EU-weite Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierung

ITEBO GmbH

Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten;
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme;
— Zwischenlagerung digitalisierter Akten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-07-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-07-08 Auftragsbekanntmachung
2020-08-05 Ergänzende Angaben
2021-01-11 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-07-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Kurze Beschreibung:
Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen: — Vorbereiten und Scannen von Dokumenten; — Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme; — Zwischenlagerung digitalisierter Akten.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenarchivierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Osnabrück, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: ITEBO GmbH
Postanschrift: Dielingerstr. 39/40
Postleitzahl: 49074
Postort: Osnabrück
Kontakt
Internetadresse: http://www.itebo.de 🌏
E-Mail: luetkeglanemann@itebo.de 📧
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E92482356 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E92482356 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-07-08 📅
Einreichungsfrist: 2020-08-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-07-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 133-326720
ABl. S-Ausgabe: 133
Zusätzliche Informationen
1) Durchgeführt wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Diese Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Im Teilnahmewettbewerb werden auf der Grundlage der Teilnahmeanträge diejenigen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist noch kein Angebot, sondern nur ein Teilnahmeantrag abzugeben. 2) Für den Teilnahmeantrag sind die Vordrucke (Formblätter) zu verwenden, die in der Kurzinformation auf der elektronischen Vergabeplattform subreport des Vergabeinformationssystems ELViS unter dem Projektzugang dieses Vergabeverfahrens zum Herunterladen bereitstehen (vgl. Ziffer I.3)). Diese Kurzinformation enthält weitere Informationen. 3) Rückfragen sind ausschließlich über die elektronische Vergabeplattform subreport an die ausschreibende Stelle zu richten. Die Beantwortung von Rückfragen erfolgt ebenfalls ausschließlich über die vorgenannte Vergabeplattform. Mündliche Rückfragen werden nicht beantwortet. Eine rechtzeitige Beantwortung der Rückfragen vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge kann nur erfolgen, wenn die Rückfragen bis spätestens zum 3.8.2020 bei der oben genannten Stelle eingehen. Später eingehende Rückfragen werden nach Möglichkeit ebenfalls beantwortet, sofern dies aus Sicht des Auftraggebers noch rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge möglich ist. 4) Der vollständige den Vorgaben entsprechende Teilnahmeantrag (sowie ggf. gesonderte Erklärungen des Bewerbers) ist vom Bewerber als PDF-Dokument einzuscannen und ausschließlich elektronisch in Textform über den entsprechenden Projektzugang einzureichen (vgl. Ziffer I.3)). 5) Bewerber, welche die geforderten Eignungsnachweise nicht vollständig vorlegen (vgl. Ziffer III.1)), werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt. 6) Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden bei Bewerbergemeinschaften gemeinsam berücksichtigt.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten;
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme;
— Zwischenlagerung digitalisierter Akten.
Die ITEBO GmbH plant die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO GmbH selbst sowie für alle Gesellschafter der ITEBO GmbH genutzt werden, wobei die ITEBO GmbH die notwendigen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung bedarfsweise abruft, koordiniert und die Abrechnung mit den jeweiligen Gesellschaftern vornimmt.
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Zu den Leistungen gehören insbesondere:
Transport:
— Bereitstellung von Transportbehältern;
— Transport der Aktenbehälter;
— Rücktransport der Akten.
Digitalisierung:
— Vorbereiten der Dokumente;
— Beidseitiges Scannen der Dokumente;
— Übergabe der Daten an das Dokumentenmanagementsystem (Metadaten);
— Teilweise Zwischenlagerung der digitalisierten Akten;
— Entsorgung von „Verbrauchsmaterial“.
Nebenleistungen/Vorgaben an die Auftragsdurchführung:
— Schulung der Mitarbeiter der ITEBO sowie der Mitarbeiter der jeweiligen Institutionen (Aktenstandorte);
— Regelmäßige Sicherungen der Datenbank (redundant) mit den Scan-Daten.
Speicherung der Daten auf einem Datenserver in Deutschland.
Die Rahmenvereinbarung soll mit einem Auftragnehmer geschlossen werden.
