Managed Services SAP HCM, Second Level Support

Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)

Bei der Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM) wurde im Jahr 2017 eine 1. Phase des Projektes SAP HCM Einführung (Personalmanagement) realisiert. Es läuft aktuell eine 2. Phase des Projektes SAP HCM zur Einführung für die SIGUV-Partner BGHW, BG Verkehr und UK Hessen.
In diese Projektarbeit ist das Projektteam SAP HCM der BG ETEM eingebunden; es ergibt sich ein Support-Manko im Tagesgeschäft. Es ist über dieses Ausschreibungsverfahren vorgesehen, ein Support-Kontingent von ca. 40 Stunden pro Monat zu beschaffen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2018-07-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2018-06-21.

Wer?

• Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)

Wie?

• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Help-Desk und Unterstützungsdienste

Wo?

• Köln › Köln, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2018-06-21	Auftragsbekanntmachung
2019-01-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2018-06-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Help-Desk und Unterstützungsdienste
Referenznummer: AS 12-2018
Kurze Beschreibung:

Bei der Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM) wurde im Jahr 2017 eine 1. Phase des Projektes SAP HCM Einführung (Personalmanagement) realisiert. Es läuft aktuell eine 2. Phase des Projektes SAP HCM zur Einführung für die SIGUV-Partner BGHW, BG Verkehr und UK Hessen. In diese Projektarbeit ist das Projektteam SAP HCM der BG ETEM eingebunden; es ergibt sich ein Support-Manko im Tagesgeschäft. Es ist über dieses Ausschreibungsverfahren vorgesehen, ein Support-Kontingent von ca. 40 Stunden pro Monat zu beschaffen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Help-Desk und Unterstützungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM)
Postanschrift: Gustav-Heinemann-Ufer 130
Postleitzahl: 50968
Postort: Köln
Kontakt
Internetadresse: http://www.bgetem.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bgetem.de 📧
Telefon: +49 221-3778-5912 📞
Fax: +49 221-3778-25912 📠
URL der Dokumente: https://www.bgetem.de/die-bgetem/oeffentliche-ausschreibungen/ausschreibung-managed-services-sap-hcm-second-level-support/unterlagen 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-06-21 📅
Einreichungsfrist: 2018-07-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-06-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 119-270758
ABl. S-Ausgabe: 119

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

In diese Projektarbeit ist das Projektteam SAP HCM der BG ETEM eingebunden; es ergibt sich ein Support-Manko im Tagesgeschäft. Es ist über dieses Ausschreibungsverfahren vorgesehen, ein Support-Kontingent von ca. 40 Stunden pro Monat zu beschaffen.

Im Jahr 2017 wurde durch die Projektverantwortlichen in der IT-Abteilung der BG ETEM eine 1. Phase im Projekt zur Einführung des SAP HCM (Personalmanagement) mit erfolgreicher Produktivsetzung realisiert.

Im Frühjahr 2018 wurde eine Hypercare-Phase durchgeführt als Tagesgeschäft rund um SAP HCM.

Das Projektteam bei der BGETEM besteht aus 2 Anwendungsbetreuern IT SAP HCM, zwei Anwendungsbetreuern der Personalabteilung, einem IT SAP Administrator sowie der Projektleitung/Team SAP. Ab Mai 2017 wurde das Team durch eine halbe Stelle im Bereich Anwendungsbetreuung IT SAP HCM verstärkt.

Im Rahmen der SAP HCM Einführung ist ab dem Frühsommer 2018 die 2. Phase begonnen worden als Einführung für weitere Berufsgenossenschaften als SIGUV-Partner BGHW, BG Verkehr und UK Hessen.

Mit Beginn dieser zweiten Projektphase ist das bestehende Team vollständig zeitlich und von den Projektaufgaben her ausgelastet; es entsteht ein Manko im Bereich des Supports im Tagesgeschäft.

— Daher wird mit diesem Beschaffungsverfahren hierfür ein second level support ausgeschrieben als externe Dienstleistung. Es geht dabei nicht um eine reine Personalstellung, sondern eine aufgabenbezogene externe Unternehmensdienstleistung mit definierter Verfügbarkeit,

— Nach einer in einem Kickoffworkshop zu definierenden Setup-/Implementierungsphase wird ein Supportkontingent von ca. 40 Stunden monatlich vorgesehen. Dieser second level support wird ausgelöst durch BG ETEM-Mitarbeitende über dezidierte Tickets,

— Die Setupphase wird im 4. Quartal 2018 durchgeführt (15.10.) und endet mit einer erfolgreichen Abnahme als Freigabe der Dienstleistung für die Betriebsphase. Die Betriebsphase läuft ab dem 1.1.2019 für 24 Monate,

— Der Support bezieht sich auf folgende zu betreuende Module im SAP HCM:

—— Personal-Administration (PA)

—— Abrechnung (PY Payroll)

—— Reisekostenmanagement (TV Travel)

—— Zeitwirtschaft (PT Personell Time)

—— Organisationsmanagement (OM)

—— Employee Self Service (ESS)

—— Manger Self Service (MSS)

Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Optional, einmalig um weitere 12 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Köln

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den Eintrag im Handelsregister bzw. Zweckverbandsvertrag (nicht älter als 12 Monate)

— Firmenprofil / Unternehmensdarstellung

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

— Vorstellung des vorgesehenen Projektteams inkl. Qualifikatio-nen und Nachweisen zur Leistung in Referenzprojekten.

