Beschreibung der Beschaffung
Hintergrundinformationen und Vorbemerkungen sind unter § 4 Abs. 1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Ein Teilprojekt aus dem Beratungsangebot der BZgA im Rahmen ihrer Aufklärungsarbeit nach § 2 Absatz 1 TPG ist die kostenlose telefonische Information zur Organ- und Gewebespende für Bürgerinnen und Bürger. Kommunikativ und fachlich gut geschultes Personal garantiert, dass die häufigsten und wichtigsten Fragen der Bürgerinnen und Bürger zum Thema Organ- und Gewebespende fachlich korrekt und auf Grundlage des aktuellen medizinisch-wissenschaftlichen Stands beantwortet werden. Für spezielle Fragen, die ein besonderes medizinisches Fachwissen erforderlich machen, muss daher die Verbindung zu medizinischen Fachexpertinnen und Fachexperten ge-währleistet sein.
Ziel des Infotelefons Organspende ist es, Bürgerinnen und Bürger sowie Institutionen umfassend und im Hinblick auf die Möglichkeiten, die Voraussetzungen und die Bedeutungen der Organ- und Gewebespende ergebnisoffen zu informieren (vgl. § 2 Absatz 1 TPG). Die Informationen dürfen nicht tendenziös, ideologisch oder interessengeleitet sein, sondern müssen neutral und ergebnisoffen im Hinblick auf eine individuelle Entscheidung des Anrufers bzw. der Anruferin zur Organspende erfolgen.
Die Zahl der geführten Gespräche schwankt zwischen 1 000 und 4 000 pro Monat. Im Januar 2020 hat der Deutsche Bundestag das Gesetz zur Stärkung der Entscheidungsbereitschaft beschlossen. Das Gesetz tritt am 1.3.2022 in Kraft. Eine wesentliche Änderung, die das Gesetz zur Stärkung der Entscheidungsbereitschaft mit sich bringt, ist die Einrichtung eines Online-Registers, in dem die Entscheidung für oder gegen eine Organspende dokumentiert werden kann. Dieses Register befindet sich derzeit im Aufbau. Anlässlich des Inkrafttretens des Geset-zes zur Stärkung der Entscheidungsbereitschaft ist – basierend auf den Erfahrungen aus der Einführung der Entscheidungslösung im Jahr 2012 – mit einem Anstieg der Anrufzahlen auf mehr als 14 000 Anrufe pro Monat zu rechnen.
Auftragsgegenstand im Einzelnen:
A) Auftaktgespräch
Für die erste und grundlegende Abstimmung der Aufgaben zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber findet spätestens 10 Tage nach Zuschlagserteilung ein Auftaktgespräch auf Einladung des Auftraggebers beim Auftraggeber vor Ort statt. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 A der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional: A.1. Durchführung des Auftaktgesprächs als Telefon- bzw. Videokonferenz. § 4 Abs. 2 A1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
B) Übergreifende Projektorganisation und laufende Abstimmung mit dem Auftraggeber
Der Auftragnehmer hat während der gesamten Vertragsdauer einen engen Arbeitskontakt zum zuständigen Fachreferat des Auftraggebers zu halten. Der Auftragnehmer ist weiterhin verpflichtet, im erforderlichen Umfang mit dem Dienstleister für die Erstellung und Wartung der Datenbank (im folgenden „Dienstleister „Programmierung Datenbank““ genannt) sowie dem Dienstleister für die Abwicklung eingehender Anfragen am Infotelefon Organspende (im folgenden „Dienstleister „Infotelefon Organspende““ genannt) zusammenzuarbeiten. Die hierzu übergeordnete Koordination notwendiger Abstimmungen zwischen den zuvor genannten Dienstleistern und dem Auftraggeber erfolgt durch den Auftraggeber. Die endgültigen Entscheidungen verbleiben beim Auftraggeber.
Im Einzelnen fallen folgende Aufgaben an:
— Laufende Abstimmung und Arbeitsplanung mit dem Auftraggeber und ggf. dem Dienst-leister „Infotelefon Organspende“ zu den jeweils anfallenden Tätigkeiten. Diese Tätigkeit erfolgt hauptsächlich telefonisch und per E-Mail. Ca. zehn Stunden pro Monat,
— Teilnahme an regelmäßigen Telefonkonferenzen (ca. 2 Stunden monatlich) mit dem Fachreferat des Auftraggebers und dem Dienstleister „Infotelefon Organspende“ unter Leitung des Fachreferats des Auftraggebers,
— Darüber hinaus nimmt der Auftragnehmer an halbjährlich stattfindenden Arbeitssitzun-gen (Zeitrahmen: je sechs Stunden) beim Auftraggeber in Köln teil. Teilnehmende sind in der Regel Vertreterinnen bzw. Vertreter des Fachreferats des Auftraggebers, der Auf-tragnehmer und eventuell der Dienstleister des „Infotelefon Organspende“,
— Bei Bedarf Abstimmungen mit dem Dienstleister „Programmierung Datenbank“
Auf dieser Basis erfolgt die Umsetzung durch den Auftragnehmer grundsätzlich selbständig und in Abstimmung mit dem Fachreferat des Auftraggebers. Der Auftragnehmer stimmt die Umsetzung mit dem Dienstleister des „Infotelefon Organspende“ und -anlassbedingt- mit dem Dienstleister „Programmierung Datenbank“ ab. Diese Tätigkeit erfolgt hauptsächlich telefonisch und per E-Mail. Das Fachreferat des Auftraggebers wird in diesen Prozess per E-Mail eingebunden. Etwaiger Mehraufwand bezüglich der Abstimmung zwischen den Vertragspar-teien wird nicht gesondert vergütet.
