MPM Tool-Landschaft

Kurze Beschreibung

Ausschreibungsgegenstand ist eine integrierte Projektportfoliomanagement (PPM) Standardsoftware mit Anpassungsleistungen. Das System wird die zukünftige zentrale Lösung zur Unterstützung für das IT-Multiprojekt- und das IT-Projektmanagement bei der Landeshauptstadt München (LHM).
Es sollen verschiedene bestehende Tools abgelöst werden und zukünftig die Projekte der LHM effizienter und effektiver geplant und gesteuert werden können, die Planung und Zuteilung von Ressourcen soll sich verbessern und aus gesamtstädtischer Sicht optimiert werden.
Neben der Lieferung der Software inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen zum Betrieb auf 5 Umgebungen, der Software-Wartung, der Installation und Inbetriebnahme wird ein Dienstleistungskontingent zur Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Auftraggebers sowie zur Schulung der Anwender benötigt. Leistungen werden vom Auftraggeber im Wege von Einzelabrufen als einzelne Dienstleistungen oder Werkleistungen abgerufen.

Beschreibung der Beschaffung

Ausschreibungsgegenstand ist eine integrierte Projektportfoliomanagement (PPM) Standardsoftware mit Installations- und Anpassungsleistungen. Das System wird die zukünftige zentrale Lösung zur Unterstützung für das IT-Multiprojekt- und das IT-Projektmanagement bei der Landeshauptstadt München (LHM) und deckt die Bereiche Projektportfoliomanagement, Projektressourcenmanagement und Projektmanagement ab. Der Auftraggeber will durch den Erwerb einer Standardsoftware an einer marktüblichen Weiterentwicklung gemäß Produktentwicklungsroadmap ohne explizite Anforderung teilhaben.
Die Planungsphasen- und Prozesse für IT-Projekt- und IT-Multiprojektmanagement werden heute von den Einheiten der LHM auf unterschiedliche Art durchgeführt und mit Hilfe von fünf unterschiedlichen Tools und diversen Excel/Calc-Listen unterstützt. Das „MPM-Tool“ muss die Prozessvarianten, welche den bestehenden Tools zugrunde liegen, gleichermaßen unterstützen (z. B. im Bereich Ressourcenplanung planen einige Bereiche ihre Ressourcenbedarfe auf generischer Basis, während andere Bereiche auf Namensebene Planungen vornehmen). Eine Vereinheitlichung der Prozesse im Rahmen der Tool-Einführung ist derzeit nicht geplant, aber auch nicht ausgeschlossen.
Die bestehenden Tools sollen abgelöst und zum Teil migriert werden und zukünftig die Projekte der LHM effizienter und effektiver geplant und gesteuert werden können, die Planung und Zuteilung von Ressourcen soll sich verbessern und aus gesamtstädtischer Sicht optimiert werden.
Neben der Lieferung der Software inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen für ca. 1 320 potenzielle Benutzer zum Betrieb auf 5 Umgebungen, der Software-Wartung, der Installation und Inbetriebnahme wird ein Dienstleistungskontingent zur Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Auftraggebers sowie zur Schulung der Anwender benötigt. Leistungen werden vom Auftraggeber im Wege von Einzelabrufen als einzelne Dienstleistungen oder Werkleistungen abgerufen.
Auftragsgegenstand ist die Lieferung einer integrierten Projektportfoliomanagement (PPM) Standardsoftware inkl. Überlassung der erforderlichen Lizenzen zum Betrieb auf 5 Umgebungen (Produktions-, Test-, Entwicklungs- und zwei Schulungsumgebungen) für ca. 1 350 potenzielle Benutzer des Auftraggebers sowie der Dokumentation in deutscher Sprache (Installationshandbuch, Betriebshandbuch, Administrationshandbuch, Anwenderhandbuch), weiterhin Wartung, Service und Support über 4 Jahre inkl. 3rd-Level-Support, Initial-Schulungen für technische Administratoren und das fachliche Projektteam des Auftraggebers, Installation und Integration in die vorhandene Systemlandschaft des Auftraggebers inkl. Anbindung von Schnittstellen zu den Authentifizierungs- und E-Mail-Systemen des Auftragnehmers, Erstellung eines an den Auftraggeber angepassten Betriebshandbuchs, einem vorübergehenden Web-Zugang zu einem Testsystem des Auftragnehmers für das Projektteam des Auftraggebers und einem Dienstleistungskontingent.
Im Rahmen des Dienstleistungskontingents im Umfang von ca. 700 Personentagen werden Leistungen abgerufen zur Abbildung von (Geschäfts) prozessen des Auftraggebers im System, Erstellen von Auftraggeberspezifischen Ausgabevorlagen und -formaten, Abbildung des Datenmodells des Auftraggebers im System, Erstellung und Abbildung eines Auftraggeber-spezifischen Rollen & Berechtigungskonzepts im System, Anpassung von Handbüchern, Auftraggeber-spezifische Schulungsmaßnahmen, Erstellen oder Anpassen von Auftraggeber-spezifischen Schnittstellenanbindungen, Datenmigration und Initialbefüllung: Migration von Altdaten aus abzulösenden Systemen sowie die Befüllung des Systems mit für den Go Live erforderlichen Daten sowie weitere Unterstützungsleistungen im Rahmen der fachlichen Anpassung des Systems an die Anforderungen des Auftraggebers.
Die Dienstleistungen sind vor Ort beim Auftraggeber zu erbringen.

Beschreibung der Optionen

— Option Lizenzkosten inklusive Wartung und Support (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“ Preisposition 1.7 bis 1.18),
— Option Testsystem (vgl. Dokument Erklärung „Verbindliches Angebot“ Preisposition 4.1).

Der angegebene Gesamtwert der Beschaffung bzw. der Wert des Auftrages wird gemäß Artikel 50 Abs. 4 der Richtlinie 2014/24/EU und § 39 Abs. 6 VgV nicht veröffentlicht, da er u. a. den geschäftlichen Interessen des erfolgreichen Bieters schadet und den lauteren Wettbewerb beeinträchtigt. Da es sich jedoch um ein Technisches Pflichtfeld handelt, wurde unter II.1.7) sowie unter V.2.4) der fiktive Wert 0,01 eingetragen.