Ausschr. NeueMobilität Mitmachaktion ab2020

Kurze Beschreibung

Ziel ist es, einen Dienstleister zu beauftragen, der für die Jahre 2021-2024 eine Kommunikationskampagne zur Förderung der neuen nachhaltigen Mobilität im Land Baden-Württemberg „Neue Mobilität“ durchführt. Diese soll an die 2015 gestartete Kampagne „Neue Mobilität: bewegt nachhaltig“ anschließen. Dabei geht es nicht um eine einfache Fortführung. Mit der Neuausschreibung sollen neue Impulse gesetzt werden. Gegenstand ist es für die Jahre 2021-2024 eine Mitmachaktion zur Förderung der neuen nachhaltigen Mobilität im Land im Rahmen der Kommunikationskampagne „Neue Mobilität“ durchführt. Der AN nimmt die Rolle eines Full-Service-Dienstleisters ein, die alle Leistungen gesamthaft konzipiert, plant und umsetzt. Der AG selbst setzt die Kampagne nicht um. Alle Leistungen, die Teil einer erfolgreichen Umsetzung der Arbeitspakete sind, werden vom AN als Werkleistungen erbracht.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Auswahl der Teilnehmerinnen erfolgt anhand folgender Auswahlkriterien:
1. Qualität des Fahrplans 35 %
Die Bieter haben einen strategischen Fahrplan (maximal 10 DIN A4 Seiten) vorzulegen, der darlegt, wie die Kampagne basierend auf den Jahresbriefings (siehe Abschnitt 3, Seite 23ff), Vorgaben und Zielen durchgeführt werden könnte. Der Fahrplan beschreibt die Ausgestaltung der 4 Kampagnenjahre, wobei ein deutlicher Fokus auf das Jahr 2021 gelegt wird. Als Anlage zum Fahrplan wird ein Reichweitenkonzept 2021 erstellt.
Entscheidend sind folgende Kriterien:
— Durchführbarkeit und Kreativität in Bezug auf die Akzeptanz der Mitmachaktion gegenüber allen notwendigen Akteuren und Multiplikatoren (10 %);
— Zielgruppenorientierung (Passgenauigkeit und Kreativität in Bezug auf die Motivation und Anreizschaffung gegenüber Multiplikatoren und Zielgruppen) (10 %);
— Wahrscheinlichkeit, dass die angestrebten Ziele der AG erreicht bzw. übertroffen werden (15 %).
2. Qualität der Arbeitsproben 25 %
Die Bieter haben 3 exemplarische Arbeitsproben zu erstellen und vorzulegen. Entscheidend sind folgende Kriterien:
— Verständnis für die Kommunikationsanforderungen eines Landesministeriums, inhaltliches Verständnis und Sachkenntnis (10 %);
— Kenntnis über die Zielgruppen und die Multiplikatoren (5 %);
— Ggf. Textqualität bzw. Gestaltungsqualität (Kreativität; Originalität; auf visuelle Erwartungen der Zielgruppe hin angepasst; Aufmerksamkeitsstärke) (10 %).
3. Fachliche Leistungsfähigkeit durch Angaben zur Qualifikation des Personals 10 %
Die Bieter haben durch entsprechende Referenzen nachzuweisen, dass sie über ausreichend in den im Rahmen der Ausschreibung geforderten Aufgabenbereichen erfahrenes Personal verfügen. Sie haben die ProjektmitarbeiterInnen zu benennen und deren einschlägigen Ausbildungen, Weiterbildungen und Erfahrungen aufzuzeigen.
4. Höhe der Stunden- und Tagessätze (nach Qualifikation) 30 %
Die Preisbewertung wird wie folgt vorgenommen: Es wird der Mittelwert aller Angebote ermittelt. Dieser Mittelwert erhält die halbe Punktzahl. 0 Punkte erhält ein fiktives Angebot mit dem 1,5-fachen des Mittelwertes. Die volle Punktzahl erhält ein fiktives Angebot mit dem 0,5-fachen Preis des Mittelwertes. Alle Angebote mit darüber- oder darunterliegenden Preisen erhalten ebenfalls 0 bzw. alle Punkte. Die Punkteermittlung für die dazwischenliegenden Preise erfolgt über eine lineare Interpolation gerundet auf volle Punktzahl.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

5.1. Ausschlussgründe
Zur Prüfung der Eignung muss der Bieter erklären, ob die unter §§ 123 und 124 GWB genannten Fälle auf ihn zutreffen und inwiefern eine Selbstreinigung nach § 125 GWB vorliegt. Der Auftraggeber kann hierzu geeignete Nachweise nachfordern.
