:
Dokumentenmanagement
Planmanagement
Kommunikationsmanagement
Bautagebuch
Inkl. Erweiterungen/Anpassung an die Anforderungen der LHM und Dokumentation in Form von Anwender- und Administrationshandbüchern. Dies umfasst weiterhin die Miete der erforderlichen Lizenzen zur Nutzung der Plattform durch die LHM inklusive Service und Wartung (1st-, 2nd- und 3rd-Level-Support) für die bereitgestellte Projektkommunikationsplattform und Anpassung an gesetzlich vorgeschriebene Änderungen.
b) Die optionale Miete der erforderlichen Lizenzen zur Nutzung der Plattform durch den städtischen Eigenbetrieb Münchner Stadtentwässerung und damit optional verbundene weitere Schulungen sowie optionale Erhöhung des optionalen Unterstützungskontingents um ca. 10 PT pro Jahr. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung Seitens der LHM.
c) Eine optional anzubietende zeitlich befristete Stadtlizenz für ca. 1 500 stadtinterne Nutzer inkl. Service- und Wartung für die bereitgestellte Projektkommunikationsplattform inkl. 1st, 2nd- und 3rd Level-Support für die Vertragslaufzeit. Eine Abnahmeverpflichtung besteht nicht.
d) Schaffung bzw. Anpassung einer Schnittstelle zum Transfer von Daten und Dokumenten in die Infrastruktur der LHM
e) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems mit folgenden Unterpunkten: Anpassung des vorliegenden Fachkonzeptes, Konfiguration und Umsetzung der Lösung, Durchführung von Performance- und Lasttest, Durchführung der Entwickler-, Begleitung der Integration- und Systemtests inklusive Fehlerbehebung, Begleitung der Abnahmetests, Unterstützung bei der Inbetriebnahme und Einführung der Projektkommunikationsplattform (Go-Live) durch Bereitstellung fachkundigen Personals und Begleitung der Einführung (Early-Live Support),
f) Dokumentation des angepassten Systems,
g) Einführungs-Schulungen für das Projektteam und fachliche Administratoren,
h) Angepasste Schulungen: Schulung der Benutzenden in den verschiedenen Rollen (z.B. Projektleiter, Projektmitarbeiter) mit anpassbaren Schulungsunterlagen und das Recht auf Vervielfältigung,
i) Unterstützungskontingent für Schulung, Weiterentwicklung und Projektmanagement während der Betriebsphase (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme der vollständigen Leistung) insbesondere für die fachliche Anpassung des Systems an die Anforderungen der LHM sowie Dienstleistungen zur Migration von Daten nach der Betriebsphase.
Leistungen dieses Kontingentes sind: Teilnahme an bzw. Durchführung von Workshops zur Aufnahme der Business Requirements, Spezifikation, Implementierung, Entwicklertest, Dokumentation und Produktivsetzen der Business Requirements inklusive Projektmanagement, Unterstützung bei Test und Abnahme sowie Schulungen. Dieses Unterstützungskontingent ist ab der Betriebsphase für die Vertragslaufzeit anzubieten. Der geschätzte jährliche Umfang für das Unterstützungskontingent wird ca. 50 Personentage betragen. Dieser kann sich in Einzelfällen um bis zu 20 % erhöhen. Für die LHM besteht keine Abnahmeverpflichtung.
Es besteht eine Mindestvertragsdauer von 4 Jahren ab Abnahme mit der Option auf Verlängerung um einmalig weitere 4 Jahre Miete und drei Monate Vertragsnachlaufzeit nach Mietende.

