Rahmenvertrag Mediaagentur

Kurze Beschreibung

Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und Mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung sowie dem Mediaeinkauf. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche und/oder schriftliche Briefings vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden:

Konzeption und strategische Mediaplanung (auf Basis spezifischer Kampagnen-Briefings):

— Mediaberatung und strategische Mediaplanung ? national und international;

— Media- und Marktanalyse;

— Zielgruppendefinition und Beschreibung;

— Abstimmung mit der Leadagentur Social Media und SEA im Rahmen der Kampagnenplanung und ggf. Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur;

— Formatvorschläge und Kanalempfehlungen;

— Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung;

— Entwicklung einer überzeugenden Kampagnenmechanik;

— Reichweiten- und Werbedruckdefinition;

— zeitliche und geografische Fokussierung.

Mediaeinkauf und -abwicklung (ohne SEA und Social):

— Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination;

— Erstellung von Streu- und Kostenplänen;

— Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen;

— strategische Abstimmung mit den SEA-, Social Media- und Kreativ-Agenturen;

— Prüfung von gelieferten Werbemittel und Koordination mit den Medien;

— Buchungsaufträge an die Medien im eigenen Namen und auf eigene Rechnung;

— Rechnungslegung.

Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung:

— strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagne und der Werbemittel;

— tägliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit;

— regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern;

— Monitoring und Reporting der Maßnahmen;

— Kontrolle der festgelegten KPIs der Kampagne;

— Erstellen eines wöchentlichen Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen;

— Bereitstellung der Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs;

— unabhängig von den Kanälen die von dem Bieter für die jeweilige Kampagne gesteuert und betreut werden, sollen idealerweise bzw. optional weitere Kampagnenkanäle (Social Media, Google, E-Mail), die von weiteren visitBerlin-Vertragsagenturen betreut werden, ins Reporting Tool miteinbezogen werden. Zum Beispiel über einen „eigenen“ System als Customer Journey Tracking Tool.

— Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation;

— Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle;

— Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen;

— Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager);

— regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin.

Regelmäßige Abstimmungen/Beratung/Mediatraining und -seminare.

Für das Handling der verschiedenen Kampagnen und Budgets sind monatliche Abstimmungen, Beratungen und ggf. Trainings bzw. Seminare vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der vereinbarten Agenturpauschale enthalten (s. u.) und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen. Von der Pauschale erfasst sind monatlich bis zu 4 Termine in Berlin und insgesamt ein Zeitaufwand (einschließlich vor Ort-Terminen) bis zu 10 Manntagen. Zusätzlicher Zeitaufwand wird auf Nachweis auf Basis von Tagessätzen vergütet.

Über diese Leistungen hinausgehende Aufträge im Zusammenhang mit der Mediaplanung sind möglich.

Zusätzliche Informationen

Fragen zu den Unterlagen einschließlich aller Anlagen sind ausschließlich in Textform über das dtvp bis spätestens 21.1.2020, 12.00 Uhr zu richten. Die Auftraggeberin wird den Bietern die entsprechenden Auskünfte erteilen, wenn und soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Angebote ersichtlich ist und die formalen Anforderungen gewahrt sind.

Bitte beachten Sie, dass vom 24.12.2019 bis einschließlich 2.1.2020 Bieterfragen nicht beantwortet werden. Danach stehen wir aber wieder wie gehabt zur Verfügung.