Digitalisierung von Papierakten inklusive Rechercheplattform

Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)

Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-11-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-10-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-10-01 Auftragsbekanntmachung
2020-06-08 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-10-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: vdek - EU - 160 - 2019
Kurze Beschreibung:
Übernahme, Digitalisierung und Lagerung von Papierakten; Bereitstellung einer Rechercheplattform für die digitalisierten Akten; weitere zugehörige Dienstleistungen.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek)
Postanschrift: Askanischer Platz 1
Postleitzahl: 10963
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.vdek.com/ 🌏
E-Mail: vergabe@tcilaw.de 📧
Telefon: +49 30200542-0 📞
Fax: +49 30200542-11 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0UDRL3/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0UDRL3 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-10-01 📅
Einreichungsfrist: 2019-11-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-10-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 192-466500
ABl. S-Ausgabe: 192
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0UDRL3

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die Bereitstellung der Digitalisate in einer Rechercheplattform und zum Download für den Auftraggeber. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen:
Mehr anzeigen
— Übernahme der Papierakten-Archivgut inkl. Einpacken (Bestand) https://www.dtvp.de/Satellite/protected/mandator/project/51297/entranceund Abholung von den 16+1 Standorten des AG,
— Digitalisierung der Papierakte (Bestand) in PDF inkl. OCR-Erkennung und Elektronischer Signatur,
— Bereitstellung einer Rechercheplattform und Datenhaltung für die digitalisierten Akte,
— Bereitstellung der digitalisierten Akten über einen geregelten Datenaustausch,
— Lagerung der Papierakten,
— Vernichtung von Papierakten,
— Löschung von digitalen Akten,
— regelmäßige Nacherfassung von Papier-Ergänzungen (Ergänzungs-Akten),
— regelmäßige Neuerfassung von Papierakten,
— Ziehen einer Papierakte (Entnahme aus dem Archiv und Übersendung an den Auftraggeber),
— Übernahme des Fremd-Bestandes digitalisierter Akten von einem anderen Dienstleister,
— Übergabe der Papier- und digitalen Akten nach Vertragsende an den AG.
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag kann durch einseitige Erklärung des Auftraggebers zweimal um jeweils weitere 2 Jahre verlängert werden (Option). Der Auftraggeber muss die Option spätestens 3 Monate vor dem jeweiligen Vertragsende ausüben.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Verband der Ersatzkassen e. V. (vdek) Askanischer Platz 1 10963 Berlin sowie die 16 Standorte der vdek-Landesvertretungen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
E-1.1: Eigenerklärung der Bietergemeinschaft (nur für Bietergemeinschaften)
E-1.2: Unternehmensbeschreibung
E-1.3: Liste der für Eignungsleihe herangezogenen Nachunternehmer (nur bei Inanspruchnahme einer Eignungsleihe)
E-1.4: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen für den Fall der Eignungsleihe (nur bei Inanspruchnahmeeiner Eignungsleihe)
E-1.5: Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123,124 GWB
E-1.6: Berufs- oder Handelsregisterauszug
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
E-1.7: Vorlage einer aktuellen, allgemeinen Bankauskunft, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (nicht älter als 6 Monate);
E-1.8: Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungssumme jeweils mindestens 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie mindestens 3 Mio. EUR für Vermögensschäden je Schadensfall).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
E-2.1: Seit 1.1.2014 durchgeführte Digitalisierungsprojekte für Bestandsakten mit mindestens 60 000 Akten an mindestens 5 Standorten des Auftraggebers
Mindestens 3 Referenzen;
E-2.2: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für laufende Dokumentendigitalisierung mit einem Volumen von mindestens 100 000 Seiten pro Jahr
E-2.3: Einsatz des angebotenen Recherchesystems bei Kunden mit mehr als 20 Nutzern
Mindestens 2 Referenzen;
E-2.4: Einsatz des angebotenen Datenaustauschs (SFTP-Server)
E-2.5: Seit mindestens 1.1.2016 bestehende Aufträge für das Rückgreifen auf eine Papierakte (Ziehen) durch den Auftraggeber
E-2.6: Jahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren i. H. v. von jeweils mindestens 1 Mio. EUR;
E-2.7: Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001
Nachweis einer Zertifizierung zum Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Transport, Vernichtung/Entsorgung und Lagerung von Papier bzw. Datenträgern oder Papiermanagement, Archivlogistik.
Alternativ den Nachweis eines Qualitätsmanagement-Systems, z. B. das QM-Handbuch;
E-2.8: Zertifizierung nach DIN EN ISO 27001
Nachweis einer Zertifizierung zum Informationssicherheitsmanagement nach DIN EN ISO 27001 im Sinne folgender Geltungsbereiche: Archivierung.
Alternativ den Nachweis eines Informationssicherheitsmanagement-Systems, z. B. das ISM-Handbuch;
E-2.9: Zertifizierung nach DIN 66399
Nachweis einer Zertifizierung nach DIN 66399. Die DIN 66399 ist Industriestandard für die datenschutzgerechte und gesetzeskonforme Vernichtung von schutzwürdigen Unterlagen und Informationen.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Z-1.10: Eigenerklärung zur Verschwiegenheit und zum Datenschutz;
Z-1.11: Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen;
Z-1.12: Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnorm;
Z-1.13: Schutzerklärung zur Technologie des L. Ron Hubbard.
Weitere Ausschlusskriterien gemäß Vergabeunterlagen