Beschreibung der Optionen

Die Inanspruchnahme folgender Leistungen behält sich der Auftraggeber vor:
a) Optionales Unterstützungskontigent z.B. für die individuelle Weiterentwicklung des Systems (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“, Preispositionen 8 bis 11)
b) Option für weitere 140 Lizenzen (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“, Preisposition 12)
c) Option Stadtlizenz (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“, Preisposition 13)
d) Option Vertragsverlängerung: Nach Ablauf der initialen Vertragslaufzeit kann der Vertrag einmalig um weitere 48 Monate verlängert werden (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“, Preispositionen 14, 15, 16, 17)

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

„Hinweis: Nachfolgend sind die Eignungsanforderungen gem. § 48 VgV aufgeführt. Die Bestätigung bzw. die Zusicherung der Erfüllung der A-Kriterien erfolgt mittels Eigenerklärung durch Unterschrift in der „Erklärung zum Teilnahmeantrag“. Kriterien mit notwendiger textueller Erläuterung sind mit dem Wort „Text“ kenntlich gemacht. Nähere Details sowie die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen und Vordrucke etc. finden sich in dem Dokument „Eignungsanforderungen“. Dieses wird – wie die übrigen Vergabeunterlagen – unter https://www.muenchen.de/rathaus/Stadtverwaltung/Direktorium/Vergabestelle-3/Bauprojektmanagementsystem.html zum Download zur Verfügung gestellt. Vorliegend handelt sich lediglich um einen Extrakt der Eignungsanforderungen, da eine Zeichenlimitierung auf 4 000 Zeichen besteht. Es gilt ausschließlich der Wortlaut aus dem Dokument „Eignungsanforderungen“. Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Hinweis unverändert auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gilt. Dieser wird aus Platzgründen durch den Auftraggeber nur einmalig unter III.1.1) aufgenommen.“
Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen, welche ebenfalls aufgrund der Zeichenlimitierung ausschließlich unter III.1.1) aufgenommen werden, jedoch auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gelten, sind dem Teilnahmeantrag beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt, diese werden ebenfalls unter oben genannter Downloadadresse zur Verfügung gestellt:
3.1) Bewerber-/Bieterkonstellation
3.2) Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft
3.3) Unterauftragsvergabe
3.4) Eignungsleihe
3.5) Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung
3.6) Berufshaftpflichtversicherung
3.7) Ausschlussgründe
3.8) Verschwiegenheit
3.9) Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung
3.10) Scientology Schutzerklärung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A 2.1 („Text“) Jahresumsatz (gesamt)
Getrennte Angabe des jeweiligen Jahresumsatzes (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in EUR netto.
A 2.2 („Text“) Jahresumsatz (auftragsbezogen)
Getrennte Angabe des jeweiligen Jahresumsatzes (auftragsbezogen) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in EUR netto.

A 2.1 Jahresumsatz (gesamt)
Mindestens 1 Mio. EUR netto in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
A 2.2 Jahresumsatz (auftragsbezogen)
Mindestens 500.000 EUR netto in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A 3.1 („Text“) Unternehmenskonstellation
Darstellung in welcher Konstellation die Leistungen erbracht werden (Abdeckung der Aufgabengebiete durch Ihr und etwaige, beteiligte Unternehmen)
A 3.2 („Text“) Personal (gesamt)
Getrennte Angabe der jeweiligen Mitarbeiterzahl (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
A 3.3 („Text“) Personal (auftragsbezogen)
Getrennte Angabe der jeweiligen Mitarbeiterzahl (auftragsbezogen) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
A 3.4 Personalqualifikation
A 3.5 („Text“) Profil Projektleitung
Profil trifft verbindliche Zusagen und Entscheidungen; hat Weisungsbefugnis ggü. den Mitarbeitern des Auftragnehmers
A 3.6 („Text“) Profil 1st Level Support
Profile als Ansprechpartner für die Nutzer (intern/extern) der Projektkommunikationsplattform; nimmt Tickets auf und löst leichtere Probleme; gibt schwerwiegende Probleme weiter
A 3.7 („Text“) Profil 2nd/3rd Level Support
Profile als Ansprechpartner für den 1st Level Support; löst schwerwiegende Probleme
A 3.8 („Text“) Profil Fachlicher Betrieb
Profile für Kontaktaufnahme zu Betriebsfragen; verantwortlich für Problem/Change Management; erstellen aktuelle Dokumentation
A 3.9 („Text“) Profil Entwicklung Customizing
Profile für Anpassungen an der Software; entwickeln nicht vorhandene Produktumfänge
A 3.10 („Text“) Profil Entwicklung / Produktpflege
Profil zur Weiterentwicklung des Produkts an der geplanten Roadmap
A 3.11 („Text“) Profil Schulung
Profil für Durchführung von sämtlichen Schulungen und Erstellung der Schulungskonzepte
A 3.12 („Text“) Profil Test- und Qualitätsmanagement
Profil zur Durchführung von qualitätsgerechten Tests
A 3.13 („Text“) Profil Fachliche Beratung
Profile für Analyse, fachliche und technische Architektur
A 3.14 („Text“) Qualitätsmanagement
A 3.15 IT-Sicherheitsverfahren
A 3.16 („Text“) Referenzprojekt 1
Darstellung eines Referenzprojektes unter Berücksichtigung der geforderten Mindeststandards
A 3.17 („Text“) Referenzprojekt 2
Darstellung eines Referenzprojektes unter Berücksichtigung der geforderten Mindeststandards
A 3.18 („Text“) Referenzprojekt 3
Darstellung eines Referenzprojektes unter Berücksichtigung der geforderten Mindeststandards