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Verlängerungsoption:
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung verlängert sich max. zweimal um jeweils ein Jahr, wenn der Vertrag nicht bis zu einem jeweils festgelegten Datum vom Auftraggeber gekündigt wird. (Verlängerungsoption)
Beschreibung der Optionen: — Aktenvernichtung durch den Auftragnehmer.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Osnabrück

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
— Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung;
— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers.
Mindeststandards:
— Eigenerklärung über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Sach- und Personenschäden mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens 3,0 Mio. EUR und für Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 0,2 Mio. EUR unter Angabe der/des Versicherungsunternehmen/-s;
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— Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2017 bis 2019) für jedes einzelne dieser Geschäftsjahre (Mindestbedingung 2 Mio. EUR).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
— Zertifizierungen;
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen;
— Eigenerklärung/Nutzungsnachweis zu einem Zwischenlager für Dokumente.
Mindeststandards:
— Vorhandene Zertifizierungen zu: DIN ISO 9001 und SO/IEC 27001 und TR-RESISCAN ready;
— Eigenerklärung zu mindestens 3 Referenzen über Scandienstleistungen unter Berücksichtigung der technischen Richtlinie „TR-RESISCAN ready“ mit einem Seitenumfang von mind. 500 000 Seiten in jeder Referenz (im Format DIN A 5 – DIN A 0). Die Referenzen müssen diesbezüglich prüffähige Angaben enthalten (Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang). Die Scandienstleistungen müssen zudem im Zeitraum 2016-2019 erbracht worden sein;
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— Eigenerklärung/Nutzungsnachweis zu einem Zwischenlager für Dokumente in Deutschland (Einhaltung der Anforderungen der DIN ISO 15489-1).
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
— Verbindliche Erklärung über das Nichtvorliegen der in § 123 Abs. 1 und 4 GWB sowie in § 124 Abs. 1 Nr. 1 bis 4 und Nr. 8 GWB genannten Tatbestände;
— Bewerber, welche die geforderten Nachweise gemäß III.1.2) und III.1.3) nicht vollständig vorlegen, werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Die Bewerber müssen die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen. Sollten mehr als 5 Bewerber die gesetzten Mindestbedingungen erfüllen, erfolgt eine Auswahl der Bewerber zunächst anhand von folgenden Auswahlkriterien:
Auswahlkriterium I:
— Mindestumsatz von 3 Mio. EUR (für Scandienstleistungen) in jedem einzelnen der abgeschlossenen Geschäftsjahre 2017 bis 2019.
Auswahlkriterium II:
— Mindestens eine weitere Referenz über Scandienstleistungen für eine Kommune oder öffentliche Institution in Deutschland unter Beücksichtigung der technischen Richtlinie „TR-RESISCAN ready“ mit einem Seitenumfang von mind. 500 000 Seiten (inkl. Belegerkennung/Belegindexierung). Die anzugebende Referenz (Eigenerkärung) muss diesbeüglich püffähige Angaben enthalten (Projektbezeichnung, Auftraggeber, Leistungszeitraum, Leistungsumfang). Die Scandienstleistungen müssen zudem im Zeitraum 2016-2019 erbracht worden sein.
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Die Auswahlkriterien müssen beide erfüllt sein, damit eine vorrangige Berücksichtigung der Bewerber erfolgt.
Sofern mehr als 5 Bewerber auch die gesetzten Auswahlkriterien erfüllen, erfolgt eine Auswahl von 5 Bewerbern durch eine Losentscheidung gemäß § 75 Abs. 6 VgV.
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunale GmbH
Kontakt
Kontaktperson: ITEBO GmbH, GB Innovation & strategische Projekte, Dr. Stephan Lütke Glanemann
Internetadresse: www.itebo.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E92482356 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
1) Durchgeführt wird ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Diese Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Im Teilnahmewettbewerb werden auf der Grundlage der Teilnahmeanträge diejenigen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften ausgewählt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist noch kein Angebot, sondern nur ein Teilnahmeantrag abzugeben.
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2) Für den Teilnahmeantrag sind die Vordrucke (Formblätter) zu verwenden, die in der Kurzinformation auf der elektronischen Vergabeplattform subreport des Vergabeinformationssystems ELViS unter dem Projektzugang dieses Vergabeverfahrens zum Herunterladen bereitstehen (vgl. Ziffer I.3)). Diese Kurzinformation enthält weitere Informationen.