—— Mindestens drei Mitarbeitende im Aufgabenbereich der Ausschreibung

—— Mindestens die Projektleitung ist namentlich anzugeben.

— Qualifikationsnachweis von mindestens jeweils einem Mitarbeitenden in folgenden Bereichen mit mindestens 3 Jahren Erfahrung

a. Personal-Administration (PA)

b. Abrechnung (PY Payroll)

c. Reisekostenmanagement (TV Travel)

d. Zeitwirtschaft (PT Personell Time)

e. Organisationsmanagement (OM)

f. Employee Self Service (ESS)

g. Manger Self Service (MSS)

— Nachweise zu Erfahrungen der vorgesehenen Modulberater mit SAP HCM im öffentlichen Dienst (Tarifvertrag TVÖD und Bundes-/Landesrecht),

— Nachweise ITIL-Kenntnisse bei den vorgesehenen Modulberatern.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Das Bewerberunternehmen erklärt mit der Abgabe eines Teilnahmeantrags die Absicht, am Verfahren teilzunehmen.

Es wird in diesem Schritt die Eignung des Unternehmens geprüft. Diese bezieht sich auf die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Unternehmens gemäß § 122 GWB.

Gemäß § 51 VgV werden vorliegende Teilnahmeanträge anhand der Eignungskriterien des Formblattes 1 der Anlage 1 zu dieser Wettbewerbsbeschreibung bewertet.

Die Bewerberunternehmen, die alle Eignungskriterien des Teilnahmewettbewerbes erfüllen, werden dazu aufgefordert, ein erstes vollständiges Angebot schriftlich vorzulegen. Dazu erfolgt eine formelle Angebotsaufforderung. Nach vergaberechtskonformer Angebotsphase (siehe Anlage 2 Projektplan) werden eingehende Angebote dreistufig bewertet nach formaler Vollständigkeit, dem Angebotspreis und der fachlichen Leistung gem. Leistungsverzeichnis. Wie in den Vergabeunterlagen genannt, gehen der

(a) Angebotspreis sowie

(b) ein vorzulegendes Dienstleistungskonzept

In der Relation 60:40 in die Zuschlagswertung ein.

Auf der Basis dieser Bewertung der Erstangebote werden 2 – 4 Angebote der Bieterunternehmen ausgewählt für das eigentliche Verhandlungsgespräch.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2018-08-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2018-10-29 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Adresse des Käuferprofils: https://www.bgetem.de/die-bgetem/oeffentliche-ausschreibungen 🌏
Dokumente URL: https://www.bgetem.de/die-bgetem/oeffentliche-ausschreibungen/ausschreibung-managed-services-sap-hcm-second-level-support/unterlagen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.de 📧
Fax: +49 2289499-400 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Bg etem
Postanschrift: Gustav-Heinemann-Ufer 130
Postort: Köln
Postleitzahl: 50968
Telefon: +49 221-3778-5919 📞
E-Mail: vergabestelle@bgetem.de 📧
Fax: +49 221-3778-25919 📠
Internetadresse: http://bgetem.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Wie unter VI.4.1
Quelle: OJS 2018/S 119-270758 (2018-06-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-01-24)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-01-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-01-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 019-041378
Verweist auf Bekanntmachung: 2018/S 119-270758
ABl. S-Ausgabe: 19

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Projektteam bei der BGETEM besteht aus 2 Anwendungsbetreuern IT SAP HCM, 2 Anwendungsbetreuern der Personalabteilung, einem IT SAP Administrator sowie der Projektleitung/Team SAP. Ab Mai 2017 wurde das Team durch eine halbe Stelle im Bereich Anwendungsbetreuung IT SAP HCM verstärkt.

—— Personal-Administration (PA),

—— Abrechnung (PY Payroll),

—— Reisekostenmanagement (TV Travel),

—— Zeitwirtschaft (PT Personell Time),

—— Organisationsmanagement (OM),

—— Employee Self Service (ESS),

—— Manger Self Service (MSS).

Verfahren
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Angebotspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 60 %
Kostenkriterium (Name): Dienstleistungskonzept
Kostenkriterium (Gewichtung): 40 %

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: wie unter VI.4.1
Quelle: OJS 2019/S 019-041378 (2019-01-24)

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