Bestandteil dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Archivierungs- Datenhaltungs- und Transportdienstleistungen in diversen Objekten (Los 1: ca. 17 Liegenschaften – ca. 60 000 lfdm. Akten, Los 2: ca. 8 Liegenschaften – ca. 11 000 lfdm. Akten) im gesamten Stadtgebiet Berlins, mit optionaler Erweiterung weiterer Liegenschaften und Aktenbestände bei bereits bestehenden Liegenschaften oder neuen Liegenschaften.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2019-02-12.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2019-01-07.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung Aktenauslagerung SenJust/SenFin/LVwA
V-2018-000299
Produkte/Dienstleistungen: Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)📦
Kurze Beschreibung:
“Bestandteil dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Archivierungs- Datenhaltungs- und Transportdienstleistungen in diversen Objekten (Los 1: ca. 17...”
Kurze Beschreibung
Bestandteil dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Archivierungs- Datenhaltungs- und Transportdienstleistungen in diversen Objekten (Los 1: ca. 17 Liegenschaften – ca. 60 000 lfdm. Akten, Los 2: ca. 8 Liegenschaften – ca. 11 000 lfdm. Akten) im gesamten Stadtgebiet Berlins, mit optionaler Erweiterung weiterer Liegenschaften und Aktenbestände bei bereits bestehenden Liegenschaften oder neuen Liegenschaften.
Mehr anzeigen Informationen über Lose
Angebote können für alle Lose eingereicht werden
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden können: 2
1️⃣ Umfang der Beschaffung
Titel: Aktenauslagerung
Titel
Los-Identifikationsnummer: 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Transport- und Beförderungsdienstleistungen (außer Abfalltransport)📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Lagerung und Lagerhaltung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Archivierung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Katalogisierung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Aktenführung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen von Archiven📦
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Beschreibung der Beschaffung:
“Für die Liegenschaften sind durch den AN Archivierungs- und Transportdienstleistungen im Bereich der Aktenauslagerung auszuführen. Detaillierte Angaben zum...”
Beschreibung der Beschaffung
Für die Liegenschaften sind durch den AN Archivierungs- und Transportdienstleistungen im Bereich der Aktenauslagerung auszuführen. Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang und sonstigen Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen: Einmalige Leistung für Ersterfassung und
Erstübernahme — Erfassung, Dokumentation und Eingliederung von Archivgegenständen in den Lager- und Datenbestand des AN; Lagerung, Datenhaltung und Datenpflege des integrierten Aktenbestandes. Stellung des Zugangs zum Internet-Portal sowie weiterer Kommunikationswege für den Abruf der Archivgegenstände; Abruf, Lieferung und Abholung der Archivgegenstände — Bereitstellung/Abholung, durch den Nutzer
Angeforderter/nicht mehr benötigter Archivgegenstände über wöchentliche Regellieferungen bzw. bedarfsweise über zusätzliche Abruflieferung; Einmalige Leistung für Ausgliederung des Archivbestandes aus der Lagerhaltung des AN zum Vertragsende; Optional: Aufnahme weiterer Archivgegenstände während der Vertragslaufzeit.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Preis
Dauer
Datum des Beginns: 2019-07-01 📅
Datum des Endes: 2024-06-30 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt, verlängert er sich um jeweils 3 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt...”
Beschreibung der Verlängerungen
Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt, verlängert er sich um jeweils 3 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt dann 6 Wochen zum Monatsende.
Mehr anzeigen Informationen zu elektronischen Katalogen
Die Angebote müssen in Form von elektronischen Katalogen eingereicht werden oder einen elektronischen Katalog enthalten
2️⃣ Titel
Los-Identifikationsnummer: 2
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Für die Liegenschaften sind durch den AN Archivierungs- und Transportdienstleistungen im Bereich der Aktenauslagerung auszuführen. Detaillierte Angaben zum...”
Beschreibung der Beschaffung
Für die Liegenschaften sind durch den AN Archivierungs- und Transportdienstleistungen im Bereich der Aktenauslagerung auszuführen. Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang und sonstigen Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen: Einmalige Leistung für Ersterfassung und
Erstübernahme — Erfassung, Dokumentation und Eingliederung von Archivgegenständen in den Lager- und Datenbestand des AN; Lagerung, Datenhaltung und Datenpflege des integrierten Aktenbestandes. Stellung des Zugangs zum Internet-Portal sowie weiterer Kommunikationswege für den Abruf der Archivgegenstände; Abruf, Lieferung und Abholung der Archivgegenstände — BereitstellungAbholung, durch den Nutzer
Angeforderter/nicht mehr benötigter Archivgegenstände über wöchentliche Regellieferungen bzw. bedarfsweise über zusätzliche Abruflieferung; Einmalige Leistung für Ausgliederung des Archivbestandes aus der Lagerhaltung des AN zum Vertragsende; Optional: Aufnahme weiterer Archivgegenstände während der Vertragslaufzeit.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärungen gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB sowie die Erklärung zur Ausbildungsförderung, die Erklärung über...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärungen gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB sowie die Erklärung zur Ausbildungsförderung, die Erklärung über Förderung von Frauen, die Erklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen, die Verpflichtungserklärung gem. Bundesdatenschutzgesetz und Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen gem. Vergabeunterlagen (s. Anlage „Checkliste“) abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3).
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Gem. § 45 VgV: Mit dem Angebot für das entsprechende Los ist die Anlage „Selbstauskunft Los 01 und Los 02.xlsx/(Teil der Vergabeunterlagen) vollständig...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Gem. § 45 VgV: Mit dem Angebot für das entsprechende Los ist die Anlage „Selbstauskunft Los 01 und Los 02.xlsx/(Teil der Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt abzugeben (Achtung mehrere Tabellenblätter in der Datei beachten).
I. Haftpflichtversicherung;
II. Umsatz des Unternehmens bezüglich der besonderen Leistungsart/Tätigkeitsbereich des Auftrags: hier Dienstleistungen Aktenauslagerung/
“I. Gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV: Mindestdeckungssummen für Haftpflichtversicherung:
Der AN ist verpflichtet, zur Absicherung...”
I. Gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV: Mindestdeckungssummen für Haftpflichtversicherung:
Der AN ist verpflichtet, zur Absicherung sämtlicher Ansprüche des AG im Zusammenhang mit dem Vertrag eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme pro Versicherungsfall von mindestens 5 000 000 EUR für Sachschäden, 5 000 000 EUR für Personenschäden, 5 000 000 EUR für Vermögensschäden, 250 000 EUR für Schäden gemäß Bundesdatenschutzgesetz, 250 000 EUR für Verlust von Schlüsseln, 50 000 EUR für Abwasserschäden und 50 000 EUR für Obhuts- und Bearbeitungsschäden abzuschließen und während der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten. Die Jahreshöchstsumme muss mindestens das Zweifache der jeweiligen Einzelsumme betragen. Der AN wird das Bestehen des Versicherungsschutzes durch Vorlage einer entsprechenden Bestätigung der Versicherung 4 Wochen vor Leistungsaufnahme unaufgefordert nachweisen. Im Übrigen hat der AN auf Verlangen des AG das Bestehen des Versicherungsschutzes jederzeit nachzuweisen.
Der AN wird im Wege der Bestätigung in der Selbstauskunft verbindlich erklären, dass er im Fall der Auftragserteilung eine den Mindestanforderungen genügende Haftpflichtversicherung abschließt. Weitere geforderte Kautionen und Sicherheiten siehe Vergabe- und Vertragsunterlagen.
II. Gem. § 45 Abs. 1 Nr. 1 VgV i.V.m. § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV: Der durchschnittliche Gesamtumsatz bezüglich der besonderen Leistungsart des Unternehmens in den anzugebenden Jahren muss mind.: Für Los 01: 1 000 000 EUR netto p.a., für Los 02: 200 000 EUR netto p.a. betragen.
Bei Bietergemeinschaften ist die Selbstauskunft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen und einzureichen. Eine gemeinsame ausgefüllte Selbstauskunft ist in diesem Falle nicht einzureichen.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Gem. § 46 VgV: Mit dem Angebot für das entsprechende Los ist die Anlage „Selbstauskunft Los 01 bis Los 02.xlsx“ (Teil der Vergabeunterlagen) vollständig...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Gem. § 46 VgV: Mit dem Angebot für das entsprechende Los ist die Anlage „Selbstauskunft Los 01 bis Los 02.xlsx“ (Teil der Vergabeunterlagen) vollständig ausgefüllt abzugeben (Achtung mehrere Tabellenblätter in der Datei beachten).
1. gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr.2 VgV: Qualifikation des eingesetzten Personals und Befähigung des Unternehmens;
2. gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV: Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität;
3. gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV: Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung des Umweltschutzes;
4. gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr. 9 VgV: Anforderungen an die technische Ausstattung;
5. Gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV: Referenzen.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 1. Gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr.2 VgV: Qualifikation des eingesetzten Personals und Befähigung des Unternehmens:
— mindestens 50 % der...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zu 1. Gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr.2 VgV: Qualifikation des eingesetzten Personals und Befähigung des Unternehmens:
— mindestens 50 % der Mitarbeiter im Bereich der Leistungsausführung des Unternehmens sind 1 Jahr oder länger im Unternehmen beschäftigt,
— die Mitarbeiter des AN verpflichten sich zur Geheimhaltung gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Berliner Datenschutzgesetz,
— der AN garantiert, dass der Zutritt zu den Lagerräumen nur Mitarbeitern gewährt wird, die dem Datenschutz gemäß Bundesdatenschutzgesetz und Berliner Datenschutzgesetz verpflichtet sind und keine Eintragungen im polizeilichen Führungszeugnis haben.
Zu 2. gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 3 VgV: Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität:
— Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig.
Zu 3. gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV: Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung des Umweltschutzes:
— Aufbau oder Betrieb eines Umweltmanagementsystems (DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 50001 oder gem. EG-Öko-Audit-Verordnung EMAS oder gleichwertiges System oder Branchen spezifisches System, integriertes System) (die Gleichwertigkeit ist seitens des Bieters schriftlich und ausführlich zu beschreiben und dem Angebot beizufügen!)
oder mindestens 3 Aktivitäten zum Umweltschutz gemäß „C. Umweltschutz im Unternehmen“ gemäß Vorgabe in der Selbstauskunft.
Zu 4. gem. § 46 Abs.1 VgV i. V. m. § 46 Abs.3 Nr. 9 VgV: Anforderungen an die technische Ausstattung:
— der AN verfügt über ein Internet Portal mit der Erreichbarkeit über übliche Standard-Webbrowser mit Zugangsberechtigungskonzept,
— der AN verfügt über eine Automatische, VdS-anerkannte Brandmelde- und Alarmanlage in den Archivlagern mit Aufschaltung zu einer VdS-anerkannten Alarm-Melde-Zentrale und/oder Feuerwehr verfügen oder garantiert eine personelle Bewachung, kalendertäglich 24 Stunden,
— der AN verfügt über Zutrittskontrollanlagen zu den Archivlagern,
— der AN bestätigt, dass er gemäß der DIN-Norm ISO/IEC/DIN27001 „Informationstechnik-IT-Sicherheitsverfahren-Informationssicherheits-Managementsysteme–Anforderungen“ handelt.
Zu 5. Gem. § 46 Abs. 1 VgV i. V. m. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV: Referenzen
Kumulierte Mindestanforderungen Referenz Nr. 1, 2 und 3:
— Leistungserbringung innerhalb der letzten 3 Jahre, wobei die bisherige Leistungserbringung mindestens 6 Monate betragen muss (zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe),
— Leistungsinhalt und -umfang ist mit den ausgeschriebenen Leistungen — hier: Dienstleistungen Aktenauslagerung — vergleichbar,
— Auftragswert pro Jahr (kumulierter Wert aller Referenzen): aufgrund des Leistungsumfangs im Durchschnitt mindestens (Los 1: 1 000 000 EUR) (Los 2: 200 000 EUR) netto pro Jahr.
