Provision of Conference and Meeting Management Services (Lot 1) and a Switchboard and Facility Management Service Desk (Lot 2)

European Central Bank

The ECB is looking for suitable suppliers to provide (Lot 1) conference and meeting management services and Lot 2 Switchboard and facility management service desk to the ECB. The foreseen duration of the contracts shall be 3 years with a possible extension of one additional year, respectively. The envisaged contract signature date is September/October 2019 with an implementation phase of around three months leading to a start of service delivery on 1.1.2020.
The services will mainly be delivered in the 3 buildings of the ECB in Frankfurt am Main:
— the Main Building on Sonnemannstrasse 20,
— the Eurotower on Kaiserstrasse 29, and
— the Japan Center at Taunustor 2.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-06-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-04-30.

Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2019-04-30 Auftragsbekanntmachung
2019-12-17 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2019-04-30)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: European Central Bank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Central Procurement Office
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 69/13447110 📠
Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏
Teilnahme-URL: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Provision of Conference and Meeting Management Services (Lot 1) and a Switchboard and Facility Management Service Desk (Lot 2) PRO-004626”
Produkte/Dienstleistungen: Betriebsmittelverwaltung 📦
Kurze Beschreibung:
“The ECB is looking for suitable suppliers to provide (Lot 1) conference and meeting management services and Lot 2 Switchboard and facility management...”    Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 6 400 000 💰
Informationen über Lose
Angebote können für alle Lose eingereicht werden
Umfang der Beschaffung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Aufträge zu vergeben, die folgende Lose oder Gruppen von Losen umfassen:
“In case the same company wins both lots, the ECB reserves the right to combine the 2 lots into a single contract.”

1️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Provision of Conference and Meeting Management Services
Titel
Los-Identifikationsnummer: 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Anlagenverwaltung per Computer 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Betriebsmittelverwaltung 📦
Ort der Leistung: Hessen 🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“The ECB is seeking a contractor who will manage the ECB’s in-house meeting facilities and coordinate the services related to conferences and meetings. This...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 1 600 000 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 36
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“The contract may be extended by 12 months, the maximum contract duration shall not exceed 48 months.”
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“In the event that more than 5 applicants successfully pass the selection criteria, in each lot the ECB reserves the right to restrict participation to those...”    Mehr anzeigen

2️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Switchboard and Facility Management Service Desk
Titel
Los-Identifikationsnummer: 2
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Telefonzentraldienste 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Call-Center 📦
Beschreibung der Beschaffung:
“The ECB is seeking a contractor who will operate the ECB’s Switchboard and Facility Management (FM) Service Desk under its own responsibility and according...”    Mehr anzeigen
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 4 800 000 💰
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“In the event that more than five applicants successfully pass the selection criteria, in each lot the ECB reserves the right to restrict participation to...”    Mehr anzeigen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: As stated in the procurement documents.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Technische und berufliche Fähigkeiten
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben

Verfahren
Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-06-03 17:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2019-07-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen

“This tender procedure is conducted via the ECB’s electronic tendering system (e-tendering) which can be accessed via the following internet...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Procurement Review Body of the European Central Bank, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Fax: +49 6913446886 📠
URL: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: The European Ombudsman
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Postort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Central Procurement Office of the European Central Bank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 6913447110 📠
URL: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Quelle: OJS 2019/S 090-214448 (2019-04-30)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-12-17)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Postort: Frankfurt-am-Main

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“The ECB is looking for suitable suppliers to provide (Lot 1) conference and meeting management services and Lot 2 switchboard and facility management...”    Mehr anzeigen
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“The ECB is seeking a contractor who will manage the ECB’s in-house meeting facilities and coordinate the services related to conferences and meetings. This...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung):
“Candidate’s general experience and expertise, based on the candidate’s past experience and its comparable reference contracts”
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name):
“Organizational company profile, assessed based on type and quality of structures available (e.g. recruitment, training and qualification of personnel,...”    Mehr anzeigen
Kostenkriterium (Gewichtung): 50
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“The ECB is seeking a contractor who will operate the ECB’s switchboard and facility management (FM) service desk under its own responsibility and according...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung):
“Candidate’s general experience and expertise, based on the Candidate’s past experience and its comparable reference contracts”

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 090-214448

Auftragsvergabe

1️⃣
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: Provision of Conference and Meeting Management Services
Informationen über nicht gewährte Zuschüsse
Andere Gründe (Abbruch des Verfahrens)

2️⃣
Vertragsnummer: 2
Los-Identifikationsnummer: 2
Titel: Switchboard and Facility Management Service Desk

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“This tender procedure is conducted via the ECB’s electronic tendering system (e-tendering) which can be accessed via the following internet...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Postort: Frankfurt-am-Main
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Postort: Frankfurt-am-Main
Quelle: OJS 2019/S 249-617255 (2019-12-17)