Digitalisierung von Erkennungsmarken-Verzeichnissen

Beschreibung der Beschaffung

Rahmenvereinbarung über 1 Jahr [Digitalisate/Jahr]:
Festbestellmenge: 4,8 Mio.
Mögliche zusätzliche Abnahmemenge: 2,4 Mio.
Einschließlich konservatorischer Vorarbeiten [h/Jahr]:
Festbestellmenge: 600 h
Mögliche zusätzliche Abnahmemenge: 1 200 h.
Einschließlich aller Transportleistungen, Datenträger und sonstiger Aufwände.
Es besteht die Möglichkeit die Rahmenvereinbarung dreimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern:
Mögliche Abnahmemengen pro Jahr:
— 10,2 Mio Digitalisate pro Jahr;
— 2 400 h Vorarbeiten pro Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung:
Das Vorhandensein einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherungssumme muss eine Deckungssumme je Schadensfall i. H. v. jew. min. 3 000 000,00 EUR für Personenschäden, min. 3 000 000,00 EUR für Sachschäden und min. 3 000 000,00 EUR für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen.
Aus der Versicherungsbest. muss sich ergeben
— welche Risiken abgesichert sind;
— welche Deckungssummen vereinbart sind;
— dass z.Zt. nichts dagegen spricht, dass der Versicherungsschutz zeitl. die Gewährleistungsfrist umfasst.
Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprech. Versicherung spätestens vor Zuschlagserteilung nachgewiesen wird.
Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmer eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch dessen Tätigkeiten [...] umfasst sind.
> weiter VI.3).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Im Rahmen der Leistungserbringung wird eine Auftragsverarbeitung erfolgen.
Da der Bedarfsträger für diese Auftragsverarbeitung die verantwortliche Stelle ist, wird der Bedarfsträger nach Zuschlagserteilung die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem zukünftigen Auftragnehmer abschließen.
Der Inhalt dieser Vereinbarung ist bereits festgelegt. Die Vereinbarung steht mit den Vergabeunterlagen zum Download bereit. Die darin genannten Anforderungen sind zu erfüllen und müssen bei der Angebotskalkulation berücksichtigt werden.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Auftragsverarbeitung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

Referenzen:
Reichen Sie eine Liste mit mindestens 2 geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Hierzu ist die Anlage „Referenzen“ zu verwenden.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
— Beschreibung der ausgeführten Leistungen;
— Auftragswert;
— Zeitraum der Leistungserbringung;
— Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Referenzgeber mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen:
— Die Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (gerechnet vom Datum der letzten Leistungserbringung bis zum Ende der Angebotsfrist).
— Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
Die Digitalisierung umfasst handschriftliche oder gedruckte Dokumente/ Originale aus Archivgut-Beständen (Aktenbände, Amtsbücher, Publikationen, Urkunden o. ä.), und wurde in der hier geforderten Qualität und Funktionalität erbracht.
Der Leistungsumfang eines Referenzprojektes muss insgesamt 4 Mio. Digitalisate innerhalb von 12 Monaten umfassen. Maximal 3 Einzelprojekte mit als gleichwertig angesehenem Inhalt innerhalb desselben Leistungszeitraumes dürfen hinsichtlich ihres Leistungsumfangs zu einer Referenz zusammengefasst werden.
— Bei nicht abgeschlossenen Referenzprojekten ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Nicht realisierte Leistungsstände werden nicht berücksichtigt.
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Arbeiten und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Die Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.
Es ist eine Eigenerklärung „Ausstattung und technische Ausrüstung“ einzureichen, in welcher folgende Aspekte näher erläutert werden.
— Scanner:
Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scannermodell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Scanners bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden.
— Lagerung:
Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Umsetzung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung.
— Transport:
Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular „Eigenerklärung Ausschlussgründe“. Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen z. B. eines behördlichen Führungszeugnisses verlangt werden.
Das Formular „Unternehmensdaten“ ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.