Werden gleiche Referenzen mehrfach angegeben (z.B. in beiden Losen), müssen diese in Art und Umfang den kumulierten Mindestanforderungen der jeweils angebotenen Lose entsprechen. D.h. eine Referenz, welche in mehr als einem Los angegeben wurde, wird mit ihrem Auftragswert hinsichtlich der Abdeckung der Mindestanforderung (kumulierter Auftragswert der angebotenen Lose) nicht mehrfach in voller Höhe je Los berücksichtigt, sondern anteilig für alle angebotenen Lose.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Der AN hat auf Verlangen des Auftraggebers für jede im Rahmen dieses Vertrages beschäftigte Arbeitskraft ein Führungszeugnis vorzulegen, das nicht älter als...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Der AN hat auf Verlangen des Auftraggebers für jede im Rahmen dieses Vertrages beschäftigte Arbeitskraft ein Führungszeugnis vorzulegen, das nicht älter als 6 Monate ist. Das Führungszeugnis ist danach unaufgefordert alle 2 Jahre vorzulegen. Es ist auf Verlangen des AG das operative Personal einer für den AN unentgeltlichen Sicherheitsüberprüfung unterziehen zu lassen. Die Qualifikation des vorgesehenen Personals ist auf Verlangen durch entsprechende Nachweise zu belegen. Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gem. § 1 Abs. 2 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz bzw. zur Zahlung eines Mindestlohnes von derzeit EUR 8,84 gem. § 1 Abs. 4 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer hingewiesen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Berliner Ausschreibungs-und Vergabegesetz. Für die Teilnehmer von Bietergemeinschaften sind dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvereinbarung mit mehreren Betreibern
Beschreibung
Vorgesehene Höchstzahl der Teilnehmer an der Rahmenvereinbarung: 2
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen:
“Es soll eine Vertragslaufzeit von 5 Jahren vereinbart werden. Dieser Ansatz wird unter Punkt VI.3 Zusätzliche Angaben ausführlich begründet.” Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2019-02-12
09:30 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2019-04-13 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2019-02-12
09:30 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Ort): Alexanderstraße 3
10178 Berlin
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Es dürfen keine Personen bei der Submission anwesend sein.
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Zu Punkt I.3)
Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich nur über die Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen,...”
Zu Punkt I.3)
Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich nur über die Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf die Vergabeplattform hochgeladen wurden und elektronisch signiert vorliegen oder bei der Abgabe in Textform die Person des Erklärenden benannt wurde. Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen.
Zu Punkt II 2.5)
Die Vergabe der Leistungen ist auf 2 Lose aufgeteilt. Die Beauftragung erfolgt je Los. Die Angebotsabgabe ist für jedes der 2 Einzellose möglich. Sofern ein Bieter für mehr als 1 Los ein Angebot abgibt, entspricht die Mindestanforderung der Summe der Mindestforderung aller Lose, für welche ein Angebot abgegeben wurde. Wird die kumulierte Mindestanforderung aller eingereichten Lose dadurch nicht erreicht, kann eine Wertung nur in den Losen erfolgen, bei denen die kumulierten
Mindestanforderungen abgedeckt sind. Der Bieter könnte dann für die Lose den Zuschlag erhalten, bei denen die kumulierten Mindestanforderungen erreicht werden und die jeweils größten Differenzen zur Gesamtpunktzahl des jeweils zweitwirtschaftlichsten Bieters bestehen.
Zu Punkt IV.)
Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 3.2.2019,12.00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen oder direkt an die ausschreibende Stelle zu richten. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzusehen ist.
Zu Punkt IV.1.3)
a) Datenschutz und Datensicherheit
Bei der wiederholt auszuschreibenden Aktenauslagerung für Justizobjekte handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). In diesen Fällen muss gemäß § 3 BlnDSG ein schriftlicher Vertrag mit Regelungen zum Schutz der Daten mit dem Auftragnehmer geschlossen werden. Da der Auftragnehmer einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 5 Abs. 1 BlnDSG unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen ist, hat der AN zudem eine Auflistung seiner technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten vorzunehmen.
b) Zeitlicher und organisatorischer Aufwand im Rahmen einer Neuausschreibung
Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf des täglichen Justizbetriebes zu gewährleisten und dem erforderlichen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, ist es unerlässlich dass der Abrufprozess für alle Objekte vereinheitlicht wird.
Bei einem Dienstleisterwechsel sind die Aktenbestände vom Bestandsdienstleister zum neuen Dienstleister zu transportieren und in dessen System zu integrieren. Bei einem zu erwartenden ausgelagertem Volumen innerhalb der nächsten 3-5 Jahre von ca. 80 000 lfdm (durchschnittlich 800 000 Einzelakten) unterliegt dieser Prozess des Aktentransfers einem erheblichen Zeitaufwand (mehrere Monate). Jeder Dienstleister hat ein eigenes Abrufsystem mit spezifischen Prozessen und Funktionen entwickelt. Bei der Anzahl der Nutzer sind mehrere Wochen für Schulungen zu erwarten.
c) Entstehende Einmalkosten im Rahmen einer Neuausschreibung
Im Rahmen einer Neuausschreibung entstehen einerseits organisatorische Kosten aufgrund der durchzuführenden Ausschreibung an sich,sowie Kosten in den Bereichen der Implementierung sowie Schulungskosten durch den neuen Dienstleister und Kosten der Explementierung durch den Bestandsdienstleister.