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3) Rückfragen sind ausschließlich über die elektronische Vergabeplattform subreport an die ausschreibende Stelle zu richten. Die Beantwortung von Rückfragen erfolgt ebenfalls ausschließlich über die vorgenannte Vergabeplattform. Mündliche Rückfragen werden nicht beantwortet. Eine rechtzeitige Beantwortung der Rückfragen vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge kann nur erfolgen, wenn die Rückfragen bis spätestens zum 3.8.2020 bei der oben genannten Stelle eingehen. Später eingehende Rückfragen werden nach Möglichkeit ebenfalls beantwortet, sofern dies aus Sicht des Auftraggebers noch rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge möglich ist.
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4) Der vollständige den Vorgaben entsprechende Teilnahmeantrag (sowie ggf. gesonderte Erklärungen des Bewerbers) ist vom Bewerber als PDF-Dokument einzuscannen und ausschließlich elektronisch in Textform über den entsprechenden Projektzugang einzureichen (vgl. Ziffer I.3)).
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5) Bewerber, welche die geforderten Eignungsnachweise nicht vollständig vorlegen (vgl. Ziffer III.1)), werden bei der Auswahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber nicht berücksichtigt.
6) Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden bei Bewerbergemeinschaften gemeinsam berücksichtigt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Statthafter Rechtsbehelf bei Verstößen gegen die Vergabevorschriften ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens. Der Antrag ist schriftlich bei der zuvor benannten zuständigen Stelle für Nachprüfungsverfahren einzureichen.
Quelle: OJS 2020/S 133-326720 (2020-07-08)
Ergänzende Angaben (2020-08-05)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 153-375544
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 133-326720
ABl. S-Ausgabe: 153
Quelle: OJS 2020/S 153-375544 (2020-08-05)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Scandienstleistungen/Aktendigitalisierungen: — Vorbereiten und Scannen von Dokumenten, — Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme, — Zwischenlagerung digitalisierter Akten.
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 010-019021
ABl. S-Ausgabe: 10
Zusätzliche Informationen
Bei den im Abschnitt II unter der Ziffer II.1.7) und im Abschnitt V unter den Ziffern V.2.2) und V.2.4) jeweils gemachten Angaben handelt es sich um fiktive Werte. Auf eine Veröffentlichung der tatsächlichen Werte wird gemäß § 39 Abs. 6 VgV verzichtet.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
— Vorbereiten und Scannen von Dokumenten,
— Datenübergabe an Dokumentenmanagementsysteme,
Die ITEBO GmbH hat die Ausschreibung einer Rahmenvereinbarung zu Scandienstleistungen/ Aktendigitalisierungen durchgeführt. Die Rahmenvereinbarung kann durch die ITEBO GmbH selbst sowie für alle Gesellschafter der ITEBO GmbH genutzt werden, wobei die ITEBO GmbH die notwendigen Leistungen aus der Rahmenvereinbarung bedarfsweise abruft, koordiniert und die Abrechnung mit den jeweiligen Gesellschaftern vornimmt.
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— Bereitstellung von Transportbehältern,
— Transport der Aktenbehälter,
— Vorbereiten der Dokumente,
— beidseitiges Scannen der Dokumente,
— Übergabe der Daten an das Dokumentenmanagementsystem (Metadaten),
— teilweise Zwischenlagerung der digitalisierten Akten,
— Schulung der Mitarbeiter der ITEBO sowie der Mitarbeiter der jeweiligen Institutionen (Aktenstandorte),
— regelmäßige Sicherungen der Datenbank (redundant) mit den Scan-Daten.
Die Rahmenvereinbarung ist mit einem Auftragnehmer geschlossen worden.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umsetzung der Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätssicherung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 48
Preis (Gewichtung): 145

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-12-21 📅
Name: DMI GmbH & Co. KG
Postanschrift: Otto-Hahn-Straße 11 - 13
Postort: Münster
Postleitzahl: 48161
Land: Deutschland 🇩🇪
Münster, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 999
Quelle: OJS 2021/S 010-019021 (2021-01-11)
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