Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten;
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme;
— Zwischenlagerung digitalisierter Akten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-11.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-08.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Auftragsbekanntmachung (2020-07-08) Öffentlicher Auftraggeber Name und Adressen
Name: ITEBO GmbH
Postanschrift: Dielingerstr. 39/40
Postort: Osnabrück
Postleitzahl: 49074
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: ITEBO GmbH, GB Innovation & strategische Projekte, Dr. Stephan Lütke Glanemann
E-Mail: luetkeglanemann@itebo.de📧
Region: Osnabrück, Kreisfreie Stadt🏙️
URL: www.itebo.de🌏 Kommunikation
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E92482356🌏
Teilnahme-URL: https://www.subreport.de/E92482356🌏 Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: Kommunale GmbH
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“EU-weite Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierung”
Produkte/Dienstleistungen: Archivierung📦
Kurze Beschreibung:
“Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten;
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme;
— Zwischenlagerung...”
Kurze Beschreibung
Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten;
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme;
— Zwischenlagerung digitalisierter Akten.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenarchivierung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datendienste📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦
Ort der Leistung: Osnabrück, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Osnabrück
Beschreibung der Beschaffung:
“Die ITEBO GmbH plant die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO...”
Beschreibung der Beschaffung
Die ITEBO GmbH plant die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO GmbH selbst sowie für alle Gesellschafter der ITEBO GmbH genutzt werden, wobei die ITEBO GmbH die notwendigen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung bedarfsweise abruft, koordiniert und die Abrechnung mit den jeweiligen Gesellschaftern vornimmt.
Zu den Leistungen gehören insbesondere:
Transport:
— Bereitstellung von Transportbehältern;
— Transport der Aktenbehälter;
— Rücktransport der Akten.
Digitalisierung:
— Vorbereiten der Dokumente;
— Beidseitiges Scannen der Dokumente;
— Übergabe der Daten an das Dokumentenmanagementsystem (Metadaten);
— Teilweise Zwischenlagerung der digitalisierten Akten;
— Entsorgung von „Verbrauchsmaterial“.
Nebenleistungen/Vorgaben an die Auftragsdurchführung:
— Schulung der Mitarbeiter der ITEBO sowie der Mitarbeiter der jeweiligen Institutionen (Aktenstandorte);
— Regelmäßige Sicherungen der Datenbank (redundant) mit den Scan-Daten.
Speicherung der Daten auf einem Datenserver in Deutschland.
Die Rahmenvereinbarung soll mit einem Auftragnehmer geschlossen werden.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 24
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Verlängerungsoption:
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung verlängert sich max. zweimal um jeweils ein Jahr, wenn der Vertrag nicht bis zu einem jeweils...”
Beschreibung der Verlängerungen
Verlängerungsoption:
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung verlängert sich max. zweimal um jeweils ein Jahr, wenn der Vertrag nicht bis zu einem jeweils festgelegten Datum vom Auftraggeber gekündigt wird. (Verlängerungsoption)
Mehr anzeigen Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Die Bewerber müssen die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen. Sollten mehr als 5 Bewerber die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen, erfolgt eine Auswahl...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Die Bewerber müssen die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen. Sollten mehr als 5 Bewerber die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen, erfolgt eine Auswahl der Bewerber zunächst anhand von folgenden Auswahlkriterien:
Auswahlkriterium I:
— Mindestumsatz von 3 Mio. EUR (für Scandienstleistungen) in jedem einzelnen der abgeschlossenen Geschäftsjahre 2017 bis 2019.
Auswahlkriterium II:
— Mindestens eine weitere Referenz über Scandienstleistungen für eine Kommune oder öffentliche Institution in Deutschland unter Beücksichtigung der technischen Richtlinie „TR-RESISCAN ready“ mit einem Seitenumfang von mind. 500 000 Seiten (inkl. Belegerkennung/Belegindexierung). Die anzugebende Referenz (Eigenerkärung) muss diesbeüglich püffähige Angaben enthalten (Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang). Die Scandienstleistungen müssen zudem im Zeitraum 2016-2019 erbracht worden sein.
