Digitalisierung des Archivs im Fachbereich Gebäudemanagement

Landeshauptstadt Hannover – Zentrale Submission für Fachbereich Gebäudemanagement

Digitalisierung des Papierarchivs;
— Los 1: Scandienstleistung von ca. 9 500 überwiegend großformatigen Zeichnungen bis einschließlich DIN A0 (teilweise größer DIN A0);
— Los 2: Scandienstleistung von ca. 5 800 Aktenordnern (überwiegend DIN A4); Für beide Lose gilt: Auftragsabwicklung in ca. 10 annähernd gleichen Tranchen; Berücksichtigung des Verfahrens des ersetzenden Scannens gemäß Technische Richtlinie Resiscan (BSI TR 03138); kurzfristige Bereitstellung so genannter Eilfälle in digitaler Form innerhalb von 48 Stunden durch den Auftragnehmer, alternativ Rücktransport an Auftraggeber innerhalb von 48 Stunden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-11-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-10-01.

Wer?

• Landeshauptstadt Hannover – Zentrale Submission für Fachbereich Gebäudemanagement

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Hannover › Region Hannover

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-10-01	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2020-10-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenarchivierung
Referenznummer: 19-0861-20
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Papierarchivs; — Los 1: Scandienstleistung von ca. 9 500 überwiegend großformatigen Zeichnungen bis einschließlich DIN A0 (teilweise größer DIN A0); — Los 2: Scandienstleistung von ca. 5 800 Aktenordnern (überwiegend DIN A4); Für beide Lose gilt: Auftragsabwicklung in ca. 10 annähernd gleichen Tranchen; Berücksichtigung des Verfahrens des ersetzenden Scannens gemäß Technische Richtlinie Resiscan (BSI TR 03138); kurzfristige Bereitstellung so genannter Eilfälle in digitaler Form innerhalb von 48 Stunden durch den Auftragnehmer, alternativ Rücktransport an Auftraggeber innerhalb von 48 Stunden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenarchivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Region Hannover 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt Hannover – Zentrale Submission für Fachbereich Gebäudemanagement
Postanschrift: Brüderstraße 5
Postleitzahl: 30159
Postort: Hannover
Kontakt
Internetadresse: http://www.hannover.de 🌏
E-Mail: submission@hannover-stadt.de 📧
Telefon: +49 511-16842870 📞
Fax: +49 511-16842087 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YRAY22S/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YRAY22S 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-01 📅
Einreichungsfrist: 2020-11-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-06 📅
Datum des Beginns: 2021-02-01 📅
Datum des Endes: 2022-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 194-469176
ABl. S-Ausgabe: 194
Zusätzliche Informationen
Bieter und Bevollmächtige sind nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Digitalisierung des Papierarchivs;

— Los 1: Scandienstleistung von ca. 9 500 überwiegend großformatigen Zeichnungen bis einschließlich DIN A0 (teilweise größer DIN A0);

— Los 2: Scandienstleistung von ca. 5 800 Aktenordnern (überwiegend DIN A4); Für beide Lose gilt: Auftragsabwicklung in ca. 10 annähernd gleichen Tranchen; Berücksichtigung des Verfahrens des ersetzenden Scannens gemäß Technische Richtlinie Resiscan (BSI TR 03138); kurzfristige Bereitstellung so genannter Eilfälle in digitaler Form innerhalb von 48 Stunden durch den Auftragnehmer, alternativ Rücktransport an Auftraggeber innerhalb von 48 Stunden.

Höchstzahl der Lose pro Bieter: 2
Bezeichnung des Loses: Digitalisierung des Archivs Gebäudemanagement.
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Scandienstleistung von ca. 9 500 überwiegend großformatigen Transparenten/Zeichnungen bis größer DIN A 0 einschl. Abholung und Rücklieferung der Zeichnungen; die Abholung der Zeichnungen erfolgt aus 2 Archivräumen im zentralen Stadtgebiet Hannover; stark beschädigte Transparente sind vor dem Verpacken in den Archivräumen des AG durch den AN gem. Einweisung mit Klebefilm zu reparieren; die Transparente sind nach dem Scanvorgang in die Archivräume zurück zu liefern; es handelt sich um 2 Archivräume im zentralen Stadtgebiet Hannover; Rücklieferung der erstellten Dateien unter Einhaltung besonderer Dateinamenskonventionen und Angabe der Metadaten.

