Ersatzbeschaffung Untergrundplan

Kurze Beschreibung

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung einer Standardsoftware für die Untergrunddaten des AG mit folgenden fachlichen Komponenten: Datenspeicherung, Datenpflege und Datenauswertung. Zum Leistungsgegenstand gehört zudem Datenmigration der kompletten Fachdaten aus dem Altverfahren und Datentransformation der Daten aus dem derzeitigen System in die neuen Bezugssysteme, Produkterweiterungen und Anpassungen des Fachverfahrens an die Anforderungen des AG, die Bereitstellung der notwendigen Schnittstellen, die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems, Dokumentation, Schulungen, Service und Wartung über 5 Jahren mit der Möglichkeit der optionalen Verlängerung um weitere 5 Jahre, weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme) von ca. 20 Personentagen pro Jahr zur Optimierung und Erweiterung des Fachverfahrens und der optionale Nachkauf von weiteren Lizenzen für die o. g. Software inkl. Wartung und Service.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung eines neuen IT-Fachverfahrens für das RGU der Landeshauptstadt München zur optimalen Bearbeitung aller Tätigkeiten, die im Bereich „Untergrund“ anfallen. Leistungsgegenstand sind mithin:
1) Beschaffung einer Standardsoftware für die Untergrunddaten der LHM mit folgenden fachlichen Komponenten: Datenspeicherung, Datenpflege und Datenauswertung;
2) Lizenzen:
Durch den Auftragnehmer wird ein Gesamtsystem für 40 User (inklusive Pflege und Wartung, Ziffer 8) bereitgestellt, davon müssen mindestens 30 User zeitgleich im System arbeiten können. Die Lizenzen werden unbefristet gegen Einmalvergütung überlassen. Zusätzlich werden optional Lizenzen für ca. 8 weitere zeitgleich im System arbeitende User (inklusive Pflege und Wartung, Ziffer 8) während der gesamten Vertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoption bereit gestellt;
3) Datenmigration/Datentransformation: Der AN übernimmt die Migration der kompletten Fachdaten aus dem Altverfahren. Der AN transformiert die Daten, die im derzeitigen System vorliegen in die neuen Bezugssysteme (UTM und DHHN2016);
4) Produkterweiterungen/Anpassungen des Fachverfahrens an die Anforderungen des AGs gemäß Leistungsbeschreibung;
5) Bereitstellung der notwendigen Schnittstellen;
6) Herbeiführen der Betriebsbereitschaft des Systems:
— Verantwortung für die Installation und Konfiguration des IT-Fachverfahrens bis zur Herstellung der Betriebsbereitschaft in der Infrastruktur des AGs,
— Installation und Konfiguration auf 2 Testumgebungen und einer Produktivumgebung vor Ort beim AG,
— Unterstützung bei der Integration des neuen IT-Fachverfahrens in die Systemlandschaft des AGs, sowohl des serverseitigen als auch des clientseitigen Anteils in der Infrastruktur, die örtlich getrennt sind, bei der Inbetriebnahme der Schnittstellen, beim Test und Fehlerbehebung des IT-Fachverfahrens und seiner Schnittstellen sowie bei der Einführung (Go-live, Early-Live Support).
7) Schulung:
Durchführung von Schulungen für ca. 36 Anwender inkl. Personalrat und 2-3 Administratoren;
8) Service und Wartung:
Die Serviceleistungen für das IT-Fachverfahren beginnen nach Abnahme des Gesamtsystems durch den AG, und laufen 5 Jahre mit der Möglichkeit einer optionalen Verlängerung um weitere 5 Jahre;
9) weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme mit einem Umfang von ca. 20 Personentagen pro Jahr zur Optimierung und Erweiterung des IT-Fachverfahrens;
10) Dokumentation:
Betriebshandbuch, Administrator-Handbuch, Anwenderhandbuch.

Beschreibung der Optionen

a) Optionaler Nachkauf von Lizenzen für ca. 8 weitere User inkl. Service und Wartung während der gesamten Vertragslaufzeit siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.2 Nr. 2;
b) Verlängerung der Systemserviceleistungen, nach Ablauf der fünfjährigen Laufzeit, um einmalig weitere 5 Jahre;
c) Weitere Unterstützungsleistungen über die Vertragslaufzeit (Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Optimierungen und Erweiterungen zur besseren Unterstützung der Geschäftsprozesse im Umfang von ca. 20 Personentagen pro Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