Von der Teilnahme am Vergabeverfahren werden Bieter ausgeschlossen, die aufgrund eines der in Artikel 57 Absatz 1 der Richtlinie 2014/24/EU genannten Gründe rechtskräftig verurteilt worden sind.
Des Weiteren können Bieter ausgeschlossen werden, die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben.
5.4. Bietergemeinschaften
Geben mehrere Unternehmen einen gemeinschaftlichen Antrag ab, so hat die Bietergemeinschaft in ihrem Antrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abzugeben. In dieser Erklärung muss die Bildung einer Bietergemeinschaft im Auftragsfall organisatorisch geregelt sein. Darüber hinaus sind alle Mitglieder der Bietergemeinschaft aufzuführen und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter zu benennen. Die entsprechende Vollmacht ist dem Antrag beizufügen. Darüber hinaus ist zu erklären, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Die oben genannten Nachweise müssen für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft vorgelegt werden. Bei der Beurteilung der Eignung einer Bietergemeinschaft wird die Bietergemeinschaft als Ganzes beurteilt. Die Bildung von Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe ist unzulässig.
5.5. Subunternehmer
Der Auftragnehmer ist berechtigt, Teile der Leistung durch Dritte (Subunternehmer) erbringen zu lassen. Der Auftragnehmer hat daher in seinem Angebot Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Die Unterauftragnehmer sind zu benennen bzw. bekannt zu geben.
Die Beauftragung von Subunternehmern nach Zuschlagserteilung ist nur nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Weitergabe von Leistungen an Unterauftragnehmer (Fremdleistungen) nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen bzw. den rechtlichen Vorgaben des Ministeriums für Verkehr zu verfahren.
Unternehmen, die sich mehrfach – sei es als einzelnes Unternehmen, Mitglied einer Bietergemeinschaft oder Nachunternehmer – an diesem Vergabeverfahren beteiligen, können wegen Verstoßes gegen das Wettbewerbsprinzip ausgeschlossen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5.2. Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Zur Beurteilung der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Bieters hat dieser den Geschäftsbericht des letzten Kalender- oder Wirtschaftsjahres, aus dem auch die Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse hervorgehen, vorzulegen. Falls durch einen Bieter kein eigener Geschäftsbericht herausgegeben wird, ist die Vorlage des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. des Lageberichts) sowie eine Erklärung über die aktuellen Eigentums- und Gesellschaftsverhältnisse ausreichend. Diese Unterlagen sind zwingend für das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5.3. Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit
Zur Beurteilung der für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit, sind vom Bieter Referenzen über bisher erbrachte Leistungen vorzulegen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

2.4. Budget / Erweiterung
Es steht folgendes jährliches maximales Basisbudget zur Verfügung, das unter bestimmten Umständen erhöht werden kann. Das Basisbudget steht ab Zustandekommen des Vertrages sicher zur Verfügung:
2021-2024: Im Maximalfall 1 200 000 EUR brutto Basisbudget
Option der Erhöhung auf bis zu maximal 2 500 000 EUR brutto Budget
In den genannten Budgets sind alle Agentur- und Umsetzungskosten enthalten.
Die Erhöhung des Budgets hängt davon ab, ob die erforderlichen Haushaltsmittel verfügbar sind und hierfür eingesetzt werden sollen.
Im Rahmen des Vergabeprozesses müssen die Bieter im Rahmen des zur Verfügung stehenden Basisbudgets von jährlich 1 200 000 EUR brutto kalkulieren (exklusive der Optionen). Geht ein Angebot für die verbindlichen Leistungen über das Basisbudget hinaus, führt dies zum Ausschluss des Bieters.
2.5. Vergütung
Die Vergütung erfolgt zu den vereinbarten Preisen pauschal auf Rechnungsstellung. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist auszuweisen.
