Sicherheitsdienstleistungen HLKA

Beschreibung der Beschaffung

Durchführung von Empfangs- und Pforten- sowie Streifendiensten für das Objekt „Hessisches Landeskriminalamt“ in Wiesbaden. Zum Leistungsumfang gehören:
— Kontrolle betriebsfremder Personen,
— Ausweiskontrolle an Toren und Pforten,
— Identifikation und Authentifizierung von Personen,
— Ausstellung/Rücknahme von Besucher-/Fremdfirmenausweisen,
— Führen eines Besucherbuches,
— Kontrolle des Zu- und Austrittverkehrs,
— Kontrolle des Kraftfahrzeugverkehrs, insbesondere in den eingerichteten Sicherheitszonen,
— Sichtkontrolle von Fahrzeuginsassen aus dem Pförtnerhaus (tagsüber) sowie, wenn nötig, Kontrolle von PKW-/LKW-Innenräumen und vorhandener Ladung,
— Durchführung der Schrankensteuerung,
— Ausüben der Schlüsselgewalt (Aufbewahrung, Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln sowie Führen von Nachweisen),
— Entgegennehmen, Registrieren, Verwahren und Weiterleiten/Herausgeben von Fundsachen (Fundsachenverwaltung) nach Anweisungen des Führungs- und Lagedienstes,
— Ergreifen notwendiger Maßnahmen beim Fund eines „verdächtigen Gegenstandes“,
— Annahme und Übermittlung von Telefongesprächen,
— Überwachung und Bedienung der vorhandenen Alarmmeldeanlagen und Videotechnik,
— Aktivierung der Schließsysteme an den Gebäudezugängen gemäß lokalem Bewachungsplan oder Hausordnung sowie Durchführung von Kontrollen, ob die Aktivierung der vorhandenen Schließsysteme durchgeführt wurde,
— Durchführung von Streifengängen nach Bestreifungsplan,
— Führung eines Streifenbuches (elektronisch oder in Papierform),
— Meldung und Dokumentation von Vorfällen jeglicher Art an den Führungs- und Lagedienst.
Zur Kalkulation ist im Bereich Empfangs- und Pfortendienst von 6783 Jahresarbeitsstunden im Tagdienst sowie 714 Jahresarbeitsstunden im Nachtdienst und für den Streifendienst von 2.065,5 Jahresarbeitsstunden im Tagdienst auszugehen. Die Leistungen sind werktags von Montag bis Freitag zu erbringen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag wird zunächst für eine Vertragslaufzeit von drei Jahren geschlossen. Es besteht die Option der einmaligen Verlängerung um je ein Jahr. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt 4 Jahre.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

— KURZKONZEPT-
Unter der Voraussetzung, dass die nach Abschnitt III verlangten Teilnahmebedingungen erfüllt sind, erfolgt - bei Bewerberüberhang - die Auswahl der Bewerber anhand des mit dem Teilnahmeantrag einzureichenden Kurzkonzepts. Fehlt dieses Kurzkonzept bei Abgabe des Teilnahmeantrages, kann - bei Bewerberüberhang - dieser Teilnahmeantrag nicht mehr weiter berücksichtigt werden.
Die Bewertung der eingereichten Kurzkonzepte wird anhand deren Qualität, Plausibilität und Transparenz sowie einem vorhandenen Auftragsbezug, unter Heranziehung folgender Unterkriterien vorgenommen:
1) Darstellung der Organisation des Einführungs-/Aufgabenübernahmeprozesses (Start-up): maximale Bewertung 30 %
2) Darstellung des Auftragsmanagements vor Ort unter Erläuterung der Verantwortlichkeiten und eines groben Einsatzplans. Hier ist insbesondere auf Vertretungsregelungen, das Vorgehen bei Personalausfall und die Abdeckung der tariflich vorgeschriebenen Pausenzeiten unter Berücksichtigung der Reaktionszeit einzugehen: maximale Bewertung 40 %
3) Erläuterung zur Personalgewinnung (wie wird seitens des AN sichergestellt, dass zum Auftragsbeginn sowie zu jedem anderen Zeitpunkt ausreichend Personal zur Erfüllung der vertragsgegenständlichen Leistung zur Verfügung steht): maximale Bewertung 30 %
Jedes Unterkriterium des Kurzkonzepts wird nach einem Notensystem beurteilt und erhält entsprechende Punkte für die Qualität, Plausibilität und Transparenz der Ausführungen nach folgender Skala:
5 Punkte = hervorragende, sehr gute Ausführungen bzw. Lösung der Aufgabenstellung;
4 Punkte = überdurchschnittliche, gute Ausführungen bzw. Lösung der Aufgabenstellung;
3 Punkte = befriedigende, jedoch eher allgemeine Ausführungen bzw. Lösung der Aufgabenstellung;
2 Punkte = ausreichende, jedoch sehr eingeschränkte, pauschale Ausführungen bzw. Lösung der Aufgabenstellung;
1 Punkt = mangelhafte und insgesamt nicht nachvollziehbare Ausführung bzw. Lösung der Aufgabenstellung;
0 Punkte = fehlende oder überwiegend ungenügende Ausführungen bzw. Lösung der Aufgabenstellung.
Weiterhin erhält jedes Unterkriterium des Kurzkonzepts entsprechende Punkte zu einem vorhandenen Auftragsbezug der Ausführungen nach folgender Skala:
4 Punkte = hoher Bezug zu dem in Rede stehenden Auftrag;
2 Punkte = Bezug zu dem in Rede stehenden Auftrag ist vorhanden;
0 Punkte = lediglich angedeuteter bzw. nicht vorhandener Bezug zu dem in Rede stehenden Auftrag.
Die je Unterkriterium zu vergebenden Prozente errechnen sich wie folgt:
Die erreichte Punktzahl im Zusammenhang mit der Qualität, Plausibilität und Transparenz der Ausführungen des Unterkriteriums wird mit der erreichten Punktzahl betreffend einem vorhandenen Auftragsbezug der Ausführungen des Unterkriteriums addiert. Diese Summe wird mit der Prozentzahl des Unterkriteriums multipliziert und im Anschluss durch 9 dividiert.
Auswahl der Bewerber:
Die Prozente der vorab genannten Unterkriterien werden je Kurzkonzept zusammen addiert.
Zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die (maximal) 8 Bewerber mit den höchsten Prozentzahlen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Erklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz im Bereich „Pforten- und Empfangs- sowie Streifendienst“ für die letzten drei Geschäftsjahre,
— Eigenerklärung bezgl. Zahlung von Steuern und Abgaben, Sozialabgaben, Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft, abgeschlossene Haftpflichtversicherung sowie darüber, dass das Unternehmen zahlungsfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit nicht eingestellt hat,
— Eigenerklärung nach § 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— eine Liste mit geeigneten Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten, wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben:
—— Art der Leistung (Pforten- und Empfangs- sowie Streifendienst)
—— Umfang (Angabe der Jahresstunden, getrennt nach der jeweiligen Leistungsart)
—— Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung
—— Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse
—— Erbringungszeitraum
—— Wert.
Hinweis:
Das Hessische Landeskriminalamt ist eine Polizeibehörde des Landes Hessen mit Sitz in der Landeshauptstadt Wiesbaden. Es führt Ermittlungsverfahren in den Deliktfeldern „schwere und organisierte Kriminalität“, „Rauschgiftkriminalität“ sowie „politisch motivierte Straftaten“, ist in kriminalpolizeilichen Angelegenheiten Zentralstelle der Landespolizei und regelt den Nachrichtenaustausch zwischen den Landeskriminalämtern und dem Bundeskriminalamt. Ihm obliegt bei Aufgaben der Kriminalitätsbekämpfung die Fachaufsicht über die dem Landespolizeipräsidium nachgeordneten Polizeidienststellen und ist im Anschlagsfall führende Behörde.
Für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen in diesem Objekt bestehen daher erhöhte Anforderungen sowohl an die Ausführungsqualität als auch an das einzusetzende Personal.
Referenzen sind demnach dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Mindestens 1 Referenz muss sich dabei auf die Erbringung von Sicherheitsdienstleistungen bei vergleichbaren öffentlichen Gebäuden, die als lebenswichtige Einrichtung eingestuft (oder ähnlich) sind, beziehen.
Lebenswichtige Einrichtungen sind Einrichtungen, die für das Funktionieren des Gemeinwesens unverzichtbar sind und deren Beeinträchtigung erhebliche Unruhe in großen Teilen der Bevölkerung und somit Gefahren für die öffentliche Sicherheit oder Ordnung entstehen lassen würde, siehe Sicherheitsüberprüfungsfeststellungsverordnung SÜFV i.v.m Hessischen Sicherheitsüberprüfungsgesetz.
Fehlende Referenzen werden NICHT nachgefordert und führen zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Teilnahmeanträge, bei welchen die vorgelegten Referenzen in materieller Hinsicht nicht den Anforderungen entsprechen, können nicht weiter berücksichtigt werden.