Die Auswahlkriterien müssen beide erfüllt sein, damit eine vorrangige Berücksichtigung der Bewerber erfolgt.
Sofern mehr als 5 Bewerber auch die gesetzten Auswahlkriterien erfüllen, erfolgt eine Auswahl von 5 Bewerbern durch eine Losentscheidung gemäß § 75 Abs. 6 VgV.
Mehr anzeigen Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen: — Aktenvernichtung durch den Auftragnehmer.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung;
— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers.” Bedingungen für die Teilnahme
“— Eigenerklärung über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens 3,0 Mio. EUR und für...”
— Eigenerklärung über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens 3,0 Mio. EUR und für Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 0,2 Mio. EUR unter Angabe der/des Versicherungsunternehmen/-s;
— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017 bis 2019) für jedes einzelne dieser Geschäftsjahre (Mindestbedingung 2 Mio. EUR).
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Zertifizierungen;
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen;
— Eigenerklärung/Nutzungsnachweis zu einem Zwischenlager für Dokumente.”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— Zertifizierungen;
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen;
— Eigenerklärung/Nutzungsnachweis zu einem Zwischenlager für Dokumente.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“— Vorhandene Zertifizierungen zu: DIN ISO 9001 und SO/IEC 27001 und TR-RESISCAN ready;
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
— Vorhandene Zertifizierungen zu: DIN ISO 9001 und SO/IEC 27001 und TR-RESISCAN ready;
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen unter Berücksichtigung der technischen Richtlinie „TR-RESISCAN ready“ mit einem Seitenumfang von mind. 500 000 Seiten in jeder Referenz (im Format DIN A 5 – DIN A 0). Die Referenzen müssen diesbezüglich prüffähige Angaben enthalten (Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang). Die Scandienstleistungen müssen zudem im Zeitraum 2016-2019 erbracht worden sein;
— Eigenerklärung/Nutzungsnachweis zu einem Zwischenlager für Dokumente in Deutschland (Einhaltung der Anforderungen der DIN ISO 15489-1).
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“— Verbindliche Erklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB sowie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB genannten Tatbestände;
—...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
— Verbindliche Erklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB sowie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB genannten Tatbestände;
— Bewerber, welche die geforderten Nachweise gemäß III.1.2) und III.1.3) nicht vollständig vorlegen, werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt.
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-08-11
10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
“1) Durchgeführt wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Diese Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Im...”
1) Durchgeführt wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Diese Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Im Teilnahmewettbewerb werden auf der Grundlage der Teilnahmeanträge diejenigen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist noch kein Angebot, sondern nur ein Teilnahmeantrag abzugeben.
2) Für den Teilnahmeantrag sind die Vordrucke (Formblätter) zu verwenden, die in der Kurzinformation auf der elektronischen Vergabeplattform subreport des Vergabeinformationssystems ELViS unter dem Projektzugang dieses Vergabeverfahrens zum Herunterladen bereitstehen (vgl. Ziffer I.3)). Diese Kurzinformation enthält weitere Informationen.
3) Rückfragen sind ausschließlich über die elektronische Vergabeplattform subreport an die ausschreibende Stelle zu richten. Die Beantwortung von Rückfragen erfolgt ebenfalls ausschließlich über die vorgenannte Vergabeplattform. Mündliche Rückfragen werden nicht beantwortet. Eine rechtzeitige Beantwortung der Rückfragen vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge kann nur erfolgen, wenn die Rückfragen bis spätestens zum 3.8.2020 bei der oben genannten Stelle eingehen. Später eingehende Rückfragen werden nach Möglichkeit ebenfalls beantwortet, sofern dies aus Sicht des Auftraggebers noch rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge möglich ist.