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

A 3.1 Unternehmenskonstellation
Sämtliche beschriebenen Leistungen werden von Ihnen in der genannten Unternehmenskonstellation erbracht.
A 3.2 Personal (gesamt)
Min. 30 fest angestellte Mitarbeiter (gesamt) in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
A 3.3 Personal (auftragsbezogen)
Min. 15 fest angestellte Mitarbeiter (auftragsbezogen) in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
A 3.4 Personalqualifikation
Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift
Mindestangaben bei den Kriterien A 3.5 bis A 3.13:
— Firmenzugehörigkeit
— Art des Beschäftigungsverhältnisses (festangestelltes/freies Personal)
— Ausbildung, Studium, Titel
— Kurzprofil (beruflicher Werdegang und Projekterfahrung – mit Zeitangaben)
Mindestangaben bei den Kriterien A 3.5 und A 3.8:
— Referenzprojekte (Dauer, Umfang, Kurzbeschreibung der Tätigkeiten bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand; es muss erkennbar sein, welche Leistungen der/die Mitarbeiter/in selbst erbracht hat)
A 3.5 Profil Projektleitung
Min. 1 Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung im öffentlichen Bereich
A 3.6 Profil 1st Level Support
Min. 4 Mitarbeiter; min. 1 Jahr Berufserfahrung
A 3.7 Profil 2nd/3rd Level Support
Min. 2 Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung
A 3.8 Profil Fachlicher Betrieb
Min. 2 Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung
A 3.9 Profil Entwicklung Customizing
Min. 3 Mitarbeiter; min. 2 Jahre Berufserfahrung
A 3.10 Profil Entwicklung / Produktpflege
Min. 1 Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung
A 3.11 Profil Schulung
Min. 1 Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung
A 3.12 Profil Test- und Qualitätsmanagement
Min. 1Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung
A 3.13 Profil Fachliche Beratung
Min. 2 Mitarbeiter; min. 3 Jahre Berufserfahrung
A 3.14 Qualitätsmanagement
Darstellung, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden und auf welche Art und Weise Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen implementiert ist. Dabei ist auf folgende Aspekte einzugehen:
— Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation
— Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen
— Planung von Änderungen
— Ressourcen zur Überwachung und Messung
— Kommunikation
— Betriebliche Planung und Steuerung
— Steuerungsmaßnahmen für die Entwicklung
— Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
— Kundenzufriedenheit
— Fortlaufende Verbesserung
(alternativ Vorlage Zertifikat nach DIN EN ISO 9001 „Qualitätsmanagementsysteme“ oder gleichwertig)
A 3.15 IT-Sicherheitsverfahren
Vorlage Zertifikat ISO/IEC 27001:2013
Mindestangaben bei den Kriterien A 3.16 bis A 3.18:
— Referenzprojekt / Referenzkunde und laufende Nummer
— Zeitraum der Aufgabenerfüllung (innerhalb der letzten 3 Jahre jeweils Monat und Jahr angeben)
— Ansprechpartnerin bzw. Ansprechpartner des jeweiligen Referenzprojekts / Referenzkunden (mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
— Inhaltliche Darstellung der von Ihnen erbrachten Leistungen mit Umfang bzw. Mengenangaben, dies ggf. getrennt nach den beteiligten Unternehmen
— Geforderte Angaben des jeweiligen Kriteriums
A 3.16 Referenzprojekt 1
1 Referenzprojekt für Einführung und Betrieb einer Projektkommunikationsplattform + SaaS-Lösung + min. 50 Nutzer; Referenz aus Deutschland; Einführung innerhalb der letzten 3 Jahre; min. 1/2 Jahr Produktivbetrieb
A 3.17 Referenzprojekt 2
1 Referenzprojekt mit Abdeckung des Dokumenten-, Kommunikations- und Planmanagements und des Bautagebuchmanagements bei einer Projektkommunikationsplattform in der Baubranche + SaaS-Lösung + min. 50 Nutzer; Einführung innerhalb der letzten 3 Jahre; min. 1/2 Jahr Produktivbetrieb
A 3.18 Referenzprojekt 3
1 Referenzprojekt mit min. 200 System-Nutzer bei einer Projektkommunikationsplattform + SaaS-Lösung; Einführung innerhalb der letzten 3 Jahre; min. 1/2 Jahr Produktivbetrieb

