Provision of Conference and Meeting Management Services (Lot 1) and a Switchboard and Facility Management Service Desk (Lot 2)

European Central Bank

The ECB is looking for suitable suppliers to provide (Lot 1) conference and meeting management services and Lot 2 Switchboard and facility management service desk to the ECB. The foreseen duration of the contracts shall be 3 years with a possible extension of one additional year, respectively. The envisaged contract signature date is September/October 2019 with an implementation phase of around three months leading to a start of service delivery on 1.1.2020.
The services will mainly be delivered in the 3 buildings of the ECB in Frankfurt am Main:
— the Main Building on Sonnemannstrasse 20,
— the Eurotower on Kaiserstrasse 29, and
— the Japan Center at Taunustor 2.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-06-03. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-04-30.

Wer?

• European Central Bank

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2019-04-30	Auftragsbekanntmachung
2019-12-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2019-04-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: EZB - Bereitstellung von Diensten zur Verwaltung von Konferenzen und Tagungen (Los 1) und eines Service Desks für die Telefonzentrale und die Gebäudeverwaltung (Los 2)
Referenznummer: PRO-004626
Kurze Beschreibung:

ECB søgere egnede leverandører til at levere (parti 1) forvaltningstjenester til konferencer og møder og (parti 2) en omstilling samt servicedesk til bygningsforvaltning til ECB. Kontrakternes planlagte varighed er 3 år med mulighed for en forlængelse på 1 yderligere år hver. Den planlagte dato for underskrivelse af kontrakten er i september/oktober 2019 med en gennemførelsesperiode på ca. 3 måneder, der fører til en start for tjenestelevering d. 1.1.2020. Tjenesterne vil hovedsagligt leveres i ECB's 3 bygninger i Frankfurt am Main: — hovedbygningen på Sonnemannstrasse 20 — Eurotower på Kaiserstrasse 29 — Japan-centeret ved Taunustor 2.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Betriebsmittelverwaltung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Sitzungs- und Konferenzdienstleistungen von Hotels 📦
Telefonzentraldienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Name des öffentlichen Auftraggebers: Den Europæiske Centralbank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postleitzahl: 60314
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 69/13447110 📠
URL der Dokumente: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏
URL der Teilnahme: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-04-30 📅
Einreichungsfrist: 2019-06-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-05-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 090-214448
ABl. S-Ausgabe: 90
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst, at: — Registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug. — Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse. — Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet. Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: Parti 1: RFX-PT-2019-000006: PRO-004626-L1R1-Conf. and Meeting Services; Parti 2: RFX-PT-2019-000007: PRO-004626-L2R1-FM Service Desk. Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet. Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support. Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem. Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«). ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud. Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler. Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html

Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst, at:

— Registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

— Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse.

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er:

Parti 1: RFX-PT-2019-000006: PRO-004626-L1R1-Conf. and Meeting Services;

Parti 2: RFX-PT-2019-000007: PRO-004626-L2R1-FM Service Desk.

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Tjenesterne vil hovedsagligt leveres i ECB's 3 bygninger i Frankfurt am Main:

— hovedbygningen på Sonnemannstrasse 20

— Eurotower på Kaiserstrasse 29

— Japan-centeret ved Taunustor 2.

Geschätzter Gesamtwert: 6 400 000 EUR 💰
Informationen über Lose:

I tilfælde af at samme virksomhed tildeles begge partier, forbeholder ECB sig retten til at kombinere de 2 partier i en enkelt kontrakt.

Bezeichnung des Loses: Levering af forvaltningstjenester til konferencer og møder
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent, der kan forvalte ECB's interne mødefaciliteter og koordinere tjenesterne relaterende til konferencer og møder. Dette er en nøglefunktion for ECB, da denne tjeneste har en stor omdømmemæssig indvirkning via involvering af interne og eksterne mødedeltagere.

Pligterne omfatter:

1) Forvaltning af ECB's mødefaciliteter i dets 3 bygninger i Frankfurt am Main:

— Forvalte reservationen af de interne mødefaciliteter (udføres i øjeblikket via CAFM-software) inklusive koordinering af catering, lydmedier og møbelopsætningstjenester via ECB's interne kontrahenter.

— Levere kundeansøgningsstøtte til selvbetjente reservationer og mødeanmodninger (udføres i øjeblikket via CAFM- og CRM-applikationer). Levere it-applikationsstøtte til almene spørgsmål samt støtte til dataforvaltning.

— Behandle catering-bestillinger til møder i kontorlokaler og andre interne beliggenheder.

— Levere og forvalte online-registreringstjenester til møder og konferencer.

