Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-13.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-01.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Digitalisierung von Papierakten inklusive Rechercheplattform
vdek - EU - 160 - 2019”
Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦
Kurze Beschreibung:
“Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.”
Kurze Beschreibung
Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.
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Beschreibung der Beschaffung:
“Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die...”
Beschreibung der Beschaffung
Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die Bereitstellung der Digitalisate in einer Rechercheplattform und zum Download für den Auftraggeber. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen:
— Übernahme der Papierakten-Archivgut inkl. Einpacken (Bestand) https://www.dtvp.de/Satellite/protected/mandator/project/51297/entranceund Abholung von den 16+1 Standorten des AG,
— Digitalisierung der Papierakte (Bestand) in PDF inkl. OCR-Erkennung und Elektronischer Signatur,
— Bereitstellung einer Rechercheplattform und Datenhaltung für die digitalisierten Akte,
— Bereitstellung der digitalisierten Akten über einen geregelten Datenaustausch,
— Lagerung der Papierakten,
— Vernichtung von Papierakten,
— Löschung von digitalen Akten,
— regelmäßige Nacherfassung von Papier-Ergänzungen (Ergänzungs-Akten),
— regelmäßige Neuerfassung von Papierakten,
— Ziehen einer Papierakte (Entnahme aus dem Archiv und Übersendung an den Auftraggeber),
— Übernahme des Fremd-Bestandes digitalisierter Akten von einem anderen Dienstleister,
— Übergabe der Papier- und digitalen Akten nach Vertragsende an den AG.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des Auftraggebers zweimal um jeweils weitere 2 Jahre verlängert werden (Option). Der Auftraggeber muss die...”
Beschreibung der Verlängerungen
Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des Auftraggebers zweimal um jeweils weitere 2 Jahre verlängert werden (Option). Der Auftraggeber muss die Option spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende ausüben.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“E-1.1: Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (nur für Bietergemeinschaften)
E-1.2: Unternehmensbeschreibung
E-1.3: Liste der für Eignungsleihe...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
E-1.1: Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (nur für Bietergemeinschaften)
E-1.2: Unternehmensbeschreibung
E-1.3: Liste der für Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
E-1.4: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahmeeiner Eignungsleihe)
E-1.5: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB
E-1.6: Berufs- oder Handelsregisterauszug
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“E-1.7: Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (nicht älter als 6 Monate);
E-1.8:...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
E-1.7: Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (nicht älter als 6 Monate);
E-1.8: Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme jeweils mindestens 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3 Mio. EUR für Vermögensschäden je Schadensfall).
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“E-2.1: Seit 1.1.2014 durchgeführte Digitalisierungsprojekte für Bestandsakten mit mindestens 60 000 Akten an mindestens 5 Standorten des...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
E-2.1: Seit 1.1.2014 durchgeführte Digitalisierungsprojekte für Bestandsakten mit mindestens 60 000 Akten an mindestens 5 Standorten des Auftraggebers
Mindestens 3 Referenzen;
E-2.2: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für laufende Dokumentendigitalisierung mit einem Volumen von mindestens 100 000 Seiten pro Jahr
Mindestens 3 Referenzen;
E-2.3: Einsatz des angebotenen Recherchesystems bei Kunden mit mehr als 20 Nutzern
Mindestens 2 Referenzen;
E-2.4: Einsatz des angebotenen Datenaustauschs (SFTP-Server)
Mindestens 2 Referenzen;
E-2.5: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für das Rückgreifen auf eine Papierakte (Ziehen) durch den Auftraggeber
Mindestens 2 Referenzen;
E-2.6: Jahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren i. H. v. von jeweils mindestens 1 Mio. EUR;
E-2.7: Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001
Nachweis einer Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Transport, Vernichtung/Entsorgung und Lagerung von Papier bzw. Datenträgern oder Papiermanagement, Archivlogistik.
Alternativ den Nachweis eines Qualitätsmanagement-Systems, z. B. das QM-Handbuch;
E-2.8: Zertifizierung nach DIN EN ISO 27001
Nachweis einer Zertifizierung zum Informationssicherheitsmanagement nach DIN EN ISO 27001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Archivierung.
Alternativ den Nachweis eines Informationssicherheitsmanagement-Systems, z. B. das ISM-Handbuch;
E-2.9: Zertifizierung nach DIN 66399
Nachweis einer Zertifizierung nach DIN 66399. Die DIN 66399 ist Industriestandard für die datenschutzgerechte und gesetzeskonforme Vernichtung von schutzwürdigen Unterlagen und Informationen.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Z-1.10: Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz;
Z-1.11: Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Z-1.10: Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz;
Z-1.11: Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen;
Z-1.12: Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnorm;
Z-1.13: Schutzerklärung zur Technologie des L. Ron Hubbard.
Weitere Ausschlusskriterien gemäß Vergabeunterlagen
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-11-13
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-06-30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2019-11-14
00:00 📅
Ergänzende Informationen Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0UDRL3
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de📧
Fax: +49 2289499-163 📠
URL: https://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen ebenfalls bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle.
Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
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Quelle: OJS 2019/S 192-466500 (2019-10-01)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-08) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Auftragsvergabe – Digitalisierung von Papierakten inklusive Rechercheplattform
vdek - EU - 1 - 2020”
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die...”
Beschreibung der Beschaffung
Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die Bereitstellung der Digitalisate in einer Rechercheplattform und zum Download für den Auftraggeber. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen
— Übernahme der Papierakten-Archivgut inkl. Einpacken (Bestand) und Abholung von den 16+1 Standorten des AG;
— Digitalisierung der Papierakte (Bestand) in PDF inkl. OCR-Erkennung und Elektronischer Signatur;
— Bereitstellung einer Rechercheplattform und Datenhaltung für die digitalisierten Akte;
— Bereitstellung der digitalisierten Akten über einen geregelten Datenaustausch;
— Lagerung der Papierakten;
— Vernichtung von Papierakten;
— Löschung von digitalen Akten;
— Regelmäßige Nacherfassung von Papier-Ergänzungen (Ergänzungs-Akten);
— Regelmäßige Neuerfassung von Papierakten;
— Ziehen einer Papierakte (Entnahme aus dem Archiv und Übersendung an den Auftraggeber)
— Übernahme des Fremd-Bestandes digitalisierter Akten von einem anderen Dienstleister;
— Übergabe der Papier- und digitalen Akten nach Vertragsende an den AG.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Preis der angebotenen Leistung
Kostenkriterium (Gewichtung): 50
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 192-466500
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: vdek - EU - 1 - 2020
Titel: Digitalisierung von Papierkakten inkl. Rechercheplattform
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-05-29 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Iron Mountain Deutschland GmbH
Postanschrift: Randstraße 11
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22525
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Hamburg🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