VgV A2B Elm Asse

Kurze Beschreibung

Die Samtgemeinde Elm-Asse will die „Wahrnehmung der Aufgaben des Organisations- und Koordinierungsbüros der Asse II Begleitgruppe im Rahmen des Verfahrens zur Stilllegung der Schachtanlage Asse II" im niedersächsischen Remlingen an ein Planungsbüro vergeben.

Beschreibung der Beschaffung

Die Samtgemeinde Elm-Asse will die „Wahrnehmung der Aufgaben des Organisations- und Koordinierungsbüros der Asse II Begleitgruppe im Rahmen des Verfahrens zur Stilllegung der Schachtanlage Asse II" im niedersächsischen Remlingen an ein in diesem Verfahren zu bestimmendes Planungsbüro vergeben.
Zum Aufgabenbereich des Auftrages zählen im Wesentlichen:
Administration
1) Verwaltungsaufgaben:
1.1) Haushaltsmäßige Abwicklung in Abstimmung mit der Samtgemeinde, Überwachung der laufenden Kosten;
1.2) Organisatorische Vor- und Nachbereitung, sowie Begleitung der Sitzungen der Gruppe der Kommunalvertreter, der Gruppe der Zivilgesellschaft, der zentralen Schnittstelle, der Asse 2 Begleitgruppe- Termine koordinieren, Einladungen verfassen, Protokolle verfassen, Raumanmietungen;
1.3) Vorbereitung und Planung von Veranstaltungen;
1.4) Archivierung der Unterlagen.
2) Operative Unterstützung des Managements:
2.1) Mindestens einmal wöchentlich Präsenzpflicht im Koordinierungsbüro in Remlingen, Bürgersprechstunde ;
2.2) Telefonische Erreichbarkeit für Bürgerinnen und Bürger, sowie für Gremienmitglieder von Montag bis Freitag in der Zeit von 8 Uhr bis 16 Uhr;
2.3 Kontinuierliche Ansprechpartner/in (eine kontinuierliche Stellvertretung bei Krankheit oder Urlaub);
2.4) Erstellen von Verwaltungsvorlagen für die politische Gremienarbeit.
3) Unterstützung der Gremienarbeit:
3.1) Unterstützung bei der Formulierung von Anträgen;
3.2) Bei Bedarf Beratung der politischen Gremien und Weitergabe von Informationen (Vorbereitung von 10 Sitzungen).
Koordination und Management:
1) Beratung zum Beteiligungsprozess;
1.1) Erfahrung in Beteiligungsprozessen (Politische Vertretung, Bürgerinnen und Bürger, Bürgerinitiativen);
1.2) Konfliktberatung, Konfliktmanagement.
2) Moderations- und Mediationsunterstützung:
2.1) Moderation verschiedener Veranstaltungen;
2.2) Begleitung und Beratung der Gruppe der Kommunalvertreter, der Gruppe der Zivilgesellschaft, der zentralen Schnittstelle, der Asse 2 Begleitgruppe;
2.3) Organisatorische Schnittstelle für die A2B, die Kommunale Vertretung, die Zivilgesellschaftliche Vertretung, die AGO(Wissenschaftliche Berater) und den Partizipationsbeauftragen-- Kommunikation nach innen;
2.4) Inhaltliche Vorbereitung von Gremiensitzungen und Veranstaltungen;
2.5) Ergebnissicherung und Aufbereitung für den weiteren Diskussionsprozess;
2.6) Steuerungs- und Ergänzungsaufgaben für die Gremien und Gruppen;
2.7) Koordination der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für die ZGV, KV, Zentrale Schnittstelle;
2.8) Gespräche mit Behörden, Interessengruppen und Experten.
Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeit nach Auftrag durch die Zentrale Schnittstelle:
1) Erstellen eines Kommunikationskonzeptes und dessen Steuerung (Kommunikation nach außen, Vermittlung einer Einheit (A2B));
2) Informationsweitergabe:
2.1) Erstellen von digitalen und Printprodukten;
2.2) Entwerfen und Pflegen einer Zielgruppen angepassten Homepage (Vorstellung aller Gruppen und Personen, Termine und aktuelle Meldungen, Öffentliches Archiv: Berichte, Protokolle, Presseberichte, Verlinkung mit Ministerien und Behörden, Öffnungszeiten und Erreichbarkeit, Mailverteilsystem, wöchentliche Aktualisierung, monatliche „Newsletter");
2.3) Verfassen von Pressemitteilungen;
2.4) Einrichten einer App;
2.5) Erstellen eines offiziellen Logos (Schriftverkehr, Homepage).
3) Kontaktstelle für Bürgeranfragen;
4) Kommunikationsberatung der Gremien im A2B Prozess.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Hinweise zur Bewertung der Auswahlkriterien.
Die Auswahl der Bewerber erfolgt auf Grundlage der zum Nachweis der Eignung geforderten Angaben, Erklärungen und Unterlagen mit einem Schwerpunkt bei den Referenzprojekten. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 500 Punkte. Soweit die Mindestanforderungen erfüllt sind, ist die Rangfolge der erreichten Punkte für die Auswahl maßgebend. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, für den Fall gleichwertiger Bewerbungen per Los zu entscheiden. Für den Teilnahmewettbewerb bezieht sich der Auftraggeber auf Eigenerklärungen. Sollte sich im Verlauf des Verfahrens herausstellen, dass die Erklärungen nicht der Wahrheit entsprechen, wird der Bewerber aus dem Verfahren – unabhängig vom Verfahrensstand – ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, in Zweifelsfällen Nachweise zu verlangen oder nähere Informationen einzuholen.
Die Bewerber werden gebeten, nicht mehr als 2 Referenzprojekte einzureichen. Werden mehr als 2 Projekte eingereicht, werden die Projekte 2 und folgende in den jeweiligen Bewertungspunkten kumuliert und durch die Anzahl der Projekte 2 und folgende geteilt, was in der Regel zu einer insgesamt schlechteren Bewertung führt.
Weiteres zur Bewertung siehe unter III.1)

Beschreibung der Optionen

Die Samtgemeinde ist berechtigt, den Vertrag unter Einhaltung einer sechsmonatigen Frist zum Jahresende zu kündigen.
Die Samtgemeinde ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung – ganz oder teilweise – zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt u. a. vor, wenn der Samtgemeinde die bewilligten Mittel im Wirtschaftsplan nicht zur Verfügung gestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Bruttoumsatz für Dienstleistungen im Leistungsbild gemäß Aufgabenbeschreibung (II.2.4) in EUR im Mittel der letzten 3 Geschäftsjahre (2016, 2017, 2018) in Euro, Wichtung 10 %
– 300 000 EUR = 5 Punkte,
– 200 000 EUR = 3 Punkte,
– 100 000 EUR = 1 Punkt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische Leistungsfähigkeit
2.1.1) FestangestellteMitarbeiterInnen (einschließlich Führungskräfte) mit Hochschulausbildung (Dipl.-Ing, Master, Bachelor o.glw.) im Leistungsbild gemäß Aufgabenbeschreibung im Mittel der letzten 3 Jahre (2016, 2017, 2018) // > 5= 5 Punkte;5= 4 Punkte; 4= 3 Punkte; 3= 2 Punkte; 2= 1 Punkt // Wichtung 5 %;
2.1.2) Dauer der Berufserfahrung der Projektleitung im Leistungsbild gemäß Aufgabenbeschreibung insgesamt in Jahren // ?10= 5 Punkte; 7-9= 3 Punkte; 5-6= 1 Punkt;< 5= 0 Punkte//Wichtung 15 %;
2.1.3) Dauer der Berufserfahrung im Leistungsbild gemäß Aufgabenbeschreibung insgesamt in Jahren//?10= 5 Punkte; 7-9= 3 Punkte; 5-6= 1 Punkt; < 5= 0 Punkte//Wichtung 10 %.
Referenzprojekte
Projekt 1
2.2.1.p1) Projekt vergleichbarer Größenordnung in Bezug auf die Projekthonorarkosten // ?0,5 Mio. EUR= 5; ?0,4 Mio. EUR= 3; ?0,2 Mio. EUR= 1//Wichtung 4 %;
2.2.2.p1) A1 Verwaltungsaufgaben im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.3.p1) A2 Operative Unterstützung d. Managements im Projekt // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.4.p1) A3 Unterstützung der Gremienarbeit im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.5.p1) B1 Beratung zum Beteiligungsprozess im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.6.p1) B2 Moderations- und Mediationsunterstützung im Projekt // ja= 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.7.p1) C1 Erstellen, Steuern Kommunikationskonzept im Projekt bearb. // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.8.p1) C2 Informationsweitergabe im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.9.p1) C3 Kontaktstelle für Bürgeranfragen im Projekt betrieben // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.10.p1) C4 Kommunikationsberatung im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 % Projekt 2;
2.2.1.p2) Projekt vergleichbarer Größenordnung in Bezug auf die Projekthonorarkosten // ?0,5 Mio. EUR= 5; ?0,4 Mio. EUR= 3; ?0,2 Mio. EUR= 1// Wichtung 4 %;
2.2.2.p2) A1 Verwaltungsaufgaben im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 % 2.2.3.p2 A2 Operative Unterstützung d. Managements im Projekt // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.4.p2) A3 Unterstützung der Gremienarbeit im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.5.p2) B1 Beratung zum Beteiligungsprozess im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.6.p2) B2 Moderations- und Mediationsunterstützung im Projekt // ja= 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %;
2.2.7.p2) C1 Erstellen, Steuern Kommunikationskonzept im Projekt bearb. // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.8.p2) C2 Informationsweitergabe im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.9.p2) C3 Kontaktstelle für Bürgeranfragen im Projekt betrieben // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 4 %;
2.2.10.p2) C4 Kommunikationsberatung im Projekt bearbeitet // ja = 5 Punkte, nein = 0 Punkte // Wichtung 2 %.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

