81256088_regulative Beratung während der organisatorischen und technischen Umsetzung des Records Managements

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Informationen wird heute in physischer Form aufbewahrt und archiviert. Teilweise zunächst in den Projektländern innerhalb der Projekt- und Landesbüros, später im Zentralarchiv in Deutschland. Dies ist an vielen Stellen nicht effizient in den Abläufen, wenig transparent und zudem kostenintensiv. Auch besteht die Gefahr, dass bei Aufbewahrung in den Projektländern und Transport in das Zentralarchiv, relevante Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen.
Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-10-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-09-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BearingPoint

Wer?

• Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Main-Taunus-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-09-14	Auftragsbekanntmachung
2021-04-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-09-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Unternehmens- und Managementberatung
Referenznummer: 81256088
Kurze Beschreibung:

Ein Großteil der aufbewahrungspflichtigen Informationen wird heute in physischer Form aufbewahrt und archiviert. Teilweise zunächst in den Projektländern innerhalb der Projekt- und Landesbüros, später im Zentralarchiv in Deutschland. Dies ist an vielen Stellen nicht effizient in den Abläufen, wenig transparent und zudem kostenintensiv. Auch besteht die Gefahr, dass bei Aufbewahrung in den Projektländern und Transport in das Zentralarchiv, relevante Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen. Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Unternehmens- und Managementberatung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Main-Taunus-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH
Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1-5
Postleitzahl: 65760
Postort: Eschborn
Kontakt
Internetadresse: https://www.giz.de 🌏
E-Mail: markus.meyer@giz.de 📧
Telefon: +49 6196794322 📞
Fax: +49 619679804322 📠
URL der Dokumente: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6YHJY/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6YHJY 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-14 📅
Einreichungsfrist: 2020-10-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 182-438363
ABl. S-Ausgabe: 182
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des Portals statt. Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6YHJY.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die digitale Transformation der GIZ und moderne Technologien bieten neue Möglichkeiten für den effizienten und sicheren Umgang mit Informationen. Gesetzgebungen (z. B. eGovernment-Gesetz) adressieren Digitalisierung mehr und mehr. Im Sinne eines transparenten Wissensmanagements und für schlanke Arbeitsabläufe sollen geschäftsrelevante Informationen in der GIZ verstärkt elektronisch in dafür vorgesehenen IT-Systemen aufbewahrt werden. Die zentralen Systeme gewährleisten heute jedoch meist keine rechtskonforme Archivierung. Deswegen hat der Vorstand der GIZ entschieden, das Projekt Records Management zur Einführung einer revisionssicheren elektronischen Archivierung aufzusetzen. In einer ersten Phase wurde bereits ein ganzheitliches Umsetzungskonzept zum Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Informationen samt Records Management Policy und einem fachlich-technischen Anforderungskatalog für ein Records Management sowie ein Archivsystem erstellt. In einer zweiten Projektphase sollen ab 2021 die organisatorische, prozessuale und technische Umsetzung auf Grundlage des Konzeptes erfolgen.

Die Aufgaben des hier ausgeschriebenen regulativen Beratungsdienstleisters sind:

— Beratung des Auftraggebers während der Ausschreibungsphase für die Umsetzungsdienstleistungen in Hinblick auf rechtliche und fachliche Anforderungen an Records Management-Lösungen, z. B. Beantwortung von Bieterfragen, Bewertung von Angeboten;

— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung detaillierter Lösungskonzepte der Umsetzungsdienstleister auf Grundlage von Best Practice-Erfahrungen zur Einführung von Records Management-Lösungen. Basis der Lösungskonzepte sind die fachlich-technischen Anforderungskataloge des Umsetzungskonzeptes;

— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung einzelner Lösungsansätze der Umsetzungsdienstleister in Bezug auf die im Umsetzungskonzept definierten Anforderungen und Rechtskonformität;

— Fachliche Beratung des Auftraggebers hinsichtlich organisatorischer Aspekte (Änderung bestehender Arbeitsabläufe, Definition von Regeln u.ä.);

— Beratung des Auftraggebers bei der Gestaltung eines passenden Vorgehensmodells (agil, klassisch, hybrid) für die Entwicklung und Etablierung eines GIZ-passgenauen elektronischen Records Managements samt revisionssicherer Archivierung;

— Beratung und fachliche Unterstützung bei der Abnahme der technischen Lösungen;

— Beratung und fachliche Unterstützung des Auftraggebers zur Durchführung einer Verfahrensdokumentation am Ende des Projektes;

— Fachliche Unterstützung im Test-Management und bei der Durchführung von Tests der technischen Lösung;

— Fachliche Beratung zur Etablierung eines Records Management-Office.

Dauer: 30 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Dag-Hammarskjöld-Weg 1-5

65760 Eschborn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands,

2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen,

3. Eigenerklärung Nachunternehmer/Bewerbergemeinschaften,

4. Erklärung der Bewerbergemeinschaft (falls zutreffend).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren,

2. Beschäftigtenzahl zum 31.12. des letzten Kalenderjahres.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Teilnahmewettbewerb:

1. Grundlage der fachlichen Bewertung sind nur Referenzprojekte mit einem Mindestauftragsvolumen von: 120 000,00 EUR,

2. Mindestens 2 Refernezprojekte im Fachgebiet Records Management in den letzten 3 Jahren,

3. Umsetzung/Einführung Records Mgt. (2 ähnliche Projekte mit je 100 Fachtagen seit 2017),

4. Konzeption und Umsetzung Records Mgt. (3 ähnliche Projekte mit je 100 Fachtagen seit 2014),

5. Umsetzung Information Mgt. mit Microsoft 365 und OpenText ECM (Ein Projekt mit beiden Plattformen oder je ein Projekt pro Plattform mit 100 Fachtagen seit 2017),

6. Prozessoptimierung auf Basis SAP S/4Hana,

7. Auditierung von IT-Systemen zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben (GoBD, DSGVO).

8. Konzeption und Einführung einer unternehmensweiten Informations-Klassifikation auf Grundlage ISO 27001 oder BSI IT-Grundschutz.