Die Vergütung wird wie folgt fällig:
1.bis 3. Teilzahlung (Ende erstes/zweites/drittes Quartal) 25 % der (jährlichen) Auftragssumme,
4. Abschlusszahlung (spätestens zum 30.11.) 20 % der (jährlichen) Auftragssumme,
5. Scharfe Schlussabrechnung und Schlusszahlung nach Abschluss aller Nacharbeiten.
Die Abrechnung erfolgt bezüglich der Agenturkosten auf Basis des im Angebot kalkulierten Preises. Der Preis kann nach Abgabe des Angebots nicht mehr angepasst werden.
Die Fremdkosten werden von der AN auf Vorlage der Rechnungen jeweils nach Abschluss eines Jahres beglichen.
Sollte sich während des Zeitraums der Leistungserbringung andeuten, dass Fremdkosten höher ausfallen als im Rahmen des Angebots kalkuliert wurde, ist die AN vorher zu informieren. Es müssen dann an selbiger oder an anderer Stelle Fremdkosten eingespart werden. Die Entscheidung darüber trifft die AG.
Reisekosten sowie Kosten für Verpflegung und Übernachtung, die den Mitarbeitern des Auftragnehmers entstehen, werden bei der Jahreskalkulation in den Honorarkosten-Pauschalen eingepreist und nicht gesondert als Sachkosten abgerechnet.
Die jährlichen Abrechnungen umfassen eine Aufschlüsselung der geleisteten Tätigkeiten, getrennt nach Agenturleistungen und Fremdleistungen. Die Abrechnungen beschreiben die durchgeführten Tätigkeiten, die je Aufgabe eingesetzten Personalstunden differenziert nach Funktion/Qualifikation und Dienstleister (wenn Bietergemeinschaft) (Agenturhonorar) sowie die Rechnungen für Fremdleistungen (Belege und Belegexemplare werden beigefügt) (Umsetzungsbudget).
Die Berücksichtigung der Vergaberegeln nach den allgemeinen Wettbewerbsgrundsätzen bzw. den rechtlichen Vorgaben des Ministeriums für Verkehr bei der Einholung von Angeboten für Fremdleistungen im Sinne der Ausschreibung wird von der AN dokumentiert und bei Anfrage der AG vorgelegt.
Bei der Beauftragung von Fremdleistungen prüft die AN zudem eigenverantwortlich, ob für diese eine Künstlersozialabgabe abgeführt werden muss und trägt in diesem Falle die Kosten. Es erfolgt keine gesonderte Vergütung, die Kosten sind entsprechend einzupreisen.
2.6. Vertragsbedingungen
Bei dem Vertrag handelt es sich um einen Rahmenvertrag der die Dienstleistung der Beratung und die Durchführung einzelner Teilleistungen als Werkvertrag beinhaltet. Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande. Der Auftraggeber behält sich vor, nach Zuschlag ein gesondertes Vertragsdokument zu erstellen.
Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter werden nicht akzeptiert und führen zum Ausschluss. Im Zweifel gehen die Anforderungen aus der Ausschreibung den Ausführungen im Angebot vor, sofern nichts gesondert vereinbart wird.
Es gelten die besonderen Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz – LTMG) (siehe beiliegend).

3.1. Grundlagen
Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Auftragswert den Schwellenwert für Leistungen nach § 106 GWB überschreitet. Es wird eine europaweite Ausschreibung im Verhandlungsverfahren gemäß § 119 GWB durchgeführt, da die Vertragsgestaltung und die Leistung nicht hinreichend eindeutig genug bestimmt werden können. Das Verhandlungsverfahren ist notwendig, weil es sich im Wesentlichen um Leistungen handelt, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit erbracht werden (Werbekampagne im Sinne der Kategorie 13 des Anhangs I Teil A der ehemaligen VOF). Der Auftraggeber muss die gestalterische Intonation und die werblichen Inhalte mit dem Auftragnehmer erörtern.
Schritt 1: Teilnahmewettbewerb
Es wird eine europaweite Ausschreibung des Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 119 GWB durchgeführt. Der Auftraggeber fordert die Bieter bereits im Teilnahmewettbewerb dazu auf, zum festgesetzten Termin ein erstes Angebot abzugeben. Der Auftraggeber wird anhand der Auswahlkriterien mindestens 3 und maximal 5 geeignete Bieter für Schritt 2 auswählen.
Schritt 2: Abgabe eines Angebots
Die ausgewählten Bieter werden voraussichtlich in der KW 48/49 des Jahres 2020 zur Abgabe eines zuschlagsfähigen Angebotes aufgefordert und zur Präsentation und zu Verhandlungen in der KW 51 eingeladen. Daraufhin wird ggfls. die Leistungsbeschreibung angepasst. Der Auftraggeber kann jedoch den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten (§ 17 Abs. 11 VgV).
Schritt 3: Abgabe eines endgültigen Angebots und Vertragsabschluss
Mit den Bietern werden ggf. weitere Verhandlungen geführt, auf deren Grundlage diese zur Abgabe eines endgültigen Angebotes aufgefordert werden. Der Auftraggeber behält sich vor, die Zahl der Bieter, die zu weiteren Verhandlungsgesprächen eingeladen werden, weiter zu reduzieren und diese Bieter – ggf. nach Durchführung der Verhandlungsgespräche – zur Abgabe eines überarbeiteten und endgültigen Angebotes aufzufordern.
Die Verdingungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Antrages verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung der ausschreibenden Stelle nicht gestattet.
Der Bieter hat, auch nach Beendigung der Angebotsphase, über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten der NVBW, des VM sowie der weiteren Ressorts der Landesregierung, der Kommunen und weiterer Partner Verschwiegenheit zu wahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung und Vorbereitung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten. Ebenso verpflichten sich die NVBW und das VM alle Angebotsunterlagen vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben.
3.2. Bestimmung über die Einsendung und Abgabe der Anträge
Das Angebot muss vollständig, in deutscher Sprache und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben bis zum Dienstag, 10.11.2020, 12.00 Uhr
Elektronisch über die Vergabeplattform www.dtvp.de unter der Nummer CXP4YNBDXF4 in Textform bei der NVBW – Nahverkehrsgesellschaft Baden-Württemberg mbH, Vergabestelle vorliegen.
Die Form der elektronischen Abgabe der Anträge wird separat dort bekannt gegeben. Anträge, die zu diesem Zeitpunkt nicht in vollständiger Form vorliegen, werden nicht berücksichtigt.
Die Eröffnung erfolgt am selben Tag um 14.00 Uhr bei der NVBW. Bieter sind bei der Eröffnung nicht zugelassen.
Die Anträge werden im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vertraulich behandelt. Die von den Bietern erbetenen personenbedingten Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert.
3.3. Mitteilung von Unklarheiten in den Verdingungsunterlagen
Enthalten diese Verdingungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so hat der Bewerber unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe in ausschließlich schriftlicher Form über das Portal von DTVP darauf hinzuweisen.
Fragen zum Angebot müssen ausschließlich schriftlich in deutscher Sprache bis zum Donnerstag, 29.10.2020, 12.00 Uhr
Auf der Vergabeplattform www.dtvp.de unter der Nummer CXP4YNBDXF4 eingereicht werden.
Die Antworten werden ebenfalls schriftlich gegeben. Sowohl Fragen als auch Antworten werden, soweit sie von allgemeinem Interesse sind, in anonymisierter Form an alle Bewerber bekannt gegeben. Die Bieter müssen sich fortlaufend und eigeninitiativ über neue Informationen durch Besuch der Webseite unterrichten.
3.6. Erstattung von Aufwendungen
Aufwendungen, die bei der Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet.
Die ausgewählten Bieter, die nach Kapitel 3.1 zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden, ein vollständiges Angebot abgeben und nicht den Zuschlag erhalten, erhalten eine Aufwandsentschädigung in Höhe von je 6 000 EUR (brutto).
4. Formale Anforderungen an die Angebote:
4.1. Abgabe in deutscher Sprache: Das Angebot sind in allen Bestandteilen, inklusive aller geforderten Nachweise und Erklärungen, in deutscher Sprache abzufassen,
4.2. Notwendiger Inhalt Das Angebot muss den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Inhalt umfassen,
Dabei ist die vorgegebene Gliederung einzuhalten,
4.3. Vollständigkeit des Angebotes: Das Angebot muss vollständig sein.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YNBDXX1

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Zuständig für die Nachprüfung der Vergabe dieses Auftrags im Verfahren nach §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist die Vergabekammer Baden-Württemberg, beim Regierungspräsidium Karlsruhe. Etwaige Vergabeverstöße muss der Bieter gem. § 160 Abs. 3 GWB unverzüglich rügen. Ein Vergabenachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung der Auftraggeber, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.