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-06-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2019-11-14 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 00:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: TCI Partnerschaft von Rechtsanwälten Müller Schmidt mbB
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y0UDRL3/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber. Erkennt ein am Auftrag interessiertes Unternehmen eine Verletzung seiner Rechte durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften, ist der Verstoß innerhalb von 10 Kalendertagen gegenüber der Vergabestelle zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).
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Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen ebenfalls bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber der Vergabestelle gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Teilt die Vergabestelle dem Bewerber/Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann der Bewerber/Bieter nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
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Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die Vergabestelle.
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Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Kenntnis des Verstoßes, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
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Quelle: OJS 2019/S 192-466500 (2019-10-01)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: vdek - EU - 1 - 2020
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 112-272245
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 192-466500
ABl. S-Ausgabe: 112
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y0UD9TQ

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Leistungsgegenstand nach Abschluss des Vertrages (Zuschlag) ist die Digitalisierung von Papierakten des Auftraggebers, die Archivierung der Papierakten, die Bereitstellung der Digitalisate in einer Rechercheplattform und zum Download für den Auftraggeber. Dazu gehören insbesondere folgende Leistungen
Mehr anzeigen
— Übernahme der Papierakten-Archivgut inkl. Einpacken (Bestand) und Abholung von den 16+1 Standorten des AG;
— Digitalisierung der Papierakte (Bestand) in PDF inkl. OCR-Erkennung und Elektronischer Signatur;
— Bereitstellung einer Rechercheplattform und Datenhaltung für die digitalisierten Akte;
— Bereitstellung der digitalisierten Akten über einen geregelten Datenaustausch;
— Lagerung der Papierakten;
— Vernichtung von Papierakten;
— Löschung von digitalen Akten;
— Regelmäßige Nacherfassung von Papier-Ergänzungen (Ergänzungs-Akten);
— Regelmäßige Neuerfassung von Papierakten;
— Ziehen einer Papierakte (Entnahme aus dem Archiv und Übersendung an den Auftraggeber)
— Übernahme des Fremd-Bestandes digitalisierter Akten von einem anderen Dienstleister;

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Preis der angebotenen Leistung
Kostenkriterium (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-05-29 📅
Name: Iron Mountain Deutschland GmbH
Postanschrift: Randstraße 11
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 22525
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2020/S 112-272245 (2020-06-08)
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