Aktenlagerung, -archivierung und -verwaltung

Propotsdam GmbH

Die ProPotsdam beabsichtigt, über einen Zeitraum von 10 Jahren die Archivierung von Papier- Akten und ggf. sonstigen analogen Medien einem externen Archivierungsdienstleister zu Übertragen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-05-04 Auftragsbekanntmachung
2020-09-17 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-05-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Archiven
Referenznummer: JOE-37
Kurze Beschreibung:
Die ProPotsdam beabsichtigt, über einen Zeitraum von 10 Jahren die Archivierung von Papier- Akten und ggf. sonstigen analogen Medien einem externen Archivierungsdienstleister zu Übertragen.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Archiven 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: ProPotsdam GmbH
Postanschrift: Pappelallee 4
Postleitzahl: 14469
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: https://www.ProPotsdam.de 🌏
E-Mail: vergabe@propotsdam.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXT8YYRYY2J/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXT8YYRYY2J 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-04 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-05 📅
Datum des Beginns: 2020-09-01 📅
Datum des Endes: 2030-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 087-207954
ABl. S-Ausgabe: 87
Zusätzliche Informationen
Unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Sie können dort Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen und Nachrichten der Vergabestelle einsehen. Die Bieterkommunikation hat ausschließlich über den Vergabemarktplatz Brandenburg zu erfolgen. Es wird eine Registrierung empfohlen. Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRYY2J.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die ProPotsdam beabsichtigt, über einen Zeitraum von 10 Jahren die Archivierung von Papier- Akten und ggf. sonstigen analogen Medien einem externen Archivierungsdienstleister zu übertragen. Dazu zählen folgende Leistungen:
1. Initiale Erfassung und initiale Übernahme von Akten zur Archivierung,
2. Laufende Erfassung und Übernahme weiterer Akten zur Archivierung,
3. Lagerung der archivierten Akten,
4. Unterhaltung einer Aktenverzeichnis-Datenbank mit Online-Zugriff,
5. Physische Bereitstellung von archivierten Akten zur Nutzung bei der AG und Wiedereingliederung in das externe Archiv nach Ende der Benutzung,
6. Vernichtung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
ProPotsdam GmbH
Pappelallee 4
14469 Potsdam

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Einzureichende Unterlagen:
— Auszug aus dem Gewerbezentralregister (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen);
— Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— Erklärung über die Zahlung eines Mindestlohns (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Einzureichende Unterlagen:
— (Betriebs-)Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen);
— Beschäftigtenanzahl (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— Freistellungsbescheinigungen (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen);
— Gesamtumsatz des Unternehmens sowie der geforderten Leistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen).
Mindeststandards:
— Nachweis einer (Betriebs-)Haftpflichtversicherung (Mindestdeckungssumme 1 Mio. EUR, Personenschäden, 1 Mio. EUR Sachschäden, 50 Tsd. EUR Schlüsselschäden).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Einzureichende Unterlagen:
— Vergleichbare Referenzen (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen);
— Softwarevariante (Anlage 7 bzw. 8) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular für gehostete SaaS Anwendungen oder On-Premises Anwendung;
— IT-Sicherheitskonzept (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): inkl. Übersicht der gespeicherten Datenfelder/-kategorien (ggf. mit Erläuterungen);
— Cloud-Lösung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): bei Cloud-Lösung: Systembeschreibung; Gerichtsbarkeit und Lokationen der Datenspeicherung, -verarbeitung und -sicherung; Offenbarungs- und Ermittlungsbefugnisse; Zertifizierungen.
Mindeststandards:
Softwarevariante (Anlage 7/8): Um zu einer Wertung zugelassen zu sein, müssen alle Felder mit ja beantwortet sein. Ist ein nein angekreuzt, wird der Bieter vom weiteren Prozess ausgeschlossen. Ebenso verhält es sich bei dem IT-Sicherheitskonzept.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-08-07 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-06-09 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunales Wohnungsunternehmen
Kontakt
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXT8YYRYY2J/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Unter http://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPCenter/ finden Sie weitere Informationen zum Verfahren. Sie können dort Vergabeunterlagen kostenlos herunterladen und Nachrichten der Vergabestelle einsehen.
Die Bieterkommunikation hat ausschließlich über den Vergabemarktplatz Brandenburg zu erfolgen.
Es wird eine Registrierung empfohlen.
Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRYY2J.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 087-207954 (2020-05-04)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-09-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die ProPotsdam beabsichtigt, über einen Zeitraum von 10 Jahren die Archivierung von Papierakten und ggf. sonstigen analogen Medien einem externen Archivierungsdienstleister zu übertragen.
Gesamtwert des Auftrags: 357 468 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 184-444604
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 087-207954
ABl. S-Ausgabe: 184
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXT8YYRYD69

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die ProPotsdam beabsichtigt, über einen Zeitraum von 10 Jahren die Archivierung von Papierakten und ggf. sonstigen analogen Medien einem externen Archivierungsdienstleister zu übertragen. Dazu zählen folgende Leistungen:
6.Vernichtung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-08-19 📅
Name: Rhenus Archiv Services GmbH
Postort: Holzwickede
Land: Deutschland 🇩🇪
Unna 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 6
Quelle: OJS 2020/S 184-444604 (2020-09-17)
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