— Levere intern support på første niveau, der kan nås via telefon og e-mail, til mødetjenester. Telefonen skal være konstant bemandet under forlængede åbningstider fra kl. 7:30 til kl. 19:30 CET (på ECB's arbejdsdage) og kræver skifteholdsarbejde.

— Levere conciergetjenester til:

a) at bistå de interne og eksterne mødedeltagere (f.eks. forbindelse af en bærbar computer til en projektor)

b) at levere tjenester til møder (f.eks. udskrivning af navneskilte)

c) at udføre regelmæssige fysiske inspektioner af møde- og konferencelokalerne

d) at være kontaktperson for interne tjenesteleverandører såvel som med servicedesken til facilitetsforvaltning.

— Udvikle og opretholde procedurer og retningslinjer i forbindelse med tilrettelæggelsen af konferencer og møder for ECB's personale. Regelmæssigt opdatere information forbundet med forvaltningstjenesterne til konferencer og møder på ECB's intranetsider og fremlægge det ved interne møder og fora.

— Fremme en løbende forbedringsprocedure vedrørende håndteringen af møder og konferencetjenester, så tjenesterne konstant forbedres i overenstemmelse med ECB's kvalitetsstyringssystem.

2) Råd om og koordinering af tjenesterne, der kræves for målgruppespecifikke konferencer, møder og andre aktiviteter, der hovedsagligt udføres internt ved ECB's bygninger.

3) Tjenester, der kan kræves på valgfri basis:

— forvaltning af reservationer af eksterne lokaler

— levere tjenestestøtte til specifikke arrangementer (f.eks. vært-/værtinde-tjenester og concierge-tjenester)

— fuldstændig tilrettelæggelse af udvalgte konferencer, møder og aktiviteter, inklusive lydmedier og tolketjenester efter behov, såvel som andre tjenester, der behøves inden for aktivitetens omfang.

Kontrahentens personale skal være tilgængelig og arbejde i forlængede åbningstider, hvilket kan kræve skifteholdsarbejde. Tjenesterne kan også anmodes på weekender eller på offentlige fridage.

Kontrahenten skal drive forvaltningsaktiviteterne under eget ansvar i overenstemmelse med fastlagte standarder og tjenesteniveauer. Kontrahenten skal navnlig levere det nødvendige personale, tilsyn, forvaltningsfærdigheder og ressourcer til at sikre, at tjenesteydelserne leveres i overensstemmelse med ECB's krav. ECB vil ikke stille personale til rådighed til at udføre tjenesterne, disse skal udelukkende leveres af kontrahentens eget personale. ECB vil stille kontorinfrastruktur, såsom telefoninfrastruktur, it-hardware og -software, el, belysning, varme og møbler, til rådighed i det omfang, der gør det muligt for kontrahentens personale at levere tjenesteydelserne.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 600 000 EUR 💰
Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Kontrakten kan forlænges med 12 måneder. Den maksimale kontraktvarighed må ikke overstige 48 måneder.

Bezeichnung des Loses: Omstilling samt servicedesk til bygningsforvaltning
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

ECB søger en kontrahent, der skal drive ECB's omstilling samt servicedesk til bygningsforvaltning på eget ansvar i overensstemmelse med gældende standarder og serviceniveauer. Begge er nøglefunktioner inden for direktoratets administration, da tjenesteydelsen har en stor omdømmemæssig indvirkning gennem interne og eksterne opkald.

Omstillingen er første kontaktpunkt for eksterne opkald.

Servicedesken for bygningsforvaltning leverer et stort udvalg af tjenesteydelser til interne kunder, såsom forvaltningstjenester til tekniske, infrastrukturmæssige og sikkerhedsmæssige faciliteter.

Kernetjenesterne er:

1) Telefonomstillingstjenester: modtagelse og overførsel af udefrakommende eller interne telefonopkald på engelsk og tysk.

2) Førsteniveaus telefonsupport på stedet vedrørende bygningsforvaltning: modtagelse og registrering af problemmeddelelser på det computerstøttede bygningsforvaltningssystem (CAFM — Computer Aided Facility Management) for alle anmodninger, der modtages via telefon, e-mail eller via selvbetjeningsportalen. Overvågning og rapportering af tjenesteleverandørers præstation. Forvaltning, sporing og eskalering af kundeklager.

3) Administrative støttetjenester: enhver anden administrativ opgave relaterende til infrastrukturmæssige bygningsforvaltingstjenester, såsom forvaltning af faxer, pinkoder ved faciliteten for opkaldsgebyrer, håndtering af hittegods, håndtering af godkendte genstande (såsom fra garderobeskabe og flytteaktiviteter), levering af støtte vedrørende kundeapplikationer, uddeling af måltidskuponer, støtte til it-testningsaktiviteter, osv.