Alle Anfragen Dritter (zum Beispiel Anfragen zur Kooperation mit dem Infotelefon Organ-spende sowie Angebote zum Marketing) werden nicht vom Auftragnehmer beantwortet, son-dern werden zur Bearbeitung an den Auftraggeber weitergeleitet.
Optional:
B.1) Durchführung der halbjährlichen Arbeitssitzungen als Telefon- bzw. Videokonferenz. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 B1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
C) Schulung der Mitarbeitenden des Dienstleisters „Infotelefon Organspende“ vor Projektbeginn
Der Auftragnehmer führt bei den Mitarbeitenden des Dienstleisters „Infotelefon Organspende“ vor Projektbeginn vor Ort Schulungen durch. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 C der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
C.1) Inhaltliche Basis-Schulung vor Projektbeginn: Dauer: 5 Tage
Der Auftragnehmer plant und führt die inhaltliche Basis-Schulung der Mitarbeitenden des Dienstleisters „Infotelefon Organspende“ nach Absprache mit dem Auftraggeber durch. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 C.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional: C.2. Durchführung der Schulungen als Webinar oder in anderer geeigneter Form. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 C.2 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
C.3) Software-Schulung vor Projektbeginn: Dauer 2 Tage
Die erste Software-Schulung wird von einer externen Dozentin bzw. einem externen Dozenten im Auftrag des Auftraggebers vor Ort beim Dienstleister „Infotelefon Organspende“ durchgeführt. Der Auftragnehmer muss verpflichtend an der Erstschulung teilnehmen. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 C.3 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
C.4) Teilnahme an der Software-Schulung vor Projektbeginn als Webinar etc.Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 C.4 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
C.5) Anrufsimulation: Dauer 2 Tage. Der Auftragnehmer plant und führt für alle Mitarbeitenden des Dienstleisters „Infotelefon Organspende“ mindestens je drei Anrufsimulationen mit Feedback durch und protokolliert diese schriftlich.
Optional:
C.6) Durchführung der Anrufsimulation als Videokonferenz. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 C.6 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
D) Experten-Schulungen während der Projektlaufzeit zu verschiedenen Fachthemen
Der Auftragnehmer organisiert nach Absprache mit dem Auftraggeber mindestens 2 , maximal 4 Schulungen zu Fachthemen pro Jahr. Die Schulungen sind auf acht Stunden pro Tag inklusive Pausen zu begrenzen und werden vor Ort beim Dienstleister „Infotelefon Organspende“ durchgeführt. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 D der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
D.1) Experten-Schulungen während der Projektlaufzeit zu verschiedenen Fachthemen als Webinar etc. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 D.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
D.2) Inhaltliche Aufbau-Schulung während der Vertragslaufzeit. Pro Jahr sind optional 2 eintägige Schulungen je acht Stunden inklusive Pausen beim Dienstleister „Infotelefon Organspende“ einzuplanen. Der Schulungsbedarf kann sich aus aktuellen inhaltlichen Änderungen (z. B. Änderung des Transplantationsgesetzes).Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 D.2 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
D.3) Aufbau-Software-Schulungen während der Vertragslaufzeit als Webinar oder in anderer geeigneter Form. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 D.3 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
E) Supervision der Mitarbeitenden des „Infotelefon Organspende“ vor Ort beim Dienstleister des Infotelefons Organspende. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 E der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
E.1) Durchführung der Supervisionstermine. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 E.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
E.2) Durc führung der Supervision der Mitarbeitenden des „Infotelefon Organspende“ als Video- oder Telefonkonferenz. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 E. 2 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
F) Bereitstellung von Informationen und Experten-Unterstützung. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 F der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
G) Erstellung von Quartals- und Jahresberichten. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 G der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
H) Erstellung von Evaluationsberichten. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 H der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional: I. Entwicklung einer Gesamtkonzeption und Weiterentwicklung des telefo-nischen Informationsangebotes zur Organ- und Gewebespende. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 I. der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
J) Schulung eines neuen Beratungsteams. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 J. der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
J.1) inhaltliche Basis-Schulung eines neuen Beratungsteams inklusive Anrufsimulation vor Projektbeginn: Dauer 6 Tage. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 J.1 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Optional:
J.2) Software-Schulung eines neuen Beratungsteams vor Projektbeginn: Dauer 1 Tag. Die Einzelheiten sind unter § 4 Abs. 2 J.2 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Vgl. im Übrigen die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung.