Pförtnerdienstleistungen für das Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus des Landes Schleswig-Holstein

Name

Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus des Landes Schleswig-Holstein vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH)

Kurze Beschreibung

Der Empfang und die Pförtnerdienstleistung im Dienstgebäude des Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus des Landes Schleswig-Holstein soll durch ein externes Dienstleistungsunternehmen werktags mit einer Person besetzt werden.

Beschreibung der Beschaffung

Der Empfang und die Pförtnerdienstleistung im Dienstgebäude des Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus des Landes Schleswig-Holstein im Düsternbrooker Weg 94 in 24105 Kiel sollen durch ein externes Dienstleistungsunternehmen montags bis freitags (außer an Feiertagen) von 6.00 Uhr bis 20.00 Uhr durchgehend mit einer Person besetzt werden. Geschätzt rd. 3 500 Stunden/Jahr. Bei Sonderveranstaltungen kann eine Arbeitszeit über 20.00 Uhr hinaus vereinbart werden.
Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
– Beratung und Kontrolle von Besucherinnen und Besuchern,
– telefonische Anmeldung von Besucher/innen bei den Beschäftigten des Hauses,
– telefonische Auskünfte,
– Wegbeschreibungen zu Büros und Besprechungsräumen für Externe,
– Entgegennahme und Kontrolle von Teilnehmerlisten bei Besprechungen und Veranstaltungen,
– Ausgabe von Fahrkarten,
– Verweisung von Handwerkern an die Hausmeister / Hausarbeiter der GMSH,
– Schlüssel- und Schließkartenverwaltung und Ausgabe nach näherer Weisung und Kontrolle der Vollzähligkeit,
– Kontrollgänge und Schließdienste im Gebäude und im Objektgelände: Morgens ist eine Hausinnenkontrolle durchzuführen und die Haupteingangstür zu entriegeln. Abends sind alle Eingänge zu kontrollieren, ggf. zu verschließen sowie nach der durchzuführenden Außenkontrolle ggf. Licht zu löschen. Nebeneingänge sind zu kontrollieren und ggf. zu verschließen, um 19:30 Uhr ist der Haupteingang zu verschließen. Bei den Kontrollen sind insbesondere folgende Punkte zu überprüfen: Brandgeruch, Büros und Besprechungsräume (Fenster verschlossen, Licht aus) Teeküchen (elektrische Geräte ausgeschaltet), Sanitäranlagen (Wasserleckagen), Dach- und Baustellenbereiche (Gefahrenquellen), Außentüren (schließen bzw. abschließen),
– Führen von Wach- und Kontrollbüchern: Im Wachbuch sind Schichtbeginn und Schichtwechsel, die Übergabe von Schlüsseln und Schließkarten, Kontrollgänge und besondere Vorkommnisse zu dokumentieren,
– Anwesenheitskontrolle der Reinigungskräfte und Weiterleitung von Aufträgen an die Reinigungskräfte,
– Weiterleitung eingehender Post und Zeitschriften,
– Entgegennahme und Kontrolle eingehender Lieferungen,
– Entgegennahme von Fundsachen,
– Ausgabe der Dienstfahrräder und des Zubehörs, Aufladen von E-Bike-Akkus,
– Ausgabe von Schlüsseln für Ladestationen,
– Überwachung der Videokameras,
– Entgegennahme und Weiterleitung von Schadens- und Störungsmeldungen an den inneren Dienst,
– Alarmierungsmaßnahmen bei Feuer, Einbruch, Diebstahl, technischen Störungen, Bombendrohungen, verdächtigen Postsendungen, überbrachten oder hinterlegten Sprengstoffvorrichtungen, Gefahrenstoffen oder sonstigen besonderen Vorkommnissen,
– das Personal ist verpflichtet, sich mit der Funktion und Bedienung der in der Pförtnerei vorhandenen Anlagen vertraut zu machen und im Alarm- oder Störungsfall nach den auf dem PC auflaufenden Handlungsanweisungen und der Brandschutzordnung zu verfahren,
– das Personal muss über die Standorte der Handfeuerlöscher und der Evakuierungsstühle Auskunft geben können und mit der Bedienung von Handfeuerlöschern vertraut sein. Die Regelungen der Brandschutzordnung des Gebäudes sind zu beachten,
– bei Unfällen und Notfällen ist das Personal verpflichtet, unverzüglich die erforderlichen Erstmaßnahmen einzuleiten und erste Hilfe zu leisten. Auf telefonische Anforderung ist der Defibrillator aus der Pförtnerei an den Unfall- bzw. Notfallort zu bringen,
– eine gepflegte äußere Erscheinung, ein souveränes Auftreten und ein freundliches und zuvorkommendes Verhalten gegenüber Besuchern/innen und Mitarbeiter/innen, Schwerbehinderten und hilfsbedürftigen Personen sowie sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift werden vorausgesetzt,
– der Auftragnehmer benennt einen Objektbetreuer inkl. Kontaktdaten sowie seiner telefonischen 24-stündigen Erreichbarkeit.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag läuft zunächst 2 Jahre. Danach kann der Vertrag viermal um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Der Vertrag endet dann spätestens am 31.3.025.

