Rahmenvertrag Mediaagentur

Kurze Beschreibung

Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und Mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung sowie dem Mediaeinkauf. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche und/oder schriftliche Briefings vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden:
Konzeption und strategische Mediaplanung (auf Basis spezifischer Kampagnen-Briefings):
— Mediaberatung und strategische Mediaplanung ? national und international;
— Media- und Marktanalyse;
— Zielgruppendefinition und Beschreibung;
— Abstimmung mit der Leadagentur Social Media und SEA im Rahmen der Kampagnenplanung und ggf. Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur;
— Formatvorschläge und Kanalempfehlungen;
— Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung;
— Entwicklung einer überzeugenden Kampagnenmechanik;
— Reichweiten- und Werbedruckdefinition;
— zeitliche und geografische Fokussierung.
Mediaeinkauf und -abwicklung (ohne SEA und Social):
— Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination;
— Erstellung von Streu- und Kostenplänen;
— Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen;
— strategische Abstimmung mit den SEA-, Social Media- und Kreativ-Agenturen;
— Prüfung von gelieferten Werbemittel und Koordination mit den Medien;
— Buchungsaufträge an die Medien im eigenen Namen und auf eigene Rechnung;
— Rechnungslegung.
Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung:
— strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagne und der Werbemittel;
— tägliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit;
— regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern;
— Monitoring und Reporting der Maßnahmen;
— Kontrolle der festgelegten KPIs der Kampagne;
— Erstellen eines wöchentlichen Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen;
— Bereitstellung der Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs;
— unabhängig von den Kanälen die von dem Bieter für die jeweilige Kampagne gesteuert und betreut werden, sollen idealerweise bzw. optional weitere Kampagnenkanäle (Social Media, Google, E-Mail), die von weiteren visitBerlin-Vertragsagenturen betreut werden, ins Reporting Tool miteinbezogen werden. Zum Beispiel über einen „eigenen“ System als Customer Journey Tracking Tool.
— Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation;
— Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle;
— Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen;
— Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager);
— regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin.
Regelmäßige Abstimmungen/Beratung/Mediatraining und -seminare.
Für das Handling der verschiedenen Kampagnen und Budgets sind monatliche Abstimmungen, Beratungen und ggf. Trainings bzw. Seminare vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der vereinbarten Agenturpauschale enthalten (s. u.) und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen. Von der Pauschale erfasst sind monatlich bis zu 4 Termine in Berlin und insgesamt ein Zeitaufwand (einschließlich vor Ort-Terminen) bis zu 10 Manntagen. Zusätzlicher Zeitaufwand wird auf Nachweis auf Basis von Tagessätzen vergütet.
Über diese Leistungen hinausgehende Aufträge im Zusammenhang mit der Mediaplanung sind möglich.

Beschreibung der Beschaffung

Die Abrechnung erfolgt monatlich und Kampagnen-/ Projekt-bezogen.
Die jeweiligen Medienbudgets, die von den Agenturen vergeben werden, werden auf Basis der jeweils gültigen Preisliste der Medienanbieter unverzüglich gegenüber der Auftraggeberin abgerechnet. Der Auftraggeberin zustehende Rabatte, egal aus welchem Rechtsgrund werden, wie im beigefügten Vertrag geregelt, gutgeschrieben. Die Agentur wird auf Anforderung der Auftraggeberin die Rabatte und die damit verbundenen Kosten schriftlich nachweisen.
Die Mediaagenturen erhalten von den Medien eine sog. Mittlervergütung berechnet auf die jeweilige
Bruttosumme abzüglich Rabatte für Mediaschaltkosten. Diese Mittlerprovision wird der Auftraggeberin in voller Höhe zurückerstattet.
Der Auftragnehmer erhält für seine Leistung die vereinbarten Provisionen gemäß Preisblatt.
Die Provision berechnet sich für alle Aufträge ab einem Medieninvestment von 10 000,00 EUR netto aus dem verbindlich anzugebenden Prozentsatz des Medieninvestments zuzüglich des genannten Fixbetrags. Der in dem Preisblatt angegebene Prozentsatz ist gleichermaßen verbindlich für Aufträge mit einem Medieninvestment von 10 000,00 EUR netto wie für Aufträge mit höherem Medieninvestment.
Für Aufträge mit einem Medieninvestment unter 10 000,00 EUR netto kann der Auftragnehmer das in dem Preisblatt angegebene Pauschalhonorar berechnen.
Für das Themenfeld „Regelmäßige Abstimmungen /Beratung/ Mediatraining und -seminare“ (s. o.) wird ein Festbetrag von 5 000,00 EUR netto pro Quartal bezahlt.
Dem Auftragnehmer wird ein Mindestetat für Medieninvestment von 300 000,00 EUR netto im ersten Jahr zugesichert. Für alle Aufträge sind vom Auftragnehmer separate, verbindliche Angebote auf Grundlage des eingereichten Preisblattes zu erstellen.
Der Auftragnehmer versendet zu Beginn des Vormonats eine Vorausrechnung für die tatsächlichen Einschaltungen/Platzierungen des Folgemonats. Aufgrund der Vorauszahlungen realisierte Skontoerträge, d.h. seitens der Medien gewährte Skonti sind an die Auftraggeberin weiterzureichen.
Die monatliche Rechnungslegung erfolgt auf Basis der von der Auftraggeberin freigegebenen Mediaplänen zu den gerade aktuellen Kampagnen und Projekten. Die letzte Rechnung für ein laufendes Kalenderjahr ist aus haushaltstechnischen Gründen jeweils bis zum 30. November des laufenden Jahres vorzulegen. Kampagnen, die den Monat Dezember umfassen, sind in Form einer Vorausrechnung ebenfalls bis zum 30. November des laufenden Jahres abzurechnen.
Für lfd. Online-Kampagnen, bei denen die gebuchten Klickraten bis zum Jahresende nicht erreicht werden, ist zur Rechnungslegung nach vorheriger Ankündigung eine gesonderte Regelung mit dem Auftraggeber zu vereinbaren.
Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine exklusive Zusammenarbeit. Der Auftraggeberin steht es mithin frei, neben dem Auftragnehmer auch Dritte zu beauftragen. Des Weiteren besteht für die Umsetzung der von der Agentur konzipierten Maßnahmen keine Abnahmepflicht. Dritte, insbesondere die Lead-Agenturen für Social Media und SEA können mit der Umsetzung der Maßnahmen beauftragt werden.
Festpreisangebot
Die Preis- bzw. Provisionsangaben im Angebot sind Festpreise/werte für die Laufzeit des Vertrages.

Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich in Textform über das dtvp bis spätestens 21.1.2020, 12.00 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern die entsprechenden Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die formalen Anforderungen gewahrt sind.
Bitte beachten Sie, dass vom 24.12.2019 bis einschließlich 2.1.2020 Bieterfragen nicht beantwortet werden. Danach stehen wir aber wieder wie gehabt zur Verfügung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)