Angebotsphase:

„Muss-Kriterien“:

1. Der Bieter muss seit 2014 in der Beratung zum Thema Information Management tätig sein,

2. Der Bieter muss Beratungsexpertise in der Begleitung von 3 ähnlichen Umsetzungsprojekten zu Information Management seit 2014 mit einem Umfang von je mindestens 100 Fachtagen vorweisen können,

3. Der Bieter muss seit 2017 2 ähnliche Projekte zur praktischen Einführung eines unternehmensweiten Records Managements mit einem Beratungsumfang von mindestens 100 Fachtagen Beratungstätigkeit maßgeblich beraten haben,

4. Der Bieter muss sich in seiner Beratungsleistung an den Grundsätzen des Qualitätsmanagements (ISO 9001) orientieren,

5. Das angebotene Beraterteam soll aus 2 bis maximal 4 Berater*innen bestehen, davon soll jede*r einzelne angebotene Berater*in mindestens 20 % der Gesamtleistung erbringen. Werden mehr als 4 Berater*innen angeboten, werden nur die ersten 4 bewertet,

6. Die angebotenen Berater*innen müssen seit 2014 in Summe 3 ähnliche Projekte im Bereich Records Management sowohl konzeptionell als auch in Umsetzung maßgeblich beraten/begleitet haben,

7. Mindestens eine*r der angebotenen Berater*innen muss seit 2012 Berufserfahrung in der Beratung zu Information Management vorweisen und während dieser Zeit je 3 Records Management-Projekte mit je mindestens 100 Fachtagen planend und in der Umsetzung (Implementierung) maßgeblich beraten haben. Dabei darf das letzte Projekt nicht älter als aus 2017 sein,

8. Das angebotene Beraterteam muss Expertise in der Konzeption und Umsetzung von Information Management seit 2017 in Microsoft 365 (Security & Compliance Center) sowie OpenText Content Server ab Version 16 / Extended ECM vorweisen können,

9. Jede*r angebotene Berater*in muss seit 2016 Berufserfahrung als Berater*in und/oder Projektmanager*in im Bereich Information Management vorweisen,

10. Jede angebotene Berater*in muss seit 2017 Berufserfahrung als Berater*in in der Konzipierung von Records Management-Lösungen vorweisen,

11. Jede*r angebotene Berater*in muss seit 2017 2 ähnliche Records Management-Projekte in Umsetzung (Implementierung) mit einem Umfang von mindestens je 100 Fachtagen maßgeblich beraten haben,

12. Jede*r angebotene Berater*in muss fließend in Wort und Schrift in den Sprachen Deutsch und Englisch sein, entsprechend C1 gem. dem Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen.

„Kann-Kriterien“:

1. juristische Expertise;

2. Bildung;

3. Weiterbildung/Zusatzqualifikation;

4. Berufserfahrung im Bereich Information Mgt.;

5. Branchenabhängige Beratungstätigkeit seit 2008;

6. Anzahl ähnlicher Projekte seit 2008;

7. Organisationsentwicklung + Moderation;

8. Verfahrensdokumentation;

9. Prüfung/Abnahme von IT-Systemen auf Rechtskonformität;

10. Klassifizierung;

11. Technologiekenntnisse;

12. Interkulturalität;

13. Projekleitung.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-11-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Juristische Person des privaten Rechts (gemeinnützige GmbH) finanziert durch die Bundesrepublik Deutschland
Kontakt
Dokumente URL: https://ausschreibungen.giz.de/Satellite/notice/CXTRYY6YHJY/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Kommunikation findet ausschließlich über den Projektbereich des Portals statt.

Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6YHJY.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2020/S 182-438363 (2020-09-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-04-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 425 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 — 5

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 072-184214
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 182-438363
ABl. S-Ausgabe: 72
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXTRYY6Y995.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Beratung des Auftraggebers zur Bewertung einzelner Lösungsansätze der Umsetzungsdienstleister in Bezug auf die im Umsetzungskonzept definierten Anforderungen und Rechtskonformität,

— Fachliche Beratung des Auftraggebers hinsichtlich organisatorischer Aspekte (Änderung bestehender Arbeitsabläufe, Definition von Regeln u. ä.),

— Beratung und fachliche Unterstützung bei der Abnahme der technischen Lösungen,

— Beratung und fachliche Unterstützung des Auftraggebers zur Durchführung einer Verfahrensdokumentation am Ende des Projektes,

— Fachliche Unterstützung im Test-Management und bei der Durchführung von Tests der technischen Lösung,

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Dag-Hammarskjöld-Weg 1 — 5

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Standard-Kriterien Dienstleistungsausschreibungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-04-06 📅
Name: BearingPoint
Postanschrift: Invalidenstraße 73
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10557
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: alexander.schmid@bearingpoint.com 📧
Land: Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 425 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 072-184214 (2021-04-09)

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