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag läuft zunächst 2 Jahre. Danach kann der Vertrag viermal um jeweils ein weiteres Jahr verlängert werden. Der Vertrag endet dann spätestens am 31.3.2025.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der Erbringung von Empfangs- und Pförtnerdienstleistungen, sowie von Leistungen für die Ordnung und Sicherheit des Dienstbetriebes von Liegenschaften, die Gegenstand der Vergabe sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Jahre (2015 bis 2017);
3) Eigenerklärung, dass entsprechend der Verordnung über das Bewachungsgewerbe eine entsprechende Haftpflichtversicherung besteht und die Prämien zu den fälligen Terminen bezahlt wurden/werden und die Risiken in der gesetzlichen vorgeschriebenen Form abgedeckt werden;

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4) Angaben über aussagekräftige Referenzen der im Wesentlichen in den letzten drei Jahren (2016 bis 2018) erbrachten und hinsichtlich Art und Umfang vergleichbarer Leistungen (hier: Empfangs- und Pförtnerdienstleistungen) unter Nennung von Leistungsumfang, Auftraggeber, Dauer des Auftrages sowie der Auftragssumme inklusive Angaben zu Ansprechpartnern mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
5) Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Dabei ist auch der Auftragsanteil anzugeben, für den die Erteilung eines Unterauftrags beabsichtigt wird. Die Eigenerklärung ist dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe keine Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern vorgesehen ist. Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern wird die GMSH vor Zuschlagserteilung die entsprechende Verpflichtungserklärung sowie seinem Einsatz entsprechende Eignungsnachweise vom Nachunternehmer anfordern. Diese sind dann fristbewehrt der GMSH zu übersenden;
6) Nachweis der Mitgliedschaft im BDWS (Bundesverband Deutscher Wach- und Sicherheitsunternehmen) VSWN (Verband für Sicherheit in der Wirtschaft Norddeutschland e. V.) oder Zertifizierung nach ISO 9001: 2000 oder gleichwertige Nachweise;
7) Eigenerklärung (Formblatt „Eigenerklärung besondere Verpflichtungen") (EE), dass ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister keine negativen Eintragungen enthält;
8) EE, dass alle eingesetzten Mitarbeiter durch den Auftragnehmer schriftlich zur Verschwiegenheit über alle dienstlichen Vorgänge verpflichtet werden. (Entsprechende Nachweise sind spätestens eine Woche vor dem geplanten Einsatz vorzulegen.);
9) EE, dass Vorkehrungen getroffen werden, dass die Erfüllung des Auftrages nicht durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Ausfälle der Mitarbeiter gefährdet wird und bei Ausfall eines/einer Mitarbeiters/in innerhalb einer Reaktionszeit von einer Stunde eingewiesenes Personal eingesetzt wird;
10) EE dass das eingesetzte Personal vom Auftragnehmer ausgetauscht wird, sofern das eingesetzte Personal in der Praxis nicht den Ansprüchen des Auftraggebers entspricht;
11) EE, dass vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit, das für die Wahrnehmung der Pförtnerdienstleistung vorgesehene Personal in die künftigen Aufgaben durch den Auftraggeber eingewiesen wird;
12) EE, dass dem Auftraggeber nach der Zuschlagserteilung, Mitarbeiterprofile der eingesetzten Kräfte zur Verfügung gestellt werden;
13) EE, dass dafür Sorge getragen wird, dass das Personal sauber gekleidet zum Dienst erscheint;
14) EE, dass nur ausreichend geschultes, qualifiziertes und zuverlässiges Sicherheitspersonal zum Einsatz kommt, welches über die vorhandenen bewachungsspezifischen Kenntnisse (Erste Hilfe, Brandschutzausbildung, Objektschutz, Werkschutzlehrgänge) – der Sachkundeprüfung nach §34a GewO und einer einjährigen Berufserfahrung – verfügt. (Entsprechende Nachweise sind spätestens eine Woche vor dem geplanten Einsatz vorzulegen.);
15) EE, dass der Auftragnehmer für die einzusetzenden Mitarbeiter ein Auszug aus dem Bundeszentralregister vor Zuschlagserteilung vorlegt;
16) EE, dass das vorgesehene Personal dem Wirtschaftsministerium (WIMI) persönlich vor dem ersten Einsatz vorgestellt wird und das WIMI hinsichtlich des eingesetzten Personals ein Ablehnungsrecht hat;
17) Benennung eines Objektbetreuers inkl. Kontaktdaten sowie seiner telefonischen 24-stündigen Erreichbarkeit.

Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Bei allen europaweiten Ausschreibungen ist seit 18.10.2018 das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw. Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen.
Eine Abgabe der Teilnahmeanträge/ Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, werden seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.
Alle Fragen zur Ausschreibung sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens 22.2.2019 an die GMSH, z. H. Herrn Oliver Schlacht (per e-Vergabesystem, per E-Mail: oliver.schlacht@gmsh.de oder perFax:+49(0)431-599-1465) zu richten. Alle Fragen und Antworten zur Ausschreibung werden in einem Frage-Antwortkatalog erfasst, der ständig unter www.e-vergabe-sh.de unter der Ausschreibung einsehbar ist.
Mit dem Angebot sind zusätzlich folgende Unterlagen einzureichen:
18) Unterschriebenes Angebotsschreiben mit den Erklärungen, dass die Ausschreibungsbedingungen anerkannt werden, keine Kartellabreden, Preisbindungen oder ähnliche Abreden getroffen wurden und die Wirksamkeit unternehmenseigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) ausschließen. Erklärung das keine Ausschlussgründe nach §123 GWB, §124 GWB und §128 GWB vorliegen bzw. Darstellung von Selbstreinigungsmaßnahmen nach §125 GWB;
19) Aussagekräftige Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens mit Angabe des Firmennamens und der Rechtsform inkl. seines Leistungsportfolios (max. 4 DIN-A4-Seiten);
20) Konzept zur Sicherstellung von qualifiziertem Personal und einer hohen Dienstleistungsqualität (Das Konzept sollte u.a. folgende Punkte beinhalten: Personalauswahl, Personalausfall, Schulungen (jeweils max. 10 DIN-A4-Seiten));
21) Preisblatt;
22) Verpflichtungserklärung (Formblatt) zur Tariftreue und Zahlung von Mindestentgelten (TTG);
23) Gfls. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Vorlage spätestens vor Zuschlagserteilung auf Verlangen der Vergabestelle);
24) Nach der Zuschlagserteilung und vier Wochen vor Aufnahme der Tätigkeiten: Durch den Auftragnehmer ist für die einzusetzenden Mitarbeiter eine Bescheinigung über die Beantragung eines Führungszeugnisses zur Vorlage bei Behörden gem. §32 Abs. 3 und 4 des Gesetzes über das Zentralregister und das Erziehungsregister (Bundeszentralregister – BZRG) vorzulegen. Die Tätigkeit kann durch die einzusetzenden Mitarbeiter nur aufgenommen werden, wenn vor dem 1.4.2019 ein Führungszeugnis ohne Eintragungen vorliegt. Zusätzlich ist vor der Aufnahme der Arbeit eine Einverständniserklärung der Mitarbeiter über eine Sicherheitsüberprüfung vorzulegen.
Bewertungsmatrix: Die Vergabeunterlagen enthalten eine detaillierte Bewertungsmatrix zur Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor Zuschlagserteilung gem. § 134 GWB informiert. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der zuständigen Vergabekammer überprüfen lassen. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist die vorhergehende Rüge des Verstoßes gegenüber der Vergabestelle. Ein Antrag auf Durchführung eines Vergabeverfahrens ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).