Bezeichnung des Loses: Digitalisierung des Archivs Gebäudemanagement
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Scandienstleistung gem. TR-Resiscan von ca. 5 800 Aktenordnern einschließlich verpacken und abholen der Ordner aus den Archivräumen; die Ordner sind nach dem Scanvorgang wieder herzustellen und in die Archivorte zurück zu liefern; es handelt sich um 2 Archivräume im zentralen Stadtgebiet Hannover; Rücklieferung der erstellten Dateien unter Einhaltung besonderer Dateinamenskonventionen und Angabe der Metadaten.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Hannover

30159 Hannover

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister, sofern eine Verpflichtung zur Eintragung in den genannten Registern besteht (Formblatt 124).

Auf Verlangen sind innerhalb einer vorgegebenen Frist vorzulegen:

Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer. Es sind die nach dem Recht des Herkunftsstaates maßgebliche Dokumente vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung, über den Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen. Der verlangte Mindestjahresumsatz beträgt 100 000 EUR netto. (Formblatt 124),

2. Eigenerklärung Insolvenz (Formblatt 124),

3. Eigenerklärung über die Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Formblatt 124),

4. Eigenerklärung zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (Formblatt 124).

Auf Verlangen sind innerhalb einer vorgegebenen Frist vorzulegen:

1. Vorlage einer Bankerklärung mit Bezug auf den konkreten Auftrag,

2. Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung,

3. Jahresabschlüsse,

4. rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan,

5. Bescheinigung des Finanzamtes in Steuersachen (nicht älter als ein Jahr).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren Leistungen ausgeführt hat, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (Formblatt 124),

2. Erklärung, dass dem Unternehmen die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen (Formblatt 124),

3. Angabe, welche Teile des Auftrags ggfs. als Unteraufträge vergeben werden (Formblatt 235),

4. Nachweis der hierzu erforderlichen Transportkapazitäten,

5. Nachweise über die quantitative und qualitative Leistungsfähigkeit (Quantität = Kapazität zur Verarbeitung von ca. 15 000 000 Blatt pro Jahr; Qualität = Erfahrung mit Verarbeitung von Dokumenten der öffentlichen Verwaltung),

6. Referenzen: Durchführung von mit mindestens 3 erfolgreichen, vergleichbaren Digitalisierungsprojekten (Akten und großformatige Pläne/Zeichnungen mit PDF/A-1- Konvertierungen) sowie einem darauf bezogenen Auftragsvolumen von jeweils mehr als 300 000 EUR netto,

7. Zertifizierung gemäß BSI oder Nachweis, dass die technische Richtlinie 03138 „Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN)“ eingehalten ist,

8. Nachweis einer Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden mit einer versicherten Summe von mindestens 1 Mio. EUR pro Schaden und Jahr.

Auf Verlangen sind innerhalb einer vorgegebenen Frist vorzulegen:

1. drei Referenznachweise über Aufträge von mind. 300 000 EUR mit mindestens folgenden Angaben: Ansprechpartner; Art der ausgeführten Leistung; Auftragssumme; Ausführungszeitraum,

2. Angaben über die Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte und die Zahl der Führungskräfte,

3. Erklärung über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technische Ausrüstung der Bieter für die Ausführung des Auftrags verfügt (Farb-Durchlaufscanner bis Durchlaufbreite 137 cm (54"); Farb-Flachbett-Scanner bis DIN A0),

4. Nachweis, dass ihm die erforderlichen Kapazitäten anderer Unternehmen bei Unteraufträgen zur Verfügung stehen und diese Unternehmen geeignet sind. Er hat den Namen sowie die Kontaktdaten dieser Unternehmen anzugeben und entsprechende Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Auftragnehmer muss über die erforderlichen Transportkapazitäten verfügen; es ist zu berücksichtigen, dass im etwaigen Eilfall die Akten entweder innerhalb von 48 Stunden digitalisiert oder physisch zur Verfügung zu stellen sind. Dieses ist bei der Aktenlagerung zu berücksichtigen; daneben muss der AN über das erforderliche technische Equipment zur Durchführung der Scans verfügen. Der Auftrag ist in der Bundesrepublik Deutschland auszuführen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-12-30 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-11-02 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Ort des Eröffnungstermins: Landeshauptstadt Hannover
Zentrale Submission
Raum A4.07
Brüderstraße 5
30159 Hannover
Zusätzliche Informationen: Bieter und Bevollmächtige sind nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Submission
Internetadresse: www.hannover.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YRAY22S/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Rückfragen sind bis spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist in Textform, an die unter Ziffer I.1 genannte Kontaktstelle, zu stellen.

Bekanntmachungs-ID: CXQ6YRAY22S.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Niedersächsischen Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 4131-152943 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es gelten die Regelungen des § 160 GWB. Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

Der Antrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Landeshauptstadt Hannover, Fachbereich Gebäudemanagement 19.51
Postanschrift: Aegidientorplatz 1
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30159
Internetadresse: www.hannover.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 194-469176 (2020-10-01)

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