Beschreibung der Beschaffung
Hintergrundinformationen und Vorbemerkungen sind unter § 4 Abs. 1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Ein Teilprojekt aus dem Beratungsangebot der BZgA im Rahmen ihrer Aufklärungsarbeit nach § 2 Absatz 1 TPG ist die kostenlose telefonische Information zur Organ- und Gewebespende für Bürgerinnen und Bürger.
Kommunikativ und fachlich gut geschultes Personal garantiert, dass die häufigsten und wichtigsten Fragen der Bürgerinnen und Bürger zum Thema Organ- und Gewebespende fachlich korrekt und auf Grundlage des aktuellen medizinisch-wissenschaftlichen Stands beantwortet werden. Für spezielle Fragen, die ein besonderes medizinisches Fachwissen erforderlich machen, muss daher die Kooperation mit medizinischen Fachexpertinnen und Fachexperten gewährleistet sein.
Das Infotelefon Organspende ist aktuell unter der aus dem deutschen Festnetz und vom Handy kostenfreien Rufnummer 0800 90 40 400 montags bis freitags von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr zu erreichen. Für den „Tag der Organspende“ am ersten Juni eines jeden Jahres sowie zu bestimmten Ereignissen werden Sondersprechzeiten vorgehalten.
Die Telefonnummer des Infotelefons Organspende wird auf dem Organspendeausweis abgedruckt sowie zusätzlich von der BZgA massenmedial beworben, um einen hohen Bekanntheitsgrad zu erreichen und eine effektive Inanspruchnahme des Beratungsangebots zu erzielen. Zahlreiche gesetzliche Krankenkassen und private Krankenversicherungsunternehmen verweisen bei Fragen ihrer Versicherten auf das Infotelefon Organspende.
Ziel des Infotelefons Organspende ist es, Bürgerinnen und Bürger sowie Institutionen umfassend und im Hinblick auf die Möglichkeiten, die Voraussetzungen und die Bedeutungen der Organ- und Gewebespende ergebnisoffen zu informieren (vgl. § 2 Absatz 1 TPG). Die Informationen dürfen nicht tendenziös, ideologisch oder interessengeleitet sein, sondern müssen neutral und ergebnisoffen im Hinblick auf eine individuelle Entscheidung des Anrufers bzw. der Anruferin zur Organspende erfolgen.
Die Zahl der geführten Gespräche schwankt aktuell zwischen 1 000 und 4 000 pro Monat. Im Januar 2020 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zur Stärkung der Entscheidungsbereitschaft bei der Organspende beschlossen. Das Gesetz tritt am 1.3.2022 in Kraft. Eine wesentliche Änderung, die das Gesetz zur Stärkung der Entscheidungsbereitschaft mit sich bringt, ist die Einrichtung eines Online-Registers, in dem die Entscheidung für oder gegen eine Organspende dokumentiert werden kann. Dieses Register befindet sich derzeit im Aufbau. Anlässlich des Inkrafttretens des Gesetzes zur Stärkung der Entscheidungsbereitschaft bei der Organspende ist — basierend auf den Erfahrungen aus der Einführung der Entscheidungslösung im Jahr 2012 — mit einem Anstieg der Anrufzahlen auf mehr als 14 000 Anrufe pro Monat zu rechnen.
Auftragsgegenstand und Aufgabenbeschreibungen im Einzelnen:
A. Auftaktgespräch
Für die erste und grundlegende Abstimmung der Aufgaben zwischen dem Auftragnehmer und der Auftraggeberin findet spätestens 10 Tage nach Zuschlagserteilung ein Auftaktgespräch auf Einladung der Auftraggeberin statt. Im Rahmen dieses Gespräches werden die grundlegenden Vorstellungen des Projektmanagements und der Zusammenarbeit sowie die anstehenden Aufgaben und die Abrechnung besprochen. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
Optional: A.1 Durchführung des Auftaktgesprächs als Telefon- bzw. Videokonferenz, Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
B. Übergreifende Projektorganisation und laufende Abstimmung mit der Auftraggeberin der Auftragnehmer hat während der gesamten Vertragsdauer einen engen Arbeitskontakt zum zuständigen Fachreferat der Auftraggeberin zu halten. Der Auftragnehmer ist weiterhin verpflichtet, im erforderlichen Umfang mit dem Dienstleister der für die Erstellung und Wartung der Datenbank (im folgenden „Dienstleister „Programmierung Datenbank““ genannt) und dem Dienstleister für Beratung und Coaching sowie Reporting und Evaluation (im folgenden „Dienstleister „Beratung/Reporting““ genannt) zusammenzuarbeiten. Die hierzu übergeordnete Koordination notwendiger Abstimmungen zwischen den zuvor genannten Auftragnehmern und der Auftraggeberin erfolgt durch die Auftraggeberin. Die endgültigen Entscheidungen verbleiben bei der Auftraggeberin.
Im Einzelnen fallen folgende Aufgaben an:
— Laufende Abstimmung und Arbeitsplanung mit der Auftraggeberin und ggf. dem Dienstleister „Programmierung Datenbank“ sowie dem Dienstleister „Beratung/Reporting“ zu den jeweils anfallenden Tätigkeiten. Diese Tätigkeit erfolgt hauptsächlich telefonisch und per E-Mail. Ca. 10 Stunden pro Monat.
— Teilnahme an regelmäßigen Telefonkonferenzen (ca. ein bis 2 Stunden monatlich) mit dem Fachreferat der Auftraggeberin und dem Dienstleister „Beratung/Reporting“ unter Leitung des Fachreferats.
