Digitalisierung von Archivalien

Beschreibung der Beschaffung

Digitalisierung von Schriftgut aus der 1. Hälfte des 20. Jahrhunderts, einschließlich Vorbereitungsarbeiten und Transportleistungen.
Rahmenvereinbarung über 2 Jahre, zweimalig um 1 Jahr verlängerbar.
Mindestabnahmemengen pro Jahr:
— Digitalisiate: 6 000 000,
— Vorbereitungsarbeiten: 4 500 h.
Mögliche Höchstabnahmemenge pro Jahr:
— Digitalisiate: 14 300 000,
— Vorbereitungsarbeiten: 11 000 h.

Beschreibung der Beschaffung

Digitalisierung von Schriftgut aus der 1. Hälfte des 20. Jahrhunderts, einschließlich Vorbereitungsarbeiten und Transportleistungen.
Rahmenvereinbarung über 2 Jahre, zweimalig um 1 Jahr verlängerbar.
Mindestabnahmemengen pro Jahr:
Koblenz:
— Digitalisiate: 250 000,
— Vorbereitungsarbeiten: 200 h.
Freiburg:
— Digitalisiate: 1 250 000,
— Vorbereitungsarbeiten: 1 000 h.
Mögliche Höchstabnahmemenge pro Jahr:
Koblenz:
— Digitalisiate: 550 000,
— Vorbereitungsarbeiten: 550 h.
Freiburg:
— Digitalisiate: 4 400 000,
— Vorbereitungsarbeiten: 3 300 h.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Das Vorhandensein einer Berufs- und Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherungssumme muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 3 000 000,00 EUR für Personenschäden, mindestens 3 000 000,00 EUR für Sachschäden und mindestens 3 000 000,00 EUR für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen.
Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben
— welche Risiken abgesichert sind;
— welche Deckungssummen vereinbart sind;
— dass zurzeit nichts dagegen spricht, dass der Versicherungsschutz zeitlich auch die Gewährleistungsfrist umfasst.
Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen.
> Eigenerklär. d. Bieters mit Angebot, Nachweis vor Zuschlagserteilung.
Weitere Teilnahmebedingungen unter VI.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

I. R. d. Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen.
Der Bedarfsträger wird nach Zuschlag die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem zukünftigen Auftragnehmer abschließen.
Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin gen. Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung einzuhalten.
Die Archivalien des Bundesarchives dürfen gem. § 22 KGSG (Kulturgutschutzgesetz) und aktueller Genehmigungslage ausschließlich in EU-Mitgliedsstaaten verbracht werden dürfen. Eine aktuelle Ausfuhrgenehmigung hierfür liegt vor.
Die zur Erlangung der zusätzl. erforderlichen Rückgabezusage notwendigen Formalitäten und Kosten obliegen in diesem Fall dem Auftragnehmer.

Fortsetzung zu Abs. III.1.4):
Referenzen:
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit min. 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
— Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
— Wert des Auftrages,
— Zeitraum der Leistungserbringung,
— Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folg. Anforderungen an die benannten Referenzen:
— Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung – gerechnet bis Ablauf der Angebots- oder Teilnahmefrist).
— Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Die Digitalisierung umfasst Schriftgut aus dem Zeitraum 19. bis 20. Jahrhundert aus Archiven, Bibliotheken oder vergleichbaren behördlichen oder unternehmerischen Einrichtungen, z. B. Firmenarchiv.
— Der von beiden Referenzprojekten zusammengefasste Leistungsumfang muss mindestens 2 Mio. Digitalisate innerhalb des Zeitraumes eines Jahres betragen. Eine Aufteilung der Mindestmenge von 2 Mio. auf mehr als 2 Referenzprojekte ist nicht zulässig.
— Die Digitalisierung muss an Aufsichtscannern durchgeführt worden sein.
— Für die Referenzen ist die Vorlage „Vordruck_Referenzen“ zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
— Es sind nur 2 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Arbeiten u. d. Einhaltung d. Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Die Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht d. detaillierten Beschreibung der entspr. Maßnahmen.
Es ist eine Eigenerklärung „Ausstattung und technische Ausrüstung“ einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden.
— Standort der Leistungserfüllung,
— Fachpersonal: Anzahl / Ressourcen für d. Auftrag, fachl. Qualifikation, Erfahrung,
— Scanner: welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) sollen bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden; für jedes Scanner-Modell ist ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems einzureichen, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden.
Als geeignet werden u.a. die nachgenannten Scanner eingestuft: Microbox Ultra A2+, Zeutschel Q2, Zeutschel OS 14000, i2S CopiBook.
— Lagerung:
Die Lager-Räumlichkeiten, Realisierung der klim. Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind zu beschreiben.
— Chargeneinteilung:
Die voraussichtl. Einteilung der Leistung in Einzelchargen, zunächst ausgehend von d. Mindestabnahmemenge, ist darzulegen.
— Transport:
Die Anforderungen der Leistungsbeschreiibung, Abs.4, sind vollumf. zu bestätigen.
Fahrzeugart, Transportbehälter sowie Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen v. Ausschlussgründen ist einzureichen.
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gem. §§ 123 oder 124 GWB vorliegen.
Das Formular „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.