4) Der vollständige den Vorgaben entsprechende Teilnahmeantrag (sowie ggf. gesonderte Erklärungen des Bewerbers) ist vom Bewerber als PDF-Dokument einzuscannen und ausschließlich elektronisch in Textform über den entsprechenden Projektzugang einzureichen (vgl. Ziffer I.3)).
5) Bewerber, welche die geforderten Eignungsnachweise nicht vollständig vorlegen (vgl. Ziffer III.1)), werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt.
6) Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden bei Bewerbergemeinschaften gemeinsam berücksichtigt.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name:
“Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung”
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich bei der zuvor benannten zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren einzureichen.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2020/S 133-326720 (2020-07-08)
Ergänzende Angaben (2020-08-05)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2020/S 133-326720
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: III.1.3)
Ort des zu ändernden Textes: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Alter Wert
Text:
“Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
— Vorhandene Zertifizierungen zu: DIN ISO 9001 und SO/IEC 27001 und TR-RESISCAN ready;” Neuer Wert
Text:
“Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
— Vorhandene Zertifizierungen zu: DIN ISO 9001 und SO/IEC 27001 und TR-RESISCAN ready oder eine...”
Text
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
— Vorhandene Zertifizierungen zu: DIN ISO 9001 und SO/IEC 27001 und TR-RESISCAN ready oder eine BSI-Zertifizierung nach TR-RESISCAN.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2020/S 153-375544 (2020-08-05)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-11) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten,
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme,
— Zwischenlagerung...”
Kurze Beschreibung
Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten,
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme,
— Zwischenlagerung digitalisierter Akten.
Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die ITEBO GmbH hat die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen durchgeführt. Die Rahmenvereinbarung kann...”
Beschreibung der Beschaffung
Die ITEBO GmbH hat die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen durchgeführt. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO GmbH selbst sowie für alle Gesellschafter der ITEBO GmbH genutzt werden, wobei die ITEBO GmbH die notwendigen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung bedarfsweise abruft, koordiniert und die Abrechnung mit den jeweiligen Gesellschaftern vornimmt.
Zu den Leistungen gehören insbesondere:
Transport:
— Bereitstellung von Transportbehältern,
— Transport der Aktenbehälter,
— Rücktransport der Akten.
Digitalisierung:
— Vorbereiten der Dokumente,
— beidseitiges Scannen der Dokumente,
— Übergabe der Daten an das Dokumentenmanagementsystem (Metadaten),
— teilweise Zwischenlagerung der digitalisierten Akten,
— Entsorgung von „Verbrauchsmaterial“.
Nebenleistungen/Vorgaben an die Auftragsdurchführung:
— Schulung der Mitarbeiter der ITEBO sowie der Mitarbeiter der jeweiligen Institutionen (Aktenstandorte),
— regelmäßige Sicherungen der Datenbank (redundant) mit den Scan-Daten.
Speicherung der Daten auf einem Datenserver in Deutschland.
Die Rahmenvereinbarung ist mit einem Auftragnehmer geschlossen worden.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzung der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätssicherung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 48
Preis (Gewichtung): 145
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 133-326720
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel:
“EU-weite Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierung”
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-21 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 999
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: DMI GmbH & Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Straße 11 - 13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Münster, Kreisfreie Stadt🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben
“Bei den im Abschnitt II unter der Ziffer II.1.7) und im Abschnitt V unter den Ziffern V.2.2) und V.2.4) jeweils gemachten Angaben handelt es sich um fiktive...”
Bei den im Abschnitt II unter der Ziffer II.1.7) und im Abschnitt V unter den Ziffern V.2.2) und V.2.4) jeweils gemachten Angaben handelt es sich um fiktive Werte. Auf eine Veröffentlichung der tatsächlichen Werte wird gemäß § 39 Abs. 6 VgV verzichtet.
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Quelle: OJS 2021/S 010-019021 (2021-01-11)