Servicedesken til bygningsforvaltning skal levere tjenester ECB's 3 bygninger i Frankfurt am Main, lejlighedsvist ved en ekstern kontorbeliggenhed og fremtidige ECB-anlæg og, som valgmulighed, dække til ECB's kontorer i Washington DC og Bruxelles. Omstillingen og servicedesken til bygningsforvaltning vil have beliggenhed i et af ECB's bygninger i Frankfurt am Main.

Omstillingen og servicedesken til bygningsforvaltning er i øjeblikket aktive i forlængede åbningstider fra kl. 7:30 til kl. 19:30, hvilket kræver skifteholdsarbejde. Tjenesterne kan også anmodes uden for normale åbningstider, på weekender eller på offentlige fridage.

Kontrahenten skal navnlig levere personale, tilsyn, forvaltningsfærdigheder og ressourcer til at sikre, at tjenesteydelserne leveres i overensstemmelse med ECB's krav. ECB vil ikke stille personale til rådighed til at udføre tjenesterne, disse skal udelukkende leveres af kontrahentens eget personale. ECB vil stille kontorinfrastruktur, såsom telefoninfrastruktur, it-hardware og -software, el, belysning, varme og møbler, til rådighed i det omfang, der gør det muligt for kontrahentens personale at levere tjenesteydelserne.

Ca. samlede antal opkald behandlet i 2018: 45 000.

Problemmeddelelser vedrørende bygningsforvaltning, der blev håndteret: 15 000.

Hittegods: 1 000.

Faxer behandlet: 1 000.

E-mailkommunikation: 55 000.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 4 800 000 EUR 💰

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Som angivet i udbudsmaterialet.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

I tilfælde af at flere end 5 ansøgere opfylder udvælgelseskriterierne, forbeholder ECB sig retten til for hvert parti at begrænse deltagelse til de ansøgere, der på bedste vis opfylder følgende kriterier:

a) ansøgerens generelle erfaring og ekspertise, vurderet på grundlag af ansøgerens forudgående erfaring og referencekontrakter, som med hensyn til anvendelsesområde, størrelse, kundetype eller kompleksitet er sammenlignelige med den kontrakt, der udbydes af ECB (dette kriterium vægtes: 50 %)

b) dets organisatoriske virksomhedsprofil, hvorved vurderingen vil være baseret på typen og kvaliteten af de strukturer (såsom rekruttering, personalets uddannelse og kvalificering, kvalitetsstyring, osv.), der er tilgængelige til støtte for tjenesterne, der kræves under kontrakterne og for at sikre deres vellykket udførsel (dette kriterium vægtes: 50 %).

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 17:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2019-07-15 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 6 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Central Procurement Office
Dokumente URL: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst, at:

— Registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

— Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse.

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er:

Parti 1: RFX-PT-2019-000006: PRO-004626-L1R1-Conf. and Meeting Services;

Parti 2: RFX-PT-2019-000007: PRO-004626-L2R1-FM Service Desk.

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Fax: +49 6913446886 📠
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Den Europæiske Ombudsmand
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Postort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Den Europæiske Centralbank, Central Procurement Office
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 6913447110 📠
Quelle: OJS 2019/S 090-214448 (2019-04-30)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-12-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

ECB søgere egnede leverandører til at levere (parti 1) forvaltningstjenester til konferencer og møder og (parti 2) en omstilling samt servicedesk til bygningsforvaltning til ECB. Kontrakternes planlagte varighed er 3 år med mulighed for en forlængelse på 1 yderligere år hver. Den planlagte dato for underskrivelse af kontrakten er i september/oktober 2019 med en gennemførelsesperiode på ca. 3 måneder, der fører til en start for tjenestelevering d. 1.1.2020. Tjenesterne vil hovedsageligt skulle leveres i ECB's 3 bygninger i Frankfurt am Main: — hovedbygningen på Sonnemannstrasse 20 — Eurotower på Kaiserstrasse 29 — Japan-centeret ved Taunustor 2.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postort: Frankfurt-am-Main

Referenz
Daten
Absendedatum: 2019-12-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2019-12-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2019/S 249-617255
Verweist auf Bekanntmachung: 2019/S 090-214448
ABl. S-Ausgabe: 249
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst, at: — registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug. — Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse. — Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet. Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: Parti 1: RFX-PT-2019-000006: PRO-004626-L1R1-Conf. and Meeting Services; Parti 2: RFX-PT-2019-000007: PRO-004626-L2R1-FM Service Desk. Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Inviter«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet. Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support. Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem. Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«). ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud. Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler. Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html.

Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst, at:

— registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

— Hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse.