— Darstellung der durchschnittlichen, jährlichen Beschäftigtenanzahl des ausführenden Unternehmens als auch der für den Auftrag zuständigen Niederlassung unter Berücksichtigung der jeweiligen Qualifikation sowie der Zahl der Führungskräfte der letzten drei Jahre
— Nachweis zu vorhandenem Personal (IHK-geprüfte Werkschutzfachkraft bzw. geprüfte Schutz- und Sicherheitskraft) durch Vorlage von mindestens 3 anonymisierten Qualifikationsprofilen
— Nachweis eines, durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle, zertifizierten Qualitätsmanagement-Systems (z. Bsp. nach DIN EN ISO 9000, DIN EN ISO 9001:2000), oder eine gleichwertige Zertifizierung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Bieter sowie deren Nach- & Verleihunternehmen müssen, soweit bereits bei Angebotsabgabe bekannt, die erforderl. Verpflichtungserkl. (wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zu Tariftreue & Mindestentgelt mit dem Angebot abgeben. Die Verpflichtungserkl. bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nach- & Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind & die Leistung dort erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen eine sich aus dieser Erklärung ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe (1 % der Nettoauftragssumme) vom AN zu zahlen.
Zudem verpflichtet sich der AN mit Beauftragung der Leistung dazu, dem AG zu ermöglichen, alle zur Leistungserfüllung vorgesehenen Personen jederzeit einer Sicherheitsprüfung unterziehen zu können. Der AN darf nur Personen einsetzten, die in eine Sicherheitsprüfung durch das Bundesamt für Justiz eingewilligt haben & bei denen aus der Überprüfung keine Erkenntnisse vorliegen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.

Folgende Unterlagen/Erklärungen stehen unter www.vergabe.hessen.de, Vergabenr. VG-0437-2018-0228, zum Download zur Verfügung:
— „Eigenerklärung bzgl. des Nichtvorliegens einer Vergabesperre“
— „Erklärung zu Berufsbefähigung & Leistungsfähigkeit“
— „Umsatzerklärung“
— „Eigenerklärung gemäß § 124 GWB“
— „Referenzliste“
— „Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen“
— „Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen“
— „Entwurf Vergabeunterlagen“ (Hinweis: Die Anlagen „Objektbeschreibung“ und „Streifenplan“ sind hier nicht beigefügt, da sie sicherheitsrelevante, objektbezogene Angaben enthalten. Zum Schutz der Vertraulichkeit werden diese nur den Unternehmen zur Verfügung gestellt, welche zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.)
Die Teilnahmeantragsunterlagen mit den verlangten Nachweisen, Unterlagen & Erklärungen (siehe Ziffer III sowie nachfolgend) sind schriftlich bis zum 15.08.2018, 12:00 Uhr, an die unter Ziffer I.1 genannte Adresse mit der Kennzeichnung „Sicherheitsdienstleistungen HLKA, VG-0437-2018-0228, 15.8.2018, 12.00" auf einem verschlossenen Umschlag einzureichen. Die Zuleitung in anderer Form (z. Bsp. per E-Mail, Fax, elektronisch) ist unzulässig & führt zum Ausschluss. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind KEINE Angebote einzureichen.
Dem Teilnahmeantrag ist zudem eine Unternehmensdarstellung mit folgenden Angaben: (1) Name und (2) Hauptsitz des Unternehmen, (3) Rechtsform, (4) vertretungsberechtigte Organe, (5) Gründungsjahr, (6) Leistungsspektrum & Kerngeschäft, (7) Anzahl von Niederlassungen, (8) Anschrift der für die Leistungserbringung vorgesehenen Niederlassung inkl. Ansprechpartner sowie eine Eigenerklärung bezüglich dem Nichtvorliegen einer Vergabesperre beizulegen.
Weiterhin ist dem Teilnahmeantrag ein Kurzkonzept beizufügen, wie die auftragsbezogenen Anforderungen der Leistungsbeschreibung, insbesondere unter Berücksichtigung der nachfolgenden Punkte, umgesetzt werden sollen:
1) Darstellung der Organisation des Einführungs-/Aufgabenübernahmeprozesses (Start-up);
2) Darstellung des Auftragsmanagements vor Ort unter Erläuterung der Verantwortlichkeiten & eines groben Einsatzplans. Hier ist insbesondere auf Vertretungsregelungen, das Vorgehen bei Personalausfall & die Abdeckung der tariflich vorgeschriebenen Pausenzeiten unter Berücksichtigung der Reaktionszeit einzugehen;
3) Erläuterung zur Personalgewinnung (wie wird seitens des AN sichergestellt, dass zum Auftragsbeginn sowie zu jedem anderen Zeitpunkt ausreichend Personal zur Erfüllung der vertragsgegenständlichen Leistung zur Verfügung steht).
Falls beabsichtigt ist, die Leistung als Bietergemeinschaft zu erbringen, so ist bereits mit Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung folgenden Inhalts abzugeben,
— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind & der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem AG rechtsverbindlich vertritt
— und dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe bilden, werden nicht zugelassen.
Ist beabsichtigt, Teile des Auftrags durch Unterauftragnehmer (Nach-/Subunternehmer) erbringen zu lassen, so sind bereits mit Teilnahmeantrag die hiervon betroffenen Auftrags-/Leistungsanteile zu benennen & eine Verpflichtungserklärung beizufügen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.