Unter Abschätzung der sich entwickelnden Aktenbestände sind die Mehrkosten durch Implementierung und Explementierung in Höhe von ca. 350 000 EUR netto zu erwarten. Dies entspricht ca. 16 % Anteil an der Gesamtleistung.
Vor dem Hintergrund der sparsamen Verwendung von öffentlichen Mitteln sind diese Kosten nach Möglichkeit zu minimieren.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316📞
Fax: +49 3090138313 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o.a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB).
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin; siehe Punkt VI.4.1
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2019/S 006-009594 (2019-01-07)
Ergänzende Angaben (2019-02-21) Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Rahmenvereinbarung Aktenauslagerung SenJust/ SenFin/ LVwA
V-2018-000299
Kurze Beschreibung:
“Bestandteil dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Archivierungs- Datenhaltungs- und Transportdienstleistungen in diversen Objekten (Los 1: ca. 17...”
Kurze Beschreibung
Bestandteil dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Archivierungs- Datenhaltungs- und Transportdienstleistungen in diversen Objekten (Los 1: ca. 17 Liegenschaften – ca. 60.000 lfdm. Akten, Los 2: ca. 8 Liegenschaften – ca. 11.000 lfdm. Akten) im gesamten Stadtgebiet Berlins, mit optionaler Erweiterung weiterer Liegenschaften und Aktenbestände bei bereits bestehenden Liegenschaften oder neuen Liegenschaften.
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2019/S 006-009594
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2)
Los-Identifikationsnummer: 1 und 2
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Alter Wert
Datum: 2019-02-12 📅
Zeit: 09:30
Neuer Wert
Datum: 2019-03-12 📅
Zeit: 10:30
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Los-Identifikationsnummer: 1 und 2
Ort des zu ändernden Textes: Bindefrist des Angebots
Alter Wert
Datum: 2019-04-13 📅
Neuer Wert
Datum: 2019-05-11 📅
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7)
Los-Identifikationsnummer: 1 und 2
Ort des zu ändernden Textes: Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Alter Wert
Datum: 2019-02-12 📅
Zeit: 09:30
Neuer Wert
Datum: 2019-03-12 📅
Zeit: 10:30
Andere zusätzliche Informationen
“Zu Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben: Zu Punkt IV.) Fragen zum Verfahren sind bis spätestens zum 4.3.2019 bis 12.00 Uhr unter dem gegenständlichen...”
Zu Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben: Zu Punkt IV.) Fragen zum Verfahren sind bis spätestens zum 4.3.2019 bis 12.00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 039-088799 (2019-02-21)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2019-04-26) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 4509202.58 💰
Informationen über Lose
Dieser Vertrag ist in Lose unterteilt ✅ Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Für die Liegenschaften sind durch den AN Archivierungs- und Transportdienstleistungen im Bereich der Aktenauslagerung auszuführen. Detaillierte Angaben zum...”
Beschreibung der Beschaffung
Für die Liegenschaften sind durch den AN Archivierungs- und Transportdienstleistungen im Bereich der Aktenauslagerung auszuführen. Detaillierte Angaben zum Leistungsumfang und sonstigen Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen: Einmalige Leistung für Ersterfassung und
Erstübernahme - Erfassung, Dokumentation und Eingliederung von Archivgegenständen in den Lager- und Datenbestand des AN; Lagerung, Datenhaltung und Datenpflege des integrierten Aktenbestandes. Stellung des Zugangs zum Internet-Portal sowie weiterer Kommunikationswege für den Abruf der Archivgegenstände; Abruf, Lieferung und Abholung der Archivgegenstände - Bereitstellung /Abholung, durch den Nutzer
Angeforderter/ nicht mehr benötigter Archivgegenstände über wöchentliche Regellieferungen bzw. bedarfsweise über zusätzliche Abruflieferung; Einmalige Leistung für Ausgliederung des
Archivbestandes aus der Lagerhaltung des AN zum Vertragsende; Optional: Aufnahme weiterer Archivgegenstände während der Vertragslaufzeit.