„Hinweis: Nachfolgend sind die Eignungsanforderungen gem. § 48 VgV aufgeführt. Die Bestätigung bzw. die Zusicherung der Erfüllung der A-Kriterien erfolgt mittels Eigenerklärung durch Unterschrift in der „Erklärung zum Teilnahmeantrag“. Kriterien mit notwendiger textueller Erläuterung sind mit dem Wort „Text“ kenntlich gemacht. Nähere Details sowie die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen und Vordrucke etc. finden sich in dem Dokument „Eignungsanforderungen“. Dieses wird - wie die übrigen Vergabeunterlagen - unter dem in I.3) genannten Zugang zur Vergabeplattform zum Download zur Verfügung gestellt. Vorliegend handelt sich lediglich um einen Extrakt der Eignungsanforderungen, da eine Zeichenlimitierung auf 4 000 Zeichen besteht. Es gilt ausschließlich der Wortlaut aus dem Dokument „Eignungsanforderungen“. Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Hinweis unverändert auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gilt. Dieser wird aus Platzgründen durch den Auftraggeber nur einmalig unter III.1.1) aufgenommen.“
Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen, welche ebenfalls aufgrund der Zeichenlimitierung ausschließlich unter III.1.1) aufgenommen werden, jedoch auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gelten, sind dem Teilnahmeantrag beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt. Diese werden ebenfalls über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt:
3.1. Bewerber-/Bieterkonstellation;
3.2) Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft;
3.3) Unterauftragsvergabe;
3.4) Eignungsleihe;
3.5) Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung;
3.6) Berufshaftpflichtversicherung;
3.7) Ausschlussgründe;
3.8) Verschwiegenheit;
3.9) Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung;
3.10) Scientology Schutzerklärung;
3.11) Vertraulichkeitserklärung.
Die Angaben gelten ebenso für etwaige Dritte, die im Rahmen der Eignungsleihe oder einer Bewerber-/Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung hinzugezogen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A 2.1 („Text“) Jahresumsatz (gesamt):
Getrennte Angabe des jeweiligen Jahresumsatzes (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

A 3.1) („Text“) Unternehmenskonstellation:
Darstellung, in welcher Konstellation die Leistungen erbracht werden (Abdeckung des Auftragsgegenstandes durch Ihr und etwaige, beteiligte Unternehmen);
A 3.2) („Text“) Personal (gesamt):
Getrennte Angabe der jeweiligen Mitarbeiterzahl (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;
A 3.3) („Text“) Personal (auftragsbezogen):
Getrennte Angabe der jeweiligen Mitarbeiterzahl (auftragsbezogen) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre;
A 3.4) Personalqualifikation;
A 3.5) Profil Projektleitung:
Profil ist Projektleitung bei der Erstellung u. Einführung des angebotenen Systems, trifft verbindliche Zusagen u. Entscheidungen; hat Weisungsbefugnis ggü. Mitarbeitern des AN;
A 3.6) Profil 3rd Level Support:
Bereitstellung 3rd Level Support, Ansprechpartner für 2nd Level Support (AG); löst schwerwiegende Probleme;
A 3.7) Profil Entwicklung/Customizing:
Profil ist während der Einführung zuständig für die Software-Anpassungen; kennt das einzusetzende System u. kann notwendiges Customizing vornehmen, entwickeln neuer Produktumfänge;
A 3.8) Profil Entwicklung/Produktpflege:
Profil zur Produktweiterentwicklung im Rahmen der geplanten Roadmap;
A 3.9) Profil Schulung:
Profil für Durchführung sämtlicher Schulungen, Erstellung Schulungskonzepte;
A 3.10) Profil Test- und Qualitätsmanagement:
Profil zur Durchführung qualitätsgerechter Tests;
A 3.11) („Text“) Qualitätsmanagement-Maßnahmen;
A 3.12) („Text“) Referenzprojekt.
Darstellung von mind. 1 Referenzprojekt unter Berücksichtigung der geforderten Mindeststandards

