Rahmenvereinbarung Aktenauslagerung SenJust/SenFin/LVwA

Kurze Beschreibung

Bestandteil dieser Ausschreibung ist die Erbringung von Archivierungs- Datenhaltungs- und Transportdienstleistungen in diversen Objekten (Los 1: ca. 17 Liegenschaften – ca. 60 000 lfdm. Akten, Los 2: ca. 8 Liegenschaften – ca. 11 000 lfdm. Akten) im gesamten Stadtgebiet Berlins, mit optionaler Erweiterung weiterer Liegenschaften und Aktenbestände bei bereits bestehenden Liegenschaften oder neuen Liegenschaften.

Kurze Beschreibung

Erstübernahme — Erfassung, Dokumentation und Eingliederung von Archivgegenständen in den Lager- und Datenbestand des AN; Lagerung, Datenhaltung und Datenpflege des integrierten Aktenbestandes. Stellung des Zugangs zum Internet-Portal sowie weiterer Kommunikationswege für den Abruf der Archivgegenstände; Abruf, Lieferung und Abholung der Archivgegenstände — BereitstellungAbholung, durch den Nutzer

Befähigung zur Berufsausübung

Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärungen gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB sowie die Erklärung zur Ausbildungsförderung, die Erklärung über Förderung von Frauen, die Erklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen, die Verpflichtungserklärung gem. Bundesdatenschutzgesetz und Eigenerklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen gem. Vergabeunterlagen (s. Anlage „Checkliste“) abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der AN hat auf Verlangen des Auftraggebers für jede im Rahmen dieses Vertrages beschäftigte Arbeitskraft ein Führungszeugnis vorzulegen, das nicht älter als 6 Monate ist. Das Führungszeugnis ist danach unaufgefordert alle 2 Jahre vorzulegen. Es ist auf Verlangen des AG das operative Personal einer für den AN unentgeltlichen Sicherheitsüberprüfung unterziehen zu lassen. Die Qualifikation des vorgesehenen Personals ist auf Verlangen durch entsprechende Nachweise zu belegen. Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gem. § 1 Abs. 2 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz bzw. zur Zahlung eines Mindestlohnes von derzeit EUR 8,84 gem. § 1 Abs. 4 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer hingewiesen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Berliner Ausschreibungs-und Vergabegesetz. Für die Teilnehmer von Bietergemeinschaften sind dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o.a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB).

Zusätzliche Informationen

Zu Punkt I.3)

Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich nur über die Vergabeplattform erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf die Vergabeplattform hochgeladen wurden und elektronisch signiert vorliegen oder bei der Abgabe in Textform die Person des Erklärenden benannt wurde. Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen.

Zu Punkt II 2.5)

Die Vergabe der Leistungen ist auf 2 Lose aufgeteilt. Die Beauftragung erfolgt je Los. Die Angebotsabgabe ist für jedes der 2 Einzellose möglich. Sofern ein Bieter für mehr als 1 Los ein Angebot abgibt, entspricht die Mindestanforderung der Summe der Mindestforderung aller Lose, für welche ein Angebot abgegeben wurde. Wird die kumulierte Mindestanforderung aller eingereichten Lose dadurch nicht erreicht, kann eine Wertung nur in den Losen erfolgen, bei denen die kumulierten

Mindestanforderungen abgedeckt sind. Der Bieter könnte dann für die Lose den Zuschlag erhalten, bei denen die kumulierten Mindestanforderungen erreicht werden und die jeweils größten Differenzen zur Gesamtpunktzahl des jeweils zweitwirtschaftlichsten Bieters bestehen.

Zu Punkt IV.)

Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 03.02.2019,12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzustellen oder direkt an die ausschreibende Stelle zu richten. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform des Landes Berlin einzusehen ist.

Zu Punkt IV.1.3)

a) Datenschutz und Datensicherheit

Bei der wiederholt auszuschreibenden Aktenauslagerung für Justizobjekte handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 3 Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG). In diesen Fällen muss gemäß § 3 BlnDSG ein schriftlicher Vertrag mit Regelungen zum Schutz der Daten mit dem Auftragnehmer geschlossen werden. Da der Auftragnehmer einer Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag gemäß § 5 Abs. 1 BlnDSG unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen ist, hat der AN zudem eine Auflistung seiner technisch-organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten vorzunehmen.

b) Zeitlicher und organisatorischer Aufwand im Rahmen einer Neuausschreibung

Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf des täglichen Justizbetriebes zu gewährleisten und dem erforderlichen Qualitätsanspruch gerecht zu werden, ist es unerlässlich dass der Abrufprozess für alle Objekte vereinheitlicht wird.

Bei einem Dienstleisterwechsel sind die Aktenbestände vom Bestandsdienstleister zum neuen Dienstleister zu transportieren und in dessen System zu integrieren. Bei einem zu erwartenden ausgelagertem Volumen innerhalb der nächsten 3-5 Jahre von ca. 80.000 lfdm (durchschnittlich 800.000 Einzelakten) unterliegt dieser Prozess des Aktentransfers einem erheblichen Zeitaufwand (mehrere Monate). Jeder Dienstleister hat ein eigenes Abrufsystem mit spezifischen Prozessen und Funktionen entwickelt. Bei der Anzahl der Nutzer sind mehrere Wochen für Schulungen zu erwarten.

c)Entstehende Einmalkosten im Rahmen einer Neuausschreibung

Im Rahmen einer Neuausschreibung entstehen einerseits organisatorische Kosten aufgrund der durchzuführenden Ausschreibung an sich,sowie Kosten in den Bereichen der Implementierung sowie Schulungskosten durch den neuen Dienstleister und Kosten der Explementierung durch den Bestandsdienstleister.

Unter Abschätzung der sich entwickelnden Aktenbestände sind die Mehrkosten durch Implementierung und Explementierung in Höhe von ca. 350.000 EUR netto zu erwarten. Dies entspricht ca. 16 % Anteil an der Gesamtleistung.

Vor dem Hintergrund der sparsamen Verwendung von öffentlichen Mitteln sind diese Kosten nach Möglichkeit zu minimieren.