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2019/S 006-009594
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: V-2018-000299
Los-Identifikationsnummer: 1
Titel: Aktenauslagerung
Datum des Vertragsabschlusses: 2019-04-12 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Pietsch GmbH
Postort: Großbeeren
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Teltow-Fläming🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 3726817.47 💰
2️⃣
Vertragsnummer: 2
Los-Identifikationsnummer: 2
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 782385.11 💰
“Zu Punkt I.3)
Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich nur über die Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen,...”
Zu Punkt I.3)
Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich nur über die Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf die Vergabeplattform hochgeladen wurden und elektronisch signiert vorliegen oder bei der Abgabe in Textform die Person des Erklärenden benannt wurde. Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen.
Zu Punkt II 2.5)
Die Vergabe der Leistungen ist auf 2 Lose aufgeteilt. Die Beauftragung erfolgt je Los. Die Angebotsabgabe ist für jedes der 2 Einzellose möglich. Sofern ein Bieter für mehr als 1 Los ein Angebot abgibt, entspricht die Mindestanforderung der Summe der Mindestforderung aller Lose, für welche ein Angebot abgegeben wurde. Wird die kumulierte Mindestanforderung aller eingereichten Lose dadurch nicht erreicht, kann eine Wertung nur in den Losen erfolgen, bei denen die kumulierten
Mindestanforderungen abgedeckt sind. Der Bieter könnte dann für die Lose den Zuschlag erhalten, bei denen die kumulierten Mindestanforderungen erreicht werden und die jeweils größten Differenzen zur Gesamtpunktzahl des jeweils zweitwirtschaftlichsten Bieters bestehen.
Zu Punkt IV.)
Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 03.02.2019,12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen oder direkt an die ausschreibende Stelle zu richten. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzusehen ist.
Zu Punkt IV.1.3)
a) Datenschutz und Datensicherheit
Bei der wiederholt auszuschreibenden Aktenauslagerung für Justizobjekte handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). In diesen Fällen muss gemäß § 3 BlnDSG ein schriftlicher Vertrag mit Regelungen zum Schutz der Daten mit dem Auftragnehmer geschlossen werden. Da der Auftragnehmer einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 5 Abs. 1 BlnDSG unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen ist, hat der AN zudem eine Auflistung seiner technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten vorzunehmen.
b) Zeitlicher und organisatorischer Aufwand im Rahmen einer Neuausschreibung
Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf des täglichen Justizbetriebes zu gewährleisten und dem erforderlichen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, ist es unerlässlich dass der Abrufprozess für alle Objekte vereinheitlicht wird.
Bei einem Dienstleisterwechsel sind die Aktenbestände vom Bestandsdienstleister zum neuen Dienstleister zu transportieren und in dessen System zu integrieren. Bei einem zu erwartenden ausgelagertem Volumen innerhalb der nächsten 3-5 Jahre von ca. 80.000 lfdm (durchschnittlich 800.000 Einzelakten) unterliegt dieser Prozess des Aktentransfers einem erheblichen Zeitaufwand (mehrere Monate). Jeder Dienstleister hat ein eigenes Abrufsystem mit spezifischen Prozessen und Funktionen entwickelt. Bei der Anzahl der Nutzer sind mehrere Wochen für Schulungen zu erwarten.
c)Entstehende Einmalkosten im Rahmen einer Neuausschreibung
Im Rahmen einer Neuausschreibung entstehen einerseits organisatorische Kosten aufgrund der durchzuführenden Ausschreibung an sich,sowie Kosten in den Bereichen der Implementierung sowie Schulungskosten durch den neuen Dienstleister und Kosten der Explementierung durch den Bestandsdienstleister.
Unter Abschätzung der sich entwickelnden Aktenbestände sind die Mehrkosten durch Implementierung und Explementierung in Höhe von ca. 350.000 EUR netto zu erwarten. Dies entspricht ca. 16 % Anteil an der Gesamtleistung.
Vor dem Hintergrund der sparsamen Verwendung von öffentlichen Mitteln sind diese Kosten nach Möglichkeit zu minimieren.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2019/S 084-201773 (2019-04-26)