2.1.1: mindestens 2 festangestellte MitarbeiterInnen (einschließlich Führungskräfte) im Mittel;
2.1.2: mindestens 5 Jahre Berufserfahrung der Projektleitung im Leistungsbild gemäß Aufgabenbeschreibung;
2.1.3: mindestens 2 Jahre Berufserfahrung der stv. Projektleitung im Leistungsbild gemäß Aufgabenbeschreibung;
2.2: mindestens ein Referenzprojekt, Abschluss des Projektes nach Juni 2014.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der Auftragnehmer hat im Auftragsfall eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von Mind. 1 500 000 EUR je Schadensfall für Personenschäden sowie 300 000 EUR für sonstige Schäden nachzuweisen und für die gesamte Dauer des Vertrages aufrechtzuerhalten. Eine Erklärung, dass diese besteht bzw. im Auftragsfall abgeschlossen wird, ist erforderlich. Die Maximierung der Ersatzleistung muss mindestens das Zweifache der Deckungssumme betragen. Bei Bietergemeinschaften muss der Versicherungsschutz für alle Mitglieder in voller Höhe bestehen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Kommunikation im Teilnahmewettbewerb dieser Ausschreibung über das elektronische Vergabeportal „dtvp.de" (https://www.dtvp.de) erfolgt.
Für die bloße Einsicht in das Verfahren ist eine Registrierung nicht notwendig, jedoch wird es angeraten sich kostenfrei zu registrieren und sich zu dem Verfahren freizuschalten. Nur durch eine Freischaltung zu dem Verfahren werden Sie auf sämtliche Bieterinformationen bzw. auf Änderungen an den Vergabeunterlagen oder neu eingestellte Bieterinformationen hingewiesen. Für die Abgabe eines Teilnahmeantrags in elektronischer Form muss jedoch eine Registrierung erfolgen.
Des Weiteren bitten wir darum, von einer Löschung Ihrer Freischaltung zu dem Verfahren abzusehen, bis Sie dazu aufgefordert werden bzw. Sie eine Absage zu dem weiteren Verfahren erhalten, da das anschließende Angebotsverfahren über das Vergabeportal fortgeführt werden soll.
Die geforderten Erklärungen und Angaben werden u. a. im Rahmen der zu verwendenden Formblätter präzisiert und abgefordert und sind nicht separat zu erklären/abzugeben. Bei den Formblättern handelt es sich um PDF- Dateien, die im Internet unter http://www.dtvp.de heruntergeladen werden können.
Die Formblätter sind unter Beachtung der Maßgaben dieser Bekanntmachung zwingend zu verwenden und vollständig auszufüllen und an den entsprechenden Stellen von einem Büroinhaber, einem Geschäftsführer und/oder einem bevollmächtigten Vertreter zu unterschreiben, ansonsten wird der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft zwingend ausgeschlossen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die Angaben.
Des Bewerbungsbogens für das sich bewerbende Team als Ganzes vorzunehmen. Je Bewerbung ist nur ein Bewerbungsbogen zugelassen. Der bevollmächtigte Vertreter der Bewerbergemeinschaft füllt das Bewerbungsformular aus und unterschreibt das Bewerbungsformular.
Die Anzahl der Vorlage von Referenzen ist zwar unbegrenzt, Bewerber werden jedoch gebeten, nicht mehr als 2 Referenzen vorzulegen. Zur Abgabe der Bewerbung entsprechend Punkt IV.3.4) der Bekanntmachung ist zwingend ein Papierexemplar der Formblätter an allen dafür vorgesehenen Stellen in deutscher Sprache gut lesbar auszufüllen und rechtsverbindlich zu unterzeichnen und einschließlich der zusätzlich geforderten Nachweise bis zu der genannten Frist unter www.dtvp.de einzureichen.
Eine Bewerbung mittels postalischer Papierform, E-Mail oder Fax ist nicht zulässig!
Des Fehlen der Unterschrift auf dem Bewerbungsbogen führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren.
Die Bewerbungsunterlagen verbleiben beim Auftraggeber. Ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht. Weitere Auskünfte sind nur auf schriftliche Anfrage über die Vergabeplattform erhältlich. Die Anfragen sind unter www.dtvp.de zu stellen und so zu formulieren, dass eine klare Antwort möglich ist. Die anonymisierten Anfragen werden mit den Antworten im Internet auf der zugangsbeschränkten Verfahrensseite kontinuierlich veröffentlicht, so dass alle potentiellen Bewerber und Bewerbergemeinschaften über den gleichen Informationsstand verfügen können. Die Bewerber haben sich durch regelmäßige Kontrolle der Internetseite selbst über Antworten auf Bewerberfragen oder Änderungen der Bewerbungsunterlagen zu informieren. Es werden nur Anfragen zugelassen und beantwortet, die so rechtzeitig eingehen, dass der. Auftraggeber 7 Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist die zusätzlichen Auskünfte erteilen kann.
Die Bieter werden zudem aufgefordert, ihr Angebot vor dem Auftraggeber im Rahmen einer Präsentation vorzustellen. Auf der Grundlage der eingereichten Angebote und Präsentationen wird eine Rangfolge der Bieter nach Maßgabe einer Bewertungsmatrix (->Zuschlagskriterien) gebildet. Diese wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übersandt. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Durchführung der Präsentation, den Zuschlag bereits auf die Erstgebote zu erteilen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YZHYTJQ