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er:

Parti 1: RFX-PT-2019-000006: PRO-004626-L1R1-Conf. and Meeting Services;

Parti 2: RFX-PT-2019-000007: PRO-004626-L2R1-FM Service Desk.

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Inviter«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end 7 dage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med ECB's beslutning 2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/tenders/html/index.en.html.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Tjenesterne vil hovedsageligt skulle leveres i ECB's 3 bygninger i Frankfurt am Main:

1) Forvaltning af ECB's mødefaciliteter i dens 3 bygninger i Frankfurt-am-Main.

— Levere kundeansøgningsstøtte til selvbetjente reservationer og mødeanmodninger (udføres i øjeblikket via CAFM- og CRM-applikationer). Levere IT-applikationsstøtte til almene spørgsmål samt støtte til dataforvaltning.

— Levere intern support på første niveau, der kan nås via telefon og e-mail, til mødetjenester. Telefonen skal være konstant bemandet under forlængede åbningstider fra 7:30 til 19:30 CET (på ECB's arbejdsdage) og kræver skifteholdsarbejde.

— Levere concierge-tjenester på stedet i forbindelse med a) assistance af interne og eksterne mødedeltagere (f.eks. forbinde en laptop med en projektor), b) levere tjenesteydelser forbundet med møder (f.eks. trykke navneskilte), c) udføre regelmæssige fysiske kontroller af møde- og konferencelokaler og d) samarbejde med interne tjenesteydere og servicedesken til bygningsforvaltning.

— levering af tjenestestøtte til specifikke arrangementer (f.eks. vært-/værtinde-tjenester og concierge-tjenester)

Kontrahenten skal drive forvaltningsaktiviteterne under eget ansvar i overenstemmelse med fastlagte standarder og tjenesteniveauer. Kontrahenten skal navnlig levere det nødvendige personale, tilsyn, forvaltningsfærdigheder og ressourcer til at sikre, at tjenesteydelserne leveres i overensstemmelse med ECB's krav. ECB vil ikke stille personale til rådighed til at udføre tjenesterne, disse skal udelukkende leveres af kontrahentens eget personale. ECB vil stille kontorinfrastruktur, såsom telefoninfrastruktur, IT-hardware og -software, el, belysning, varme og møbler, til rådighed i det omfang, der gør det muligt for kontrahentens personale at levere tjenesteydelserne.

3) Administrative støttetjenester: enhver anden administrativ opgave relaterende til infrastrukturmæssige bygningsforvaltningstjenester, såsom forvaltning af faxer, pinkoder ved faciliteten for opkaldsgebyrer, håndtering af hittegods, håndtering af godkendte genstande (såsom fra garderobeskabe og flytteaktiviteter), levering af støtte vedrørende kundeapplikationer, uddeling af måltidskuponer, støtte til IT-testaktiviteter, osv.

Omstillingen og servicedesken til bygningsforvaltning er i øjeblikket aktive i forlængede åbningstider fra 7:30 til 19:30, hvilket kræver skifteholdsarbejde. Der kan også anmodes om tjenesterne uden for normale åbningstider, på weekender eller på offentlige fridage.

Kontrahenten skal navnlig levere personale, tilsyn, forvaltningsfærdigheder og ressourcer til at sikre, at tjenesteydelserne leveres i overensstemmelse med ECB's krav. ECB vil ikke stille personale til rådighed til at udføre tjenesterne, disse skal udelukkende leveres af kontrahentens eget personale. ECB vil stille kontorinfrastruktur, såsom telefoninfrastruktur, IT-hardware og -software, el, belysning, varme og møbler, til rådighed i det omfang, der gør det muligt for kontrahentens personale at levere tjenesteydelserne.

Ca. samlede antal opkald behandlet i 2018: 45 000

Problemmeddelelser vedrørende bygningsforvaltning, der blev håndteret: 15 000

Hittegods: 1 000

Faxer behandlet: 1 000

E-mailkommunikation: 55 000

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ansøgerens generelle erfaring og ekspertise, baseret på ansøgerens forudgående erfaring og sammenlignelige referencekontrakter
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Kostenkriterium (Name): Organisatorisk virksomhedsprofil, vurderet på typen og kvaliteten af de tilgængelige strukturer (f.eks. rekruttering, uddannelse og kvalificering af personale, kvalitetsstyring osv.)
Kostenkriterium (Gewichtung): 50

Referenz
Zusätzliche Informationen

— registrering i ovenstående system kræves kun 1 gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Inviter«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postort: Frankfurt-am-Main
Quelle: OJS 2019/S 249-617255 (2019-12-17)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen (16)

Gebäude- und Betriebsmittelverwaltung (1)

Betriebsmittelverwaltung (1)