— Darüber hinaus nimmt der Auftragnehmer an halbjährlich stattfindenden Arbeitssitzungen.
(Zeitrahmen: je 6 Stunden) bei der Auftraggeberin in Köln teil. Teilnehmende sind in der Regel: Vertreter-/innen des Fachreferats der Auftraggeberin und der Auftragnehmer und eventuell der Dienstleister „Beratung/Reporting“.
— Bei Bedarf Abstimmungen mit dem Dienstleister „Programmierung Datenbank“ auf dieser Basis erfolgt die Umsetzung durch den Auftragnehmer grundsätzlich selbständig und in Abstimmung mit dem Fachreferat der Auftraggeberin. Der Auftragnehmer stimmt die Umsetzung mit dem Dienstleister „Beratung/Reporting“ ab. Diese Tätigkeit erfolgt hauptsächlich telefonisch und per E-Mail. Das Fachreferat der Auftraggeberin wird in diesen Prozess per E-Mail eingebunden. Etwaiger Mehraufwand bezüglich der Abstimmung zwischen den Vertragsparteien wird nicht gesondert vergütet.
Alle Anfragen Dritter (zum Beispiel Anfragen zur Kooperation mit dem Infotelefon Organspende sowie Angebote zum Marketing) werden nicht vom Auftragnehmer beantwortet, sondern werden zur Bearbeitung an die Auftraggeberin weitergeleitet.
Optional: B.1 Durchführung der halbjährlichen Arbeitssitzungen als Telefon- bzw. Videokonferenz im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
C. Einrichtung einer Projektleitung inklusive Vertretung/Steuerung der Mitarbeitenden des Infotelefons Organspende
Der Auftragnehmer hat eine Projektleitung inklusive einer Vertretung (Urlaubs-, Krankheitsund Abwesenheitsvertretung) einzusetzen und beide Personen gegenüber der Auftraggeberin namentlich zu benennen.
Die Projektleitung — sowie bei deren Abwesenheit die als Vertretung benannte Person — ist gegenüber der Auftraggeberin Ansprechperson für alle organisatorischen, technischen und kaufmännischen Belange.
Die Projektleitung sowie die als Vertretung benannte Person dürfen innerhalb der Projektlaufzeit nur mit Zustimmung der Auftraggeberin ausgetauscht werden. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
D. Technische und organisatorische Voraussetzungen, IT-Sicherheit, Datenschutz innerhalb der Servicezeiten (siehe „E. Service und Erreichbarkeit“) muss das eingesetzte Personal ausschließlich für die Telefoninformation der Auftraggeberin zur Verfügung stehen. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 "Leistungsbeschreibung".
E. Service und Erreichbarkeit
Die Servicezeiten des Infotelefons Organspende sind verbindlich vorgegeben: Montag bis Freitag in der Zeit von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr. An bundesweiten Feiertagen sowie an Heiligabend und Silvester ist die Telefonberatung nicht besetzt. Für den Tag der Organspende (1. Samstag im Juni) gilt diese Reglung nicht. Für diesen Tag hat der Auftragnehmer in Absprache mit der Auftraggeberin Personal in angemessener Zahl zu den Sprechzeiten von 9.00 Uhr bis 18.00 Uhr vorzuhalten. Pro Jahr kann anlassbedingt an maximal 15 Samstagen, Sonntagen oder Feiertagen ein Service notwendig sein. Besetzung und Sprechzeiten werden jeweils separat zwischen Auftragnehmer und Auftraggeberin abgestimmt. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
Optional: E.1 Beantwortung eingehender Anrufe und Erfassung statistischer Daten der Anrufer vom Telearbeitsplatz durch die Mitarbeitenden des Infotelefons Organspende. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
F. Schulungen vor Projektbeginn
Vor Projektbeginn wird für das eingesetzte Personal des Auftragnehmers eine umfassende inhaltliche Basisschulung durch die Auftraggeberin beim Auftragnehmer vor Ort durchgeführt. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
G. Schulungen während der Projektlaufzeit
Die eingesetzten Mitarbeitenden des Infotelefons Organspende sind für den Zeitraum dieser Schulungen freizustellen. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
H. Supervision Pro Quartal findet ein Supervisionstermin mit einer bzw. einem von der Auftraggeberin gestellten Expertin bzw. Experten vor Ort beim Auftragnehmer statt. Die Kosten hierfür werden von der Auftraggeberin getragen. Der Auftragnehmer organisiert die Räumlichkeiten. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
I. Qualitätssicherung
Im Rahmen der Qualitätssicherung sind vom Auftragnehmer Maßnahmen und Indikatoren zu dokumentieren und der Auftraggeberin sowie dem Dienstleister „Coaching/Reporting“ als Word-Datei zur Verfügung zu stellen. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
J. Erfassung von statistischen Anrufdaten in der Datenbank und Aufgabe von Bestellungen über die Schnittstelle zum BZgA-Bestellsystem
Die Mitarbeitenden des telefonischen Informationsservice erfassen statistische Daten aller eingehenden Anrufe in einer von der Auftraggeberin zur Verfügung gestellten Datenbank. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".
K. Reporting
Monatlich werden vom Auftragnehmer folgende Auswertungen durchgeführt und der Auftraggeberin sowie dem Dienstleister „Beratung/Coaching“ spätestens 10 Werktage nach Monatsende als Word-Datei zur Verfügung gestellt. Im Einzelnen vgl. § 4 der Anlage 1 „Leistungsbeschreibung".