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

A 3.1) Unternehmenskonstellation:
Sämtl. beschriebenen Leistungen werden von Ihnen in der genannten Unternehmenskonstellation erbracht;
A 3.4) Personalqualifikation:
Mitarbeiter beherrschen deutsche Sprache in Wort u. Schrift
Mindeststandard bei den Kriterien A 3.5 bis A 3.10 generell:
Bewerber erklärt, Mitarbeiter im Zeitraum der Aufgabeerbringung in d je Profil min. dargestellten Umfang mit d genannten Kompetenzen für d Auftrag zur Verfügung zu stellen. Eine Person kann mehrere Profile abdecken. Es müssen für den Auftrag min. 3 Personen zur Verfügung stehen.
Mindestangaben bei den Kriterien A 3.5 bis A 3.10:
A 3.5) Profil Projektleitung:
Projektleitung und Vertreter, min. 2 Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement v. IT-Projekten dieser Größenordnung;
A 3.6) Profil 3rd Level Support:
Min. 2 Mitarbeiter; min. 2 Jahre Erfahrung in diesem Profil u mit d einzusetzenden System vergleichb. Systemen;
A 3.7) Profil Entwicklung/Customizing:
Min. 2 Mitarbeiter, min. 2 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung u Kenntnisse in mit d einzusetzenden System vergleichb. Systemen;
A 3.8) Profil Entwicklung/Produktpflege:
Min. 2 Mitarbeiter, min. 2 Jahre Erfahrung in Softwareentwicklung u Kenntnisse in mit d einzusetzenden System vergleichb. Systemen;
A 3.9) Profil Schulung:
Min. 1 Mitarbeiter, min. 2 Jahre Erfahrung in Durchführung von Schulungen, min. vertiefte Kenntnisse (min. 2 Jahre relevante Erfahrungen) in mit d einzusetzenden System vergleichb. Systemen;
A 3.10) Profil Test- u. Qualitätsmgmt:
Min. 1 Mitarbeiter, min. 2 Jahre Erfahrung im Testmanagement in mit d einzusetzenden System vergleichb. Systemen;
A 3.11) Qualitätsmgmt.-Maßnahmen:
Darstellung, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden, auf welche Art u Weise Qualitätsmanagement im Unternehmen implementiert ist u im Betrieb umgesetzt wird. Dabei ist auf folgende Aspekte einzugehen:
— Rollen, Verantwortlichkeiten u Befugnisse in der Organisation,
— Maßnahmen zum Umgang mit Risiken u Chancen,
— Planung von Änderungen,
— Ressourcen zur Überwachung u Messung,
— Kommunikation,
— Betriebliche Planung u Steuerung,
— Steuerungsmaßnahmen für die Entwicklung,
— Überwachung, Messung, Analyse u Bewertung,
— Kundenzufriedenheit,
— Fortlaufende Verbesserung.
(alternativ Vorlage Zertifikat nach DIN EN ISO 9001 „Qualitätsmanagementsysteme“ oder gleichwertig)
Mindestangaben zu Referenzprojekt (A 3.12):
— Referenzprojekt u. Name des Referenzkunden, Branche,
— Zeitraum d. Aufgabenerfüllung (innerh d. letzten 5 Jahre jeweils Monat u. Jahr angeben),
— Ansprechpartner d. jeweiligen Referenzkunden (mit TelefonNr u. E-Mail),
— Inhaltl. Darstellung d. erbrachten Leistungen mit Umfang bzw. Mengenangaben, dies ggf. getrennt nach beteilig Unternehmen,
— Methodisches u techn. Umfeld: Detaillierte Auflistung aller angewandten Vorgehensweisen, Methoden, der ggf. eingesetzten (Software-) Werkzeuge,
— Anzahl eingesetzten Mitarbeiter,
— In welchen Bereichen des Auftragsgegenstandes waren Ihre Aufgabenschwerpunkte?
— geforderte Angaben des jeweiligen Kriteriums.
A 3.12) Referenzprojekt:
— min. 1 Referenz im Bereich Dokumentation u Auswertung von Messergebnissen von Untergrunddaten.
Mit Erfüllung folgender Aufgabengebiete (AufG) mittels Softwareunterstützung
Datenhaltung von Messergebnissen von Bohrungen u/ o Messstellen,
Datenpflege,
Auswertung von Geodaten in Form von Isolinien (Bsp. Grundwasserisohypsen o Aquifer-Mächtigkeitspläne),
Erstellen von Bohrprofilen nach DIN4023 o gleichwertig u
Auswertung von Geodaten in Gangliniendiagrammen mit Angabe von Statistikwerten (Bsp. Grundwasserganglinie mit 10 jährigen Mittelwerten).
Sollte in d Referenzprojekt nur ein Teil der AufG erbracht worden sein, Darstellung weiterer Referenzprojekte in d. o. g. Bereich, in welchen übrigen AufG erbracht worden sind. In Summe muss über alle eingereichten Referenzprojekte alle AufG erfüllt wurden.
Gewertet nur Referenzprojekt, d bis zum Ablauf d Teilnahmefrist seit mind 1 Jahr im Produktivbetrieb u innerhalb der letzten 5 Jahre eingeführt

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
1) Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 26.11.2019, 12.00 Uhr über das eVergabe-System zu stellen. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch;
2) Unterstützung des Auftraggebers:
Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.13. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.
— Abweichung von der Regelvergabe:
Der AG ist lt. §98 iVm. §99 Nr. 1 GWB, § 115 iVm §119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten „Offenes und Nicht Offenes Verfahren“ gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. §119 Abs. 2 GWB iVm. §14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen.Vorliegend basiert die auszuschreibende Leistung auf einer Standardsoftware. Jedoch bestehen aufgrund der Größe des AG eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern. Die genauen Vertragsinhalte hierzu können durch den AG deshalb noch nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. §14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu,
— Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. §97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die zu beschaffende Software zwingend mit den weiteren Leistungen des Auftragsgegenstands (Customizing, Schulungen, Systemservice) kompatibel sein muss und potentielle Bewerber/Bieter somit das gesamte Aufgabenspektrum übernehmen müssen. Zudem müssen die einzelnen Schritte nahtlos ohne Verzögerung fortgesetzt werden. Außerdem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten rechtliche Restriktionen seitens der Anbieter, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich,
— zu IV.1.4):
Es ist geplant nach Eingang der Erstangebote nur die 3 Bieter zur ersten Verhandlungsrunde einzuladen und darauffolgend zum 2. konkretisierenden Angebot, welche im Erstangebot die Höchste Anzahl an Leistungspunkten erzielt haben. Alle weiteren Angebote (auf Platz 4 liegend und dahinter) werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Näheres ist den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).