Zusätzliche Unterlagen:
1) Die in nachfolgender Beschreibung genannten Unterlagen finden sich in dem Dokument „Bewerbungsbedingungen“ mit Anhängen sowie „Eignungsanforderungen“. Diese werden unter https://www.muenchen.de/rathaus/Stadtverwaltung/Direktorium/Vergabestelle-3/Bauprojektmanagementsystem.html zum Download zur Verfügung gestellt. Soweit in dieser Bekanntmachung auf „Abschnitte“ verwiesen wird, bezieht sich dies immer auf die genannten Dokumente. Die Bewerbungsbedingungen und sonstigen Unterlagen enthalten darüber hinaus unter anderem Angaben zu Aufbau, Form und Inhalt der einzureichenden Unterlagen.
2) Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 23.8.2018, 23.59 an die unter I.1) genannte(n) Kontaktstelle(n) zu richten. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
3) Unterstützung des Auftraggebers:
Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.13. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.
4) Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die zu beschaffende Bauprojektkommunikationsplattform als SaaS Lösung zwingend mit den weiteren Leistungen des Auftragsgegenstands (Customizing, Schulungen) verbunden ist und potentielle Bewerber/Bieter somit das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Anbieter, die eine Erbringung von Customizing- und Schulungsleistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.
5) Abweichung von der Regelvergabe:
Der AG ist lt. §98 iVm. §99 Nr. 1 GWB, § 115 i. V. m. §119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten „Offenes und Nicht Offenes Verfahren“ gebunden, es sei denn es liegen begründetet Ausnahmefälle lt. §119 Abs. 2 GWB iVm. §14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines nachrangigen Verfahrens rechtfertigen. Die auszuschreibende Leistung beinhaltet die Beschaffung einer Projektkommunikationsplattform als SaaS Lösung. Aufgrund der Größe der LHM und der damit verbundenen besonderen Organisationsformen besteht eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden.
Die hinsichtlich der SaaS Lösung aufzustellenden Ausführungsbedingungen können vorab nicht abschließend bestimmt werden und müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. §14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).